Lewati ke konten utama

Tagihan QR Swiss dari Airtable di Zapier: Saring Baris, Buat Slip, Kirim Email ke Debitur

· Satu menit membaca
SEO and Content Writer

Filter by Zapier adalah langkah yang menentukan baris Airtable mana yang akan menjadi slip pembayaran. Letakkan di antara pemicu New Record dan PDF4me, dan hanya baris yang ditandai siap yang akan mendapatkan tagihan QR Swiss, yang kemudian ditulis kembali ke catatan dan dikirim melalui email ke debitur.

Zap yang memantau tabel akan aktif setiap kali Anda menambahkan baris. Untuk sebagian besar otomatisasi, itu hanya pemborosan. Namun untuk otomatisasi yang mengirimkan slip pembayaran kepada pelanggan melalui email, ini adalah perbedaan antara proses yang berjalan dengan baik dan mengirimkan tagihan yang sama tiga kali karena seseorang masih mengetik ketika pemicunya aktif. Langkah Filter adalah kunci utamanya, dan penting untuk memahaminya dengan benar daripada hanya menirunya.

Sekilas tentang Zap
1. New Record
Airtable, melakukan polling setiap 2 menit. Melihat setiap baris yang ditambahkan ke tabel.
2. Filter conditions
Filter by Zapier. Berlanjut hanya jika Status persisnya New.
3. Create SwissQR Bill
PDF4me. Menampilkan slip dari kreditur, debitur, dan QR-IBAN.
4. Update Record
Airtable. Menuliskan file, status, dan tautan kembali ke baris yang sama.
5. Send Email
Gmail. Mengirim slip tersebut ke alamat yang tertera di baris.
Versi singkatnya

Seseorang mengisi baris Airtable dan mengatur Status menjadi New. Zap mengambilnya, Filter memeriksa satu kolom tersebut, PDF4me membuat tagihan QR Swiss, dan gambar tersebut kembali ke catatan sementara salinannya dikirim ke debitur melalui email. Mengatur status menjadi Generated dalam proses yang sama adalah yang menghentikan Zap untuk melihatnya lagi. Lima langkah, dan yang menarik adalah filternya.

Tanya Jawab Berbasis Alasan​

Why does this need a Filter step at all?Karena pemicu Airtable milik Zapier tidak memiliki kondisi sendiri. Ia memberikan setiap catatan baru kepada Anda dan menyerahkan keputusan kepada Anda. Baris yang belum selesai diketik, duplikat, catatan yang dibuat seseorang untuk bereksperimen: semuanya mencapai langkah 3 kecuali ada sesuatu yang menghentikannya, dan langkah 5 mengirim email ke pelanggan.

Why filter on Status rather than checking the fields are filled in?Karena Status adalah keputusan yang dibuat seseorang, dan kolom lainnya hanyalah data. Anda bisa menguji apakah QR-IBAN tidak kosong dan jumlahnya di atas nol, dan Anda tetap akan menebak apakah baris tersebut sudah selesai. Satu kolom yang berarti "Saya sudah selesai dengan ini" lebih sederhana dan lebih jujur tentang siapa yang bertanggung jawab.

Why clean the IBAN in Airtable instead of in the Zap?Karena Zapier tidak memiliki bahasa ekspresi di dalam sebuah field. Make memungkinkan Anda untuk membungkus sebuah nilai di dalamreplace() Di situlah Anda menggunakannya; Zapier tidak. Jadi, pembersihan berpindah satu langkah lebih awal, ke kolom rumus Airtable, dan Zap memetakan kolom tersebut. Efek sampingnya menyenangkan: nilai yang telah dibersihkan terlihat di grid, sehingga Anda dapat melihat apa yang akan dikirim Zap sebelum dikirim.

Why does step 4 warn about a loop?Karena ia menulis ke tabel yang memicu Zap, jadi pada prinsipnya pembaruannya sendiri dapat membangunkan Zap lagi. Dalam versi ini, hal itu tidak bisa terjadi, karena pembaruan mengatur Status menjadi Generated dan Filter hanya meneruskan New. Hal ini perlu dipahami daripada diabaikan: filter bukan hanya tindakan untuk menjaga kerapian, tetapi juga hal yang memutus siklus tersebut.


