Templat Surat Tuntutan di Power Automate: Hasilkan Surat PDF untuk Setiap Perkara yang Siap Diajukan di SharePoint dengan PDF4me

PDF4me Generate Document Single adalah tindakan Power Automate yang menggabungkan data JSON ke dalam templat Word dan mengembalikan dokumen yang sudah jadi. Jika diarahkan ke daftar perkara hukum di SharePoint, tindakan ini mengubah satu templat surat tuntutan menjadi surat PDF untuk setiap perkara yang ditandai siap, menyimpan setiap surat di folder perkaranya, dan memperbarui status perkara tersebut.

Cari templat surat tuntutan dan halaman pertama akan menampilkan pusat bantuan pengadilan, situs bantuan hukum, dan perpustakaan formulir. Pengadilan California, WashingtonLawHelp, dan LawDepot semuanya menjelaskan cara menulis satu surat, dan menjelaskannya dengan baik. Tak satu pun dari mereka membahas firma hukum yang mengirimkan tiga puluh surat per minggu, di mana suratnya adalah bagian yang mudah dan administrasi di sekitarnya yang sulit: menyalin klien, pihak lawan, dan jumlah dari catatan kasus, menyimpan PDF di folder perkara yang tepat, dan ingat untuk menandai perkara sebagai selesai. Alur ini melakukan administrasi tersebut dan membiarkan kata-kata tetap berada di tempatnya, dalam dokumen Word yang dikendalikan oleh pengacara.

Tanya Jawab Berbasis Alasan​

Apa yang Akan Anda Dapatkan​

Masukan: daftar SharePoint berisi berbagai perkara, masing-masing dengan ID perkara, klien, tanggal kejadian, pihak lawan, jumlah ganti rugi, pengacara, dan status. Keluaran: satu surat tuntutan dalam format PDF per perkara yang ditandai siap, di /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>, status perkara diubah menjadi Demand Letter Generated, dan satu email ringkasan untuk seluruh proses.

MAT-1001.pdf dalam folder materi tersendiri, ditulis oleh akun alur.

Ringkasan dari satu batch kasus. Jumlahnya berasal dari variabel DocIndex.

Apa yang Anda Butuhkan​

Gambaran Alur Secara Singkat​

1. Manually trigger a flow akan memulai sebuah batch.
2. Get items membaca daftar Matters dengan Filter Query Status eq 'Ready for Demand Letter'.
3. Select memetakan setiap masalah ke enam bidang templat.
4. Get file content reads /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx. dijalankan.
5. Initialize variable akan membuat DocIndex sebagai bilangan bulat yang nilainya diatur ke 0.
6. Apply to each perulangan atas hal-hal dari Get items.
7. PDF - Generate Document (Single) (PDF4me PDF) mengisi templat dengan Output Type PDF.
8. Create file (SharePoint) menyimpan surat tersebut ke /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>.
9. Update item (SharePoint) mengubah Status menjadi Demand Letter Generated.
10. Increment variable menambahkan 1 ke DocIndex.
11. Send an email (V2) (Office 365 Outlook) mengirimkan ringkasan batch.

Gambaran alur lengkap​

Satu batch berisi dua materi. Proses ini memakan waktu tujuh detik untuk kedua tahapan, dan penulisan ke SharePoint adalah langkah paling lambat di dalamnya, yaitu dua detik per huruf.

Langkah 1: Bagaimana cara memulai pembuatan surat tuntutan secara massal sesuai permintaan?​

Alur sejauh ini: belum ada apa-apa, ini pemicunya.

Pemicu manual sesuai dengan cara surat-surat benar-benar dikirim: seseorang meninjau hal-hal yang ditandai siap, lalu menekan tombol.

1. Buat Instant cloud flow dan pilih Manually trigger a flow.
2. Biarkan saja tanpa input. Daftar itu sendiri yang menentukan hal-hal mana yang termasuk dalam batch.

Konfigurasi pemicu manual​

Tidak ada input. Pemilihan dilakukan pada langkah berikutnya, pada kolom Status.

Langkah 2: Bagaimana Anda memilih hanya perkara-perkara yang siap untuk diajukan surat tuntutan?​

Alur sejauh ini: Manually trigger a flow.

Get items melakukan pemilihan, sehingga alur kerja tidak perlu memeriksa statusnya sendiri.

