Cara Membuat Faktur ZUGFeRD di Zapier dengan Dropbox dan XML (Langkah demi Langkah)
Jika Anda menjual ke Jerman, Austria, atau pembeli Uni Eropa mana pun yang memerlukan faktur elektronik terstruktur berdasarkan Pada tahun 16931Anda mungkin telah diminta untuk mengirimkan DIBORGOL (atau Faktor-X) faktur. Itu adalah satu file PDF yang dapat dibaca oleh manusia maupun mesin, berkat XML yang tertanam di dalam PDF tersebut.
Panduan ini menunjukkan selengkapnya Zapier Alur kerja yang memantau folder Dropbox untuk unggahan baru, mengambil PDF dasar dan muatan XML faktur, lalu menjalankannya. PDF4me Buat Faktur ZUGFeRD, dan menulis kembali file hibrida yang sudah jadi ke Dropbox. Lima langkah Zap. Tanpa kode. Dapat direproduksi dari awal hingga akhir.
Tangkapan layar menggunakan jalur contoh berikut:
- Folder pemicu:
/Blog Data/Zugferd Invoice - PDF Dasar:
/pdf4metest/sample/10 page.pdf - XML Faktur:
/pdf4metest/Zugfred Invoice/version2.xml - Folder keluaran:
/pdf4meoutput
1. Dropbox memicu notifikasi saat ada file baru di /Data Blog/Faktur Zugferd. 2. Temukan PDF dasarnya. 3. Temukan XML faktur. 4. PDF4me Membuat Faktur ZUGFeRD berjalan dengan Format Input = XML, Mode Keluaran = XmlWithPdf, ZUGFeRD 1.0, Kesesuaian = BASIC, Bahasa = de. 5. Unggah kembali PDF hibrida tersebut ke Dropbox.
Mengatur Format Input = XML, lalu petakan saja Data XML Faktur. Menyimpan Data JSON Faktur Dan Data CSV Faktur kosong. Untuk XmlWithPdf output, PDF dasar ( Mengajukan (kolom) wajib diisi, karena kolom tersebut akan menjadi lapisan visual dengan XML yang tertanam di dalamnya.
Apa yang sedang Anda bangun
Anda memproduksi sebuah Faktur hibrida yang sesuai dengan ZUGFeRD: sebuah dokumen PDF/A-3 dengan data faktur XML terstruktur yang tertanam di dalamnya. Manusia dapat melihat PDF tersebut di pembaca mana pun. Sistem ERP dan platform pembayaran hutang akan mengurai XML secara otomatis. File yang sama dapat digunakan oleh kedua pihak. Tidak ada lampiran XML terpisah, tidak ada penginputan ulang data secara manual, dan tidak ada celah kepatuhan.
Pola ini wajib dalam Jerman untuk penagihan B2B mulai Januari 2025 berdasarkan Wachstumschancengesetz (Undang-Undang Peluang Pertumbuhan), dan diterima secara luas di seluruh pasar Uni Eropa yang mengikuti EN 16931.
Sekilas: lima langkah
Rantai Zap lima langkah lengkap untuk pembuatan ZUGFeRD dari pemicu Dropbox.
Mengapa tata letak alur kerja ini berhasil?
Templat PDF visual dan muatan XML berada di folder Dropbox yang berbeda. Anda dapat memperbarui salah satunya tanpa menyentuh yang lain. Desainer mengerjakan PDF, sedangkan bagian akuntansi mengerjakan XML.
Buat Faktur ZUGFeRD Menerima file PDF dan XML, menyematkan satu di dalam yang lain, menerapkan profil kesesuaian, dan menghasilkan satu file hibrida tunggal. Tidak diperlukan kode penggabungan XML.
Zapier melakukan polling Dropbox setiap 2 menit, sehingga faktur baru diproses dalam hitungan menit setelah diterima. Tidak ada cron job, tidak ada komputasi yang menganggur, tidak ada file yang terlewat.
Sebelum Anda mulai
- Zapier akun. Tingkat gratis mendukung alur kerja ini karena lima langkah Zap sesuai dengan batasan tingkat gratis per Zap.
- Kunci API PDF4mePengaturan pertama kali: Hubungkan PDF4me ke Zapier.
- Koneksi Dropbox dengan akses baca ke folder sumber dan akses tulis ke folder keluaran.
- File PDF dasar dan muatan faktur XML yang kompatibel dengan ZUGFeRD tersimpan di Dropbox.
