Templat Faktur Excel di Power Automate: Isi dari Daftar SharePoint dan Arsipkan Setiap Faktur sebagai PDF/A dengan PDF4me

PDF4me Excel - Populate adalah tindakan Power Automate yang mengisi templat faktur Excel dengan data JSON. Di sini, item daftar SharePoint baru menyediakan data, Populate menuliskannya ke dalam penanda pintar templat, dan tiga tindakan PDF4me lainnya mengubah buku kerja menjadi faktur PDF/A terkompresi yang disimpan SharePoint secara otomatis.

Cari templat faktur Excel dan halaman pertama akan menampilkan galeri. Microsoft, Vertex42, QuickBooks, dan Square semuanya menawarkan buku kerja kosong yang dirancang dengan baik, dan semuanya berhenti pada tahap pengunduhan. Tak satu pun dari mereka menjelaskan bagaimana templat tersebut diisi, yang dalam praktiknya berarti seseorang menyalin detail pelanggan ke dalam sel, mengekspor ke PDF, memberi nama file, dan memasukkannya ke dalam folder, satu faktur per satu. Alur ini mempertahankan bagian yang sudah tepat dari halaman-halaman tersebut, yaitu templat yang dapat dirancang siapa pun di Excel, dan menghilangkan setiap langkah yang terjadi setelah pengunduhan.

Tanya Jawab Berbasis Alasan​

Apa yang Akan Anda Dapatkan​

Input: baris daftar SharePoint yang berisi header faktur, detail pelanggan, dan dua item baris. Output: faktur PDF/A-2b terkompresi, ExcelArchived.pdf, di folder /Shared Documents/ArchivedExcel pada situs yang sama.

Sumber data: satu baris daftar per faktur, dengan lebar dua puluh dua kolom. Baris terakhir, Morris - INV, adalah baris yang menghasilkan contoh output.

ExcelArchived.pdf di folder ArchivedExcel, ditulis oleh akun alur beberapa detik setelah baris ditambahkan.

Apa yang Anda Butuhkan​

Gambaran Alur Secara Singkat​

1. When an item is created (pemicu SharePoint), sistem akan memantau daftar bernama Excel Template.
2. Compose membangun JSON RootData dari baris baru.
3. Get file content using path membaca templat dari /Shared Documents/Excel Template.
4. Excel - Populate (PDF4me Excel) menggabungkan JSON ke dalam lembar kerja 1.
5. Convert to PDF (PDF4me Convert) akan menghasilkan buku kerja sebagai Invoice.pdf.
6. PDF - Compress (PDF4me PDF) dengan Optimize Profile Web.
7. PDF - Create PdfA (PDF4me PDF) dengan Compliance PdfA2b.
8. Create file (SharePoint) ke dalam /Shared Documents/ArchivedExcel.

Gambaran alur lengkap​

Proses yang menghasilkan contoh faktur ini meliputi Convert, Compress dan Create PdfA yang masing-masing membutuhkan waktu sepuluh hingga sebelas detik, dan semua proses lainnya selesai dalam waktu kurang dari satu detik kecuali penulisan ke SharePoint yang memakan waktu dua detik. Alokasikan sekitar tiga puluh enam detik per faktur.

Langkah 1: Bagaimana cara memicu alur kerja (flow) saat item daftar SharePoint dibuat?​

Alur sejauh ini: belum ada apa-apa, ini pemicunya.

Setiap baris baru dalam daftar adalah satu faktur, jadi pemicunya adalah daftar itu sendiri.

1. Buat Automated cloud flow dan pilih SharePoint > When an item is created.
2. Konfigurasi:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Excel Template

Konfigurasi pemicu SharePoint​

Satu daftar, satu pemicu. Kolom Title bawaan daftar tersebut berisi nomor faktur, itulah sebabnya langkah selanjutnya memetakan Nomor ke Title.

Langkah 2: Bagaimana cara mengubah baris SharePoint biasa menjadi JSON untuk templat Excel?​

Alur sejauh ini: Pemicu SharePoint.

Templat ini mengharapkan struktur bersarang: header faktur, blok perusahaan, blok pelanggan, dan daftar item. Baris daftar bersifat datar. Compose adalah lapisan penerjemahan antara keduanya.