1. Tambahkan SharePoint > Get items.
2. Konfigurasi:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
3. Buka Advanced parameters dan atur:
   • Filter Query: Status eq 'Ready for Demand Letter'
   • Order By: Title asc

Get items: konfigurasi​

Nilai filter dicocokkan persis, termasuk huruf kapital. Pengurutan berdasarkan Title menghasilkan surat-surat dalam urutan ID perkara.

Langkah 3: Apa yang dipetakan oleh aksi Select?​

Alur sejauh ini: Manually trigger a flow ditambah Get items.

Select mengubah setiap baris materi menjadi tepat enam kolom yang dikenal oleh templat, yang membuat kesepakatan antara daftar dan templat mudah dibaca.

1. Data Operation > Select.
2. Dari: token body/value dari Get items.
3. Peta: satu baris per kolom templat, seperti pada tabel di bawah ini.

Select: konfigurasi​

Lima kolom tetap menggunakan nama kolom aslinya. Kolom keenam, MatterID, diambil dari kolom Title dalam daftar tersebut.

Bagaimana setiap placeholder mendapatkan nilainya​

Langkah 4: Dari mana alur kerja membaca templat Word?​

Alur sejauh ini: Manually trigger a flow ditambah Get items ditambah Select.

Templat tersebut adalah file Word biasa di pustaka dokumen. Membacanya di sini, sebelum perulangan, berarti file tersebut diambil sekali per batch, bukan sekali per kasus.

1. Tambahkan SharePoint > Get file content.
2. Konfigurasi:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Identifier: /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx
   • Infer content type (lanjutan): Yes

Get file content: konfigurasi​

Edit templat di SharePoint dan batch berikutnya akan menggunakan susunan kata yang baru, tanpa perubahan pada alur kerja.

Templat ini memuat enam placeholder dalam sintaks templat PDF4me: <<[Attorney]>>, <<[IncidentDate]>>, <<[OpposingParty]>>, <<[MatterID]>>, <<[ClientName]>> dan <<[DamagesAmount]>>. Kop surat, baris referensi, dan teks isi di sekitarnya adalah konten Word biasa. Ikhtisar sintaks templat Word mencakup semua hal lain yang dapat dilakukan oleh placeholder.

Langkah 5: Mengapa alur tersebut membutuhkan variabel penghitung?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui Get file content.

Email ringkasan membutuhkan angka, dan variabel adalah cara paling sederhana untuk mengeluarkan angka tersebut dari perulangan.

1. Tambahkan Variables > Initialize variable.
2. Konfigurasi:
   • Nama: DocIndex
   • Tipe: Integer
   • Nilai: 0

Initialize variable: konfigurasi​

Initialize variable harus berada di level teratas alur kerja. Power Automate tidak mengizinkannya di dalam sebuah loop.

Langkah 6: Bagaimana cara Anda membuat satu surat tuntutan untuk setiap perkara?​

Alur sejauh ini: semuanya melalui Initialize variable.

Inilah siklus yang melakukan pekerjaan sebenarnya. Setiap siklus membangun satu surat, menyimpannya, memperbarui materi, dan menghitungnya.

1. Tambahkan Control > Apply to each.
2. Select an output from previous steps: token body/value dari Get items.

Apply to each: konfigurasi​

Empat aksi di dalam lingkaran, dan itu tetap berlaku untuk satu masalah atau lima puluh masalah.

Sekarang, aksi pertama di dalam loop.

3. Tambahkan PDF - Generate Document (Single) dari koneksi PDF4me PDF.
4. Konfigurasi:
   • Template File Type: Docx (PDF4me Template Syntax)
   • Template File Name: DemandLetterTemplate.docx
   • Template File Data: ekspresi base64() pada output Get file content, misalnya base64(body('Get_file_content'))
   • Document Data Type: Json
   • Document Data File: biarkan kosong
   • Document Data Text: JSON di bawah ini, disusun dari materi terkini
   • Output Type: PDF
   • Keep Pdf template Editable: No

Token dalam Document Data Text akan menghasilkan ekspresi-ekspresi berikut:

{
  "ClientName": "@{items('Apply_to_each')?['ClientName']}",
  "IncidentDate": "@{items('Apply_to_each')?['IncidentDate']}",
  "OpposingParty": "@{items('Apply_to_each')?['OpposingParty']}",
  "DamagesAmount": "@{items('Apply_to_each')?['DamagesAmount']}",
  "Attorney": "@{items('Apply_to_each')?['Attorney']}",
  "MatterID": "@{items('Apply_to_each')?['Title']}"
}

Generate Document (Single): konfigurasi​

Kunci JSON harus sama persis dengan nama placeholder. MatterID adalah satu-satunya yang nilainya berasal dari kolom dengan nama yang berbeda.

