Faktur, Kontrak, Kwitansi: Kotak Masuk yang Sama? Klasifikasikan PDF berdasarkan Pembuat dan Arahkan berdasarkan Jenis
Anda menerima berbagai macam dokumen, mulai dari PDF, faktur, kontrak, hingga kwitansi, dan Anda perlu mengurutkannya berdasarkan jenis agar alur kerja yang tepat dapat menangani setiap dokumen. Melakukan hal itu secara manual tidak efisien untuk skala yang lebih besar.
Solusinya: Definisikan dirimu Aturan klasifikasi di PDF4me.com (menggunakan ekspresi reguler atau JavaScript ekspresi), lalu jalankan klasifikasi yang sama. di dalam BuatUnduh PDF (misalnya dari Dropbox) → PDF4me Klasifikasi Dokumen → gunakan nilai yang dikembalikan Nama Kelas untuk mengarahkan atau mengatur. Klasifikasi tersimpan di akun PDF4me Anda; Make hanya mengirimkan file dan mendapatkan kembali klasifikasinya.
Panduan ini terdiri dari dua bagian. Bagian 1 sedang menyala PDF4me.com: ke mana harus pergi dan bagaimana cara mengatur kelas pertama Anda (misalnya, pdf4me_invoice dengan regex seperti invoice(.*)). Bagian 2 sedang menyala MembuatSkenario dua modul (Unduh File dari Dropbox → Klasifikasi Dokumen oleh PDF4me) dan cara membaca hasilnya. Semua langkah dan tangkapan layar telah diverifikasi kebenarannya dari UI PDF4me dan Make.
Apa yang Anda Butuhkan
- A Akun PDF4me: Masuk di PDF4meTemplat klasifikasi dibuat dan disimpan di akun Anda di Klasifikasikan DokumenAnda mendefinisikan ekspresi dalam regex atau JavaScript (Untuk klasifikasi berbasis AI, pelatihan khusus dapat diatur, hubungi PDF4me jika diperlukan).
- A Membuat akun, Buat akun Make gratis Jika Anda belum memilikinya, tambahkanlah. Integrasi PDF4me di Make.com untuk menggunakan modul Klasifikasi Dokumen.
- A Kunci API PDF4me: Dapatkan kunci API PDF4me AndaDi Make, gunakan untuk membuat koneksi PDF4me. Baru pertama kali? Lihat Hubungkan PDF4me untuk Membuat.
- Sumber file di Make: Kami menggunakan Dropbox, Unduh File Jadi langkah-langkahnya sesuai dengan tangkapan layar kami. Anda dapat menggunakan Google Drive, OneDrive, atau modul Make apa pun yang menyediakan file (biner + nama file). Alurnya tetap sama: dapatkan PDF → Klasifikasikan Dokumen → gunakan Nama Kelas pada langkah selanjutnya.
Bagian 1: Mengatur Klasifikasi di PDF4me.com
Klasifikasi adalah didefinisikan dan disimpan di PDF4me.comAnda membuat kelas dokumen dan menetapkan setiap kelas ekspresi (regex atau JavaScript). Saat Anda memanggil Klasifikasi Dokumen dari Buat, PDF4me menggunakan templat ini untuk mengembalikan Nama Kelas untuk PDF yang Anda kirim. Lakukan bagian ini terlebih dahulu agar skenario Make Anda memiliki sesuatu untuk dijalankan.
Langkah 1: Buka Dokumen Klasifikasi di PDF4me
- Masuk di PDF4me (dev.pdf4me.com).
- Di dalam bilah sisi, klik Klasifikasikan DokumenJudul halamannya adalah Klasifikasikan Dokumen dan subjudulnya adalah Klasifikasikan dokumen Anda berdasarkan ungkapan-ungkapan tertentu..
Langkah 2: Membuat atau Mengedit Kelas
- Pada Klasifikasikan Dokumen halaman, klik yang berwarna biru Edit Gunakan tombol (dengan ikon pensil) untuk membuat templat klasifikasi baru atau memodifikasi templat yang sudah ada.
- Anda akan melihat area definisi kelas tempat Anda dapat menambahkan kelas dokumen dan mendefinisikan bagaimana masing-masing dicocokkan.
Langkah 3: Mendefinisikan Nama Kelas dan Ekspresi
- Di bawah Nama Kelas, klik + Tombol (plus) untuk menambahkan kelas baru jika diperlukan.
- Pada kartu kelas:
- Nama KelasBerikan nama pada kelas yang akan dikembalikan oleh API (misalnya,
pdf4me_invoice). Ini adalah nilai yang akan Anda lihat sebagai Nama Kelas dalam pembuatan. - Pilih jenis ekspresiPilih Ekspresi Reguler atau JavaScript tergantung pada bagaimana Anda ingin mencocokkan konten dokumen.