1. Data Operation > Compose.
2. Tempelkan ini ke Inputs. Setiap nilai adalah ekspresi triggerBody()?['<column>'] yang menunjuk ke satu kolom daftar.

{
  "RootData": {
    "Invoice": [
      {
        "Number": "@{triggerBody()?['Title']}",
        "Date": "@{triggerBody()?['Dateandtime']}",
        "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}",
        "PONumber": "@{triggerBody()?['PONumber']}",
        "PaymentTerms": "@{triggerBody()?['PaymentTerms']}"
      }
    ],
    "Company": [
      {
        "Email": "@{triggerBody()?['CompanyEmail']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CompanyAddress']}"
      }
    ],
    "Customer": [
      {
        "Name": "@{triggerBody()?['CustomerName']}",
        "Email": "@{triggerBody()?['CustomerEmail']}",
        "Company": "@{triggerBody()?['CustomerCompany']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CustomerAddress']}",
        "CityStateZIP": "@{triggerBody()?['CustomerCityStateZIP']}"
      }
    ],
    "Items": [
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item1Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item1Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item1UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item1Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item1TaxRate']}"
      },
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item2Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item2Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item2UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item2Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item2TaxRate']}"
      }
    ]
  }
}

Compose: tampilan kode​

Invoice, Company, dan Customer adalah array yang masing-masing berisi satu elemen. Items memiliki dua elemen, satu untuk setiap set kolom item dalam daftar.

Bagaimana setiap sel templat mendapatkan nilainya​

Blok From (B3) berupa teks biasa, PDF4me, sehingga sama di setiap faktur. Ganti dengan nama perusahaan Anda sendiri di templat.

Langkah 3: Dari mana alur kerja membaca templat Excel?​

Alur sejauh ini: Pemicu SharePoint ditambah Compose.

Templat tersebut adalah file biasa di pustaka dokumen. Alur kerja membacanya setiap kali dijalankan, jadi apa pun yang ada di SharePoint pada saat itu adalah tata letak yang akan digunakan.

1. Tambahkan SharePoint > Get file content using path.
2. Konfigurasi:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Path: /Shared Documents/Excel Template/PDF4me_Excel_SharePoint_Template_.xlsx
   • Infer content type (lanjutan): Yes

Get file content using path: konfigurasi​

Daftar dan folder templat sama-sama bernama Excel Template. Keduanya adalah hal yang berbeda: yang satu adalah daftar, yang lainnya adalah folder di Shared Documents.

Langkah 4: Bagaimana Excel - Populate mengisi templat faktur Excel?​

Alur sejauh ini: Pemicu SharePoint ditambah Compose ditambah Get file content using path.

Ini adalah langkah yang melakukan pekerjaan yang biasanya dilakukan oleh galeri templat. Excel - Populate mengambil buku kerja dan JSON, menemukan setiap penanda cerdas, dan menulis nilai yang cocok ke dalam selnya.

1. Tambahkan Excel - Populate dari koneksi PDF4me Excel.
2. Konfigurasi:
   • File Content: Token Body dari Get file content using path
   • JSON Data: output dari Compose (token ditampilkan sebagai Body)
   • File Name: Populate.xlsx
   • Worksheet Indexes: 1
3. Buka Advanced parameters dan atur tiga dari empat opsi berikut:
   • Strict JSON Strings: Yes
   • Culture & Language Settings: en-US
   • Calculate Formulas: Yes

Excel - Populate: konfigurasi​

Dua input yang menjalankan tugas ini adalah: byte template dari SharePoint dan JSON dari Compose. Selebihnya hanyalah pemformatan dan cakupan.

Templat ini menggunakan dua jenis spidol, dan perbedaan di antara keduanya adalah kunci utamanya:

• Sel header seperti Invoice No. berisi &=RootData.Invoice.Number(noadd). Pengubah (noadd) menulis nilai di tempatnya dan tidak pernah menyisipkan baris.
• Baris item berisi &=RootData.Items.Description, &=RootData.Items.Qty, dan seterusnya, tanpa pengubah. Baris tersebut ditulis sekali untuk setiap elemen dari array Items, sehingga dua item menghasilkan dua baris, dan item ketiga akan menghasilkan baris ketiga.

