Archiviazione delle email in Power Automate: un messaggio di Outlook diventa un file PDF/A compresso in SharePoint con PDF4me

PDF4me Crea PDF Si tratta di un'azione di Power Automate che riscrive un PDF secondo lo standard di archiviazione ISO 19005. Inserita alla fine di un flusso di Outlook che converte il corpo del messaggio, tutti gli allegati e li unisce, trasforma l'archiviazione della posta elettronica in un singolo file PDF/A compresso che SharePoint memorizza in modo permanente.

Cercando "archiviazione email" la prima pagina ti propone servizi di storage. Proofpoint, Mimecast, Barracuda, GoDaddy: ognuno di questi risponde alla domanda "dove verranno conservate le email e per quanto tempo?". Nessuno di loro, però, risponde alla domanda che effettivamente determina se vale la pena conservare un archivio: In che formato è? Un'esportazione di casella di posta è leggibile solo finché è possibile aprirla. Questo flusso considera l'archiviazione prima come un problema di formato e poi come un problema di spazio di archiviazione, l'ordine opposto a quello mostrato in quella pagina dei risultati.

Domande e risposte basate sul "perché"​

Cosa riceverai​

Ingresso: Un'e-mail di Outlook con uno o più allegati. Produzione: Un singolo file PDF/A-2b compresso in SharePoint contenente il corpo del messaggio come prima pagina, seguito da tutti gli allegati in ordine.

Il messaggio che avvia il flusso: un corpo breve e un allegato PDF.

EmailArchive.pdf, scritto dall'account flow, circa un minuto dopo l'arrivo della posta.

Di cosa hai bisogno​

Il flusso in sintesi​

1. Quando arriva una nuova email (V3) (Attivazione da Outlook) con allegati inclusi.
2. Inizializza variabile email, tipo Array.
3. Converti in PDF (PDF4me Connect) nel corpo del messaggio HTML.
4. Aggiungi alla variabile array spingendo il corpo trasformato.
5. Applicare a ciascuno sopra il grilletto Attachments.
6. Converti in PDF 2 su ogni allegato contentBytes.
7. Aggiungi alla variabile array 2 spingendo ciascun allegato convertito.
8. Unire più file PDF in un unico file PDF (Connessione a PDF4me).
9. PDF - Comprimi con Ottimizza profilo Web.
10. PDF - Crea PDF con conformità PdfA2b.
11. Crea file (SharePoint) in /Shared Documents/EmailArchive.

Panoramica completa del flusso​

L'esecuzione si articola principalmente in quattro operazioni sui documenti, ciascuna della durata di dieci-undici secondi. Calcola circa cinquantasei secondi per un messaggio con un allegato e circa dieci secondi in più per ogni allegato aggiuntivo.

Passaggio 1: Come si attiva un flusso di lavoro per la posta in arrivo da Outlook?​

Flusso finora: Ancora niente, questo è l'elemento scatenante.

Il trigger decide cosa viene archiviato, quindi è importante essere precisi in questa fase. Due dei suoi parametri avanzati svolgono il lavoro più importante.

1. Crea un Flusso di nuvole automatizzato e scegliere Outlook di Office 365 > Quando arriva una nuova email (V3).
2. Aprire Parametri avanzati e configurare:
   • A: [email protected]
   • Includi allegati: Yes
   • Importanza: Any
   • Solo con allegati: Yes
   • Cartella: Inbox

configurazione del trigger di Outlook​

L'opzione "Includi allegati" è quella che spesso sfugge. Se la si omette, il ciclo continua a funzionare, ma ogni allegato arriva vuoto.

Passaggio 2: Perché il flusso necessita di una variabile array?​

Flusso finora: Attivazione tramite Outlook.

Il numero di allegati non è noto fino all'arrivo del messaggio, quindi il flusso necessita di un punto in cui accumulare un numero sconosciuto di PDF mantenendone l'ordine.

1. Aggiungere Variabili > Inizializza variabile.
2. Specificare:
   • Nome: email
   • Tipo: Array
   • Valore: lasciare vuoto

Inizializza la configurazione variabile​

Il valore rimane vuoto. Il corpo viene aggiunto successivamente, prima del ciclo, ed è questo che lo posiziona in prima pagina.

