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File PDF misti in una cartella? Classificali automaticamente in Zapier e instradali per tipo usando PDF4me Zap!

· 14 minuti di lettura
Sankalp Mishra
SEO and Content Writer

Ricevi un mix di PDF, fatture, contratti e ricevute, e devi ordinarli per tipologia in modo che il flusso di lavoro corretto gestisca ciascuno di essi. Farlo manualmente non è scalabile.

La soluzione: Definisci il tuo Regole di classificazione su dev.pdf4me.com (utilizzando regex O JavaScript espressioni), quindi eseguire la stessa classificazione all'interno di Zapier: quando un nuovo PDF viene aggiunto a una cartella → PDF4me Classifica Documento → utilizzare il valore restituito Nome della classe Per instradare o organizzare. La classificazione risiede nel tuo account PDF4me; Zapier invia semplicemente il file e riceve indietro la classificazione.

Primo, imposta le tue classi su dev.pdf4me.com (per esempio. pdf4me_invoice con un'espressione regolare come invoice(.*)). Poi, costruisci lo Zap in Zapier: Nuovo file nella cartella → Classifica documento. Tutti i passaggi e gli screenshot sono stati verificati tramite le interfacce utente di PDF4me e Zapier.

Di che cosa hai bisogno?​

  • UN Account PDF4me: Accedi a PDF4meI modelli di classificazione vengono creati e archiviati nel tuo account all'indirizzo Classifica il documento. Tu definisci espressioni in regex o JavaScript (Per la classificazione basata sull'intelligenza artificiale, è possibile organizzare un addestramento personalizzato; contattare PDF4me se necessario).
  • Zapier: Zapier account. Crea un nuovo Zap con un trigger e un'azione.
  • UN Chiave API di PDF4me: Ottieni la tua chiave API di PDF4me. Collegalo quando aggiungi il Classifica il documento azione. Prima volta? Vedi Collega PDF4me a Zapier.
  • Una fonte di file: Noi usiamo Dropbox, Nuovo file nella cartella quindi i passaggi corrispondono ai nostri screenshot. Puoi usare Google Drive, SharePoint, o qualsiasi app che offra "Nuovo file nella cartella" come trigger. Il flusso rimane lo stesso: ottieni il PDF → Classifica documento → usa Nome della classe nel passo successivo.

Dove si organizzano le lezioni?​

La classificazione è definito e memorizzato su dev.pdf4me.com. Tu crei classi di documenti e assegnare a ciascuna classe un espressione (regex o JavaScript). Quando chiami Classify Document da Zapier, PDF4me utilizza questi modelli per restituire un Nome della classe per il PDF che invii. Esegui prima questa parte in modo che il tuo Zap abbia qualcosa su cui lavorare.

Dove si trova la funzione "Classifica documento" in PDF4me?​

  1. Accedi a PDF4me dev.pdf4me.com).
  2. Nel barra laterale, clicca Classifica il documentoIl titolo della pagina è Classifica il documento e il sottotitolo è Classifica i tuoi documenti in base alle espressioni.
Barra laterale di PDF4me con l'opzione "Classifica documento" selezionata

Come si aggiunge o si modifica una classe?​

  1. Sul Classifica il documento pagina, clicca sul blu Modificare pulsante (con l'icona della matita) per creare un nuovo modello di classificazione o modificarne uno esistente.
  2. Vedrai l'area di definizione della classe dove puoi aggiungere classi di documenti e definire come ciascuno viene abbinato.
Pagina di classificazione dei documenti PDF4me con pulsante Modifica

