Modello di lettera di diffida in Power Automate: genera una lettera PDF per ogni pratica pronta in SharePoint con PDF4me

PDF4me Generate Document Single è un'azione di Power Automate che unisce dati JSON a un modello Word e restituisce un documento finale. Applicata a un elenco di pratiche legali di SharePoint, trasforma un modello di lettera di diffida in una lettera PDF per ogni pratica contrassegnata come pronta, archivia ciascuna lettera nella cartella della pratica corrispondente e aggiorna lo stato della pratica.

Cercando un modello di lettera di diffida, la prima pagina dei risultati è dedicata a centri di assistenza legale, siti di assistenza legale gratuita e librerie di moduli. California Courts, WashingtonLawHelp e LawDepot spiegano tutti come scrivere una lettera, e lo fanno in modo chiaro. Nessuno di questi siti, però, si occupa degli studi legali che ne inviano trenta a settimana, dove la stesura della lettera è la parte più semplice, mentre la parte amministrativa è tutt'altro che semplice: copiare i dati del cliente, della controparte e l'importo dal fascicolo del caso, salvare il PDF nella cartella corretta e ricordarsi di contrassegnare la pratica come conclusa. Questo flusso di lavoro si occupa di tutta la parte amministrativa, lasciando il testo della lettera dove deve stare, ovvero in un documento Word sotto il controllo degli avvocati.

Domande e risposte basate sul perché​

Cosa riceverai​

Input: un elenco SharePoint di pratiche, ciascuna con un ID pratica, cliente, data dell'incidente, controparte, importo del risarcimento, avvocato e stato. Output: una lettera di diffida in formato PDF per ogni pratica contrassegnata come pronta, in /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>, lo stato della pratica modificato in Demand Letter Generated e un'e-mail di riepilogo per il lotto.

MAT-1001.pdf nella sua cartella di riferimento, scritto dall'account di flusso.

Il riepilogo di un singolo fascicolo. Il conteggio proviene dalla variabile DocIndex.

Di cosa hai bisogno​

Il flusso in sintesi​

1. Manually trigger a flow avvia un batch.
2. Get items che leggono l'elenco Matters con lo stato Filter Query Status eq 'Ready for Demand Letter'.
3. Select ciascuna mappa e associala ai sei campi del modello.
4. Get file content letto da /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx.
5. Initialize variable crea DocIndex come un Integer impostato a 0.
6. Apply to each ciclo sugli elementi da Get items.
7. PDF - Generate Document (Single) (PDF4me PDF) compila il modello con Output Type PDF.
8. Create file (SharePoint) salva la lettera in /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>.
9. Update item (SharePoint) imposta Status su Demand Letter Generated.
10. Increment variable aggiunge 1 a DocIndex.
11. Send an email (V2) (Office 365 Outlook) invia il riepilogo del batch.

Panoramica completa del flusso​

Un batch di due documenti. Il ciclo ha impiegato sette secondi per entrambi i passaggi e la scrittura su SharePoint è la fase più lenta al suo interno, con due secondi per lettera.

Passaggio 1: Come si avvia un lotto di lettere di diffida su richiesta?​

Flusso finora: ancora niente, questo è il trigger.

Un sistema di attivazione manuale si adatta al modo in cui le lettere vengono effettivamente inviate: qualcuno controlla i documenti contrassegnati come pronti, quindi preme il pulsante.

1. Crea un Instant cloud flow e seleziona Manually trigger a flow.
2. Lascialo senza input. L'elenco stesso decide quali elementi sono inclusi nel batch.

Configurazione manuale del grilletto​

Nessun input. La selezione avviene nel passaggio successivo, nella colonna Status.

Fase 2: Come si selezionano solo le questioni per le quali è pronta una lettera di diffida?​

Flusso finora: Manually trigger a flow.

Il sistema si Get items, quindi il flusso non deve mai verificare autonomamente lo stato.