Tata bahasa lengkap, termasuk pengubah, jalur bersarang, dan penanganan rumus, terdapat dalam ikhtisar sintaksis Excel Populate. Untuk tindakan Isi saja, dengan templat Dropbox dan muatan JSON sebaris, lihat mengisi templat Excel dari JSON di Power Automate.

Langkah 5: Bagaimana cara mengkonversi buku kerja yang sudah terisi ke PDF?​

Alur sejauh ini: Pemicu SharePoint ditambah Compose ditambah Get file content using path ditambah Excel - Populate.

Buku kerja yang sudah terisi hanya ada di dalam proses eksekusi. Buku kerja tersebut tidak pernah disimpan sebagai file .xlsx; melainkan langsung masuk ke konverter.

1. Tambahkan Convert to PDF dari koneksi PDF4me Convert.
2. Konfigurasi:
   • File Content: token Output File Content dari Excel - Populate
   • File Name: Invoice.pdf

Convert to PDF: konfigurasi​

Output File Content adalah buku kerja yang telah diisi. File ini tidak pernah diproses di SharePoint sebagai file .xlsx.

Langkah 6: Bagaimana cara Anda mengompres faktur dan mengonversinya ke PDF/A?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui Convert to PDF.

Dua tindakan dari koneksi PDF4me PDF, kompresi pertama dan sertifikasi kedua. Membalikkan kedua tindakan tersebut akan memungkinkan kompresi untuk menulis ulang file yang telah dibuat sesuai standar.

1. Tambahkan PDF - Compress.
   • File Content: token Body dari Convert to PDF
   • File Name: token headers/FileName yang dibawa dari tindakan sebelumnya
   • Optimize Profile: Web
2. Tambahkan PDF - Create PdfA.
   • File Content: token Body dari PDF - Compress
   • File Name: token headers/FileName
   • Compliance: PdfA2b
   • Allow Upgrade: Yes
   • Allow Downgrade: Yes

Compress dan Create PdfA: parameter​

Compress bekerja pada faktur yang telah dikonversi, sebelum ada yang disertifikasi.

Create PdfA adalah tindakan terakhir yang menyentuh dokumen, dan memang seharusnya berada di tempat tersebut.

Pasangan yang sama melakukan pekerjaan yang sama pada file yang sudah ada di SharePoint dalam pengarsipan PDF di Power Automate dengan folder SharePoint tanpa pengawasan.

Langkah 7: Di mana faktur yang sudah selesai disimpan?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui Create PdfA.

Tindakan terakhir akan menulis kembali faktur yang telah disertifikasi ke situs SharePoint yang sama.

1. Tambahkan SharePoint > Create file.
2. Konfigurasi:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/ArchivedExcel
   • File Name: ExcelArchived.pdf
   • File Content: token Body dari PDF - Create PdfA

SharePoint Create file: konfigurasi​

Setiap aksi PDF4me menghasilkan token bernama Body, jadi label saja tidak memberi tahu Anda mana yang Anda pilih. Arahkan kursor ke sana, atau periksa tampilan kode untuk body('PDF_-_Create_PdfA').

Jalankan Alur dan Verifikasi​

1. Save alur di pojok kanan atas.
2. Tambahkan item baru ke daftar bernama Excel Template dan isi setiap kolom yang digunakan templat tersebut.
3. Buka riwayat eksekusi. Kedelapan tindakan tersebut seharusnya berwarna hijau, dengan Convert, Compress, dan Create PdfA membutuhkan waktu paling lama.
4. Buka /Shared Documents/ArchivedExcel dan periksa apakah PDF tersebut ada di sana, dengan Modified By menunjukkan akun yang bertanggung jawab atas alur kerja.
5. Buka file tersebut dan bandingkan dengan baris dalam daftar, lalu periksa properti dokumennya untuk deklarasi PDF/A.

Faktur dari hasil pemrosesan yang ditangkap berukuran 37.876 byte. Faktur tersebut menampilkan baris Morris - INV: pelanggan Morris Luma di Invoicing.co, tertanggal 2026-09-01 dan jatuh tempo 2026-09-20, dengan dua item baris, PDF to Excel (kuantitas 60) dan PDFA (kuantitas 45). Metadata XMP-nya menyatakan pdfaid:part sebagai 2 dan pdfaid:conformance sebagai B, yang merupakan PDF/A-2b jika dilihat dari dalam. Faktur ini terdiri dari dua halaman, bukan satu, karena alasan pengaturan halaman yang dibahas pada langkah 5.