Untuk tanggal, berikan format string pada placeholder di templat Word, seperti yang dijelaskan dalam pemformatan di templat Word:

• <<[IncidentDate]:"MMMM dd, yyyy">> mencetak 14 Juni 2026.

Untuk jumlahnya, formatlah di Document Data Text sebelum masuk ke templat. Ini mengasumsikan DamagesAmount adalah kolom Angka atau Mata Uang:

• formatNumber(items('Apply_to_each')?['DamagesAmount'], 'N0', 'en-US') menghasilkan 18.500.

formatNumber dan fungsi-fungsi lain yang digunakan dalam postingan ini didokumentasikan dalam referensi fungsi ekspresi alur kerja.

Langkah 7: Di mana setiap surat disimpan?​

Alur sejauh ini: perulangan, melalui Generate Document (Single).

ID perkara di sini memiliki fungsi ganda, yaitu sebagai nama folder dan file sekaligus.

1. Tambahkan SharePoint > Create file di dalam perulangan.
2. Konfigurasi:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/DemandLetters/ diikuti oleh token Title
   • File Name: Token Title diikuti dengan .pdf
   • File Content: token Body dari PDF - Generate Document (Single)

Create file: konfigurasi​

Untuk masalah MAT-1001 ini ditulis di /Shared Documents/DemandLetters/MAT-1001/MAT-1001.pdf.

Langkah 8: Bagaimana cara mencegah suatu masalah agar tidak sampai dikirimi surat kedua?​

Alur sejauh ini: perulangan, melalui Create file.

Filter pada langkah 2 hanya berfungsi jika status berubah setelah sebuah surat ada. Itulah keseluruhan tugas dari tindakan ini.

1. Tambahkan SharePoint > Update item di dalam perulangan.
2. Konfigurasi:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
   • ID: token ID dari perkara saat ini
   • Status Value (lanjutan): Demand Letter Generated

Update item: konfigurasi​

Update item hanya berjalan setelah Create file berhasil, sehingga masalah yang suratnya gagal tetap siap untuk batch berikutnya.

Langkah 9: Bagaimana tim mengetahui bahwa proses batch sudah selesai?​

Alur sejauh ini: perulangan, melalui Update item.

Dua tindakan menyelesaikan pekerjaan: satu menghitung di dalam loop, yang lain melaporkan hasilnya setelah itu.

1. Tambahkan Variables > Increment variable sebagai tindakan terakhir di dalam loop.
   • Nama: DocIndex
   • Nilai: 1
2. Tambahkan Office 365 Outlook > Send an email (V2) setelah loop.
   • Kepada: alamat tim Anda
   • Subjek: Demand Letters Generated - diikuti oleh token DocIndex dan in this batch
   • Body: Hi team, kemudian DocIndex, lalu demand letters were generated in this batch and saved to the matter folders in SharePoint. Matter statuses have been updated to "Demand Letter Generated".
   • Importance (lanjutan): Normal

Increment variable dan Send an email (V2): konfigurasi​

Terakhir di dalam loop, jadi hanya menghitung surat yang telah diarsipkan dan dicatat.

Satu email per kelompok, bukan satu per surat.

Jalankan Alur dan Verifikasi​

1. Save alur dan pilih Test, lalu Manually.
2. Sebelum Anda menjalankannya, tandai setidaknya satu masalah sebagai Ready for Demand Letter.
3. Buka riwayat eksekusi. Apply to each seharusnya menampilkan satu iterasi per masalah yang ditandai siap, dan setiap tindakan seharusnya berwarna hijau.
4. Buka /Shared Documents/DemandLetters dan periksa apakah ada satu folder per perkara, yang masing-masing berisi PDF yang diberi nama sesuai dengan ID perkara.
5. Buka daftar Matters dan konfirmasikan apakah perkara-perkara tersebut sekarang menampilkan Demand Letter Generated.

Daftar Matters setelah tayangan ulang​

Tiga kasus kini menunjukkan Demand Letter Generated. MAT-1003 masih berstatus Draf, sehingga filter melewatinya dan tidak ada surat yang dibuat.