Passaggio 3: Come si converte il corpo di un'email in PDF?​

Flusso finora: Attivazione di Outlook più inizializzazione della variabile.

Il trigger di Outlook passa il corpo del messaggio come HTML. PDF4me Convert to PDF lo renderizza, motivo per cui il nome del file ha un .html estensione anche se viene restituito un PDF.

1. Aggiungere Converti in PDF dal PDF4me Connect connessione.
2. Specificare:
   • Contenuto: IL Body token, che si risolve in triggerOutputs()?['body/body']
   • Nome del file: email-body.html

Configurazione di conversione in PDF​

L'estensione nel nome del file indica al convertitore il tipo di file che sta ricevendo. Poiché il file in ingresso è HTML, email-body.html è corretto anche se il file di output è un PDF.

Passaggio 4: Come si fa a inserire il corpo del messaggio nella prima pagina?​

Flusso finora: Attiva Outlook, inizializza variabile, converti in PDF.

L'ordine nel documento unito è semplicemente l'ordine in cui gli elementi entrano nell'array. L'aggiunta del corpo qui, prima del ciclo, costituisce l'intero meccanismo che lo mantiene in cima.

1. Aggiungere Variabili > Aggiungi alla variabile array.
2. Specificare:
   • Nome: email
   • Valore: IL Contenuto del file gettone da Converti in PDF, che si risolve in body('Convert_to_PDF')

Aggiungi alla configurazione della variabile array​

Il valore deve essere il token del contenuto del file, ovvero body('Convert_to_PDF'). Qualsiasi altro valore rappresenta la causa più comune di fallimento dell'unione in seguito.

Passaggio 5: Come convertire tutti gli allegati email in PDF?​

Flusso finora: Attivazione di Outlook, inizializzazione della variabile, conversione in PDF, aggiunta alla variabile array.

Un ciclo sulla raccolta di allegati, due azioni al suo interno. Questo è l'intero schema, e non cambia al crescere del numero di allegati.

1. Aggiungere Controllare > Applicare a ciascuno.
2. Seleziona un output dai passaggi precedenti: IL Attachments token, che si risolve in triggerBody()?['Attachments'].

Applicare a ciascuna configurazione​

Due azioni all'interno del ciclo, e questo vale sia per un singolo allegato che per venti.

Ora aggiungi la prima azione all'interno del ciclo.

3. Aggiungere Converti in PDF (PDF4me Connect) all'interno del ciclo. Power Automate lo chiama Converti in PDF 2.
4. Specificare:
   • Contenuto del file: l'espressione base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Nome del file: IL name token dall'allegato

Outlook consegna gli allegati codificati in base64. La funzione base64ToBinary converte i byte di contenuto in un file leggibile dal convertitore.

Quindi la seconda azione all'interno del ciclo.

5. Aggiungere Aggiungi alla variabile array all'interno del ciclo, denominato Aggiungi alla variabile array 2.
6. Specificare:
   • Nome: email
   • Valore: IL Contenuto del file gettone da Converti in PDF 2, che si risolve in body('Convert_to_PDF_2')

Stessa matrice, stesso schema del passaggio 4. Ogni iterazione del ciclo aggiunge un ulteriore intervallo di pagine all'archivio finale.

Le due espressioni di ciclo​

base64ToBinary E items() entrambi provengono dal Riferimento alle funzioni del linguaggio di definizione del flusso di lavoro, che è l'elenco ufficiale di ciò che un campo di espressione può accettare.

Passaggio 6: Come si uniscono un numero imprecisato di file PDF in un unico file?​

Flusso finora: tutto attraverso il ciclo Applica a ciascuno.

Quando il ciclo termina, il email L'array contiene il corpo del PDF seguito da ogni PDF allegato. La funzione Merge elabora l'intero array in una singola chiamata.

