Pengarsipan Email di Power Automate: Satu Pesan Outlook Menjadi Satu File PDF/A Terkompresi di SharePoint dengan PDF4me

PDF4me Buat PDF adalah tindakan Power Automate yang menulis ulang PDF ke standar pengarsipan ISO 19005. Ditempatkan di akhir alur Outlook yang mengkonversi isi pesan, mengkonversi setiap lampiran, dan menggabungkannya, tindakan ini mengubah pengarsipan email menjadi satu file PDF/A terkompresi yang disimpan SharePoint secara permanen.

Cari pengarsipan email dan halaman pertama akan menawarkan penyimpanan. Proofpoint, Mimecast, Barracuda, GoDaddy, semuanya menjawab pertanyaan "di mana email akan disimpan dan berapa lama". Tidak satu pun dari mereka menjawab pertanyaan yang sebenarnya menentukan apakah arsip tersebut layak disimpan: Dalam format apa? Ekspor kotak surat hanya dapat dibaca selama masih ada sesuatu yang dapat membukanya. Alur ini memperlakukan pengarsipan sebagai masalah format terlebih dahulu dan masalah penyimpanan kedua, yang merupakan urutan kebalikan dari semua orang di halaman hasil tersebut.

Tanya Jawab Berbasis Alasan​

Apa yang Akan Anda Dapatkan​

Masukan: Email Outlook dengan satu atau lebih lampiran. Keluaran: Sebuah file PDF/A-2b terkompresi tunggal di SharePoint yang berisi isi pesan sebagai halaman pertama, diikuti oleh setiap lampiran secara berurutan.

Pesan yang memicu alur: isi singkat dan satu lampiran PDF.

EmailArchive.pdf, ditulis oleh akun alur, sekitar satu menit setelah email tiba.

Apa yang Anda Butuhkan​

Gambaran Alur Secara Singkat​

1. Saat email baru tiba (V3) (Pemicu Outlook) dengan lampiran disertakan.
2. Inisialisasi variabel email, tipe Array.
3. Konversi ke PDF (PDF4me Connect) pada isi pesan HTML.
4. Tambahkan ke variabel array mendorong tubuh yang telah diubah.
5. Terapkan pada setiap di atas pemicunya Attachments.
6. Konversi ke PDF 2 pada setiap lampiran contentBytes.
7. Tambahkan ke variabel array 2 mendorong setiap lampiran yang telah dikonversi.
8. Menggabungkan beberapa file PDF menjadi satu file PDF. (PDF4me Connect).
9. PDF - Kompres dengan Optimalkan Profil Web.
10. PDF - Buat PDF dengan Kepatuhan PdfA2b.
11. Buat berkas (SharePoint) ke dalam /Shared Documents/EmailArchive.

Gambaran alur lengkap​

Empat operasi dokumen yang masing-masing berlangsung selama sepuluh hingga sebelas detik mendominasi proses. Alokasikan sekitar lima puluh enam detik untuk pesan dengan satu lampiran, dan sekitar sepuluh detik lebih untuk setiap lampiran tambahan.

Langkah 1: Bagaimana cara memicu alur kerja pada email Outlook yang masuk?​

Alur sejauh ini: Belum ada apa-apa, ini pemicunya.

Pemicu menentukan apa yang akan diarsipkan, jadi penting untuk berhati-hati di sini. Dua parameter lanjutannya yang melakukan pekerjaan sebenarnya.

1. Buat sebuah Alur cloud otomatis dan pilih Office 365 Outlook > Saat email baru tiba (V3).
2. Membuka Parameter lanjutan dan konfigurasikan:
   • Ke: [email protected]
   • Sertakan Lampiran: Yes
   • Pentingnya: Any
   • Hanya dengan Lampiran: Yes
   • Map: Inbox

Konfigurasi pemicu Outlook​

Opsi "Sertakan Lampiran" adalah yang sering terlewatkan. Jika opsi ini dimatikan, proses tetap berjalan, tetapi setiap lampiran yang diterima akan kosong.

Langkah 2: Mengapa alur tersebut membutuhkan variabel array?​

Alur sejauh ini: Pemicu Outlook.

Jumlah lampiran tidak diketahui sampai pesan tiba, jadi alur tersebut membutuhkan tempat untuk mengakumulasi sejumlah PDF yang tidak diketahui jumlahnya sambil tetap mempertahankan urutannya.

1. Menambahkan Variabel > Inisialisasi variabel.
2. Konfigurasi:
   • Nama: email
   • Jenis: Array
   • Nilai: biarkan kosong

Inisialisasi konfigurasi variabel​

Nilai tetap kosong. Isi ditambahkan selanjutnya, sebelum perulangan, yang menyebabkannya berada di halaman pertama.