- Ekspresi Reguler (Jika Anda memilih regex): Masukkan pola yang mengidentifikasi jenis dokumen ini. Pada tangkapan layar kami, kami menggunakan
invoice(.*)untuk mencocokkan dokumen yang berisi kata "faktur" diikuti oleh karakter apa pun. Sesuaikan ekspresi agar sesuai dengan aturan penamaan atau konten Anda sendiri.
- Menggunakan Unggah File Templat Unggah contoh PDF jika Anda ingin menyempurnakan templat.
- Menggunakan Pilih File Uji untuk memilih file, lalu klik Klasifikasi Tes untuk melihat kelas mana yang sesuai.
- Klik Simpan Perubahan Jadi, kelas-kelas tersebut tersimpan di akun PDF4me Anda. Ini adalah templat yang dibuat oleh Make. Klasifikasikan Dokumen modul akan digunakan.
Penting: Klasifikasi pada PDF4me menggunakan ekspresi dalam regex atau JavaScriptPanduan dan UI tersedia di... Klasifikasikan Dokumen di PDF4meUntuk klasifikasi berbasis AI dengan pelatihan khusus, PDF4me dapat menjadwalkan panggilan untuk membantu.
Bagian 2: Otomatisasi Klasifikasi di Make
Setelah kelas Anda ada di PDF4me.com, Anda dapat menjalankan klasifikasi dari sana. Membuat: ambil file PDF dari modul sebelumnya (misalnya Dropbox) dan kirimkan ke PDF4me, Klasifikasi DokumenModul tersebut mengembalikan Nama Kelas (misalnya. pdf4me_invoice), yang dapat Anda gunakan untuk perutean, penggantian nama, atau langkah selanjutnya.
Gambaran Alur Secara Singkat
Skenario Make Anda memiliki dua modul:
- Dropbox: Unduh FileMengambil file PDF dari jalur yang Anda tentukan (misalnya,
/pdf4metest/ClassifyDocs/invoice_Pdf4me-202503-25041.pdf). Output: Data (isi berkas), Nama File, Ukuran File. - PDF4me: Klasifikasi DokumenMengirim PDF tersebut ke PDF4me menggunakan templat klasifikasi yang telah Anda simpan. Output: Nama Kelas (misalnya.
pdf4me_invoiceAnda akan menggunakan ini di modul selanjutnya untuk mengatur rute atau mengorganisir. Detail selengkapnya: Klasifikasikan Dokumen, Buat.
Langkah 1: Unduh File (Dropbox)
Masukkan file PDF ke dalam Make agar modul berikutnya dapat mengirimkannya ke PDF4me.
Alur sejauh ini: Dropbox Mengunduh File.
- Menambahkan Dropbox → Unduh File.
- Koneksi *Pilih koneksi Dropbox Anda (atau Menambahkan (yang baru). Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bantuan daring tautan dalam dialog.
- Cara memilih file *: Memilih Pilih sebuah berkas untuk memilih jalur tertentu, atau menggunakan Memetakan jalur file jika Anda melakukan pemetaan dari pemicu (misalnya, Pantau File).
- Berkas *Masukkan atau petakan jalur lengkap ke PDF Anda. Pada tangkapan layar kami, jalurnya adalah
/pdf4metest/ClassifyDocs/invoice_Pdf4me-202503-25041.pdfGunakan pemilih folder jika tersedia. - MenyimpanModul tersebut menghasilkan output. Data (isi PDF), Nama File, Dan Ukuran FileAnda akan meneruskan file ini ke modul Klasifikasi Dokumen PDF4me.
Langkah 2: Klasifikasikan Dokumen (PDF4me)
Kirim PDF yang telah diunduh ke PDF4me. Klasifikasi menggunakan templat yang telah Anda definisikan di Bagian 1 di PDF4me.com.
Alur sejauh ini: Dropbox Unduh File → PDF4me Klasifikasikan Dokumen.
- Menambahkan PDF4me → Klasifikasikan Dokumen (di bawah Kutipan).
- Koneksi *Pilih koneksi PDF4me Anda (buat satu dengan akun Anda) Kunci API (jika diperlukan). Untuk informasi lebih lanjut, lihat Bantuan daring tautan dalam dialog.
- MengajukanPilih Dropbox - Unduh File Jadi, konten PDF dan nama file berasal dari modul Unduh yang Anda tambahkan di Langkah 1. (Sebagai alternatif, gunakan Peta untuk memetakan Dokumen Dan Nama File (dari modul sebelumnya.)