Apa yang Akan Anda Dapatkan​

Input: sebuah baris Airtable yang berisi kreditur, debitur, jumlah, QR-IBAN, dan referensi, dengan Status diatur ke New. Output: sebuah tagihan QR Swiss pada catatan tersebut, baris yang ditandai sebagai Generated dengan tautan, dan email kepada debitur.

Airtable base PDF4me Live Automations with the Swiss QR Requests table open, showing rows INV-1001 to INV-1004 and INV-2001 to INV-2003 with CreditorName Muster AG at Bahnhofstrasse 1, 8001 Zuerich CH, a QRIBAN beginning CH4431999123, DebtorName Test Kunde AG at Seestrasse 10 in 8002 Zuerich, Amount 100.50 CHF, a Status column where INV-2002 reads New and the rest read Generated, and two formula columns at the far right named QRIBANClean and AmountText

Perhatikan dua kolom di sebelah kanan. QRIBANClean dan AmountText adalah kolom rumus, dan itulah yang sebenarnya dipetakan oleh Zap.

The generated Swiss QR bill for INV-2003, showing a Receipt half and a Payment part either side of a scissor line, both listing the account payable to Muster AG at Bahnhofstrasse 1, 8001 Zuerich, the structured reference, additional information Rechnung INV-2003, payable by Test Kunde AG at Seestrasse 10, 8002 Zuerich, and currency CHF with amount 100.50

Struk, garis gunting, bagian pembayaran. Tata letaknya ditentukan oleh standar.

Gmail showing the received message with subject Your Swiss QR bill INV-2003, a body reading Hello Test Kunde AG, Please find your Swiss QR bill with the INV-2003 attached, Amount 100.50 CHF, and one attachment previewing the QR bill

Jumlahnya terbaca 100,50, bukan 100,5, karena bagian isi juga memetakan kolom rumus.


Apa yang Anda Butuhkan​

  • A Zapier accountpada rencana yang memungkinkan Zap multi-langkah.Filter by Zapier sudah terintegrasi, tetapi tetap dihitung sebagai sebuah langkah.
  • Kunci API PDF4me. Dapatkan kunci API Anda.
  • An Airtable baseBasis data yang digunakan adalah PDF4me Live Automations dengan tabel bernama Swiss QR Requests: blok kreditur, blok debitur, QRIBAN, Referensi, Jumlah, Mata Uang, Pesan, Email, kolom Status, kolom OutputLink, dan kolom lampiran bernama Document.
  • Two Airtable formula fieldsQRIBANClean menghilangkan spasi dari QR-IBAN, AmountText memformat jumlah menjadi dua angka desimal. LihatAirtable formula reference jika Anda belum pernah menulisnya sebelumnya.
  • A Gmail accountterhubung ke Zapier, dana QR-IBAN dari bank Anda. Referensi QR membutuhkan QR-IBAN, bukan IBAN biasa.

Sekilas tentang Zap​

  1. New Record (Airtable) akan aktif setiap kali ada baris baru dalam Swiss QR Requests.
  2. Filter conditions (Filter by Zapier) hanya berlanjut jika Status persisnya adalah New.
  3. Create SwissQR Bill (PDF4me) merender slip tersebut sebagai PNG.
  4. Update Record (Airtable) menulis file, status, dan tautan kembali ke baris tersebut.
  5. Send Email (Gmail) mengirimkan slip tersebut kepada debitur.

Gambaran umum Zap secara lengkap​

Zapier run detail showing version 1 and a successful run on Oct 23 2026 at 11:31:53 pm, with five steps each marked with a green tick: Airtable New Record on a 2 min schedule reporting Found 1 new Record, Filter by Zapier Filter conditions reporting the run passed the rules, PDF4me Create SwissQR Bill reporting Sent 1 new SwissQr Bill, Airtable Update Record reporting Sent 1 new Record, and Gmail Send Email reporting Sent 1 new Message

Satu kali percobaan berhasil. Filter pada posisi 2 adalah yang membuat tiga langkah setelahnya aman.


Langkah 1: Bagaimana cara memicu Zap dari baris Airtable baru?​

Alur sejauh ini: belum ada apa-apa, ini pemicunya.