1. Aggiungi SharePoint > Get items.
2. Configura:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
3. Apri Advanced parameters e imposta:
   • Filter Query: Status eq 'Ready for Demand Letter'
   • Order By: Title asc

Get items: configurazione​

Il valore del filtro corrisponde esattamente, comprese le maiuscole. L'ordinamento per Title produce le lettere nell'ordine dell'ID della pratica.

Passaggio 3: Cosa rappresenta l'azione Select?​

Flusso finora: Manually trigger a flow più Get items.

Select trasforma ogni riga della pratica esattamente nei sei campi noti al modello, rendendo così il contratto tra elenco e modello di facile lettura.

1. Aggiungi Data Operation > Select.
2. Da: il token body/value da Get items.
3. Mappa: una riga per ogni campo del modello, come nella tabella sottostante.

Select: configurazione​

Cinque campi mantengono i nomi delle colonne. Il sesto, MatterID, proviene dalla colonna Title dell'elenco.

Come ogni segnaposto acquisisce il suo valore​

Passaggio 4: Da dove il flusso legge il modello Word?​

Flusso finora: Manually trigger a flow più Get items più Select.

Il modello è un normale file Word presente nella raccolta documenti. Leggerlo qui, prima del ciclo, significa che viene recuperato una volta per ogni batch anziché una volta per ogni pratica.

1. Aggiungi SharePoint > Get file content.
2. Configura:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Identifier: /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx
   • Infer content type (avanzato): Yes

Get file content: configurazione​

Modifica il modello in SharePoint e il lotto successivo utilizzerà la nuova formulazione, senza alcuna modifica al flusso.

Il modello contiene sei segnaposto nella sintassi del modello PDF4me: <<[Attorney]>>, <<[IncidentDate]>>, <<[OpposingParty]>>, <<[MatterID]>>, <<[ClientName]>> e <<[DamagesAmount]>>. L'intestazione, la riga di riferimento e il testo circostante sono semplici contenuti Word. La panoramica della sintassi del modello Word illustra tutte le altre funzionalità di un segnaposto.

Passaggio 5: Perché il flusso necessita di una variabile contatore?​

Flusso finora: tutto tramite Get file content.

L'e-mail di riepilogo necessita di un numero, e una variabile è il modo più semplice per inserirlo nel ciclo.

1. Aggiungi Variables > Initialize variable.
2. Configura:
   • Nome: DocIndex
   • Tipo: Integer
   • Valore: 0

Initialize variable: configurazione​

Initialize variable deve trovarsi al livello superiore del flusso. Power Automate non la consente all'interno di un ciclo.

Passaggio 6: Come si genera una lettera di diffida per ogni pratica?​

Flusso finora: tutto attraverso Initialize variable.

Questo è il ciclo che svolge il lavoro vero e proprio. Ad ogni passaggio viene creata una lettera, archiviata, aggiornato il fascicolo e conteggiato.

1. Aggiungi Control > Apply to each.
2. Select an output from previous steps: il token body/value da Get items.

Apply to each: configurazione​

Quattro azioni all'interno del ciclo, e questo rimane vero per una questione o per cinquanta.

Ora la prima azione all'interno del ciclo.

3. Aggiungi PDF - Generate Document (Single) dalla connessione PDF4me PDF.
4. Configura:
   • Template File Type: Docx (PDF4me Template Syntax)
   • Template File Name: DemandLetterTemplate.docx
   • Template File Data: un'espressione base64() sull'output del Get file content, ad esempio base64(body('Get_file_content'))
   • Document Data Type: Json
   • Document Data File: lasciare vuoto
   • Document Data Text: il JSON sottostante, costruito a partire dalla questione corrente
   • Output Type: PDF
   • Keep Pdf template Editable: No

I token presenti nel Document Data Text corrispondono alle seguenti espressioni:

{
  "ClientName": "@{items('Apply_to_each')?['ClientName']}",
  "IncidentDate": "@{items('Apply_to_each')?['IncidentDate']}",
  "OpposingParty": "@{items('Apply_to_each')?['OpposingParty']}",
  "DamagesAmount": "@{items('Apply_to_each')?['DamagesAmount']}",
  "Attorney": "@{items('Apply_to_each')?['Attorney']}",
  "MatterID": "@{items('Apply_to_each')?['Title']}"
}

Generate Document (Single): configurazione​

Le chiavi JSON devono corrispondere esattamente ai nomi dei segnaposto. Solo MatterID ha un valore derivante da una colonna con un nome diverso.