Langkah 1: Picu saat ada file baru di dalam folder Dropbox
Alur sejauh ini: Pemicu.
Ini akan memicu Zap setiap kali sebuah file masuk ke folder pantauan. Biasanya ini adalah folder serah terima "siap untuk pembuatan faktur". Gunakan ini sebagai sinyal bahwa pekerjaan faktur baru telah dimasukkan ke dalam antrian.
- Tambahkan Dropbox picu dan pilih File Baru di dalam Folder.
- Mengatur Ruang angkasa ke Bawaan.
- Mengatur Map ke jalur tontonan Anda. Dalam contoh ini kita menggunakan
/Blog Data/Zugferd Invoice. - Meninggalkan Apakah file di dalam subfolder perlu disertakan? sebagai PALSU kecuali jika Anda memang menginginkan file bersarang.
- Mengatur Sertakan isi file? ke Ya Dan Apakah perlu menyertakan tautan berbagi? ke Ya sehingga langkah-langkah selanjutnya dapat membaca isi file dengan bersih.
Langkah 1: Aktifkan Dropbox untuk memantau folder faktur setiap dua menit.
Langkah 2 dan 3: Temukan PDF dasar dan faktur XML
Alur sejauh ini: Picu, lalu Cari PDF dasar, kemudian Cari XML.
Format hibrida ZUGFeRD membutuhkan dua bahan. PDF visual yang dibaca manusia, dan XML terstruktur yang diuraikan oleh mesin. Keduanya disimpan di lokasi Dropbox yang dikenal, dan kami mengambilnya dengan dua mesin. Temukan File tindakan.
Langkah 2: Temukan PDF dasarnya
- Tambahkan Dropbox aksi dan pilih Temukan File.
- Ruang angkasa: Bawaan.
- Map:
/pdf4metest/sample(lokasi templat visual Anda). - Nama Berkas:
10 page.pdf(atau apa pun nama templat Anda). - Sertakan isi file? diatur ke YaIni adalah data biner yang dibutuhkan untuk langkah selanjutnya.
- Apakah perlu menyertakan tautan berbagi? diatur ke Ya.
Langkah 2: Temukan konfigurasi File untuk templat PDF dasar.
Langkah 3: Temukan XML faktur
Aksi yang sama, masukan yang berbeda:
- Tambahkan lagi Dropbox Kemudian Temukan File melangkah.
- Map:
/pdf4metest/Zugfred Invoice. - Nama Berkas:
version2.xml. - Sertakan isi file? diatur ke YaIni sangat penting agar langkah 4 dapat membaca byte XML.
- Menyimpan Berhasil jika tidak ditemukan hasil pencarian? sebagai PALSU sehingga Zap berhenti dengan bersih jika file hilang, alih-alih menghasilkan PDF kosong secara diam-diam.
Langkah 3: Temukan konfigurasi File yang mengarah ke payload faktur XML.
Mengapa ada dua langkah Pencarian File terpisah, bukan satu? Karena tindakan Buat Faktur ZUGFeRD PDF4me mengambil PDF dan XML sebagai dua input terpisah pada langkah 4. Memisahkan keduanya di hulu berarti pemetaan yang lebih bersih dan debugging yang lebih mudah ketika terjadi kesalahan.
Langkah 4: Buat faktur ZUGFeRD dengan PDF4me
Alur sejauh ini: Trigger, lalu Find PDF, lalu Find XML, kemudian Create ZUGFeRD.
Di sinilah file hibrida dibuat. Aksi PDF4me mengambil PDF dasar, menyematkan muatan faktur XML Anda di dalamnya, menerapkan profil kesesuaian yang dipilih (BASIC di sini), dan mengembalikan satu file yang sesuai dengan ZUGFeRD.
Konfigurasi PDF4me, Buat Faktur ZUGFeRD seperti ini:
- Mengajukan peta dari langkah 2 Mengajukan keluaran (PDF dasar).
- Nama File peta langkah 2 Nama File ditambah Ekstensi File sehingga outputnya mewarisi nama yang masuk akal.
- Format Masukan ditetapkan untuk XMLIni memberi tahu PDF4me jenis payload apa yang diharapkan.
- Data XML Faktur peta dari langkah 3 Mengajukan keluaran (konten XML).
- Mode Keluaran ditetapkan untuk XmlWithPdfIni menghasilkan PDF/A-3 hibrida dengan XML tertanam, yang merupakan format ZUGFeRD kanonik.
