Faktur Elektronik ZUGFeRD dari Daftar SharePoint: Ubah JSON menjadi XML EN 16931 dan PDF/A-3 di Power Automate dengan PDF4me

PDF4me Create ZUGFeRD Invoice adalah tindakan Power Automate yang mengubah data faktur menjadi faktur elektronik hybrid PDF/A-3. Dengan mengarahkannya ke daftar SharePoint, tindakan ini mengambil JSON yang dibuat oleh tindakan Compose dari setiap baris, menulis XML EN 16931 sendiri, menggambar faktur yang dapat dibaca ke PDF dasar Anda, menyimpan hasilnya, dan mengirimkannya melalui email kepada pembeli.

Cari ZUGFeRD dan Anda akan menemukan salah satu dari tiga hal berikut: penjelasan tentang formatnya, validator yang memberi tahu Anda apakah file yang sudah Anda miliki sudah benar, atau pustaka dalam PHP, Java, atau C# untuk pengembang yang membangun perangkat lunak faktur. Ketiganya mengasumsikan faktur sudah ada di suatu tempat. Pertanyaan yang tidak dijawab oleh ketiganya adalah pertanyaan yang sebenarnya dimiliki tim keuangan: data faktur tersimpan dalam daftar, dalam spreadsheet, dalam sistem apa pun yang mencatat penjualan, dan harus keluar sebagai faktur elektronik yang sesuai. Alur ini adalah solusi yang hilang tersebut, dalam tujuh langkah dan tanpa kode.

Tanya Jawab Berbasis Alasan​

Apa yang Akan Anda Dapatkan​

Masukan: satu baris berisi nomor faktur, tanggal, mata uang, blok penjual, blok pembeli, dan satu item baris. Keluaran: faktur ZUGFeRD PDF/A-3 di pustaka ZUGFeRD Invoices, baris diperbarui dengan status dan tautannya, serta email kepada pembeli dengan faktur terlampir.

Satu baris per faktur. Setiap kolom di panel ini menjadi kunci dalam JSON yang dibuat oleh alur kerja.

Satu berkas untuk setiap nomor faktur, yang ditulis berdasarkan alur akun.

Bagian yang dapat dibaca dari file yang sama, sebagaimana dilihat oleh pembeli.

Apa yang Anda Butuhkan​

Gambaran Alur Secara Singkat​

1. When an item is created (SharePoint), sistem akan memantau daftar bernama ZUGFeRD Requests.
2. Compose membuat JSON faktur dari baris tersebut.
3. Get file content using path baca /ZUGFeRD Templates/BaseInvoice.pdf.
4. Create ZUGFeRD Invoice (PDF4me PDF) mengkonversi JSON ke XML EN 16931 dan mengembalikan PDF hibrida.
5. Create file (SharePoint) dan simpan sebagai ZUGFeRD_<invoice number>.pdf.
6. Update item (SharePoint) mengatur Status menjadi Generated dan mengisi OutputLink.
7. Send an email (V2) (Office 365 Outlook) mengirimkan faktur kepada pembeli.

Gambaran alur lengkap​

Prosesnya memakan waktu sekitar empat detik lebih sedikit dari awal hingga akhir, dan pembuatan faktur elektronik itu sendiri membutuhkan waktu sekitar satu detik. Langkah paling lambat adalah saat SharePoint menulis file tersebut.

Langkah 1: Bagaimana cara Anda memicu pembuatan faktur elektronik saat ada permintaan masuk?​

Alur sejauh ini: belum ada apa-apa, ini pemicunya.

Menambahkan baris adalah cara faktur diminta, jadi itulah sinyalnya.

1. Buat Automated cloud flow dan pilih SharePoint > When an item is created.
2. Konfigurasi:
   • Site Address: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • List Name: ZUGFeRD Requests

When an item is created: konfigurasi​

Setiap kolom pada baris baru menjadi token yang dapat digunakan oleh enam tindakan berikutnya.

