Modello di fattura Excel in Power Automate: compilalo da un elenco di SharePoint e archivia ogni fattura come PDF/A con PDF4me

PDF4me Excel - Populate è un'azione di Power Automate che compila un modello di fattura Excel con dati JSON. In questo caso, un nuovo elemento di elenco di SharePoint fornisce i dati, Populate li scrive negli smart marker del modello e altre tre azioni di PDF4me trasformano la cartella di lavoro in una fattura PDF/A compressa che SharePoint archivia automaticamente.

Cercando un modello di fattura in Excel, la prima pagina dei risultati è una galleria di immagini. Microsoft, Vertex42, QuickBooks e Square offrono tutti una cartella di lavoro vuota ben progettata, e ognuno di essi si ferma al download. Nessuno di questi spiega come compilare il modello, il che in pratica significa che qualcuno deve copiare i dati del cliente nelle celle, esportare in PDF, rinominare il file e inserirlo in una cartella, una fattura alla volta. Questo flusso mantiene l'aspetto corretto di quei modelli, ovvero un file che chiunque può creare in Excel, eliminando tutti i passaggi successivi al download.

Domande e risposte basate sul perché​

Cosa riceverai​

Input: una riga di un elenco di SharePoint contenente l'intestazione della fattura, i dettagli del cliente e due voci. Output: una fattura compressa in formato PDF/A-2b, ExcelArchived.pdf, nella cartella /Shared Documents/ArchivedExcel dello stesso sito.

Fonte dei dati: una riga di elenco per ogni fattura, con ventidue colonne. L'ultima riga, Morris - INV, è quella che ha generato l'output di esempio.

ExcelArchived.pdf si trova nella cartella ArchivedExcel ed è stato creato dall'account di flusso pochi secondi dopo l'aggiunta della riga.

Di cosa hai bisogno​

Il flusso in sintesi​

1. When an item is created (trigger di SharePoint), viene monitorato l'elenco denominato Excel Template.
2. Compose crea il JSON RootData a partire dalla nuova riga.
3. Get file content using path che legge il modello da /Shared Documents/Excel Template.
4. Excel - Populate (PDF4me Excel) unisce il JSON nel foglio di lavoro 1.
5. La Convert to PDF (PDF4me Convert) converte la cartella di lavoro in un file chiamato Invoice.pdf.
6. PDF - Compress (PDF4me PDF) con Optimize Profile Web.
7. PDF - Create PdfA (PDF4me PDF) con Compliance PdfA2b.
8. Create file (SharePoint) nella cartella /Shared Documents/ArchivedExcel.

Panoramica completa del flusso​

L'esecuzione che ha generato la fattura di esempio. Le Convert, Compress e Create PdfA richiedono dai dieci agli undici secondi ciascuna, mentre tutte le altre operazioni si concludono in meno di un secondo, ad eccezione della scrittura su SharePoint che richiede due secondi. Calcola circa trentasei secondi per fattura.

Passaggio 1: Come si attiva un flusso quando viene creato un elemento di un elenco di SharePoint?​

Flusso finora: ancora niente, questo è il trigger.

Ogni nuova riga nell'elenco corrisponde a una fattura, quindi l'elemento scatenante è l'elenco stesso.

1. Crea un Automated cloud flow e seleziona SharePoint > When an item is created.
2. Configura:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Excel Template

configurazione del trigger di SharePoint​

Un elenco, un trigger. La colonna Title integrata nell'elenco contiene il numero di fattura, motivo per cui il passaggio successivo associa Numero a Title.

Passaggio 2: Come si trasforma una semplice riga di SharePoint in un file JSON per un modello Excel?​

Flusso finora: trigger di SharePoint.

Il template prevede una struttura annidata: un'intestazione di fattura, un blocco azienda, un blocco cliente e un elenco di articoli. La riga dell'elenco è piatta. Compose funge da livello di traduzione tra i due.

1. Aggiungi Data Operation > Compose.
2. Incolla questo in Inputs. Ogni valore è un'espressione triggerBody()?['<column>'] che punta a una colonna dell'elenco.

{
  "RootData": {
    "Invoice": [
      {
        "Number": "@{triggerBody()?['Title']}",
        "Date": "@{triggerBody()?['Dateandtime']}",
        "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}",
        "PONumber": "@{triggerBody()?['PONumber']}",
        "PaymentTerms": "@{triggerBody()?['PaymentTerms']}"
      }
    ],
    "Company": [
      {
        "Email": "@{triggerBody()?['CompanyEmail']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CompanyAddress']}"
      }
    ],
    "Customer": [
      {
        "Name": "@{triggerBody()?['CustomerName']}",
        "Email": "@{triggerBody()?['CustomerEmail']}",
        "Company": "@{triggerBody()?['CustomerCompany']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CustomerAddress']}",
        "CityStateZIP": "@{triggerBody()?['CustomerCityStateZIP']}"
      }
    ],
    "Items": [
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item1Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item1Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item1UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item1Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item1TaxRate']}"
      },
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item2Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item2Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item2UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item2Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item2TaxRate']}"
      }
    ]
  }
}

Compose: visualizzazione del codice​

Invoice, Company e Customer sono array con un solo elemento. Items ha due elementi, uno per ogni set di colonne di articoli nell'elenco.