- Versi ZUGFeRD adalah
1.0Gunakan versi 2.0 atau lebih tinggi jika mitra dagang Anda menentukannya. Versi 2.0 dan di atasnya selaras dengan mandat Jerman 2025. - Tingkat Kesesuaian adalah
BASICIni adalah faktur hukum minimum dengan rincian item. Beralih ke EN16931 untuk kepatuhan penuh terhadap Uni Eropa atau XRECHARGE saat membuat faktur untuk entitas sektor publik Jerman. - Buat Faktur dalam Format PDF adalah
TruePDF4me menampilkan isi faktur secara visual pada PDF agar mudah dibaca manusia. - Bahasa adalah
deLabel berbahasa Jerman adalah default. Beralih keen,fr,itdan seterusnya, tergantung pada wilayah pembeli Anda.
Langkah 4: Pemetaan parameter lengkap untuk pembuatan ZUGFeRD berbasis XML dengan kesesuaian BASIC.
Langkah 5: Unggah kembali PDF hibrida ke Dropbox
Alur sejauh ini: Picu, lalu baca PDF dan XML, kemudian hasilkan ZUGFeRD, lalu simpan kembali ke Dropbox.
Langkah terakhir adalah menulis hasilnya ke folder output Anda, di mana tim keuangan, atau konektor portal hutang dagang Anda, dapat mengambilnya.
- Menambahkan Dropbox Kemudian Unggah File.
- Ruang angkasa: Bawaan.
- Map:
/pdf4meoutput(atau lokasi arsip Anda). - Mengajukan peta langkah 4 URL File (PDF4me mengembalikan URL aman yang dapat langsung diimpor oleh Dropbox).
- Timpa adalah
TrueIni menggantikan eksekusi sebelumnya dengan bersih selama pengujian. Balik keFalsesetelah memasuki tahap produksi. - Tentukan Nama File peta langkah 4 Nama File sehingga output tetap menyimpan referensi faktur.
- Tentukan Ekstensi File peta langkah 4 Ekstensi File (
.pdf). - Apakah perlu menyertakan tautan berbagi? adalah Ya Jika Anda ingin langkah selanjutnya (notifikasi, push ERP, email) menggunakan URL Dropbox yang dapat dibagikan.
Langkah 5: PDF hibrida masuk ke folder output Dropbox, siap untuk dikirim ke tujuan selanjutnya.
Referensi cepat
| # | Melangkah | Pemetaan tombol |
|---|---|---|
| 1 | Dropbox New File in Folder | Folder /Blog Data/Zugferd Invoice, Include file contents Yes |
| 2 | Dropbox Find File (base PDF) | Folder /pdf4metest/sample, File 10 page.pdf |
| 3 | Dropbox Find File (XML) | Folder /pdf4metest/Zugfred Invoice, File version2.xml |
| 4 | PDF4me Create ZUGFeRD Invoice | Input Format XML, Output Mode XmlWithPdf, BASIC, 1.0, Render on PDF True |
| 5 | Dropbox Upload File | Folder /pdf4meoutput, File from step 4 File Url, Overwrite True |
Referensi parameter mendalam: Buat Faktur ZUGFeRD (dokumen Zapier), Cara memulai menggunakan Zapier.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana cara membuat faktur ZUGFeRD di Zapier?
Anda menggabungkan lima langkah Zap seperti yang ditunjukkan di atas. Pemicu Dropbox mendeteksi pekerjaan pembuatan faktur baru. Dua tindakan Dropbox Find File mengambil muatan PDF dan XML dasar Anda. PDF4me Buat Faktur ZUGFeRD Aksi dijalankan dengan Format Input XML, Mode Output XmlWithPdf, versi ZUGFeRD pilihan Anda, dan profil kesesuaian. Langkah akhir Unggah File Dropbox menyimpan hasilnya. Tanpa pengkodean, tanpa penggabungan XML. PDF4me menangani penyematan dan pengemasan PDF/A-3.
Apakah ZUGFeRD wajib diterapkan di Jerman pada tahun 2025 dan 2026?