  1. Buat Zap dan pilih Airtable > New Record.
  2. Hubungkan akun Anda, lalu pilih Base PDF4me Live Automations dan Table Swiss QR Requests.
  3. Tes. Zapier melaporkan " Ditemukan 1 catatan baru di Airtable dan setiap kolom tersedia untuk langkah selanjutnya.

Lencana polling pada Zap yang ditangkap bertuliskan 2 menit, yang berasal dari paket yang sudah ada, bukan dari konfigurasi yang Anda buat di sini.

Tip.New Record berarti baru, bukan diubah. Jika seseorang membuat baris dan mengisinya sepuluh menit kemudian, Zap sudah menganggapnya kosong dan Filter sudah menolaknya, dan tidak akan ada yang terpicu ketika mereka selesai. Jika tim Anda bekerja dengan cara itu, picu pada peristiwa "updated-record" dan pertahankan filter yang sama.


Langkah 2: Bagaimana cara menghentikan Zap yang berjalan pada baris yang belum siap?​

Alur sejauh ini: pemicu Airtable.

Ini adalah langkah yang menjadi dasar dari seluruh proses Zap.

  1. Tambahkan Filter by Zapier > Only continue if....
  2. Buat satu aturan:
    • Bidang: 1. Status
    • Kondisi: (Teks) Exactly matches
    • Nilai: New
  3. Ujilah. Zapier akan memberi tahu Anda apakah catatan yang dimilikinya akan berlanjut, dan menyebutkan kolom mana yang menentukan.

Konfigurasi Filter conditions​

Filter by Zapier step 2 Configure and test panel showing the rule Only continue if 1. Status Text Exactly matches New, and below it a yellow result box reading Your zap would not have continued, with a test record created 2026-10-23 19:46:35 and Items that didn't match listing Status: Generated

Filter ini berfungsi, bukan gagal. Catatan uji sudah Generated, jadi Zap dengan benar menolak untuk menerbitkan slip kedua untuk catatan tersebut.

Kotak kuning itu layak dibaca dengan saksama, karena itu adalah hal yang paling berguna di layar. Pesan "Zap Anda tidak akan berlanjut" bukanlah kesalahan. Zapier telah menguji aturan tersebut terhadap catatan terbaru, catatan tersebut memiliki Status Generated dari eksekusi sebelumnya, dan filter tersebut telah menjalankan fungsinya. Item yang tidak cocok menyebutkan bidang dan nilai persis yang menghentikannya.

Tip.Exactly matches bersifat peka terhadap huruf besar dan kecil serta spasi.new DanNew Dengan spasi di belakangnya, keduanya akan gagal, tanpa pemberitahuan, di setiap baris. Jika filter tidak pernah lolos, bandingkan nilai dalam kotak kuning dengan aturan Anda karakter demi karakter sebelum Anda mengubah hal lain. Kolom pilihan tunggal lebih aman daripada teks bebas di sini justru karena tidak ada yang bisa salah mengetiknya.


Langkah 3: Bagaimana cara mengubah baris tersebut menjadi uang kertas QR Swiss?​

Alur sejauh ini: pemicu dan filter.

Semua proses selanjutnya hanya akan berjalan untuk baris yang telah lolos uji.

  1. Tambahkan PDF4me > Create SwissQR Bill.
  2. Tetapkan kolom-kolom yang membentuk output:
    • Format Type: PNG
    • Mata uang: CHF
    • Reference Type: QRR
    • Language Type: English
    • Separator Line: Line with Scissor
    • Creditor Address Type dan Ultimate Debtor Address Type: S
  3. Petakan data pembayaran dari pemicu:
    • Amount: kolom rumus Amount Text, bukan Jumlah mentah.
    • IBAN: kolom rumus QRIBAN Clean
    • Creditor Name, Creditor Street, Creditor City, Creditor Postal Code dari kolom kreditur, dengan Creditor Country diatur ke CH-Switzerland
    • Kolom Debitur Utama diambil dari kolom debitur, dengan pola yang sama.
    • Reference dan Unstructured Message dari baris

Create SwissQR Bill​

PDF4me Create SwissQR Bill step showing Format Type PNG, Currency CHF, Reference Type QRR, Language Type English, Separator Line with Scissor, Amount mapped to the Amount Text field reading 100.50, IBAN mapped to QRIBAN Clean reading CH4431999123000889012, Creditor Address Type S, Creditor Name Muster AG, Creditor Street Bahnhofstrasse 1, Creditor City Zuerich, Creditor Country CH-Switzerland, Creditor Postal Code 8001, the matching Ultimate Debtor fields for Test Kunde AG at Seestrasse 10 in 8002 Zuerich, a structured Reference and an Unstructured Message reading Rechnung INV-2003

Jumlah dan IBAN keduanya berasal dari kolom rumus. Semua hal lainnya dipetakan langsung dari kolomnya.

