What data formats does PDF4me Generate Document accept?

JSON, XML, and CSV are all supported. JSON is recommended for Zapier workflows because trigger output fields map naturally to JSON key-value pairs and nested objects. You can supply the data as a text string typed or mapped directly in the action field, or as a binary file from a cloud storage trigger.

Can I output Word format instead of PDF?

Yes. The Output Format field in the Generate Document action supports both PDF and DOCX. Use DOCX when the recipient needs to edit the generated document further - for example a contract that requires tracked-changes review before signing. Use PDF when you need a tamper-proof, print-ready output.

Where should I store the Word template for use in Zapier?

Store the template in any cloud location Zapier can access - Google Drive, Dropbox, OneDrive, or SharePoint. In your Zap, use a Get File step (Google Drive Get File, Dropbox Download File, etc.) before the PDF4me action to retrieve the binary content, then map the file data and filename into the Template File and Template Document Name fields.

Menghasilkan PDF dari Templat Word di Zapier

Q: How do I include repeating sections like invoice line items?

Use loop syntax in your Word template: {{#Items}}{{Description}} - {{Qty}} x {{UnitPrice}}{{/Items}}. In your JSON data, Items should be an array of objects: [{"Description":"Consulting","Qty":"8","UnitPrice":"$150"}, ...]. PDF4me expands the loop for as many items as the array contains, inserting a new table row or paragraph for each one.

Apa yang dibahas dalam panduan ini?

Alih-alih mengisi kontrak, faktur, atau sertifikat yang sama secara manual setiap kali, Anda mendesainnya sekali di Microsoft Word - dengan {{placeholders}} ke mana nilai-nilai dinamis itu pergi - dan biarkan Zapier + PDF4me Isi secara otomatis. Setiap kali pemicu aktif (pengiriman formulir, baris spreadsheet baru, transaksi CRM ditutup), PDF4me Menggabungkan data langsung Anda ke dalam templat dan menghasilkan hasil akhir. PDF atau dokumen Word Dalam hitungan detik. Tanpa kode, tanpa add-in penggabungan surat, tanpa manual. PDF Ekspor. Panduan ini akan memandu Anda melalui setiap langkah: membangun templat, menyusun data Anda, dan mengkonfigurasi ekspor. Zapier tindakan tersebut, dan mengarahkan hasilnya ke penyimpanan atau email.

Get your API Key Download Sample Template

Cara Kerjanya

PDF4me menggunakan Sintaks kurung kurawal ganda kumis - {{VariableName}} - di dalam standar .docx berkas. Anda menyediakan objek data (JSON, XML, atau CSV) Dan PDF4me mengganti setiap placeholder dengan nilai yang sesuai, kemudian merender dokumen sebagai PDF atau DOCX.

Variabel sederhana{{ClientName}}

Diganti dengan yang sesuai JSON nilai

Baris berulang{{#Items}}...{{/Items}}

Memperluas satu baris per item array

Blok kondisional{{#ShowDiscount}}...{{/ShowDiscount}}

Bagian ini hanya muncul jika nilainya bernilai benar.

→ Referensi sintaks lengkap: Sintaks Templat Word

Langkah 1 - Buat Templat Word Anda

Buka apa saja .docx Buka file di Microsoft Word dan ganti setiap nilai yang seharusnya berubah per dokumen dengan nilai baru. {{placeholder}}Nama sementara tersebut adalah nama yang akan Anda cocokkan di JSON Data - buatlah ringkas, deskriptif, dan konsisten.

