Lewati ke konten utama
API PDF4meIntegrasiBasis PengetahuanEkstensiPenguji APIBlog

Ada berkas baru di folder Dropbox Anda? Jalankan penggabungan surat (mail merge) di Make. Enam langkah, sepenuhnya otomatis!

· Satu menit membaca
Sankalp Mishra
SEO and Content Writer

Jatuhkan Templat Word (misalnya. templat_penggabungan_surat_sederhana.docx) ke dalam folder Dropbox dan simpan berkas JSON (misalnya. sample_mail_merge_data.json) di tempat yang sama. Ketika sebuah berkas baru tampak, Membuat dapat menjalankan penggabungan surat secara otomatis: temukan JSON, panggil PDF4me - Hasilkan Dokumen (Jenis File Templat: Penggabungan Surat), lalu unggah hasilnya sebagai Kata dan lagi sebagai PDFEnam modul. Berbasis pemicu. Tidak ada pengoperasian manual.

Screenshot dalam panduan ini sesuai dengan UI modul Make untuk File Baru di dalam Folder, Temukan File Data JSON, Buat Dokumen (template ditambah file data atau teks data), dan Unggah File (jalur folder, nama file, dan ekstensi).

Pendeknya: Dropbox - File Baru di Folder (jam tangan /Hasilkan dokumen Mail Merge) → Dropbox - Temukan File Data JSON (folder yang sama, sample_mail_merge_data.json(termasuk isi file) → PDF4me - Hasilkan Dokumen (Jenis File Templat: Penggabungan Surat, templat dari langkah 1, data dari langkah 2) → Dropbox - Unggah File (misalnya. Mail_Merge_Zap_deployed.docx) → PDF4me - Hasilkan Dokumen (jalankan kedua, misalnya output PDF) → Dropbox - Unggah File (misalnya. Mail_Merge_Zap_deployed-2.pdf). Hasil: satu Word dan satu PDF dalam /Hasilkan dokumen Mail Merge/Output per pemicu.

Apa yang Akan Anda Dapatkan​

Pemicu: Berkas baru di folder Dropbox yang dipantau (misalnya, templat baru atau yang diperbarui). Masukan: File pemicu sebagai templat dan file JSON tetap (sample_mail_merge_data.json) di dalam folder yang sama. Keluaran: Dokumen Word yang dihasilkan dan PDF yang dihasilkan diunggah ke /Hasilkan dokumen Mail Merge/Output dengan nama-nama seperti Mail_Merge_Zap_deployed.docx Dan Mail_Merge_Zap_deployed-2.pdfPengaturan penimpaan adalah . PALSU sehingga file yang sudah ada tidak diganti (Make dapat membuat nama baru).

Apa yang Anda Butuhkan​

  • Membuat - Buat akun Make dan membuka skenario baru.
  • Kunci API PDF4me - Dapatkan kunci API AndaHubungkan PDF4me saat Anda menambahkan modul Hasilkan Dokumen. Lihat Hubungkan PDF4me untuk Membuat.
  • Dropbox - Dengan modul: File Baru di dalam Folder, Temukan File Data JSON, Dan Unggah FileRuang penyimpanan: Default (atau ruang penyimpanan yang terhubung dengan Anda).
  • Templat penggabungan surat Word - contohnya templat_penggabungan_surat_sederhana.docx, dengan kolom gabungan yang sesuai dengan kunci JSON Anda. Tempatkan (atau picu dengan file baru) di folder yang dipantau.
  • berkas data JSON - contohnya sample_mail_merge_data.json, dengan kunci seperti nama depan, nama belakang, jenis kelamin, anggota. Contoh: {"firstname":"John","lastname":"Adams","gender":"Female","member":"Basic"}Disimpan di folder yang sama agar Find Json Data File dapat menemukannya.

