Ubah Setiap Email Masuk Menjadi Arsip PDF Siap Audit di Power Automate: Alur Kerja Outlook 7 Langkah

Arsip email-ke-PDF Ini adalah alur Power Automate yang dijalankan setiap kali ada email Outlook masuk baru, mengkonversi isi pesan dan semua lampiran ke PDF, menggabungkannya menjadi satu PDF gabungan dengan stempel waktu, dan menulis hasilnya ke Dropbox untuk penyimpanan kepatuhan jangka panjang. Tujuh tindakan. Tanpa kode. Satu file per email, isi terlebih dahulu kemudian lampiran secara berurutan. Outputnya diberi nama merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf sehingga setiap entri arsip dapat diurutkan secara unik.

Tim audit, penanggung jawab manajemen arsip, dan petugas kepatuhan membutuhkan bukti email yang diawetkan dalam format yang mudah dicari dan tidak dapat diubah, serta tetap berlaku sesuai kebijakan retensi Exchange. Ekspor bawaan Outlook dilakukan secara manual, file demi file, dan kehilangan lampiran ke file terpisah. Panduan ini membangun alternatif tanpa kode: setiap email yang masuk akan menjadi satu PDF gabungan secara otomatis, dengan email asli. .eml dan lampiran masih berada di Outlook untuk penahanan hukum, tetapi arsip PDF sebagai salinan catatan resmi.

Tanya Jawab Berbasis Alasan​

Apa yang Akan Anda Dapatkan​

Masukan: Semua email masuk di alamat Outlook yang dipantau (di sini) [email protected]) dengan satu atau lebih lampiran. Panduan ini menggunakan isi pesan singkat ("Hai, Semoga Anda baik-baik saja...") dan dua lampiran DOCX (3Page.docx, Docx_2Pages.docx). Keluaran: Sebuah arsip PDF terpadu tunggal dalam /blog data/merge blog template/output/, bernama merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdfHalaman 1 adalah isi utama. Halaman 2 dan seterusnya berisi setiap lampiran sesuai urutan lampiran, yang ditampilkan melalui Aspose Words.

Email masuk​

Folder arsip setelah dua kali dijalankan​

Halaman 1 dari arsip PDF yang digabungkan​

Apa yang Anda Butuhkan​

Gambaran Alur Secara Singkat​

1. Outlook: Saat email baru tiba (V3) (pemicu).
2. Inisialisasi variabel bernama email (Array).
3. PDF4me: Konversi ke PDF (Isi)Membaca isi HTML, mengembalikan PDF.
4. Tambahkan ke variabel array dengan base64ToBinary pada bodi yang telah diubah.
5. Terapkan pada setiap pada triggerOutputs()?['body/attachments']:
   • PDF4me: Konversi ke PDF lampiran tersebut.
   • Tambahkan ke variabel array dengan base64ToBinary pada PDF yang telah dikonversi.
6. PDF4me: Menggabungkan beberapa file PDF menjadi satu file PDF. Array masuk, satu PDF keluar.
7. Dropbox: Buat fileEkspresi nama file tersebut mencantumkan stempel waktu UTC.

Gambaran alur lengkap​

Tujuh langkah. PDF4me berada dalam alur kerja tiga kali: mengkonversi isi dokumen, mengkonversi setiap lampiran, menggabungkan semuanya.

Kolom lampiran Outlook (referensi)​

Prospek Saat email baru tiba V3 Trigger akan menampilkan kolom lampiran yang Anda petakan ke dalam konverter:

PDF4me Convert to PDF membaca ekstensi file tanpa memperhatikan ekstensi file. name untuk memilih renderer yang tepat (.docx → Aspose Words, .xlsx → Susun Sel, .pptx → Slide Aspose, gambar, dan PDF ditangani secara native).

Langkah 1: Bagaimana cara memantau kotak masuk Outlook untuk email masuk?​

Alur sejauh ini: hanya pemicu.

1. Di dalam Power Automate klik Membuat, memilih Alur cloud otomatis.
2. Sebutkan alurnya (misalnya, Email Archive to PDF), memilih Office 365 Outlook: Saat email baru tiba (V3) sebagai pemicu, klik Membuat.
3. Menghubungkan Kotak surat Office 365 Anda.
4. Memperluas Parameter lanjutan lalu klik Tampilkan semua untuk menampilkan opsi penyaringan.
5. Konfigurasi:
   • Ke: [email protected] (filter agar hanya email yang ditujukan ke alamat ini yang memicu alur proses)
   • Sertakan Lampiran: Yes
   • Hanya dengan Lampiran: Yes

Konfigurasi pemicu​

Langkah 2: Inisialisasi Variabel email​

Alur sejauh ini: Pemicu ditambah Inisialisasi variabel.

Buka array kosong untuk mengumpulkan PDF isi dan semua PDF lampiran.