Langkah 2: Bagaimana cara membuat JSON faktur dari kolom daftar?​

Alur sejauh ini: pemicu SharePoint.

Satu tindakan Compose menjelaskan keseluruhan faktur. Di sinilah nama kolom Anda sesuai dengan nama yang diharapkan oleh standar, dan cukup singkat untuk dibaca dalam satu layar.

1. Data Operation > Compose.
2. Tempelkan objek di bawah ini ke dalam Input dan ganti setiap nilai dengan token yang sesuai.

{
  "InvoiceId": "@{triggerBody()?['InvoiceNumber']}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "@{triggerBody()?['InvoiceDate']}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "@{triggerBody()?['InvoiceDate']}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "@{triggerBody()?['SellerName']}",
    "VatId": "@{triggerBody()?['SellerVATID']}",
    "Address": {
      "Street": "@{triggerBody()?['SellerStreet']}",
      "PostalCode": "@{triggerBody()?['SellerPostalCode']}",
      "City": "@{triggerBody()?['SellerCity']}",
      "Country": "@{triggerBody()?['SellerCountry']}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "@{triggerBody()?['BuyerName']}",
    "Address": {
      "Street": "@{triggerBody()?['BuyerStreet']}",
      "PostalCode": "@{triggerBody()?['BuyerPostalCode']}",
      "City": "@{triggerBody()?['BuyerCity']}",
      "Country": "@{triggerBody()?['BuyerCountry']}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "@{triggerBody()?['ItemDescription']}",
      "Quantity": @{triggerBody()?['Quantity']},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": @{triggerBody()?['UnitPrice']},
      "LineTotal": @{float(...)}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "@{triggerBody()?['Currency']?['Value']}",
    "LineTotal": @{float(...)},
    "TaxBasisTotal": @{float(...)},
    "TaxPercent": @{triggerBody()?['VATRate']},
    "TaxTotal": @{float(...)},
    "GrandTotal": @{float(...)},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "@{triggerBody()?['Currency']?['Value']}",
    "PaymentReference": "@{triggerBody()?['InvoiceNumber']}",
    "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}T00:00:00"
  }
}

Compose: konfigurasi​

Nilai teks adalah token dalam tanda kutip. Uang dan kuantitas adalah angka mentah, itulah sebabnya keduanya diproses melalui float.

Dari mana setiap bagian faktur berasal?​

Langkah 3: Dari mana PDF dasar tersebut berasal?​

Alur sejauh ini: pemicu ditambah Compose.

Berkas ZUGFeRD memiliki halaman yang dapat dibaca, dan di sinilah halaman tersebut dimulai.

1. Tambahkan SharePoint > Get file content using path.
2. Konfigurasi:
   • Site Address: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • File Path: /ZUGFeRD Templates/BaseInvoice.pdf
   • Infer content type (lanjutan): Yes

Get file content using path: konfigurasi​

Simpan kop surat Anda di dalam file ini. Kop surat ini dibaca ulang setiap kali diproses, jadi mengubahnya akan mengubah faktur berikutnya.

Langkah 4: Bagaimana cara mengubah JSON menjadi PDF/A-3 ZUGFeRD?​

Alur sejauh ini: pemicu, Compose dan Get file content using path.

Inilah proses yang menghasilkan faktur elektronik. Proses ini membaca JSON, menulis XML EN 16931 itu sendiri, dan mengembalikan satu file yang berisi kedua bagian tersebut.

1. Tambahkan Create ZUGFeRD Invoice dari koneksi PDF4me PDF.
2. Konfigurasi:
   • ZUGFeRD version and Input Format: 2.0-JSON
   • Output Mode: XmlWithPdf
   • Invoice JSON Data: ekspresi base64(outputs('Compose'))
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice on PDF: Yes
   • File Content: ekspresi base64() atas konten dari Get file content using path
   • File Name: BaseInvoice.pdf

Create ZUGFeRD Invoice: konfigurasi​

Format input menentukan kolom data mana yang muncul. Pilih 2.0-JSON dan tindakan tersebut akan meminta Invoice JSON Data, bukan Invoice XML Data.