Cosa va inserito nella scheda di classe?​

  1. Sotto Nome della classe, clicca sul + (più) pulsante per aggiungere una nuova classe, se necessario.
  2. Nella scheda della classe:
  • Nome della classe: Assegna alla classe un nome che verrà restituito dall'API (ad esempio pdf4me_invoice). Questo è il valore che vedrai come Nome della classe (O Nomi delle classi) in Zapier.
  • Scegli il tipo di attività: Seleziona Espressione regolare O JavaScript a seconda di come si desidera abbinare il contenuto del documento.
  • Espressione regolare (se hai scelto regex): Inserisci un modello che identifichi questo tipo di documento. Esempio: invoice(.*) per trovare documenti contenenti la parola "fattura" seguita da qualsiasi carattere.
  1. Utilizzo Seleziona il file di prova per selezionare un file, quindi fai clic Test Classifica per vedere a quale classe corrisponde.
  2. Fare clic Salva le modifiche quindi le classi vengono salvate nel tuo account PDF4me. Questi sono i modelli che Zapier Classifica il documento azione verrà utilizzata.
PDF4me Classifica documento: classe pdf4me_invoice, tipo di espressione Espressione regolare, regex invoice(.*), Prova classificazione, Salva modifiche

Importante: Classificazione su PDF4me utilizza espressioni in regex o JavaScript. Vedere Configura il documento di classificazione per le linee guida complete, oppure utilizzare l'interfaccia utente all'indirizzo Classifica il documento su PDF4mePer la classificazione basata sull'intelligenza artificiale con addestramento personalizzato, PDF4me può programmare una chiamata per fornire assistenza.

Che aspetto ha la scarica elettrica? (2 passaggi)​

Una volta che le tue classi esistono su dev.pdf4me.com, puoi eseguire la classificazione da Zapier: quando un nuovo PDF appare in una cartella (ad esempio Dropbox), invialo a PDF4me, Classificazione dei documentiL'azione restituisce Nomi delle classi (per esempio. pdf4me_invoice), che puoi utilizzare per instradare, rinominare o per ulteriori passaggi.

Il tuo Zap ha due passaggi (vedi screenshot qui sotto, tutte le configurazioni mostrano un segno di spunta verde):

  1. 1. Nuovo file nella cartella (Dropbox): Attivazione: quando un nuovo file appare in una cartella (ad esempio ogni 2 minuti). Fornisce 1. File, 1. Nome del file, E 1. Estensione file.
  2. 2. Classifica il documento (PDF4me): Richiede 1. File E 1. Nome del file + 1. Estensione file; restituisce Nomi delle classi (per esempio. pdf4me_invoice), Traccia IDe metadati. Dettagli completi: Classifica il documento: Zapier.
Zapier Zap: Nuovo file nella cartella (Dropbox, 2 min) → Classifica documento (PDF4me)
Classify Document on PDF4meOpen Zapier

Passaggio 1: Da dove provengono i tuoi PDF?​

Configura il trigger in modo che lo Zap venga eseguito quando un nuovo file appare nella cartella. Il trigger dovere fornire contenuto del file Quindi, il passaggio 2 può inviare il PDF a PDF4me.

Flusso finora: 1. Nuovo file nella cartella (evento scatenante).

  1. Crea un nuovo Zap: In Zapier, fai clic Crea Zap (O + Crea Zap).
  2. Aggiungi il grilletto: Nella fase di attivazione, fare clic Scegli l'app → cerca Dropbox → seleziona Dropbox → scegli Nuovo file nella cartella.
  3. Collega Dropbox: Se richiesto, collega il tuo account Dropbox. Fai clic Continuare.
  4. Configura il trigger (da screenshot):
  • Spazio: Seleziona Predefinito (o il tuo spazio Dropbox).
  • Cartella (obbligatorio): Inserire il percorso della cartella da monitorare, ad esempio /Blog Data/Classify DocumentUtilizzare lo strumento di selezione delle cartelle, se disponibile.
  • Includere i file nelle sottocartelle?: Seleziona Falso per monitorare solo quella cartella; VERO per includere le sottocartelle.
  • Includere il contenuto del file?: Seleziona SÌ. È necessario che i byte del PDF siano disponibili per la classificazione del documento.
  • Includere il link di condivisione?: Seleziona SÌ O NO secondo necessità.
  1. Imposta la frequenza di attivazione: Se visualizzato, imposta la frequenza con cui Zapier effettua il controllo (ad esempio, ogni 2 minuti).
  2. Prova il grilletto: Clicca Attivazione del test per importare dati di esempio. Assicurati di avere almeno un PDF nella cartella (ad esempio Pdf4me.pdf). L'output mostrerà 1. File, 1. Nome del file, 1. Estensione filee altri settori.
Zapier Nuovo file nella cartella: Spazio predefinito, Cartella /Dati del blog/Classifica documento, Includi file nelle sottocartelle Falso, Includi contenuto file Sì, Includi link di condivisione Sì