1. Klik + Langkah baru, memilih Inisialisasi variabel.
2. Konfigurasi:
   • Nama: email
   • Jenis: Array
   • Nilai: biarkan kosong

Inisialisasi konfigurasi variabel​

Langkah 3: Bagaimana PDF4me mengubah isi email menjadi PDF?​

Alur sejauh ini: Pemicu plus Inisialisasi variabel plus Konversi ke Isi PDF.

Pemicu Outlook memancarkan isi pesan sebagai HTML pada body/bodyPDF4me Convert to PDF membaca HTML secara langsung, sehingga seluruh konversi hanya membutuhkan satu kali panggilan tindakan.

1. Klik + Langkah baru, mencari PDF4me, memilih Konversi ke PDF.
2. Ganti nama tindakan untuk Konversi ke Isi PDF Jadi, tindakan Konversi ke PDF pada langkah 5 akan mendapatkan nama yang lebih rapi nanti.
3. Menghubungkan PDF4me Terhubung dengan kunci API Anda (hanya untuk pertama kali).
4. Konfigurasi:
   • Isi File (ekspresi, klik) fx): triggerOutputs()?['body/body']
   • Nama File: email-body.html

Konversi ke PDF Konfigurasi isi​

Yang .html Ekstensi pada nama file memberi tahu PDF4me renderer mana yang akan digunakan. Kirim .docx, .xlsx, .png, atau .jpg Dengan mudah, tindakan yang sama dapat menangani semuanya.

Langkah 4: Tambahkan ke Variabel Array (Isi Email)​

Alur sejauh ini: Pemicu ditambah Inisialisasi variabel ditambah Konversi ke Isi PDF ditambah Tambahkan (isi email).

Dorong PDF isi yang telah dikonversi ke email array sebagai halaman 1.

1. Klik + Langkah baru, memilih Tambahkan ke variabel array.
2. Ganti nama tindakan untuk Tambahkan ke variabel array (isi email) untuk kejelasan.
3. Konfigurasi:
   • Nama: email
   • Nilai (ungkapan): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF_Body')?['$content'])

Tambahkan konfigurasi isi email​

Langkah 5: Bagaimana cara Anda mengulang setiap lampiran dan mengonversinya satu per satu?​

Alur sejauh ini: Pemicu plus Inisialisasi variabel plus Konversi ke Isi PDF plus Tambahkan (isi email) plus Terapkan ke masing-masing.

Lakukan perulangan pada setiap lampiran, konversikan masing-masing ke PDF, dan gabungkan secara berurutan sehingga penggabungan akhir memperhatikan urutan lampiran.

Langkah 5a: Terapkan ke masing-masing (pilih sumbernya)​

1. Klik + Langkah baru, memilih Terapkan pada setiap.
2. Konfigurasi:
   • Pilih output dari langkah sebelumnya (ungkapan): triggerOutputs()?['body/attachments']

Langkah 5b: Konversi ke PDF (lampiran)​

3. Di dalam lingkaran, klik Tambahkan tindakan, memilih PDF4me: Konversi ke PDF.
4. Konfigurasi:
   • Isi File (ungkapan): base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Nama File (konten dinamis): pilih nama dari Terapkan ke setiap item saat ini

Yang nama token konten dinamis diselesaikan pada saat runtime menjadi items('Apply_to_each')?['name']Jadi, setiap lampiran dikonversi menggunakan nama file aslinya. PDF4me membaca ekstensi untuk memilih renderer yang tepat.

Langkah 5c: Tambahkan ke variabel array (lampiran yang telah dikonversi)​

5. Di bawah ini, konversi ke PDF dilakukan di dalam perulangan yang sama. Tambahkan tindakan, memilih Tambahkan ke variabel array.
6. Konfigurasi:
   • Nama: email
   • Nilai (ungkapan): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF')?['$content'])

Langkah 6: Gabungkan Beberapa File PDF Menjadi Satu Arsip PDF​

Alur sejauh ini: Pemicu plus Inisialisasi variabel plus Konversi ke Isi PDF plus Tambahkan (isi) plus Terapkan ke setiap plus Gabungkan beberapa PDF.

Seluruhnya email array (PDF isi terlebih dahulu, kemudian PDF lampiran sesuai urutan lampiran) dimasukkan ke dalam satu panggilan Merge.

1. Di bawah klik Terapkan ke setiap perulangan + Langkah baru, mencari PDF4me, memilih Menggabungkan beberapa file PDF menjadi satu file PDF..
2. Konfigurasi:
   • Isi/dokumen: pilih email token variabel
   • Nama File Output: Email Attachment Merge Output.pdf

Konfigurasi tindakan penggabungan​

Langkah 7: Mengapa Nama File Arsip Harus Mengandung Cap Waktu?​

Alur sejauh ini: Pemicu plus Inisialisasi variabel plus Konversi ke Isi PDF plus Tambahkan plus Terapkan ke setiap plus Gabungkan plus Buat file.