Variasi Umum yang Dapat Anda Tambahkan Tanpa Membangun Ulang​

Bagaimana perbandingannya dengan cara lain dalam membuat faktur?​

Setiap baris menjelaskan alternatifnya. Baris terakhir adalah alur ini.

Perbedaan yang penting: dua yang pertama mempertahankan tata letak di Excel tetapi tetap melibatkan manusia, dan yang ketiga menghilangkan peran manusia tetapi memindahkan tata letak ke dalam kode. Hanya alur ini yang melakukan keduanya.

Pertanyaan umum​

Apakah ada templat faktur dalam format Excel?​

Ya. Excel menyediakan templat faktur: di aplikasi desktop, pilih File > New dan cari faktur, dan Microsoft menerbitkan lebih banyak lagi di galeri templat daringnya. Templat tersebut dirancang untuk diisi secara manual.

Templat yang digunakan dalam posting ini dibuat untuk pekerjaan yang berbeda. Sel nilainya berisi penanda cerdas alih-alih teks contoh, sehingga alur kerja dapat mengisinya. Anda dapat mengkonversi templat faktur apa pun yang sudah Anda sukai dengan cara yang sama: pertahankan desainnya, dan ganti setiap nilai dengan penanda seperti &=RootData.Invoice.Number(noadd).

Bagaimana cara membuat faktur dari data Excel?​

Simpan data dalam baris, simpan tata letak dalam templat, dan biarkan sesuatu menggabungkan keduanya. Di dalam Excel saja, sesuatu itu adalah penggabungan surat Word atau makro VBA, dan keduanya berjalan di desktop seseorang.

Dalam alur ini, baris-baris tersebut berada dalam daftar SharePoint, Compose mengubah satu baris menjadi JSON, dan Excel - Populate menggabungkannya ke dalam templat. Jika data Anda sudah berupa tabel Excel di OneDrive atau SharePoint, tindakan List rows present in a table konektor Excel Online (Business) dapat memasukkan Compose yang sama di dalam perulangan Apply to each baris, dengan items('Apply_to_each') sebagai pengganti triggerBody(). Semua langkah dari langkah 3 dan seterusnya tetap sama.

Bagaimana cara mengotomatiskan pembuatan faktur di Excel?​

Mengotomatiskan pembuatan faktur berarti menghilangkan setiap langkah yang dilakukan seseorang untuk setiap faktur: mengetik nilai, mengekspor ke PDF, memberi nama file, dan menyimpannya. Templatnya sendiri tetap berupa file Excel biasa.

Alur ini menghapus keempatnya. Baris daftar adalah satu-satunya input. Templat diisi oleh Excel - Populate, diekspor oleh Convert to PDF, diarsipkan oleh PDF - Create PdfA, dan disimpan oleh Create file. Setelah nama file dibuat dari baris, seperti yang dijelaskan pada langkah 7, tidak ada lagi yang perlu dilakukan secara manual.

Bisakah Power Automate mengkonversi Excel ke PDF?​

Ya. Dalam alur kerja berbasis cloud, tindakan Convert file pada konektor OneDrive for Business mengubah file .xlsx menjadi PDF, tetapi hanya untuk file yang tersimpan di OneDrive, sehingga alur kerja SharePoint sering kali menyalin buku kerja ke sana terlebih dahulu dan menghapusnya setelahnya.

PDF4me Convert to PDF mengambil konten file langsung dari tindakan sebelumnya. Itulah mengapa buku kerja yang telah diisi dalam alur ini tidak pernah disimpan di mana pun: file tersebut langsung masuk dari Excel - Populate ke konverter, dan satu-satunya file yang sampai ke SharePoint adalah faktur PDF/A yang sudah jadi.

Penyelesaian Masalah​

Langkah Selanjutnya​

Pola delapan langkah yang sama (daftar baris, ubah bentuk menjadi JSON, ambil templat, isi, konversi, kompres, sertifikasi, simpan) dapat digunakan untuk menangani dokumen apa pun yang awalnya berupa spreadsheet: penawaran harga, catatan pengiriman, laporan, dan sertifikat.