Come ogni cella del modello ottiene il suo valore​

Il campo From (B3) è in formato testo semplice, PDF4me, quindi è identico su tutte le fatture. Sostituiscilo con il nome della tua azienda nel modello.

Passaggio 3: Da dove il flusso legge il modello Excel?​

Flusso finora: trigger di SharePoint più Compose.

Il modello è un normale file presente in una raccolta documenti. Il flusso lo legge a ogni esecuzione, quindi viene utilizzato il layout presente in SharePoint in quel momento.

1. Aggiungi SharePoint > Get file content using path.
2. Configura:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Path: /Shared Documents/Excel Template/PDF4me_Excel_SharePoint_Template_.xlsx
   • Infer content type (avanzato): Yes

Get file content using path: configurazione​

Sia l'elenco che la cartella dei modelli si chiamano Excel Template. Si tratta di due cose diverse: una è un elenco, l'altra è una cartella in Shared Documents.

Passaggio 4: Come fa Excel - Populate a compilare un modello di fattura Excel?​

Flusso finora: trigger di SharePoint più Compose più Get file content using path.

Questo è il passaggio che svolge il lavoro che le gallerie di modelli lasciano a te. Excel - Populate prende la cartella di lavoro e il JSON, trova ogni marcatore intelligente e scrive il valore corrispondente nella sua cella.

1. Aggiungi Excel - Populate utilizzando la connessione PDF4me Excel.
2. Configura:
   • File Content: il token Body da Get file content using path
   • JSON Data: l'output di Compose (il token viene visualizzato come Body)
   • File Name: Populate.xlsx
   • Worksheet Indexes: 1
3. Apri Advanced parameters e seleziona tre delle quattro opzioni:
   • Strict JSON Strings: Yes
   • Culture & Language Settings: en-US
   • Calculate Formulas: Yes

Excel - Populate: configurazione​

Il lavoro viene svolto da due input: i byte del modello provenienti da SharePoint e il JSON generato da Compose. Tutto il resto riguarda la formattazione e l'ambito.

Il modello utilizza due tipi di marcatori, e la differenza tra di essi è tutto il trucco:

• Le celle di intestazione come Invoice No. contengono &=RootData.Invoice.Number(noadd). Il modificatore (noadd) scrive il valore direttamente nella posizione e non inserisce mai una riga.
• La riga dell'elemento contiene &=RootData.Items.Description, &=RootData.Items.Qty e così via, senza alcun modificatore. Tale riga viene scritta una volta per ogni elemento dell'array Items, quindi due elementi producono due righe e un terzo elemento ne produrrebbe una terza.

La grammatica completa, inclusi i modificatori, i percorsi annidati e la gestione delle formule, è disponibile nella panoramica della sintassi Excel Populate. Per l'azione Populate da sola, con un modello Dropbox e un payload JSON incorporato, vedere come popolare un modello Excel da JSON in Power Automate.

Passaggio 5: Come si converte una cartella di lavoro compilata in formato PDF?​

Flusso finora: trigger di SharePoint più Compose più Get file content using path più Excel - Populate.

La cartella di lavoro compilata esiste solo all'interno dell'esecuzione. Non viene mai salvata come file .xlsx; viene inviata direttamente al convertitore.

1. Aggiungi la Convert to PDF dalla connessione PDF4me Convert.
2. Configura:
   • File Content: il token Output File Content da Excel - Populate
   • File Name: Invoice.pdf

Convert to PDF: configurazione​

Output File Content è la cartella di lavoro compilata. Non viene mai caricato su SharePoint come file .xlsx.

Passaggio 6: Come si comprime la fattura e la si converte in PDF/A?​

Flusso finora: tutto tramite Convert to PDF.

Due operazioni dalla connessione PDF4me PDF: prima la compressione e poi la certificazione. Invertendole, la compressione sovrascriverebbe un file che è già stato reso conforme.

1. Aggiungi PDF - Compress.
   • File Content: il token Body da Convert to PDF
   • File Name: il token headers/FileName ereditato dall'azione precedente
   • Optimize Profile: Web
2. Aggiungi PDF - Create PdfA.
   • File Content: il token Body dal PDF - Compress
   • File Name: il token headers/FileName
   • Compliance: PdfA2b
   • Allow Upgrade: Yes
   • Allow Downgrade: Yes

Compress e Create PdfA: parametri​

Compress viene eseguita sulla fattura convertita, prima che qualsiasi documento venga certificato.

Create PdfA è l'ultima operazione a modificare il documento, ed è esattamente dove dovrebbe essere.

La stessa coppia esegue la stessa operazione sui file già presenti in SharePoint nell'archiviazione PDF in Power Automate con una cartella SharePoint non presidiata.

Passaggio 7: Dove viene salvata la fattura finale?​

Flusso finora: tutto tramite Create PdfA.

L'ultima operazione consiste nel riscrivere la fattura certificata nello stesso sito SharePoint.