Langkah 3: Bagaimana cara mengkonversi isi email ke PDF?​

Alur sejauh ini: Pemicu Outlook ditambah Inisialisasi variabel.

Pemicu Outlook mengirimkan isi pesan sebagai HTML. PDF4me Convert to PDF merendernya, itulah sebabnya Nama File memiliki tanda titik di akhir. .html perpanjangan waktu meskipun PDF yang dikembalikan.

1. Menambahkan Konversi ke PDF dari PDF4me Connect koneksi.
2. Konfigurasi:
   • Isi: itu Body token, yang menghasilkan triggerOutputs()?['body/body']
   • Nama File: email-body.html

Konversi ke konfigurasi PDF​

Ekstensi pada Nama File memberi tahu konverter apa yang diterimanya. Inputnya adalah HTML, jadi email-body.html sudah benar meskipun outputnya adalah PDF.

Langkah 4: Bagaimana cara Anda menempatkan isi pesan di halaman pertama?​

Alur sejauh ini: Pemicu Outlook, Inisialisasi variabel, Konversi ke PDF.

Urutan dalam dokumen yang digabungkan hanyalah urutan masuknya elemen ke dalam array. Menambahkan isi di sini, sebelum perulangan, adalah seluruh mekanisme yang membuatnya tetap berada di urutan pertama.

1. Menambahkan Variabel > Tambahkan ke variabel array.
2. Konfigurasi:
   • Nama: email
   • Nilai: itu Isi File token dari Konversi ke PDF, yang berujung pada body('Convert_to_PDF')

Tambahkan ke konfigurasi variabel array​

Nilai harus berupa token Konten File, yaitu body('Convert_to_PDF'). Nilai selain itu adalah alasan paling umum mengapa penggabungan (Merge) gagal di kemudian hari.

Langkah 5: Bagaimana cara Anda mengkonversi setiap lampiran email ke PDF?​

Alur sejauh ini: Pemicu Outlook, Inisialisasi variabel, Konversi ke PDF, Tambahkan ke variabel array.

Satu perulangan pada koleksi lampiran, dua tindakan di dalamnya. Itulah keseluruhan polanya, dan pola ini tidak berubah meskipun jumlah lampiran bertambah.

1. Menambahkan Kontrol > Terapkan pada setiap.
2. Pilih output dari langkah sebelumnya: itu Attachments token, yang menghasilkan triggerBody()?['Attachments'].

Terapkan ke setiap konfigurasi​

Ada dua aksi di dalam perulangan, dan itu tetap berlaku untuk satu lampiran atau dua puluh.

Sekarang tambahkan aksi pertama di dalam loop.

3. Menambahkan Konversi ke PDF (PDF4me Connect) di dalam loop. Power Automate menamainya Konversi ke PDF 2.
4. Konfigurasi:
   • Isi File: ungkapan base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Nama File: itu name token dari lampiran

Outlook mengirimkan lampiran dalam bentuk yang dikodekan base64. base64ToBinary adalah fungsi yang mengubah contentBytes kembali menjadi file yang dapat dibaca oleh konverter.

Kemudian tindakan kedua di dalam perulangan.

5. Menambahkan Tambahkan ke variabel array di dalam lingkaran, bernama Tambahkan ke variabel array 2.
6. Konfigurasi:
   • Nama: email
   • Nilai: itu Isi File token dari Konversi ke PDF 2, yang berujung pada body('Convert_to_PDF_2')

Array yang sama, pola yang sama seperti langkah 4. Setiap putaran dalam loop menambahkan satu rentang halaman lagi ke arsip akhir.

Dua ekspresi perulangan​

base64ToBinary Dan items() keduanya berasal dari Referensi fungsi Bahasa Definisi Alur Kerja, yang merupakan daftar resmi tentang apa yang dapat diterima oleh kolom ekspresi.

Langkah 6: Bagaimana cara menggabungkan sejumlah PDF yang tidak diketahui jumlahnya menjadi satu?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui perulangan "Terapkan ke setiap".

Pada saat perulangan selesai, email Array tersebut berisi isi PDF diikuti oleh setiap lampiran PDF. Fungsi `merge` mengambil seluruh array dalam satu panggilan.