Proses yang terekam memproses dua perkara dalam waktu sekitar delapan detik. Surat untuk MAT-1001 berukuran 21.121 byte dalam satu halaman, dari PDF4me Legal Associates, ditandatangani oleh David Park atas nama Sarah Chen dan ditujukan kepada Meridian Logistics Inc. Metadata XMP-nya menyatakan pdfaid:part sebagai 1 dan pdfaid:conformance sebagai B, yang merupakan PDF/A-1b. Email ringkasan yang ditampilkan sebelumnya berasal dari batch satu perkara terpisah.

Variasi Umum yang Dapat Anda Tambahkan Tanpa Membangun Ulang​

Bagaimana perbandingan metode ini dengan cara lain dalam membuat surat tuntutan?​

Setiap baris menjelaskan alternatifnya. Baris terakhir adalah alur ini.

Perbedaan yang penting: ini adalah satu-satunya baris di mana templat tetap berupa file Word biasa dan catatan perkara berubah sebagai bagian dari proses yang sama.

Pertanyaan umum​

Bagaimana cara membuat templat surat tuntutan?​

Mulailah dari surat yang sudah dikirim firma Anda dan tandai setiap nilai yang berubah antar perkara. Surat tuntutan yang umum memiliki kop surat, tanggal, penerima, baris referensi dengan ID perkara, pernyataan singkat tentang fakta, jumlah yang dituntut beserta tenggat waktu, apa yang terjadi jika tenggat waktu terlewati, dan tanda tangan. Semua hal kecuali nilai yang berubah adalah kata-kata tetap.

Untuk otomatisasi, setiap nilai yang berubah menjadi placeholder. Templat contoh menggunakan enam: klien, tanggal kejadian, pihak lawan, jumlah, pengacara, dan ID perkara. Kata-katanya hanya sebagai ilustrasi, jadi mintalah persetujuan penasihat hukum atas bahasa templat yang sebenarnya Anda kirimkan.

Bagaimana cara mengisi templat Word menggunakan Power Automate?​

Terdapat dua jalur umum. Tindakan Populate a Microsoft Word template dari Microsoft menggunakan kontrol konten dalam dokumen dan berada di konektor Word Online (Business) premium. Tindakan ini mengembalikan file .docx, sehingga file PDF memerlukan langkah konversi kedua.

Alur ini menggunakan PDF4me Generate Document (Single) sebagai gantinya. Templatnya adalah file .docx biasa dengan placeholder seperti <<[ClientName]>>, data dimasukkan sebagai JSON, dan aksi tersebut mengembalikan PDF langsung pada konektor standar. Baca templat dengan Get file content, teruskan melalui base64(), dan buat Document Data Text dari item daftar.

Bagaimana cara mengotomatiskan penulisan surat di Word?​

Di dalam Word sendiri, solusi klasiknya adalah Mail Merge: sebuah dokumen dengan kolom gabungan dan sumber data seperti lembar Excel. Cara ini berhasil, tetapi seseorang harus menjalankannya di komputer desktop untuk setiap batch dan menyimpan hasilnya setelahnya.

Mengotomatiskan proses ini dengan benar berarti menyimpan dokumen Word sebagai templat dan membiarkan alur kerja mengisinya dari data Anda. Di sini, data yang digunakan adalah daftar SharePoint, pemicu menentukan kapan batch dijalankan, dan pengarsipan serta pembaruan status terjadi dalam satu proses yang sama, sehingga tidak ada langkah penggabungan yang perlu dilakukan siapa pun.

Apa itu otomatisasi dokumen hukum?​

Otomatisasi dokumen hukum menghasilkan dokumen hukum seperti surat tuntutan, surat perjanjian, dan pemberitahuan dari templat yang telah disetujui dan data kasus, alih-alih menyusun setiap dokumen secara manual. Templat tersebut berisi bahasa yang telah disetujui oleh firma hukum, data berasal dari catatan perkara, dan perangkat lunak melakukan penggabungan.

Alur ini adalah contoh kecil dan konkretnya: satu templat Word, satu daftar perkara, dan satu tindakan PDF4me yang melakukan penggabungan, dengan status perkara yang mencatat bahwa surat tersebut ada.

Penyelesaian Masalah​

Langkah Selanjutnya​

Pola sebelas langkah yang sama (filter daftar berdasarkan status, isi templat Word per baris, arsipkan PDF, ubah status, laporkan jumlahnya) dapat digunakan untuk dokumen apa pun yang dapat dihasilkan oleh baris daftar: surat perjanjian, pemberitahuan, pengingat perpanjangan, dan penawaran penyelesaian.