Faktur Elektronik ZUGFeRD dari Basis Airtable: Buat JSON dan Kirim Email PDF Hibrida di Make dengan PDF4me

PDF4me Create a ZUGFeRD invoice adalah modul Make yang mengubah data faktur terstruktur menjadi faktur elektronik hibrida PDF/A-3. Dengan terhubung ke basis data Airtable, modul ini membaca satu baris, mengonversinya ke XML EN 16931, mengembalikan file yang dapat dibaca dan diurai oleh mesin, dan mengembalikannya ke dalam catatan.

Cari perangkat lunak faktur elektronik dan Anda akan mendapatkan perbandingan vendor: platform, paket perangkat lunak, harga per dokumen. Cari apakah Airtable dapat membuat faktur dan Anda akan mendapatkan penjelasan panjang lebar bahwa Airtable tidak bisa. Di antara kedua hasil tersebut, terdapat sebuah tim yang sudah menggunakan Airtable, baru saja diberi tahu bahwa faktur mereka harus dapat dibaca mesin, dan tidak ingin memindahkan operasional mereka ke platform faktur lain hanya untuk memenuhi persyaratan format. Skenario ini ditujukan untuk mereka.

Tanya Jawab Berbasis Alasan​

Apa yang Akan Anda Dapatkan​

Input: sebuah baris Airtable yang berisi nomor faktur, tanggal, blok penjual, blok pembeli, satu item baris, dan total, dengan Status diatur ke Baru. Output: sebuah PDF/A-3 ZUGFeRD yang dilampirkan pada catatan tersebut, dan sebuah email kepada pembeli yang berisi file yang sama.

Satu baris per faktur. Setiap kolom di sini menjadi kunci dalam JSON yang dibangun oleh skenario.

Pembeli melihat faktur biasa. Perangkat lunak mereka membaca XML di dalamnya.

Apa yang Anda Butuhkan​

Gambaran Skenario Secara Singkat​

1. Watch records (Airtable) mengambil baris baru di ZUGFeRD Requests.
2. Create a ZUGFeRD invoice (PDF4me) yang mengkonversi JSON menjadi PDF hibrida.
3. Upload an attachment (Airtable) akan melampirkannya ke kolom Document pada baris yang sama.
4. Update a record (Airtable) akan menuliskan hasilnya kembali.
5. Send an email (Gmail) akan mengirimkan faktur elektronik kepada pembeli.

Gambaran umum skenario lengkap​

Bentuk lima modulnya sama seperti skenario QR Swiss. Hanya modul PDF4me di tengah yang berbeda.

Langkah 1: Bagaimana cara memicu skenario dari baris Airtable?​

Alur sejauh ini: belum ada apa-apa, ini pemicunya.

Baris yang ditandai "siap" adalah permintaan untuk menerbitkan faktur.

1. Tambahkan Airtable > Watch records sebagai pemicu.
2. Konfigurasi:
   • Basis: PDF4me Live Automations
   • Meja: ZUGFeRD Requests
   • Trigger field: Created
   • Label field: Title
   • Membatasi: 10
   • Rumus: {Status}='New'

Konfigurasi Watch records​

Status adalah saklarnya. Tidak ada yang diterbitkan sampai seseorang mengubah status baris menjadi Baru.

Langkah 2: Bagaimana cara mengubah baris menjadi faktur ZUGFeRD?​

Alur sejauh ini: pemicu Airtable.

Ini adalah modul yang menghasilkan faktur elektronik. Pengaturan menentukan format; JSON menentukan kontennya.