Apa yang diputuskan oleh setiap pengaturan​

BidangNilai di siniApa yang dikendalikannya
Format TypePNGGambar, bukan PDF, yang pratinjaunya ditampilkan langsung di dalam sel lampiran Airtable
Reference TypeQRRReferensi QR terstruktur, yang memerlukan QR-IBAN. Alternatifnya adalah SCOR dan NON
Separator LineLine with ScissorMenggambar garis potong antara bagian struk dan bagian pembayaran.
Creditor Address TypeSAlamat terstruktur: jalan, kode pos, dan kota dalam kolom terpisah.
JumlahAmountTextKolom rumus, sudah dalam dua angka desimal.
IBANQRIBANCleanKolom rumus, yang sudah dihilangkan spasinya

Tip.Reference Type dan nomor rekening harus sesuai. QRR membutuhkan QR-IBAN dan referensi 27 digit. Arahkan ke IBAN biasa dan Anda akan mendapatkan slip yang terlihat benar tetapi tidak dapat dipindai, yang merupakan jenis kegagalan terburuk karena tidak ada yang dilaporkan masalah di Zap.


Langkah 4: Bagaimana cara Anda menulis slip tersebut kembali ke catatan?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui langkah PDF4me.

  1. Tambahkan Airtable > Update Record.
  2. Konfigurasi:
    • Base dan Table: seperti pada langkah 1
    • Record: ID dari pemicu
    • Append attachments: False
    • Document: File Url dari langkah 3
    • Status: Generated
    • OutputLink: URL rekaman, jika Anda menyimpannya.
  3. Biarkan setiap kolom kedua kosong.

Konfigurasi Update Record​

Airtable Update Record step test panel listing the data being sent: appendAttachments false, the application and table identifiers, the row id, a Document field set to a long api.pdf4me.com GetDocument URL, a Status field set to Generated and an OutputLink field set to an airtable.com record URL, followed by a long list of empty optional fields including Title, the creditor and debtor columns, QRIBANClean and AmountText

Tiga kolom terisi, sisanya kosong. Daftar itu adalah pengecekan keamanan Anda sebelum Anda menghidupkan Zap.

Ada dua hal yang berbeda di sini dibandingkan cara Anda membangunnya di tempat lain. Lampirannya berupa URL, bukan file: Zapier memberikan tautan PDF4me Airtable dan Airtable mengambilnya, itulah sebabnya tidak ada langkah unggah terpisah. Dan Append attachments " ke False akan mengganti apa pun yang ada di kolom Document, sehingga menjalankan ulang baris akan menimpa slipnya daripada mengumpulkan salinan.

Zapier will warn you about a loop here, and it is right to.Langkah ini menulis ke tabel yang memicu Zap, sehingga pembaruannya sendiri pada prinsipnya dapat membangunkan Zap lagi. Namun, hal itu tidak terjadi, karena pembaruan tersebut mengatur Status menjadi Generated dan filter pada langkah 2 hanya meneruskan New. Jika Anda melonggarkan filter tersebut, baca langkah ini lagi terlebih dahulu.


Langkah 5: Bagaimana cara Anda mengirimkan slip tersebut kepada debitur?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui pembaruan catatan.

  1. Tambahkan Gmail > Send Email.
  2. Konfigurasi:
    • To: kolom Email dari pemicu
    • Subject: Your Swiss QR bill beserta Title
    • Body type: Html
    • Body: salam singkat yang menyebutkan nama debitur, tagihan, dan jumlahnya.
    • Attachments: File Url dari langkah 3

Konfigurasi Send Email​

Gmail Send Email step showing the To field holding a mapped Email value from the Airtable trigger

Penerima surat berasal dari barisan tersebut, jadi setiap debitur mendapatkan slipnya masing-masing dan tidak ada yang menyimpan daftar penerima surat.