Placeholder umum untuk dokumen tipikal:

Jenis dokumen	Contoh tempat penampung
Faktur	`{{ClientName}}`, `{{InvoiceNumber}}`, `{{DueDate}}`, `{{Total}}`
Kontrak	`{{PartyOne}}`, `{{EffectiveDate}}`, `{{Jurisdiction}}`, `{{SignatureDate}}`
Sertifikat	`{{RecipientName}}`, `{{CourseName}}`, `{{CompletionDate}}`, `{{IssuedBy}}`
Surat penawaran	`{{CandidateName}}`, `{{Position}}`, `{{Salary}}`, `{{StartDate}}`

Tips untuk template yang bersih:

Gunakan placeholder di dalam sel tabel, header, footer, dan kotak teks - PDF4me menggantinya di mana pun dalam dokumen.
Pertahankan .docx Mengatur gaya (font, warna, batas) persis seperti yang Anda inginkan agar tampilan hasilnya seperti yang Anda inginkan - PDF4me menampilkan dokumen tanpa mengubah format
Untuk tabel per item, tambahkan satu baris data dengan {{#Items}} pada sel pertama dan {{/Items}} di akhir baris - loop akan meluas secara otomatis

Templat dokumen Word dengan placeholder Mustache untuk nama klien, nomor faktur, dan item baris. — Templat Word dengan `{{placeholders}}` pada teks isi, sel tabel, dan header. Simpan sebagai .docx dan simpan di Google Drive, Dropbox, atau OneDrive.

Langkah 2 - Siapkan Data Dokumen Anda

PDF4me menerima data dalam JSON (direkomendasikan), XML, atau CSV format. JSON paling alami dipetakan ke Zapier Memicu output karena Anda dapat membangun objek secara langsung dari referensi bidang.

Minimal JSON Contoh - faktur:

{
 "ClientName": "Acme Corporation",
 "InvoiceNumber": "INV-2026-0042",
 "DueDate": "2026-06-15",
 "Items": [
 { "Description": "Web design", "Qty": "1", "UnitPrice": "$3,200", "LineTotal": "$3,200" },
 { "Description": "Hosting setup", "Qty": "1", "UnitPrice": "$400", "LineTotal": "$400" }
 ],
 "Subtotal": "$3,600",
 "Tax": "$360",
 "Total": "$3,960"
}

Di dalam ZapierAnda dapat membangun ini JSON string menggunakan Kode oleh Zapier langkah, atau petakan langsung jika pemicu Anda (Typeform, Jotform, Google Sheets, HubSpot) sudah mengembalikan kolom-kolom yang Anda butuhkan.

Tip: Unduh berkas data sampel yang sudah jadi untuk melihat persis caranya. PDF4me mengharapkan JSON struktur - lalu sesuaikan dengan nama placeholder pada template Anda.

Download Sample JSON Data

Aksi Zapier yang menampilkan kolom data dokumen dengan JSON yang dipetakan dari pemicu. — Peta JSON data langsung dari kolom output pemicu atau tempel data statis. JSON string. Kedua pendekatan tersebut berhasil - gunakan apa pun yang dihasilkan oleh Zap Anda.

Langkah 3 - Konfigurasi PDF4me Hasilkan Tindakan Dokumen

Tambahkan langkah tindakan baru di Zapier, cari PDF4me, dan pilih Buat DokumenLakukan otentikasi dengan akun Anda. PDF4me API tekan sekali - Zapier menggunakan kembali koneksi di semua milik Anda PDF4me tindakan.

Parameter Aksi

Diperlukan: Nama Dokumen Templat, File Templat, Format Data, dan data dokumen (sebagai teks atau file). Format Output defaultnya adalah PDF jika belum diatur.