Ya. Undang-Undang Peluang Pertumbuhan (Wachstumschancengesetz) Jerman mewajibkan semua penerima faktur B2B untuk menerima faktur elektronik terstruktur dari 1 Januari 2025, dengan kewajiban pengiriman penuh yang diterapkan secara bertahap melalui Tahun 2028Diwajibkan untuk bisnis dengan pendapatan tahunan di atas €800.000 mulai tahun 2027 dan untuk semua orang mulai tahun 2028. ZUGFeRD 2.0 atau lebih tinggi dengan kesesuaian EN16931 atau XRECHNUNG memenuhi persyaratan. ZUGFeRD 1.0 adalah versi lama dan tidak bukan mematuhi.
Apa perbedaan antara input XML, JSON, dan CSV untuk pembuatan Faktur ZUGFeRD?
Aksinya Format Masukan Parameter ini menerima tiga tipe payload. XML Cara ini paling baik jika sistem ERP Anda sudah menghasilkan file XML yang kompatibel dengan ZUGFeRD, Anda hanya perlu menyematkannya. Panduan ini menggunakan XML. JSON PDF4me adalah pilihan modern yang ramah API ketika data faktur diterima dari webhook atau platform akuntansi modern. PDF4me secara otomatis memetakan bidang JSON ke skema XML ZUGFeRD. CSV Cocok untuk ekspor tagihan massal dari spreadsheet atau sistem lama. Pilih format yang sesuai dengan sumber data Anda dan isi. hanya kolom Data Faktur yang sesuai pada langkah 4.
Apa perbedaan antara XmlWithPdf dan XmlOnly?
XmlWithPdf Menghasilkan hibrida ZUGFeRD kanonik: PDF/PDF arsip A-3 dengan XML yang disematkan sebagai lampiran di dalamnya. Manusia membaca PDF visual. Mesin mengurai XML. Satu file melayani kedua audiens. Hanya XML Menghasilkan file XML murni tanpa pembungkus PDF. Berguna untuk pengajuan sektor publik XRechnung XML murni, saluran EDI, atau pengujian integrasi lapisan data. Untuk faktur B2B standar, pilih XmlWithPdf.
Tingkat kesesuaian mana yang harus saya gunakan untuk faktur B2B Jerman?
Untuk ZUGFeRD 1.0 (panduan ini), DASAR adalah profil faktur hukum minimum dengan item baris. Cocok untuk sebagian besar skenario B2B. Untuk ZUGFeRD 2.x, EN16931 adalah pengaturan default yang direkomendasikan untuk B2B Uni Eropa (dan yang dirujuk oleh mandat Jerman). XRECH wajib dilakukan saat membuat faktur untuk otoritas federal, negara bagian, atau kota di Jerman. DIPERPANJANG menambahkan bidang khusus industri. Mulailah dengan BASIC (1.0) atau EN16931 (2.0+) dan hanya tingkatkan ke XRECHNUNG jika pembeli Anda adalah entitas sektor publik.
Penyelesaian Masalah
Milikmu Format Masukan dan kolom data yang Anda petakan tidak cocok. Dengan Format Input = XML, mengisi Data XML Faktur hanya itu. Tinggalkan Data JSON Faktur Dan Data CSV Faktur Kosong. Konfirmasi langkah 3. Sertakan isi file = Ya Jadi, byte XML tersebut benar-benar sampai ke PDF4me.
Entah PDF dasarnya tidak masuk ke langkah 4. Mengajukan lapangan, atau Buat Faktur dalam Format PDF adalah Salah. Petakan output File langkah 2 ke bidang File langkah 4 dan konfirmasi Render Invoice On Pdf adalah BENAR Jadi, PDF4me menggambar konten faktur pada lapisan visual.
Periksa milikmu Kunci API PDF4me Saat ini dan akun Anda memiliki saldo kredit. Lihat Panduan Pemecahan Masalah PDF4me untuk langkah-langkah otorisasi ulang konektor jika Zapier menunjukkan koneksi terputus.
Polling Dropbox berjalan setiap 2 menit pada paket gratis. Tunggu, atau klik. Pemicu uji secara manual. Periksa kembali itu. Apakah file di dalam subfolder perlu disertakan? Sesuai dengan lokasi tempat Anda meletakkan file. Default PALSU Hanya memantau folder tertentu, bukan folder-folder di dalamnya.
Apa yang harus dicoba selanjutnya?
Pengerasan opsional: tambahkan Zapier Menyaring langkah demi langkah 1 untuk melewati file yang tidak sesuai dengan konvensi penamaan, atau Jalur Langkah demi langkah 4 untuk membuat percabangan berdasarkan keberhasilan atau kegagalan output sebelum diunggah ke Dropbox.