1. Tambahkan PDF4me > Create a ZUGFeRD invoice.
2. Konfigurasikan output:
   • File Name: ZUGFeRD_ ditambah InvoiceNumber ditambah .pdf
   • Input Format: JSON
   • Output Mode: XML With PDF
   • ZUGFeRD Version: 2*
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice on PDF: Yes
3. Tempelkan objek faktur ke dalam Invoice JSON Data dan petakan kolom-kolomnya di:

{
  "InvoiceId": "{{1.InvoiceNumber}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{1.SellerName}}",
    "VatId": "{{1.SellerVATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.SellerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.SellerPostalCode}}",
      "City": "{{1.SellerCity}}",
      "Country": "{{1.SellerCountry}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{1.BuyerName}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.BuyerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.BuyerPostalCode}}",
      "City": "{{1.BuyerCity}}",
      "Country": "{{1.BuyerCountry}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{1.ItemDescription}}",
      "Quantity": {{1.Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{1.UnitPrice}},
      "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxBasisTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxPercent": {{1.VATRate}},
    "TaxTotal": {{parseNumber(1.VATAmount; ".")}},
    "GrandTotal": {{parseNumber(1.GrossTotal; ".")}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "PaymentReference": "{{1.InvoiceNumber}}",
    "DueDate": "{{formatDate(1.DueDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00"
  }
}

Tiga bagian dari objek tersebut layak untuk diperhatikan. TypeCode 380 adalah kode untuk faktur komersial dan bersifat tetap, tidak diturunkan dari apa pun di basis data. UnitCode C62 adalah kode UN/ECE untuk "satu dari sesuatu", yang Anda butuhkan untuk jam atau unit layanan. Dan blok Payment di bagian akhir berisi PaymentReference, teks yang dikutip pembeli saat mereka membayar, yang di sini hanyalah nomor faktur.

Create a ZUGFeRD invoice​

Bidang tersebut dapat digulir di editor, sehingga hanya sebagian objek yang terlihat sekaligus. Blok di atas adalah keseluruhan objek tersebut.

Apa yang diputuskan oleh setiap pengaturan​

Langkah 3: Bagaimana cara Anda memasukkan kembali faktur elektronik ke dalam catatan?​

Alur sejauh ini: pemicu ditambah modul PDF4me.

1. Tambahkan Airtable > Upload an attachment.
2. Konfigurasi:
   • Base dan Table: seperti pada langkah 1
   • Record ID: id dari pemicu.
   • Attachment field: Document
   • File: hasil keluaran PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ ditambah InvoiceNumber ditambah .pdf
   • Data: Keluaran Document modul 2
   • Content type: PDF file

Upload an attachment​

Content type di sini adalah PDF file. Skenario QR Swiss menggunakan gambar PNG di slot yang sama.

Langkah 4: Bagaimana cara Anda mencatat hasilnya pada baris tersebut?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui pengunggahan lampiran.

1. Tambahkan Airtable > Update a record.
2. Konfigurasi:
   • Base dan Table: seperti pada langkah 1
   • Record ID: id dari pemicu.
   • Record: isi hanya apa yang ingin Anda tulis kembali, yang biasanya berupa Status dan OutputLink

Update a record​

Setiap kolom dalam tabel muncul di sini. Tangkapan layar menunjukkan kolom-kolom tersebut kosong dan panelnya digulir, jadi atur Status dengan sengaja.

Langkah 5: Bagaimana cara Anda mengirimkan faktur elektronik kepada pembeli?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui pembaruan catatan.

Faktur elektronik yang tersimpan di basis data belum diterbitkan.

1. Tambahkan Gmail > Send an email.
2. Konfigurasi:
   • To: kolom Email dari pemicu
   • Subject: Your e-invoice beserta InvoiceNumber
   • Body type: Raw HTML
   • Content: sebuah teks HTML singkat yang menyebutkan nama pembeli, faktur, dan total.
3. Tambahkan lampiran:
   • File: PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ ditambah InvoiceNumber ditambah .pdf
   • Data: Keluaran Document modul 2

Send an email​

Lampiran tersebut berasal dari modul 2, jadi Airtable tidak pernah membaca kembali file tersebut.