Parameter	Diperlukan	Apa fungsinya?	Contoh nilai
Template Document Name	Yes	Filename of your Word template including the .docx extension. Map from the filename output of the step that retrieves your template file.	`invoice-template.docx`
Template File	Yes	Binary content of the .docx template. Map from the file data output of a Google Drive Get File, Dropbox Download File, or OneDrive Get File step.	`(binary from Google Drive)`
Data Format	Yes	Format of the data you are supplying. JSON is recommended for Zapier workflows. XML and CSV are also supported.	`JSON`
Data As Text	One of these	The merge data as a text string - a JSON object, XML document, or CSV content typed or mapped directly in the field. Use this when building JSON from trigger fields in the same Zap.	`{"ClientName":"Acme","Total":"$3,960"}`
Data File	One of these	Binary data file containing the JSON, XML, or CSV. Use this when a prior Zap step retrieves a data file from cloud storage rather than constructing it inline.	`(binary from Dropbox)`
Output Format	No	Format of the generated document. PDF produces a tamper-proof, print-ready file. Word (DOCX) produces an editable document. Defaults to PDF.	`PDF`
Output Name	No	Custom filename for the generated document. Build it dynamically from trigger fields for organised storage - for example Invoice_{{InvoiceNumber}}.pdf.	`Invoice_INV-2026-0042.pdf`

Tindakan PDF4me Generate Document di Zapier yang menampilkan bidang Template File, Data Format, dan Data As Text yang telah dikonfigurasi. — Petakan biner templat dan atur Format Data ke JSONTempel atau petakan milik Anda JSON ke dalam Data Sebagai Teks, atau petakan file dari penyimpanan cloud ke dalam File Data.

Format output tindakan Generate Document PDF4me diatur ke PDF dan nama output dikonfigurasi secara dinamis. — Atur Format Output ke PDF untuk file siap cetak, atau Word agar dokumen tetap dapat diedit. Gunakan Nama Output dinamis yang dibuat dari kolom pemicu.

Langkah 4 - Simpan atau Kirim Output

Yang PDF4me tindakan mengembalikan Mengajukan keluaran - yang dihasilkan PDF atau DOCX biner. Petakan ini ke langkah Zap selanjutnya.

Penyimpanan awan

Google Drive Unggah File, Dropbox Unggah File, OneDrive Unggah File, SharePoint Buat File - peta Mengajukan → Isi File dan menetapkan Jalur Folder dan Nama File yang dinamis.

Pengiriman email

Gmail Kirim Email, Outlook Kirim Email - peta Mengajukan → LampiranAtur alamat penerima dari kolom pemicu agar setiap dokumen secara otomatis terkirim ke penerima yang tepat.

Keduanya - menyimpan dan mengirim

Tambahkan kedua langkah setelahnya PDF4me Tindakan - unggah ke Drive dan kirim melalui Gmail dalam Zap yang sama. Kedua langkah tersebut menerima output File yang sama, tidak perlu duplikasi.

Langkah unggah file ke Google Drive di Zapier dengan konten file yang dipetakan dari output PDF4me dan jalur folder dinamis. — Petakan PDF4me **Mengajukan** keluaran ke dalam **Isi File** kolom pada langkah penyimpanan atau email apa pun. Atur Jalur Folder dan Nama File secara dinamis dari kolom pemicu.

Langkah pengiriman email Gmail di Zapier dengan lampiran PDF yang dihasilkan dan alamat email penerima yang dipetakan dari pemicu formulir. — Lampirkan dokumen yang dihasilkan langsung ke email dengan memetakan **Mengajukan** → **Lampiran** di dalam Gmail atau Outlook Kirim Email.

Download Sample Generated PDF

Alur Zap Lengkap

Alur kerja Zapier lengkap yang menunjukkan pemicu, tindakan Buat Dokumen PDF4me, dan langkah unggah ke Google Drive. — Zap: trigger lengkap menyediakan data → PDF4me Menggabungkannya ke dalam templat Word → output disimpan ke penyimpanan dan/atau dikirim melalui email.

Contoh Alur Zap

Contoh Alur ZapReal automation patterns using PDF4me Generate Document with Word templates.