Apa yang diputuskan oleh setiap pengaturan​

Langkah 5: Di mana faktur tersebut disimpan?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui Create ZUGFeRD Invoice.

Nomor faktur adalah nama file, yang membuat pustaka tetap dapat dicari.

1. Tambahkan SharePoint > Create file.
2. Konfigurasi:
   • Site Address: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • Folder Path: /ZUGFeRD Invoices
   • File Name: ZUGFeRD_ diikuti oleh token InvoiceNumber dan .pdf
   • File Content: Token Body dari Create ZUGFeRD Invoice

Create file: konfigurasi​

Untuk RE-2026-0007 ini menulis ZUGFeRD_RE-2026-0007.pdf.

Langkah 6: Bagaimana cara Anda mencatat hasilnya pada permintaan tersebut?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui Create file.

Baris yang meminta faktur juga harus menjelaskan apa yang terjadi dengan faktur tersebut.

1. Tambahkan SharePoint > Update item.
2. Konfigurasi:
   • Site Address: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • List Name: ZUGFeRD Requests
   • Id: token ID dari pemicu
   • Title: token Title dari pemicu
   • Status Value (lanjutan): Generated
   • OutputLink (lanjutan): URL perpustakaan diikuti oleh ZUGFeRD_, token InvoiceNumber dan .pdf

Update item: konfigurasi​

Tautan tersebut disusun dari URL perpustakaan dan pola nama yang sama yang digunakan Create file, dengan spasi dalam nama perpustakaan sudah dikodekan sebagai %20.

Langkah 7: Bagaimana cara Anda mengirimkan faktur kepada pembeli?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui Update item.

Faktur elektronik yang tersimpan di perpustakaan belum diterbitkan, jadi tindakan terakhir akan mengirimkannya.

1. Tambahkan Office 365 Outlook > Send an email (V2).
2. Konfigurasi:
   • Kepada: token Email dari pemicu
   • Subjek: Your ZUGFeRD e-invoice diikuti dengan token InvoiceNumber
   • Body: satu baris yang menyebutkan nama pembeli dan faktur, serta menyatakan bahwa file tersebut adalah PDF/A-3 dengan XML EN 16931 yang tertanam di dalamnya
3. Buka Advanced parameters dan tambahkan lampiran:
   • Nama Attachments - 1: ZUGFeRD_ ditambah token InvoiceNumber ditambah .pdf
   • Konten Attachments - 1: Token File Content dari Create ZUGFeRD Invoice
   • Importance: Normal

Send an email (V2): konfigurasi​

Lampiran tersebut mengambil byte-nya dari tindakan yang menghasilkannya, sehingga SharePoint tidak pernah dibaca ulang.

Jalankan Alur dan Verifikasi​

1. Save alurnya.
2. Tambahkan baris ke ZUGFeRD Requests dengan pembeli, satu item baris, kedua tanggal, dan alamat yang dapat Anda periksa.
3. Buka riwayat eksekusi. Ketujuh tindakan tersebut seharusnya berwarna hijau, dan seluruh proses eksekusi seharusnya hanya memakan waktu beberapa detik.
4. Buka pustaka ZUGFeRD Invoices dan periksa apakah file tersebut ada di bawah nomor faktur.
5. Kembali ke baris tersebut: Status seharusnya bertuliskan Generated dan OutputLink seharusnya membuka faktur.
6. Buka lampiran dari email dan periksa kedua bagiannya: halaman tersebut harus menampilkan jumlah yang benar, dan file tersebut harus berisi XML di dalamnya.