1. Aggiungere Unire più file PDF in un unico file PDF da PDF4me Connect, dopo il ciclo.
2. Specificare:
   • docContent: @variables('email')
   • Nome del file di output: EmailArchive.pdf

La visualizzazione del codice rende la forma inequivocabile:

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "body/docContent": "@variables('email')",
      "body/document/Name": "EmailArchive.pdf"
    },
    "host": {
      "apiId": "/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_pdf4meconnect",
      "connection": "shared_pdf4meconnect",
      "operationId": "Merge_V1"
    }
  },
  "runAfter": {
    "Apply_to_each": [
      "Succeeded"
    ]
  }
}

Visualizzazione del codice azione di unione​

runAfter Apply_to_each Succeeded è ciò che garantisce che l'unione attenda il completamento della conversione di ogni allegato.

Passaggio 7: Come si rende un archivio di posta elettronica conforme allo standard PDF/A?​

Flusso finora: tutto tramite Merge.

Due azioni, in quest'ordine, dal PDF4me PDF connessione. L'ordine non è estetico.

1. Aggiungere PDF - Comprimi.
   • Contenuto del file: il contenuto del file unito
   • Nome del file: IL headers/FileName token trasferito dall'azione precedente
   • Ottimizza il profilo: Web
2. Aggiungere PDF - Crea PDF.
   • Contenuto del file: il contenuto del file compresso
   • Nome del file: IL headers/FileName interfaccia
   • Conformità: PdfA2b
   • Consenti l'aggiornamento: Yes
   • Consenti il downgrade: Yes

Comprimi e crea i parametri PDFA​

La compressione viene eseguita sul documento unito, prima che qualsiasi elemento venga certificato.

La creazione del PDF è l'ultima operazione a modificare il documento, ed è esattamente dove dovrebbe essere.

Passaggio 8: Dove viene archiviato il file finale?​

Flusso finora: Tutto tramite Create PDFA.

L'ultima operazione scrive il file certificato in SharePoint.

1. Aggiungere SharePoint > Crea file.
2. Specificare:
   • Indirizzo del sito: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Percorso cartella: /Shared Documents/EmailArchive
   • Nome del file: EmailArchive.pdf
   • Contenuto del file: IL Contenuto del file gettone da PDF - Crea PDF, che si risolve in body('PDF_-_Create_PdfA')

Configurazione del file di creazione di SharePoint​

Il contenuto del file si risolve in body('PDF_-_Create_PdfA'). Se invece lo si ottiene tramite Compress, si ottiene un PDF valido che non è un archivio.

Eseguire il flusso e verificare​

Invia un messaggio di prova all'indirizzo monitorato con almeno un allegato, quindi controlla tre elementi anziché uno.

1. La cronologia delle esecuzioni. Tutte e undici le azioni sono verdi, con Applica a ciascuna che mostra il conteggio delle iterazioni corretto. L'esecuzione catturata mostra 1 of 1 per un'e-mail con un singolo allegato.
2. La cartella di SharePoint. EmailArchive.pdf presente in /Shared Documents/EmailArchive, con Modificato da che mostra l'account del flusso.
3. Il file stesso. Questo è il passaggio che molti saltano. Apri le proprietà del documento e verifica che la dichiarazione PDF/A sia effettivamente presente.

L'archivio prodotto dall'esecuzione catturata ha una dimensione di 32.088 byte. due pagine: il corpo del messaggio a pagina uno, l'allegato a pagina due. I suoi metadati XMP incorporati dichiarano pdfaid:part COME 2 E pdfaid:conformance COME B, che è l'aspetto interno del PDF/A-2b. Se il tuo output si apre correttamente ma non contiene tale dichiarazione, l'azione Crea file sta quasi certamente leggendo dall'azione a monte sbagliata.

Varianti comuni che puoi aggiungere senza dover ricostruire​

Come si confronta questo con gli approcci usuali?​

La distinzione fondamentale è questa: le prime tre indicano dove si trova l'e-mail. Solo l'ultima risponde alla domanda se verrà ancora visualizzata correttamente anche dopo la rimozione del software che l'ha generata.

Domande frequenti​

Che cos'è l'archiviazione delle email?​

L'archiviazione delle email è la pratica di acquisire i messaggi in un archivio separato e durevole, in modo che non vengano svuotati dalla casella di posta, dai dipendenti che lasciano l'azienda e che scadano i termini di conservazione. La maggior parte dei prodotti la definisce come un problema di archiviazione: copiare la posta in un luogo sicuro e indicizzarla in modo che possa essere ricercata.