Typeform pengajuan → Kontrak PDF → Email ke klien

TypeformEntri Baru - mengumpulkan nama klien, ruang lingkup proyek, tanggal mulai, dan biaya yang disepakati.
Kode oleh Zapier: membangun sebuah JSON objek dari Typeform ladang.
Google Drive: Dapatkan File - mengambil templat kontrak .docx.
PDF4me: Hasilkan Dokumen - penggabungan JSON ke dalam templat, format keluaran PDF.
GmailKirim Email - melampirkan kontrak PDF, dikirim ke email klien dari formulir tersebut.

Google Sheets baris baru → Faktur PDF → Simpan ke Drive + beri tahu Slack

Google SheetsBaris Baru - catatan faktur baru yang ditambahkan oleh tim penagihan Anda akan memicu Zap.
Dropbox: Unduh File - mengambil templat faktur .docx dari folder templat bersama.
PDF4me: Hasilkan Dokumen - menggabungkan data baris (klien, item, jumlah) ke dalam templat sebagai JSON.
Google DriveUnggah File - menyimpan faktur PDF ke folder klien yang sesuai.
SlackKirim Pesan ke #billing - mengirimkan nomor faktur dan tautan Drive untuk tim.

HubSpot Kesepakatan tercapai → Surat penawaran DOCX → Unggah ke SharePoint

HubSpotTahap Kesepakatan Berubah Menjadi "Ditutup dan Dimenangkan" - dipicu ketika kesepakatan penjualan ditandai sebagai dimenangkan.
HubSpot: Dapatkan Kontak - mengambil nama, email, dan peran kontak yang terkait.
OneDrive: Dapatkan Konten File - mengambil templat surat penawaran .docx.
PDF4me: Hasilkan Dokumen - menggabungkan detail kontak dan data transaksi; Format Output diatur ke Word untuk tinjauan lebih lanjut.
SharePoint: Buat File - menyimpan DOCX ke folder HR untuk tanda tangan dan proses orientasi.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

What placeholder syntax does PDF4me use in Word templates?+

PDF4me uses double curly brace Mustache syntax - {{VariableName}}. Place the placeholder anywhere in the Word document: body text, table cells, headers, footers, or text boxes. The name is case-sensitive and must exactly match the corresponding key in your JSON, XML, or CSV data. For repeating sections like invoice line items, use {{#Items}}...{{/Items}} loop syntax. For conditional sections that only appear when a value is present, use {{#ShowSection}}...{{/ShowSection}}.

What data formats does the Generate Document action accept?+

JSON, XML, and CSV. JSON is recommended because Zapier trigger output fields naturally map to JSON key-value pairs - you can build the JSON string inline using a Code step or directly paste a static object. XML and CSV are useful when your data source already produces those formats. Supply the data either as a text string in the Data As Text field or as a binary file in the Data File field.

Can I output a Word document instead of a PDF?+

Yes. Set Output Format to Word (DOCX) when the generated document needs further editing - for example a contract that goes through a tracked-changes review before signing, or an offer letter that HR wants to personalise before sending. Use PDF when you need a tamper-proof, print-ready output that cannot be accidentally edited after generation.

How do I handle repeating rows like invoice line items?+

In your Word template, add one row in the table with {{#Items}} at the start and {{/Items}} at the end of the row. Inside the row, use placeholders for each column - {{Description}}, {{Qty}}, {{UnitPrice}}, {{LineTotal}}. In your JSON data, supply Items as an array of objects: [{"Description":"Consulting","Qty":"8","UnitPrice":"$150","LineTotal":"$1,200"},{"Description":"Expenses","Qty":"1","UnitPrice":"$80","LineTotal":"$80"}]. PDF4me expands the loop and inserts a row for each array item automatically.

Where should I store the Word template so Zapier can access it?+

Store it in any cloud service Zapier can connect to - Google Drive, Dropbox, OneDrive, or SharePoint. Before the PDF4me Generate Document action, add a Get File step from the same service to download the binary content. Map the file binary into Template File and the filename into Template Document Name. The template stays in one place; every Zap run reads the latest version automatically - update the template once and all future documents use the new design.