1. Menambahkan Menggabungkan beberapa file PDF menjadi satu file PDF. dari PDF4me Connect, setelah loop.
2. Konfigurasi:
   • Konten dokumen: @variables('email')
   • Nama File Output: EmailArchive.pdf

Tampilan kode membuat bentuknya menjadi jelas:

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "body/docContent": "@variables('email')",
      "body/document/Name": "EmailArchive.pdf"
    },
    "host": {
      "apiId": "/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_pdf4meconnect",
      "connection": "shared_pdf4meconnect",
      "operationId": "Merge_V1"
    }
  },
  "runAfter": {
    "Apply_to_each": [
      "Succeeded"
    ]
  }
}

Tampilan kode tindakan penggabungan​

runAfter Apply_to_each Succeeded adalah yang menjamin proses penggabungan menunggu hingga setiap lampiran selesai dikonversi.

Langkah 7: Bagaimana cara membuat arsip email agar sesuai dengan standar PDF/A?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui Merge.

Dua tindakan, dalam urutan ini, dari PDF4me PDF koneksi. Urutannya bukan sekadar hiasan.

1. Menambahkan PDF - Kompres.
   • Isi File: isi file yang digabungkan
   • Nama File: itu headers/FileName token yang dibawa dari tindakan sebelumnya
   • Optimalkan Profil: Web
2. Menambahkan PDF - Buat PDF.
   • Isi File: isi file terkompresi
   • Nama File: itu headers/FileName token
   • Kepatuhan: PdfA2b
   • Izinkan Peningkatan: Yes
   • Izinkan Penurunan Versi: Yes

Parameter Kompres dan Buat PDFA​

Kompresi dijalankan pada dokumen yang telah digabungkan, sebelum proses sertifikasi apa pun dilakukan.

Membuat PDFA adalah tindakan terakhir yang menyentuh dokumen, dan memang seharusnya berada di tempat tersebut.

Langkah 8: Di mana arsip yang sudah jadi disimpan?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui Create PdfA.

Tindakan terakhir adalah menulis file bersertifikat ke SharePoint.

1. Menambahkan SharePoint > Buat berkas.
2. Konfigurasi:
   • Alamat Situs: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Jalur Folder: /Shared Documents/EmailArchive
   • Nama File: EmailArchive.pdf
   • Isi File: itu Isi File token dari PDF - Buat PDF, yang berujung pada body('PDF_-_Create_PdfA')

Konfigurasi pembuatan file SharePoint​

Konten File akan menghasilkan body('PDF_-_Create_PdfA'). Ambil dari Compress sebagai gantinya dan Anda akan mendapatkan PDF yang valid dan bukan arsip.

Jalankan alur dan verifikasi.​

Kirim pesan uji ke alamat yang dipantau dengan setidaknya satu lampiran, lalu periksa tiga hal, bukan hanya satu.

1. Riwayat lari. Kesebelas tindakan tersebut berwarna hijau, dengan tulisan "Terapkan ke masing-masing" menunjukkan jumlah iterasi yang tepat. Hasil eksekusi yang terekam menunjukkan... 1 of 1 untuk email dengan satu lampiran.
2. Folder SharePoint. EmailArchive.pdf hadir di /Shared Documents/EmailArchive, dengan keterangan "Diubah Oleh" yang menunjukkan akun aliran tersebut.
3. Berkas itu sendiri. Ini adalah langkah yang sering dilewati orang. Buka properti dokumen dan pastikan deklarasi PDF/A benar-benar ada.

Arsip yang dihasilkan dari rekaman tersebut berukuran 32.088 byte. dua halaman: isi pesan di halaman satu, lampiran di halaman dua. Metadata XMP yang tertanam di dalamnya menyatakan pdfaid:part sebagai 2 Dan pdfaid:conformance sebagai B, yang merupakan tampilan PDF/A-2b dari dalam. Jika output Anda sendiri terbuka dengan baik tetapi tidak memuat deklarasi tersebut, tindakan Buat file hampir pasti membaca dari tindakan hulu yang salah.

Variasi Umum yang Dapat Anda Tambahkan Tanpa Membangun Ulang​

Bagaimana perbandingan pendekatan ini dengan pendekatan yang biasa digunakan?​

Perbedaan yang penting: tiga pertanyaan pertama menjawab di mana email tersebut berada. Hanya pertanyaan terakhir yang menjawab apakah email tersebut masih akan ditampilkan dengan benar ketika perangkat lunak yang membuatnya sudah tidak ada lagi.

Pertanyaan umum​

Apa itu pengarsipan email?​

Pengarsipan email adalah praktik menyimpan pesan ke dalam penyimpanan terpisah yang tahan lama sehingga pesan tersebut tetap ada meskipun kotak masuk dibersihkan, staf keluar, dan tenggat waktu penyimpanan berakhir. Sebagian besar produk mendefinisikannya sebagai masalah penyimpanan: salin email ke tempat yang aman dan indeks agar dapat dicari.