Gambaran Skenario Secara Singkat (6 Modul)​

  1. Dropbox - File Baru di Folder (1) - Pemicu: jam tangan /Hasilkan dokumen Mail MergeSertakan isi file dan tautan berbagi jika diperlukan.
  2. Dropbox - Temukan File Data JSON (2) - Folder dan nama file yang sama sample_mail_merge_data.jsonSertakan isi file: BENAR.
  3. PDF4me - Hasilkan Dokumen (3) - File Templat dari langkah 1 (contoh: 1. File), Nama File Templat/Ekstensi dari langkah 1 (contoh: templat_penggabungan_surat_sederhana, .docx). Tipe File Templat: Penggabungan Surat. Tipe Format Data Masukan: Mengajukan. Berkas Data dari langkah 2 (2. Berkas). Tipe Data Masukan: Json.
  4. Dropbox - Unggah File (4) - Folder: /Hasilkan dokumen Mail Merge/Output. Berkas: 3. URL Berkas. Timpa: PALSUTentukan Nama File: contohnya Mail_Merge_Zap_deployedTentukan Ekstensi File: .docx.
  5. PDF4me - Hasilkan Dokumen (5) - Templat dan data yang sama; dapat menggunakan Tipe Format Data Masukan Teks dan Teks Data (misalnya JSON dari langkah 2) dan atur output ke PDF jika modul Anda mendukung Tipe Output.
  6. Dropbox - Unggah File (6) - Folder: jalur Output yang sama. File: 5. URL File. Timpa: PALSUTentukan Nama File: contohnya Mail_Merge_Zap_deployed-2Tentukan Ekstensi File: .pdf.

Gambaran umum skenario lengkap​

Skenario yang dibuat: Dropbox 1 File Baru di Folder, Dropbox 2 Temukan File Data Json, PDF4me 3 Buat Dokumen, Dropbox 4 Unggah File, PDF4me 5 Buat Dokumen, Dropbox 6 Unggah File. Semua langkah berhasil.

Enam modul secara berurutan: pemicu File Baru di Folder, Temukan File Data Json, Hasilkan Dokumen dua kali (Word lalu PDF), dan dua unggahan ke /Hasilkan dokumen Mail Merge/Output. Eksekusi yang berhasil ditampilkan.

Langkah 1: Dropbox - File Baru di Folder (Pemicu)​

Skenario sejauh ini: Hanya pemicu.

  1. Menambahkan Dropbox → File Baru di dalam Folder (atau pemicu setara yang memantau sebuah folder).
  2. Ruang angkasa - Default (atau ruang Dropbox Anda).
  3. Map - /Hasilkan dokumen Mail MergeIni adalah folder tempat Anda (atau proses lain) akan menambahkan file templat atau pemicu.
  4. Apakah file di dalam subfolder perlu disertakan? - Atur sesuai kebutuhan (misalnya, PALSU (hanya memantau folder tingkat atas).
  5. Sertakan isi file? - BENAR sehingga konten file tersedia untuk modul Generate Document.
  6. Apakah perlu menyertakan tautan berbagi? - BENAR Jika Anda memerlukan tautan di langkah selanjutnya; jika tidak, bersifat opsional.
  7. Simpan. Saat file baru muncul di folder, skenario akan dijalankan. Outputnya (misalnya, 1. Berkas, 1. Nama File, 1. Ekstensi File) akan digunakan sebagai templat di PDF4me.

File Baru di Folder: Konfigurasi​

Buat File Baru Dropbox di Folder: Space Default, Folder /Generate document Mail Merge, Include file contents true, Include sharing link true

Folder: /Generate document Mail Merge. Include file contents and Include sharing link: true. Dipicu saat file baru ditambahkan.

Langkah 2: Dropbox - Temukan File Data JSON​

Skenario sejauh ini: Pemicu → Temukan JSON.

  1. Menambahkan Dropbox → Temukan File Data JSON (atau modul yang menemukan file berdasarkan nama di dalam folder).
  2. Ruang angkasa - Bawaan.
  3. Map - /Hasilkan dokumen Mail Merge (sama seperti langkah 1).
  4. Apakah file di dalam subfolder perlu disertakan? - PALSU sehingga hanya folder yang ditentukan yang dicari.
  5. Nama File - sample_mail_merge_data.json.
  6. Sertakan isi file? - BENAR Jadi, konten JSON tersebut diteruskan ke PDF4me.
  7. Simpan. Hasilnya (misalnya, 2. Berkas atau isi file) akan dipetakan sebagai Berkas Data di Hasilkan Dokumen.

Temukan File Data JSON: Konfigurasi​

Buat Dropbox Menemukan File Data Json: Folder /Generate document Mail Merge, File Name sample_mail_merge_data.json, Include file contents true

Folder: /Generate document Mail Merge. File Name: sample_mail_merge_data.json. Include file contents: true. Map output to PDF4me Data File (2. File).

Langkah 3: PDF4me - Buat Dokumen (Templat dari 1, Data dari 2)​

Skenario sejauh ini: Pemicu → Temukan JSON → Hasilkan Dokumen.