Passaggio 2: Come si classifica un PDF?​

Aggiungi il Classifica il documento Azione per classificare il PDF utilizzando i modelli configurati su dev.pdf4me.com.

Flusso finora: 1. Nuovo file nella cartella → 2. Classifica il documento.

  1. Aggiungi un'azione: Fare clic su + pulsante sotto il passaggio di attivazione.
  2. Scegli l'app: Ricerca PDF4me → seleziona PDF4me → scegli Classifica il documento.
  3. Collegati a PDF4me: Se richiesto, accedi con il tuo account PDF4me o inserisci il tuo Chiave APIFare clic Continuare.
  4. configurare l'azione (da screenshot):
  • File (obbligatorio): Fare clic sul campo, aprire il Inserire i dati pannello, selezionare 1. Nuovo file nella cartella di Dropbox → scegli 1. File (Zapier potrebbe mostrare "1. File: (Esiste ma non viene mostrato)").
  • Nome del file: Fai clic sul campo, seleziona 1. Nome del file e aggiungere 1. Estensione file (per esempio. Pdf4me + .pdf). Oppure mappa 1. Nome del file E 1. Estensione file separatamente se l'azione ha campi distinti.
  1. Prova l'azione: Clicca Fase di test (O Continuare Poi Test). L'output mostrerà Nomi delle classi (per esempio. pdf4me_invoice), Traccia IDe altri metadati. Ogni classificazione utilizza 1 credito.
Zapier Classifica Documento: File dal passaggio 1, Nome file 1. Nome file + 1. Estensione file (Pdf4me.pdf)

Riepilogo: Mappa File da 1. File (grilletto). Mappa Nome del file da 1. Nome del file + 1. Estensione fileL'azione restituisce 2. Nomi delle classi: utilizzare questo nel passaggio successivo per instradare o organizzare.

Passaggio 3: Cosa si può fare con il nome della classe?​

IL Classifica il documento l'output include Nomi delle classi (per esempio. pdf4me_invoice). Nei passaggi successivi di Zap puoi:

  • Aggiungi un filtro: Esegui l'azione successiva solo quando 2. Nomi delle classi equivale a un valore specifico (ad esempio invoice).
  • Utilizzare i percorsi: Ramifica il tuo Zap: se 2. Nomi delle classi = invoice, esegui un percorso (ad esempio Carica file su /Accounting/Invoices/); Se contract, esegui un altro (ad esempio Carica file su /Legal/Contracts/).
  • Mappare un'altra app: Utilizzo 2. Nomi delle classi in Fogli Google, Airtable o qualsiasi altra app che accetti testo.
Output del documento di classificazione di Zapier: Nomi delle classi pdf4me_invoice, ID tracciamento

Bloccato? Quali mappe? Dove?​

Guida rapida: Mappatura dei campi

  • Nuovo file nella cartella forniture 1. File (contenuto in formato PDF), 1. Nome del file, E 1. Estensione file. Impostato Includi il contenuto del file? Sì.
  • Classifica il documento ordini 1. File (obbligatorio) e 1. Nome del file + 1. Estensione file. Resi 2. Nomi delle classi (per esempio. fattura_pdf4me), 2. ID di tracciamentoe metadati.
  • Utilizzo 2. Nomi delle classi in Filtri, Percorsi o l'azione successiva per instradare o organizzare per tipo di documento.