Definisi itu tidak lengkap. Sebuah arsip hanya berguna jika masih dapat dibuka, dan sebuah item email terikat pada sistem yang menyimpannya. Mengonversi pesan dan lampirannya ke format dokumen tetaplah yang mengubah salinan menjadi sebuah catatan.

Bagaimana cara kerja pengarsipan email?​

Secara tradisional, perangkat pencatatan (journaling appliance) ditempatkan di samping server email dan menerima salinan dari semua email, menyimpannya dalam repositori khusus dengan antarmuka pencarian sendiri.

Alur ini bekerja secara berbeda. Pemicu diaktifkan saat tiba, isi dan lampiran dikonversi ke PDF, digabungkan menjadi satu dokumen secara berurutan, dikompresi, dan dikonversi ke PDF/A-2b sebelum ditulis ke SharePoint. Tidak ada perangkat keras dan tidak ada penyimpanan eksklusif, dan hasilnya adalah file yang dapat dibuka siapa pun tanpa perangkat lunak Anda.

Bagaimana cara mengarsipkan email ke SharePoint?​

Arahkan sebuah Office 365 Outlook picu di kotak surat, lakukan pekerjaan dokumen dalam alur kerja, dan akhiri dengan SharePoint Buat file mengarah ke folder tujuan. Begitulah bentuknya.

Hal yang patut diperhatikan adalah apa yang Anda tulis. Menyimpan .msg atau .eml Secara teknis, memasukkan dokumen ke dalam pustaka dokumen sama dengan pengarsipan ke SharePoint, tetapi hasilnya adalah item email yang membutuhkan klien email. File PDF/A adalah dokumen yang dapat diindeks, dipratinjau, dan diberi label retensi oleh SharePoint seperti dokumen lainnya.

Bisakah Anda menyimpan email di SharePoint?​

Ya, dengan beberapa cara, dan cara-cara tersebut tidak sama. Anda dapat menyeret pesan dari Outlook ke pustaka yang disinkronkan, menggunakan "Simpan ke OneDrive" pada email individual, atau mengotomatisasinya dengan Power Automate seperti yang dilakukan alur ini.

Rute manual menyimpan pesan dalam bentuk aslinya, sehingga lampiran tetap tertanam di dalam file yang hanya dapat dibuka oleh klien email. Rute otomatis memungkinkan Anda menentukan format output, yang merupakan alasan untuk lebih memilihnya jika tujuannya adalah penyimpanan data daripada kemudahan.

Apa saja praktik terbaik pengarsipan email?​

Empat hal tetap berlaku terlepas dari alat yang digunakan. Arsipkan saat tiba, bukan berdasarkan jadwal, sehingga tidak ada yang bergantung pada seseorang untuk mengingatnya. Simpan isi dan lampirannya bersama-sama, karena memisahkannya akan menghancurkan konteks yang menjadikan pesan tersebut sebagai bukti. Gunakan format dengan spesifikasi yang jelas, yang dalam praktiknya berarti PDF/A. Dan berikan setiap item yang diarsipkan nama yang unik, karena arsip yang menimpa file kemarin adalah satu dokumen dengan langkah tambahan.

Alur di sini mengikuti tiga alur pertama berdasarkan konstruksinya. Alur keempat adalah satu hal yang harus Anda ubah dari konfigurasi yang telah direkam sebelum ditayangkan.

Penyelesaian Masalah​

Bacaan terkait​

Postingan ini membahas format pengarsipan dalam otomatisasi email. Tiga panduan langkah demi langkah yang berdekatan membahas bagian-bagian terkait:

• Konversikan isi email dan semua lampiran menjadi satu file PDF yang terkonsolidasi. Menjelaskan pola penggabungan itu sendiri secara lebih detail, termasuk penyimpanan ke Dropbox.
• Ubah setiap email masuk menjadi arsip PDF yang siap diaudit. mengambil tujuh tindakan yang sama dari sudut pandang manajemen arsip.
• Pengarsipan PDF di Power Automate dengan folder SharePoint tanpa pengawasan. Menerapkan kompresi dan pasangan PDF/A ke dokumen yang sudah ada di SharePoint, tanpa melibatkan email.

Langkah Selanjutnya​

Penyimpanan menentukan di mana email Anda berada. Format menentukan apakah email tersebut masih dapat dibaca oleh siapa pun. Alur ini menjawab pertanyaan kedua, yang merupakan pertanyaan yang tidak diajukan oleh siapa pun di halaman pertama hasil pencarian.