  1. Menambahkan PDF4me → Buat Dokumen.
  2. File Templat - Peta dari langkah 1 (misalnya 1. Berkas(Ada tetapi tidak ditampilkan di UI.)
  3. Nama File Templat - Dari langkah 1: 1. Nama File: simple_mail_merge_template, 1. Ekstensi File: .docx.
  4. Jenis File Templat - Penggabungan Surat.
  5. Jenis Format Data Masukan - Mengajukan.
  6. Berkas Data - Peta dari langkah 2 (misalnya 2. Berkas).
  7. Tipe Data Masukan - Json.
  8. Simpan. Modul ini mengembalikan sebuah file (misalnya...). 3. URL File atau Dokumen) untuk unggahan pertama.

Buat Dokumen: Templat dan File Data​

Buat PDF4me Menghasilkan Dokumen: File Templat 1. File, Nama File Templat simple_mail_merge_template.docx, Tipe File Templat Mail Merge, Tipe Format Data Masukan File, File Data 2. File, Tipe Data Masukan Json

Templat: 1. Berkas. Nama Berkas Templat: simple_mail_merge_template.docx. Tipe Berkas Templat: Mail Merge. Berkas Data: 2. Berkas. Tipe Data Masukan: Json. Tab Konfigurasi.

Langkah 4: Dropbox - Unggah File (Word)​

Skenario sejauh ini: Pemicu → Temukan JSON → Hasilkan Dokumen → Unggah.

  1. Menambahkan Dropbox → Unggah File.
  2. Ruang angkasa - Bawaan.
  3. Map - /Hasilkan dokumen Mail Merge/Output.
  4. Mengajukan - Peta dari langkah 3 (misalnya 3. URL File).
  5. Timpa - PALSU (File yang sudah ada dengan nama yang sama tidak akan diganti; Make mungkin akan membuat nama baru).
  6. Tentukan Nama File - contohnya Mail_Merge_Zap_deployed.
  7. Tentukan Ekstensi File - .docx.
  8. Simpan. Dokumen pertama yang dihasilkan (Word) disimpan ke folder keluaran.

Unggah File: Output Word​

Buat Unggahan File Dropbox: Folder /Buat dokumen Mail Merge/Output, File 3. URL File, Timpa Salah, Nama File Mail_Merge_Zap_deployed, Ekstensi .docx

Folder: /Generate document Mail Merge/Output. File: 3. URL File. Timpa: Salah. Nama file: Mail_Merge_Zap_deployed. Ekstensi: .docx (seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar).

Langkah 5: PDF4me - Hasilkan Dokumen (Eksperimen kedua, misalnya PDF)​

Skenario sejauh ini: Pemicu → Temukan JSON → Hasilkan Dokumen → Unggah Word → Hasilkan Dokumen lagi.

  1. Tambahkan yang kedua PDF4me → Buat Dokumen.
  2. File Templat - Sama seperti langkah 3 (dari langkah 1, misalnya.) 1. Berkas).
  3. Nama File Templat / Ekstensi - Sama (misalnya) 1. Nama File: simple_mail_merge_template, 1. Ekstensi File: .docx).
  4. Jenis File Templat - Penggabungan Surat.
  5. Jenis Format Data Masukan - Teks (atau Mengajukan jika Anda lebih suka meneruskan 2. File lagi).
  6. Teks Data - Jika menggunakan Teks: petakan atau tempel JSON, misalnya. [{"firstname":"John","lastname":"Adams","gender":"Female","member":"Basic"}]Jika menggunakan File, petakan 2. Berkas (atau yang setara).
  7. Tipe Data Masukan - Json.
  8. Mengatur Jenis Keluaran ke PDF jika modul tersebut mengeksposnya, maka output kedua adalah PDF.
  9. Simpan. Keluaran (misalnya 5. URL File) berlanjut ke langkah 6.

Hasilkan Dokumen: Teks Data (jalankan kedua)​

Langkah 5 Pembuatan Dokumen PDF4me: Templat dari 1. File, Nama File Templat simple_mail_merge_template.docx, Tipe File Templat Mail Merge, Tipe Format Data Masukan Teks, Data Teks array JSON firstname lastname gender member, Tipe Data Masukan Json

Tipe File Templat: Mail Merge. Tipe Format Data Masukan: Teks. Teks Data: Array JSON dengan nama depan, nama belakang, jenis kelamin, anggota. Tipe Data Masukan: Json. Masukkan langkah 6 dari 5. URL File.

Langkah 6: Dropbox - Unggah File (PDF)​

Skenario sejauh ini: Keenam langkah tersebut saling terhubung.