Per la data, inserisci una stringa di formato nel modello Word, come descritto in Formattazione nei modelli Word:

• <<[IncidentDate]:"MMMM dd, yyyy">> stampa il 14 giugno 2026.

Per l'importo, formattalo come Document Data Text prima che venga inserito nel modello. Questo presuppone che DamagesAmount sia una colonna di tipo Numero o Valuta:

• formatNumber(items('Apply_to_each')?['DamagesAmount'], 'N0', 'en-US') produce 18.500.

formatNumber e le altre funzioni utilizzate in questo post sono documentate nel riferimento alle funzioni di espressione del flusso di lavoro.

Passaggio 7: Dove va archiviata ogni lettera?​

Flusso finora: il ciclo, attraverso Generate Document (Single).

L' ID del caso svolge qui una doppia funzione, identificando sia la cartella che il file.

1. Aggiungi SharePoint > Create file all'interno del ciclo.
2. Configura:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/DemandLetters/ seguito dal token Title
   • File Name: il token Title seguito da .pdf
   • File Content: il token Body dal PDF - Generate Document (Single)

Create file: configurazione​

Per la questione MAT-1001 il file viene scritto in /Shared Documents/DemandLetters/MAT-1001/MAT-1001.pdf.

Passo 8: Come si fa a impedire che una questione riceva una seconda lettera?​

Flusso finora: il ciclo, attraverso Create file.

Il filtro al passaggio 2 funziona solo se lo stato cambia in presenza di una lettera. Questo è proprio lo scopo di questa azione.

1. Aggiungi l'elemento SharePoint > Update item all'interno del ciclo.
2. Configura:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
   • ID: il token ID della questione corrente
   • Status Value (avanzato): Demand Letter Generated

Update item: configurazione​

Update item viene eseguito solo dopo che Create file è andata a buon fine, quindi una pratica la cui lettera non è stata elaborata correttamente rimane pronta per il lotto successivo.

Passaggio 9: Come fa il team a sapere che il lotto è pronto?​

Flusso finora: il ciclo, attraverso Update item.

Due azioni completano il lavoro: una conta all'interno del ciclo, l'altra segnala il risultato al termine.

1. Aggiungi Variables > Increment variable come ultima azione all'interno del ciclo.
   • Nome: DocIndex
   • Valore: 1
2. Aggiungi Office 365 Outlook > Send an email (V2) dopo il ciclo.
   • A: indirizzo del tuo team
   • Oggetto: Demand Letters Generated - seguite dal token DocIndex e in this batch
   • Body: Hi team, quindi DocIndex, quindi demand letters were generated in this batch and saved to the matter folders in SharePoint. Matter statuses have been updated to "Demand Letter Generated".
   • Importance (avanzata): Normal

Increment variable e Send an email (V2): configurazione​

Ultimo elemento all'interno del ciclo, quindi conta solo le lettere che sono state archiviate e registrate.

Una email per ogni gruppo di email, non una per ogni lettera.

Esegui il flusso e verifica​

1. Save il flusso e seleziona Test, quindi Manually.
2. Prima di eseguirlo, contrassegna almeno una pratica come Ready for Demand Letter.
3. Apri la cronologia delle esecuzioni. Apply to each dovrebbe mostrare un'iterazione per ogni elemento contrassegnato come pronto e ogni azione dovrebbe essere verde.
4. Apri la cartella /Shared Documents/DemandLetters e verifica la presenza di una cartella per ogni pratica, ciascuna contenente un file PDF denominato con l' ID della pratica.
5. Apri l'elenco Matters e verifica che ora venga visualizzato Demand Letter Generated.

L'elenco Matters dopo le corse​

Attualmente, tre pratiche risultano contrassegnate Demand Letter Generated. La pratica MAT-1003 è ancora in bozza, pertanto il filtro l'ha ignorata e non è stata prodotta alcuna lettera.