Proses perekaman data memakan waktu sekitar empat detik secara total, dengan faktur elektronik itu sendiri dihasilkan dalam salah satu detik tersebut. Hasilnya, ZUGFeRD_RE-2026-0007.pdf, berukuran sekitar 331 KB dan ditampilkan sebagai faktur Jerman: penjual Muster GmbH di Berlin dengan ID PPN DE123456789, pelanggan Test Kunde AG di Muenchen, jenis dokumen 380, satu baris Consulting dengan PPN 19 persen, bersih 1.005,00 EUR, PPN 190,95 EUR dan total 1.195,95 EUR.

Variasi Umum yang Dapat Anda Tambahkan Tanpa Membangun Ulang​

Bagaimana perbandingannya dengan cara lain dalam membuat faktur ZUGFeRD​

Setiap baris menjelaskan alternatifnya. Baris terakhir adalah alur ini.

Pertanyaan umum​

Apa itu faktur ZUGFeRD?​

Faktur ZUGFeRD adalah satu file yang berfungsi dua arah. Ini adalah PDF biasa yang dapat dibuka dan dibaca oleh seseorang, dan di dalamnya terdapat lampiran XML yang berisi faktur yang sama sebagai data terstruktur. Sistem akuntansi pembeli membaca XML dan mencatat faktur tanpa perlu diketik, sementara petugas di bagian hutang usaha masih melihat halaman faktur.

Format ini berasal dari FeRD, forum Jerman untuk faktur elektronik, dan padanannya di Prancis adalah Factur-X, yang merupakan ide yang sama dengan nama lain.

Apa format ZUGFeRD itu?​

Secara teknis, ini adalah wadah PDF/A-3 dengan file XML tertanam dalam sintaks Cross Industry Invoice, dan profil yang menunjukkan seberapa lengkap data tersebut. Profil yang digunakan di sini adalah EN16931, yang sesuai dengan standar semantik Eropa untuk faktur elektronik: kumpulan bidang yang didefinisikan EN 16931 sebagai inti dari sebuah faktur.

Konsekuensi praktis dari otomatisasi adalah bahwa output dinilai berdasarkan XML, bukan berdasarkan halaman. Berikan data yang diminta oleh profil dan file akan lolos; buat halaman lebih menarik dan tidak ada yang berubah.

Bagaimana cara membuat faktur ZUGFeRD?​

Anda membutuhkan tiga hal: data faktur dalam bentuk terstruktur, satu halaman untuk bagian yang diisi manusia, dan sesuatu yang menulis XML ke dalam PDF sebagai lampiran PDF/A-3.

Dalam alur ini, data berupa baris SharePoint yang diubah menjadi JSON, halaman yang digunakan adalah BaseInvoice.pdf, dan Create ZUGFeRD Invoice melakukan bagian ketiga dengan Output Mode XmlWithPdf. Jika data Anda sudah ada sebagai Cross Industry Invoice XML atau sebagai baris CSV, ubah format input dan masukkan data tersebut. Bagian alur lainnya tidak berubah.

Apa perbedaan antara ZUGFeRD dan XRechnung?​

Keduanya memenuhi standar Eropa yang sama, dan perbedaannya terletak pada kemasannya. ZUGFeRD bersifat hibrida: PDF yang dapat dibaca dengan XML di dalamnya, yang cocok untuk faktur yang dikirim ke pelanggan yang mungkin membukanya secara manual. XRechnung hanya berupa XML, dan ini adalah format yang diminta oleh pembeli sektor publik Jerman.

Jika Anda mengirim ke bisnis, file hibrida biasanya merupakan pilihan yang lebih aman, karena dapat dibaca oleh siapa pun yang membukanya. Jika Anda membuat faktur untuk otoritas publik, periksa format apa yang dibutuhkan otoritas tersebut sebelum Anda mengirimnya.

Penyelesaian Masalah​

Langkah Selanjutnya​

Pola tujuh langkah yang sama (satu baris data tiba, faktur dijelaskan sebagai data, sebuah file dibuat, diarsipkan, dicatat, dan dikirim) adalah apa yang sebenarnya diminta oleh setiap mandat faktur elektronik, apa pun format yang akhirnya dibutuhkan pembeli Anda.