  1. Tambahkan yang kedua Dropbox → Unggah File.
  2. Ruang angkasa - Bawaan.
  3. Map - /Hasilkan dokumen Mail Merge/Output.
  4. Mengajukan - Peta dari langkah 5 (misalnya 5. URL File).
  5. Timpa - PALSU.
  6. Tentukan Nama File - contohnya Mail_Merge_Zap_deployed-2.
  7. Tentukan Ekstensi File - .pdf.
  8. Simpan dan jalankan. Skenario ini menghasilkan file Word dan PDF di folder output setiap kali pemicu diaktifkan.

Unggah File: Output PDF​

Lakukan langkah 6 Unggah File Dropbox: Folder /Buat dokumen Mail Merge/Output, File 5. URL File, Timpa Salah, Nama File Mail_Merge_Zap_deployed-2, Ekstensi .pdf

Folder: /Generate document Mail Merge/Output. File: 5. URL File. Timpa: Salah. Nama file: Mail_Merge_Zap_deployed-2. Ekstensi: .pdf (seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar).

Studi Kasus di Dunia Nyata​

Template, seret dan jalankan: Tim menambahkan templat Word baru ke dalam folder; skenario akan menemukan JSON yang dibagikan, menghasilkan Word dan PDF, dan menyimpan keduanya ke Output. Tidak perlu menjalankan secara manual.

Sertifikat dan surat: Memperbarui sample_mail_merge_data.json Dengan data baru; seret atau perbarui templat di dalam folder untuk memicu pembuatan Word dan PDF baru.

Pengiriman format ganda: Dapatkan file .docx (dapat diedit) dan .pdf (tetap) sekaligus. Opsi Overwrite False akan menyimpan hasil cetak sebelumnya; gunakan nama file unik atau stempel waktu jika Anda memerlukan beberapa versi.

Referensi Cepat​

ModulPengaturan kunciContoh / keluaran
Dropbox File Baru di Folder (1)Map/Hasilkan dokumen Mail MergeSertakan isi file dengan benar
Dropbox Temukan File Data Json (2)Folder, Nama FileFolder yang sama; sample_mail_merge_data.jsonSertakan isi file dengan benar
PDF4me Menghasilkan Dokumen (3)Berkas Templat, Jenis Berkas Templat, Berkas Data1. File; Penggabungan Surat; 2. File; Tipe Data Input Json
Unggah File Dropbox (4)Folder, File, Nama File, Ekstensi/Hasilkan dokumen Mail Merge/Output3. URL File; Mail_Merge_Zap_deployed; .docx
PDF4me Menghasilkan Dokumen (5)Templat yang sama; Teks Data atau Berkas DataPenggabungan Surat; JSON; keluaran untuk PDF
Unggah File Dropbox (6)Folder, File, Nama File, EkstensiFolder Output yang sama; 5. URL File; Mail_Merge_Zap_deployed-2; .pdf

Untuk detail parameter selengkapnya, lihat Hasilkan Dokumen Tunggal - BuatUntuk alur manual 4 langkah (Unduh templat + Unduh JSON + Hasilkan + Unggah), lihat Penggabungan Surat di Make (empat langkah).

Penyelesaian Masalah​

Pencarian File Data JSON tidak menghasilkan apa pun.

Memastikan sample_mail_merge_data.json ada di /Hasilkan dokumen Mail Merge dan nama file harus sama persis. Include files in subfolders = false berarti hanya folder tersebut yang dicari.

Berkas Templat atau Berkas Data "tidak ditampilkan"

Petakan output langkah yang benar (1. File untuk templat, 2. File untuk data). Gunakan panel pemetaan untuk memilih modul dan kolom output; "Ada tetapi tidak ditampilkan" berarti pemetaan telah diatur tetapi nilainya tidak ditampilkan dalam ringkasan konfigurasi.

Kesalahan API 401, 402, atau lainnya

Memeriksa Panduan Pemecahan Masalah PDF4me untuk masalah kunci API, kredit, dan koneksi.

Apa Selanjutnya?​

  1. Jalankan sekali - Tambahkan file ke /Hasilkan dokumen Mail Merge dan pastikan Word dan PDF muncul di Output.
  2. Jadwal - Gunakan penjadwal skenario agar pemicu berjalan pada interval yang Anda inginkan (misalnya, setiap 15 menit untuk file baru).
  3. Keluaran tunggal - Jika Anda hanya membutuhkan Word atau hanya PDF, hapus langkah Buat Dokumen kedua dan langkah Unggah yang terkait.
  4. Alur manual - Untuk templat tetap dan jalur JSON tanpa pemicu, gunakan Penggabungan Surat 4 Langkah di Make memandu.
PDF4me on MakeGet API KeyGenerate Document Single (Make docs)Mail Merge in Make (4 steps)