Punti chiave da ricordare!​

Come funziona

  • La classificazione è definita su dev.pdf4me.com. Vai a Classifica il documento nella barra laterale di PDF4me, utilizzare Modificaree aggiungi classi con regex O JavaScript espressioni. Salva le modifiche in modo che Zapier possa utilizzare questi modelli.
  • Zapier si occupa solo della classificazione. Quando un nuovo PDF arriva in una cartella (ad esempio Dropbox), passa 1. File E 1. Nome del file + 1. Estensione file A PDF4me: Classifica il documentoL'azione restituisce Nomi delle classi (per esempio. pdf4me_invoice) in modo da poter instradare o organizzare in fasi successive.
  • Un credito per ciascuna classificazione. Ogni operazione di classificazione del documento utilizza 1 credito. Utilizzare il Nomi delle classi output in Filtri, Percorsi o azioni successive.
  • Per la classificazione basata sull'IA con addestramento personalizzato, PDF4me può aiutarti, contattaci per programmare una chiamata. Per la configurazione regex/JavaScript, usa il Classifica il documento pagina e questa guida.

Dove puoi utilizzarlo?​

Aggiungi modelli di classificazione nel tuo Account PDF4me, quindi utilizzali in Zapier per instradare, rinominare o attivare flussi di lavoro specifici per tipo:

Indirizzare fatture e contratti a cartelle diverse.

Problema: I file PDF di diverso tipo finiscono in un'unica cartella Dropbox; le fatture vanno alla contabilità, i contratti all'ufficio legale.

Soluzione: Definisci le classi su PDF4me (ad esempio invoice, contract). In Zapier, aggiungi un Filtro O Percorsi dopo aver classificato il documento: se Nomi delle classi = invoice, Carica il file su /Accounting/Invoices/; Se contract, Carica il file su /Legal/Contracts/.

Analisi in base al tipo di documento (modelli diversi per classe)

Problema: Le fatture richiedono un modello di analisi sintattica, le ricevute un altro. Non si sa quale sia quello giusto finché non si conosce il tipo.

Soluzione: Classifica prima, poi analizza. Aggiungi classi su PDF4me (ad esempio invoice, receipt). In Zapier: Nuovo file nella cartella, Classifica documento, Percorsi sui nomi delle classi. Per invoice, aggiungere Analizza il documento con il modello di fattura; per receipt, aggiungi Analizza documento con il modello di ricevuta.

Rinominare i file per categoria per facilitare la ricerca e l'archiviazione

Problema: Nomi di file generici come document.pdf; vuoi anteporre la classe (ad esempio invoice_document.pdf, contract_document.pdf).

Soluzione: Aggiungi classi su PDF4me, quindi in Zapier: Nuovo file nella cartella, Classifica documento, Carica file. Impostato Specificare il nome del file utilizzando i nomi delle classi + underscore + nome del file originale. 1. File dal trigger per il contenuto del file.

Cosa fare dopo​

  1. Configura le classi su PDF4me: Aprire Classifica il documento, clicca Modificare, aggiungi una classe (ad esempio pdf4me_invoice) con un Espressione regolare O JavaScript espressione, quindi Salva le modifiche.
  2. Ottieni una chiave API: Pannello di controllo della chiave API di PDF4meUtilizzalo in Zapier per creare la tua connessione a PDF4me.
  3. Non conosci ancora PDF4me e Zapier?: Collega PDF4me a Zapier mostra come creare la connessione.
  4. Crea lo Zap: Nuovo file nella cartella (Dropbox) → Classifica documento (PDF4me). Mappa File da 1. File E Nome del file da 1. Nome del file + 1. Estensione file; utilizzo Nomi delle classi nel passo successivo.
  5. Riferimento completo all'azione: Classifica il documento: Zapier per tutti i parametri e i campi di output.
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