Gunakan Amount Text di badan email, bukan kolom Jumlah mentah. Ini tidak memerlukan biaya dan memastikan angka dalam email sesuai dengan angka pada slip, yang merupakan jenis ketidaksesuaian yang akan diperhatikan pelanggan dan tidak Anda sadari.


Jalankan Zap dan Verifikasi​

  1. Publish Zap tersebut.
  2. Tambahkan baris ke Swiss QR Requests dengan kreditur, debitur, jumlah, QR-IBAN, dan Status New.
  3. Tunggu hingga jajak pendapat selesai, lalu jalankan Zap. Kelima langkah tersebut seharusnya berwarna hijau.
  4. Buka baris tersebut: Document harus memuat slip, Status harus bertuliskan Generated.
  5. Buka slip dan periksa apakah bagian penerimaan dan pembayaran menunjukkan nomor rekening, referensi, dan jumlah yang sama.
  6. Periksa kotak masuk debitur.
  7. Sekarang tambahkan baris dengan Status Generated dan konfirmasikan bahwa Zap berhenti di langkah 2. Itulah pengujian yang paling sering dilewati orang, dan pengujian inilah yang membuktikan filter tersebut.

Dalam proses yang tercatat, versi 1 dari Zap berhasil diselesaikan pada 23 Oktober 2026 pukul 23:31:53, menghasilkan slip untuk INV-2003 yang dibayarkan kepada Muster AG di Zuerich sebesar CHF 100,50.

What did you actually build?Generator slip pembayaran dengan pengaman. Data tetap berada di basis data yang diedit oleh tim Anda, slip tersebut akan terlampir pada catatan yang membuatnya, dan satu kolom data akan menentukan apa yang akan diterbitkan. Tidak ada yang membuka portal bank, dan tidak ada yang mengirimkan tagihan yang sama dua kali.


Variasi Umum yang Dapat Anda Tambahkan Tanpa Membangun Ulang​

Tambahkan kondisi kedua
Filter ini menggunakan lebih dari satu aturan. Persyaratan Jumlah harus lebih besar dari nol serta Status New akan menangkap baris yang disimpan seseorang sebelum mereka selesai.
Catat kegagalan, bukan hanya keberhasilan.
Ubah Status menjadi Gagal dari jalur kesalahan Zap agar baris yang rusak tidak lagi tersembunyi. Baris yang terus-menerus macet pada New adalah gejala normal dan tidak ada yang menyadarinya.
Tempelkan slip tersebut pada halaman faktur.
Ubah Format Type menjadi PDF dan gabungkan slip tersebut di bawah tata letak faktur Anda sebelum langkah 4, sehingga debitur menerima satu dokumen saja, bukan dua.
Tagihan untuk lebih dari satu entitas
Blok kreditur berasal dari kolom, sehingga satu basis data dapat menerbitkan untuk dua perusahaan. Berikan setiap baris QR-IBAN-nya sendiri dan tidak ada yang berubah.

Bagaimana perbandingannya dengan membangun alur yang sama di Make​

Kami menerbitkanthe same scenario in Make Sehari sebelum ini: basis yang sama, tindakan PDF4me yang sama, hasil yang sama. Perbedaannya terletak pada bagaimana platform tersebut membuat Anda mengucapkannya.

PerbandinganDalam MakeDalam Zap ini
Memfilter baris vs Zap iniRumus pemicu, gratisLangkah Filter, yang menggunakan satu tugas per baris yang terlihat.
Membersihkan IBAN dan jumlahnya dibandingkan dengan Zap ini.replace() dan formatNumber() di dalam modulDua kolom rumus Airtable yang dipetakan oleh Zap.
Melampirkan file vs Zap iniModul unggah lampiran terpisah yang membawa byteFile Url ditulis langsung ke kolom lampiran.
Zap ini5 modul, logika terbagi antara pemicu dan modul.5 langkah, logika terbagi antara Airtable dan filter.