Jalankan Skenario dan Verifikasi​

1. Save skenario dan jalankan sekali.
2. Tambahkan baris ke ZUGFeRD Requests dengan penjual, pembeli, satu item baris, kedua tanggal, dan Status New.
3. Kelima modul tersebut masing-masing harus melaporkan satu operasi.
4. Buka baris tersebut: kolom Document seharusnya berisi file PDF yang diberi nama sesuai dengan nomor faktur.
5. Buka lampirannya. Anda akan melihat halaman faktur yang dapat dibaca, dan validator ZUGFeRD akan menemukan XML EN 16931 di dalam file yang sama.
6. Periksa kotak masuk pembeli untuk pesan dan lampirannya.

Dalam proses yang tercatat, baris RE-2026-0009 menghasilkan faktur dari Muster GmbH di Berlin dengan ID PPN DE123456789 kepada Test Kunde AG di Muenchen, sepuluh unit Consulting seharga 100,50, dan email tersebut melaporkan total sebesar 1195,95 EUR.

Variasi Umum yang Dapat Anda Tambahkan Tanpa Membangun Ulang​

Bagaimana perbandingannya dengan cara lain untuk membuat faktur elektronik?​

Setiap baris menjelaskan alternatifnya. Baris terakhir adalah skenario ini.

Pertanyaan umum​

Apa itu otomatisasi hutang usaha?​

Di sisi penerima, ini berarti faktur tiba, kolom-kolomnya dibaca tanpa ada yang memasukkan data secara manual, angka-angkanya diperiksa, dan hasilnya dikirim atau diteruskan untuk persetujuan. Faktur elektronik hibrida inilah yang membuat langkah pembacaan menjadi andal, karena data tersebut tertanam di dalamnya dan bukan diambil dari gambar halaman.

Skenario ini merupakan bagian pengiriman dari pengaturan tersebut. Menghasilkan file yang dapat diuraikan oleh sistem pembeli memungkinkan proses pembayaran hutang mereka berjalan tanpa pengawasan.

Bisakah Airtable membuat faktur?​

Yang tidak sesuai standar. Airtable dapat menyimpan data faktur dan menampilkannya dalam antarmuka atau tampilan yang dapat dicetak, tetapi tidak dapat menghasilkan PDF/A-3 yang memuat XML sesuai standar EN 16931, dan itulah yang diminta oleh mandat faktur elektronik.

Pembagian yang digunakan dalam skenario ini adalah pembagian praktis: Airtable adalah catatan, PDF4me menghasilkan artefak, dan artefak tersebut dikembalikan ke catatan sebagai lampiran.

Bagaimana cara kerja otomatisasi pembayaran hutang?​

Sistem ini bekerja dalam tiga bagian: penerimaan, ekstraksi, dan posting. Penerimaan adalah mengumpulkan dokumen di satu tempat; ekstraksi mengubahnya menjadi kolom; posting menulis kolom-kolom tersebut ke dalam buku besar, biasanya dengan gerbang kepercayaan atau persetujuan di depannya.

Faktur elektronik hibrida memangkas bagian tengah. Ketika XML sudah ada di dalam file, ekstraksi menjadi penguraian (parsing) dan bukan pengenalan (recognition), itulah sebabnya peraturan terus mendorong ke arah tersebut.

Apa itu otomatisasi Airtable?​

Airtable menyediakan pembuat otomatisasi sendiri untuk pemicu dan tindakan di dalam basis data, dan itu mencakup banyak pekerjaan internal. Namun, Airtable tidak dapat memanggil API dokumen dan mengembalikan file untuk bidang lampiran, yang merupakan langkah yang dibutuhkan dalam skenario ini.

Make berada di sampingnya justru karena alasan itu. Pemicunya masih memantau tabel Airtable, tetapi bagian tengah skenario dapat mengakses layanan yang tidak dapat dijangkau oleh otomatisasi Airtable sendiri.

Penyelesaian Masalah​

Langkah Selanjutnya​

Mandat biasanya muncul sebagai masalah format file. Ini sebenarnya pertanyaan tentang di mana data faktur Anda sudah tersimpan, dan apakah ada perangkat lunak yang dapat membacanya.