L'esecuzione acquisita ha elaborato due pratiche in circa otto secondi. La lettera per MAT-1001 è di 21.121 byte su una singola pagina, proveniente da PDF4me Legal Associates, firmata da David Park per conto di Sarah Chen e indirizzata a Meridian Logistics Inc. I suoi metadati XMP dichiarano pdfaid:part come 1 e pdfaid:conformance come B, ovvero PDF/A-1b. L'e-mail di riepilogo mostrata in precedenza proviene da un batch separato di una singola pratica.

Varianti comuni che puoi aggiungere senza dover ricostruire​

Come si confronta questo metodo con altri modi di redigere lettere di diffida?​

Ogni riga descrive l'alternativa. L'ultima riga rappresenta questo flusso.

La distinzione che conta è questa: è l'unica riga in cui il modello rimane un normale file Word e il record della pratica cambia durante la stessa esecuzione.

Domande frequenti​

Come redigere un modello di lettera di diffida?​

Partite dalla lettera che il vostro studio legale invia abitualmente e indicate ogni valore che varia tra le diverse pratiche. Una tipica lettera di diffida include intestazione, data, destinatario, un riferimento con l' ID della pratica, una breve descrizione dei fatti, l'importo richiesto con la relativa scadenza, le conseguenze in caso di mancato rispetto della scadenza e la firma. Tutto, ad eccezione dei valori variabili, è formulato in modo fisso.

Per l'automazione, ogni valore variabile diventa un segnaposto. Il modello di esempio ne utilizza sei: cliente, data dell'incidente, controparte, importo, avvocato e ID della pratica. La sua formulazione è solo a scopo illustrativo, pertanto è necessario che il legale approvi il testo di qualsiasi modello si intenda inviare.

Come compilare un modello Word utilizzando Power Automate?​

Esistono due percorsi comuni. L'azione Populate a Microsoft Word template di Microsoft utilizza i controlli del contenuto nel documento e si trova nel connettore premium Word Online (Business). Restituisce un file .docx, quindi la conversione in PDF richiede un secondo passaggio.

Questo flusso utilizza invece PDF4me Generate Document (Single). Il modello è un normale file .docx con segnaposto come <<[ClientName]>>, i dati vengono inseriti come JSON e l'azione restituisce un PDF direttamente su un connettore standard. Leggi il modello con Get file content, passalo attraverso base64() e crea Document Data Text dall'elemento dell'elenco.

Come automatizzare la composizione delle lettere in Word?​

All'interno di Word, la soluzione classica è la Stampa unione: un documento con campi di unione e un'origine dati come un foglio Excel. Funziona, ma qualcuno deve eseguirla manualmente su un computer per ogni lotto di documenti e archiviare i risultati in seguito.

Automatizzare correttamente il processo significa mantenere il documento Word come modello e lasciare che un flusso lo compili a partire dai record. In questo caso, i record sono un elenco di SharePoint, il trigger decide quando eseguire un batch e l'archiviazione e gli aggiornamenti di stato avvengono nella stessa esecuzione, eliminando così la necessità di un passaggio di unione manuale.

Che cos'è l'automazione dei documenti legali?​

L'automazione dei documenti legali consiste nella produzione di documenti legali come lettere di diffida, lettere di incarico e avvisi a partire da modelli approvati e dati relativi al caso, anziché redigerli manualmente. Il modello contiene il testo approvato dallo studio legale, i dati provengono dal fascicolo del caso e il software si occupa dell'unione.

Questo flusso ne è un piccolo esempio concreto: un modello Word, un elenco di documenti e un'azione di PDF4me che esegue l'unione, con lo stato del documento che registra l'esistenza della lettera.

Risoluzione dei problemi​

Prossimi passi​

Lo stesso schema in undici fasi (filtrare l'elenco in base allo stato, compilare un modello Word per ogni riga, archiviare il PDF, modificare lo stato, segnalare il conteggio) gestisce qualsiasi documento che una riga dell'elenco può generare: lettere di incarico, avvisi, promemoria di rinnovo e offerte di transazione.