Pertanyaan umum​

Apa itu uang kertas QR Swiss?​

Slip pembayaran QR Swiss adalah slip pembayaran yang menggantikan formulir oranye dan merah lama di Swiss. Slip ini memuat kode QR yang berisi informasi kreditur, debitur, jumlah, dan referensi, sehingga pembayar cukup memindainya di aplikasi perbankan mereka tanpa perlu mengetik apa pun.

Dokumen ini memiliki dua bagian, bagian penerimaan dan bagian pembayaran, yang dipisahkan oleh garis potong, dan tata letaknya ditentukan oleh...Swiss implementation guidelines published by SIX Menghasilkan satu adalah masalah spesifikasi, bukan masalah desain.

Apa nomor QR-IBAN di Swiss?​

QR-IBAN adalah nomor rekening kedua yang dikeluarkan bank Anda bersamaan dengan IBAN biasa, yang dapat dikenali karena pengidentifikasi institusinya berada dalam rentang yang dicadangkan. QR-IBAN memberi tahu bank bahwa pembayaran masuk membawa referensi QR terstruktur, sehingga bank dapat mencocokkan pembayaran dengan faktur secara otomatis.

Untuk Zap ini, aturannya sederhana: jika Reference Type adalah QRR, kolom IBAN harus berisi QR-IBAN. Mencampur keduanya akan menghasilkan slip yang saat dipindai akan menghasilkan kesalahan.

Bisakah Airtable membuat faktur?​

Bukan yang dapat dibayarkan. Airtable menyimpan data dan dapat menampilkannya dalam antarmuka atau tampilan yang dapat dicetak, tetapi tidak dapat membuat kode QR sesuai spesifikasi pembayaran, dan tidak memiliki cara untuk memvalidasi apa yang dihasilkannya.

Keunggulan fitur ini adalah sebagai perekam dan, melalui kolom rumus, sebagai tempat data dibersihkan. Zap kemudian mengubahnya menjadi sesuatu yang sesuai standar dan mengembalikan hasilnya.

Mengapa filter Zapier saya tidak berfungsi?​

Sembilan dari sepuluh kali nilainya tidak sesuai dengan yang Anda pikirkan. Exactly matches membandingkan seluruh string termasuk huruf besar/kecil dan spasi di akhir, jadi new, New , dan NEW semuanya gagal dibandingkan dengan New.

Buka panel uji filter dan baca baris "Item yang tidak cocok ". Ini akan mencetak kolom dan nilai yang sebenarnya dilihat Zapier, yang biasanya cukup untuk langsung menemukan perbedaannya. Mengubah kolom Airtable menjadi pilihan tunggal akan menghilangkan masalah ini untuk selamanya.


Penyelesaian Masalah​

Zap selalu berhenti di filter.

BacalahItems that didn't match Baris di panel uji filter: baris tersebut menyebutkan nama kolom dan nilainya. Biasanya kolom Status berisi sesuatu selain persis seperti yang tertera.New atau pemicunya aktif pada baris sebelum ada yang mengaturnya.

Surat yang sama dikirim dua kali.

Langkah 4 bukan mengatur Status, atau mengaturnya ke nilai yang masih lolos dari filter. Pembaruan dan filter adalah satu mekanisme: jika keduanya tidak sesuai, Zap dapat memproses ulang outputnya sendiri. Periksa keduanya bersama-sama, bukan secara terpisah.

Lampiran tersebut tidak pernah sampai ke catatan.

Airtable mengambil file dari URL yang Anda berikan, jadi URL tersebut harus dapat diakses saat Airtable memintanya. Konfirmasikan langkah 4 pada peta.File Url dari langkah PDF4me dan bukan dari kolom lain, dan periksa apakah ID rekaman berasal dari pemicu tersebut.

Tugas-tugas diselesaikan lebih cepat dari yang diperkirakan.

Filter dijalankan pada setiap baris yang dilihat oleh pemicu, jadi baris yang ditolak tetap akan dikenakan biaya. Jika tabel tersebut menerima banyak lalu lintas yang tidak pernah dimaksudkan untuk ditagih, berikan Zap tampilan yang hanya berisi baris kandidat, bukan seluruh tabel.


Langkah Selanjutnya​

Sebagian besar otomatisasi gagal pada baris yang tidak Anda maksudkan untuk diproses, bukan pada baris yang Anda maksudkan. Satu kolom dan satu langkah biasanya sudah cukup untuk memperbaikinya.