Tulis PDF gabungan ke Dropbox dengan nama file yang diberi stempel waktu UTC sehingga setiap entri arsip menjadi file baru yang dapat diurutkan. Dua email ke alamat yang sama dalam detik yang sama cukup jarang terjadi sehingga ini memberikan keunikan yang efektif tanpa perlu menyematkan ID pesan.

1. Klik + Langkah baru, memilih Dropbox: Buat file.
2. Konfigurasi:
   • Jalur Folder: /blog data/merge blog template/output
   • Nama File (ekspresi, klik) fx): concat('merge-', formatDateTime(utcNow(), 'yyyyMMdd-HHmmss'), '.pdf')
   • Isi File: pilih Isi File token dari tindakan Gabungkan beberapa PDF

Ekspresi nama file​

Tindakan akhir dengan Konten File yang dipetakan​

Jalankan Alur dan Verifikasi​

1. Menyimpan Aliran di kanan atas.
2. Kirim pesan email dengan satu atau lebih lampiran ke alamat yang dipantau.
3. Membuka Riwayat eksekusiPemicunya harus aktif dalam hitungan detik.
4. Buka Dropbox di /blog data/merge blog template/output/Sebuah berkas bernama merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf ada di sana.
5. Buka PDF tersebut. Halaman 1 berisi teks utama. Halaman 2 dan seterusnya berisi setiap lampiran, ditampilkan sepenuhnya, sesuai urutan lampiran.

Variasi Umum yang Dapat Anda Tambahkan Tanpa Membangun Ulang​

Arsip email: PDF vs EML​

Pertanyaan umum​

Bagaimana cara saya memicu alur ini pada kotak surat bersama, bukan kotak masuk pribadi?​

Ganti Saat email baru tiba (V3) pemicu dengan Saat email baru tiba di kotak surat bersama (V2)Berikan alamat kotak pos sebagai berikut: Alamat Kotak Surat Asli bidang. Alur selanjutnya tetap identik, setiap referensi lampiran dan ekspresi isi diselesaikan dengan cara yang sama.

Bagaimana jika email tidak memiliki lampiran?​

Pemicunya Hanya dengan Lampiran Ya Filter ini mencegah alur dijalankan pada email yang hanya berisi isi pesan. Jika Anda juga ingin mengarsipkan email yang hanya berisi isi pesan, atur filter tersebut ke Tidak dan bungkus perulangan Terapkan ke setiap email dalam sebuah Kondisi: jalankan hanya ketika length(triggerOutputs()?['body/attachments']) lebih besar dari nol. Tindakan penggabungan akan tetap berfungsi meskipun hanya ada satu PDF isi dalam larik, menghasilkan arsip satu halaman.

Bagaimana cara saya mencantumkan pengirim, subjek, dan tanggal penerimaan di halaman 1 arsip?​

Sebelum langkah 3, tambahkan Menyusun Aksi dengan pendahuluan HTML:

<h2>From: @{triggerOutputs()?['body/from']}</h2>
<h2>Subject: @{triggerOutputs()?['body/subject']}</h2>
<p>Received: @{triggerOutputs()?['body/receivedDateTime']}</p>
<hr>
@{triggerOutputs()?['body/body']}

Kemudian arahkan Konten File pada langkah 3 ke output Compose. Halaman 1 sekarang memuat metadata header yang dapat dicari.

Apakah ini akan berfungsi dengan email HTML yang berisi gambar sebaris?​

Ya. PDF4me Convert to PDF merender HTML dengan inline. <img src="cid:..."> referensi dan gambar base64 yang disematkan. Outlook body/body menyertakan HTML lengkap dengan konten sebaris, sehingga PDF yang dihasilkan mempertahankan keakuratan visual dari apa yang dilihat penerima.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan agar alur tersebut berjalan?​

Kurang lebih 10-15 detik per lampiran pada file DOCX satu halaman, ditambah 5-10 detik untuk pemicu dan unggahan akhir. Email dengan 2 lampiran biasanya selesai dalam 35-45 detik dari awal hingga akhir. Fitur "Terapkan ke setiap" di Power Automate berjalan secara berurutan secara default untuk output yang terurut; jika urutan tidak penting dan Anda membutuhkan kecepatan, atur Kontrol Konkurensi hingga 20 di Pengaturan loop.

Penyelesaian Masalah​

Langkah Selanjutnya​

Pola tujuh langkah yang sama (pemicu, kemudian inisialisasi array, kemudian konversi isi, kemudian perulangan-konversi-dan-tambahkan, kemudian gabungkan, kemudian simpan dengan stempel waktu) berlaku untuk otomatisasi "email plus lampiran ke satu PDF" apa pun. Kirim satu dan setiap pesan masuk akan secara otomatis menjadi entri arsip yang dapat dicari, diurutkan, dan siap diaudit.