1. Aggiungi SharePoint > Create file.
2. Configura:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/ArchivedExcel
   • File Name: ExcelArchived.pdf
   • File Content: il token Body dal PDF - Create PdfA

SharePoint Create file: configurazione​

Ogni azione di PDF4me genera un token chiamato Body, quindi la sola etichetta non indica quale hai scelto. Passa il mouse sopra o controlla la visualizzazione del codice per body('PDF_-_Create_PdfA').

Esegui il flusso e verifica​

1. Save il flusso in alto a destra.
2. Aggiungi un nuovo elemento all'elenco denominato Excel Template e compila tutte le colonne utilizzate dal modello.
3. Apri la cronologia delle esecuzioni. Tutte e otto le azioni dovrebbero essere visualizzate in verde, con Convert, Compress e Create PdfA che richiedono la maggior parte del tempo.
4. Apri la cartella /Shared Documents/ArchivedExcel e verifica che il file PDF sia presente, con Modified By indica l'account del flusso.
5. Apri il file e confrontalo con la riga dell'elenco, quindi controlla le proprietà del documento per verificare la presenza della dichiarazione PDF/A.

La fattura acquisita è di 37.876 byte. Rappresenta la riga Morris - INV: cliente Morris Luma presso Invoicing.co, datata 2026-09-01 e con scadenza 2026-09-20, con due voci, PDF to Excel (quantità 60) e PDFA (quantità 45). I suoi metadati XMP dichiarano pdfaid:part come 2 e pdfaid:conformance come B, che corrisponde a PDF/A-2b visto dall'interno. È composta da due pagine anziché una, per il motivo di impostazione della pagina descritto al punto 5.

Varianti comuni che puoi aggiungere senza dover ricostruire​

Come si confronta questo con altri metodi di emissione delle fatture?​

Ogni riga descrive l'alternativa. L'ultima riga rappresenta questo flusso.

La distinzione fondamentale è questa: i primi due mantengono il layout in Excel ma prevedono comunque il coinvolgimento di una persona, mentre il terzo elimina la persona ma sposta il layout nel codice. Solo questo flusso fa entrambe le cose.

Domande frequenti​

Esiste un modello di fattura in Excel?​

Sì. Excel include modelli di fattura: nell'applicazione desktop, seleziona File > New e cerca fattura. Microsoft pubblica inoltre altri modelli nella sua galleria online. Sono progettati per essere compilati manualmente.

Il modello utilizzato in questo post è stato creato per uno scopo diverso. Le sue celle di valore contengono marcatori intelligenti anziché testo di esempio, in modo che un flusso possa compilarle. Puoi convertire qualsiasi modello di fattura che ti piace già allo stesso modo: mantieni il design e sostituisci ogni valore con un marcatore come &=RootData.Invoice.Number(noadd).

Come generare una fattura a partire da dati Excel?​

Mantieni i dati in righe, mantieni il layout in un modello e lascia che qualcosa unisca i due elementi. Solo in Excel, questo qualcosa può essere la stampa unione di Word o una macro VBA, ed entrambe vengono eseguite sul computer di qualcuno.

In questo flusso, le righe risiedono in un elenco di SharePoint, Compose converte una riga in JSON e Excel - Populate la unisce al modello. Se i dati sono già una tabella Excel in OneDrive o SharePoint, l'azione List rows present in a table del connettore Excel Online (Business) può alimentare la stessa Compose all'interno di un ciclo Apply to each, sostituendo triggerBody() con items('Apply_to_each'). Tutto ciò che segue dal passaggio 3 in poi rimane invariato.

Come automatizzare la creazione delle fatture in Excel?​

Automatizzare una fattura significa eliminare ogni passaggio che una persona compie per ogni fattura: inserire i valori, esportare in PDF, assegnare un nome al file e archiviarlo. Il modello stesso rimane un normale file Excel.

Questo flusso elimina tutti e quattro i passaggi. L'unica voce di input è la riga dell'elenco. Il modello viene compilato da Excel - Populate, esportato da Convert to PDF, archiviato da PDF - Create PdfA e archiviato da Create file. Una volta creato il nome del file a partire dalla riga, come descritto al passaggio 7, non c'è più nulla da fare manualmente.

Power Automate è in grado di convertire file Excel in PDF?​

Sì. In un flusso cloud, l'azione Convert file del connettore OneDrive for Business converte un file .xlsx in un PDF, ma solo per i file archiviati in OneDrive. Pertanto, i flussi SharePoint spesso copiano prima la cartella di lavoro in OneDrive e poi la eliminano.

PDF4me Convert to PDF preleva il contenuto del file direttamente da qualsiasi operazione precedente. Ecco perché la cartella di lavoro compilata in questo flusso non viene mai salvata da nessuna parte: passa direttamente da Excel - Populate al convertitore e l'unico file che finisce in SharePoint è il PDF/fattura finale.

Risoluzione dei problemi​

Prossimi passi​

Lo stesso schema in otto fasi (riga dell'elenco, riformattazione in JSON, recupero del modello, compilazione, conversione, compressione, certificazione, salvataggio) gestisce qualsiasi documento che nasca come foglio di calcolo: preventivi, bolle di consegna, estratti conto e certificati.