Tale definizione è incompleta. Un archivio è utile solo se può ancora essere aperto e se un elemento di posta è collegato al sistema che lo contiene. La conversione del messaggio e dei suoi allegati in un formato di documento fisso è ciò che trasforma una copia in un record.

Come funziona l'archiviazione delle email?​

Tradizionalmente, un dispositivo di journaling si trova accanto al server di posta e riceve una copia di tutto, memorizzandola in un repository proprietario con una propria interfaccia di ricerca.

Questo flusso funziona in modo diverso. Un trigger si attiva all'arrivo, il corpo del messaggio e gli allegati vengono convertiti in PDF, uniti in un unico documento in ordine, compressi e convertiti in PDF/A-2b prima di essere salvati su SharePoint. Non è necessario alcun dispositivo o archivio proprietario, e il risultato è un file che chiunque può aprire senza il vostro software.

Come archiviare le email in SharePoint?​

Puntare un Outlook di Office 365 attivare la casella di posta, eseguire il lavoro sul documento nel flusso e terminare con SharePoint Crea file punta alla cartella di destinazione. Ecco come si presenta.

La cosa che vale la pena fare bene è ciò che scrivi. Salvare un .msg O .eml L'inserimento di un file in una raccolta documenti equivale tecnicamente all'archiviazione in SharePoint, ma il risultato è un elemento di posta elettronica che richiede un client di posta. Un file PDF/A è un documento che SharePoint può indicizzare, visualizzare in anteprima e a cui può applicare un'etichetta di conservazione come qualsiasi altro documento.

È possibile salvare le email in SharePoint?​

Sì, in diversi modi, ma non sono equivalenti. Puoi trascinare un messaggio da Outlook in una libreria sincronizzata, utilizzare la funzione "Salva su OneDrive" per una singola email oppure automatizzare il processo con Power Automate, come mostrato in questo flusso.

I percorsi manuali salvano il messaggio nel suo formato nativo, quindi gli allegati rimangono incorporati in un file che solo un client di posta elettronica può aprire. Il percorso automatico consente di decidere il formato di output, motivo per cui è preferibile quando l'obiettivo è la conservazione piuttosto che la comodità.

Quali sono le migliori pratiche per l'archiviazione delle email?​

Quattro regole fondamentali, indipendentemente dallo strumento utilizzato. Archiviare al momento della ricezione, anziché secondo una pianificazione, in modo che nulla dipenda dalla memoria di qualcuno. Mantenere il corpo del messaggio e i relativi allegati uniti, perché separarli distrugge il contesto che ha reso il messaggio efficace. Utilizzare un formato con specifiche precise, che in pratica significa PDF/A. E assegnare a ogni elemento archiviato un nome univoco, poiché un archivio che sovrascrive il file del giorno precedente è un singolo documento con passaggi aggiuntivi.

Il flusso qui segue per costruzione i primi tre. Il quarto è l'unica cosa che devi modificare rispetto alla configurazione acquisita prima di andare in produzione.

Risoluzione dei problemi​

Letture correlate​

Questo post tratta la parte relativa al formato di archiviazione dell'automazione delle email. Tre guide adiacenti illustrano le parti correlate:

• Converti il corpo dell'e-mail e tutti gli allegati in un unico file PDF. descrive in modo più dettagliato il modello di unione stesso, salvando i dati su Dropbox.
• Trasforma ogni email in entrata in un archivio PDF pronto per la verifica. Prende le stesse sette azioni dal punto di vista della gestione dei documenti.
• Archiviazione di file PDF in Power Automate con una cartella SharePoint non presidiata Applica la compressione e la coppia PDF/A ai documenti già presenti in SharePoint, senza coinvolgere la posta elettronica.

Prossimi passi​

Lo spazio di archiviazione determina dove viene memorizzata la tua email. Il formato determina se qualcuno può ancora leggerla. Questo flusso risolve la seconda questione, ovvero quella che nessuno nella prima pagina dei risultati si pone.