- Menyimpan dan jalankan skenarionya. Modul tersebut mengembalikan Nama Kelas (misalnya.
pdf4me_invoice) berdasarkan templat klasifikasi PDF4me Anda. Eksekusi menggunakan 1 kredit per operasi.
Langkah 3: Gunakan Hasilnya
Dalam ringkasan eksekusi, Anda akan melihat MASUKAN (misalnya. Nama Berkas: invoice_Pdf4me-202503-25041.pdf) Dan KELUARAN (Nama Kelas: pdf4me_invoice). Di modul selanjutnya Anda dapat memetakan Nama Kelas untuk mengarahkan dokumen (misalnya ke folder atau alur kerja yang berbeda), mengganti nama file, atau memicu tindakan khusus berdasarkan jenisnya.
Mengapa Ini Berhasil
Poin-poin penting
- Klasifikasi didefinisikan di PDF4me.com. Pergi ke Klasifikasikan Dokumen di sidebar PDF4me, gunakan Edit, dan tambahkan kelas dengan ekspresi reguler atau JavaScript ekspresi. Simpan perubahan Anda agar Make dapat menggunakan templat ini.
- Make hanya menjalankan klasifikasi. Unduh file PDF (misalnya dari Dropbox) dan kirimkan ke PDF4me, Klasifikasi DokumenModul tersebut mengembalikan Nama Kelas (misalnya.
pdf4me_invoice) sehingga Anda dapat membuat rute atau mengaturnya pada langkah selanjutnya. - Satu kredit per klasifikasi. Setiap operasi Klasifikasi Dokumen menggunakan 1 kredit. Gunakan Nama Kelas output dalam router, penggantian nama, atau modul tindak lanjut.
- Untuk klasifikasi berbasis AI dengan pelatihan khusus, PDF4me dapat membantu, hubungi kami untuk menjadwalkan panggilan. Untuk pengaturan regex/JavaScript, gunakan Klasifikasikan Dokumen halaman dan panduan ini.
Studi Kasus di Dunia Nyata
Tambahkan templat klasifikasi di dalam Akun PDF4meKemudian, gunakan di Make untuk merute, mengganti nama, atau memicu alur kerja khusus tipe. Berikut adalah beberapa cara umum untuk menggunakannya:
Kasus penggunaan 1: Mengarahkan faktur dan kontrak ke folder yang berbeda
Masalah: File PDF campuran masuk ke dalam satu folder Dropbox; faktur masuk ke bagian akuntansi, kontrak ke bagian hukum. Penyortiran manual sangat lambat.
Larutan: Definisikan kelas pada PDF4me (misalnya, invoice, contract). Di Make, tambahkan Router setelah Mengklasifikasikan Dokumen: jika Nama Kelas = invoiceunggah ke /Accounting/Invoices/; jika contractunggah ke /Legal/Contracts/Alur yang sama, tujuan berbeda berdasarkan jenisnya.
Templat di PDF4me: Tambahkan kelas invoice Dan contract dengan ekspresi regex atau JavaScript. Pemicu: Dropbox: Memantau File, Mengunduh, Mengklasifikasikan Dokumen, Router, Mengunggah (per cabang).
Kasus penggunaan 2: Mengurai berdasarkan tipe dokumen (template berbeda per kelas)
Masalah: Faktur memerlukan satu templat parse (nomor faktur, tanggal, jumlah); tanda terima memerlukan templat lain. Anda tidak akan tahu templat mana yang harus digunakan sampai Anda mengetahui jenisnya.
Larutan: Klasifikasikan terlebih dahulu, kemudian uraikan. Tambahkan kelas pada PDF4me (misalnya, invoice, receipt). Dalam Make: Unduh, Klasifikasikan Dokumen, Router. Untuk invoice, menambahkan Uraikan Dokumen dengan templat faktur; untuk receipt, tambahkan Parse Document dengan templat tanda terima.
Templat di PDF4me: Kelas yang cocok dengan nama file atau konten. Buat alur: Unduh, Klasifikasikan, Router (berdasarkan Nama Kelas), Uraikan Dokumen (per cabang).
Kasus penggunaan 3: Mengganti nama file berdasarkan kelas untuk pencarian dan pengarsipan
Masalah: Nama file generik seperti document.pdfAnda ingin menambahkan awalan pada kelas agar file mudah dicari (misalnya, invoice_document.pdf, contract_document.pdf).
Larutan: Tambahkan kelas pada PDF4me, lalu di Make: Download, Classify Document, Upload a File. Atur Nama File ke ekspresi menggunakan Nama Kelas (contoh: kelas + garis bawah + nama file asli + .pdf). Peta 2. Data Dari tautan Unduh untuk konten file.
Templat di PDF4me: Kelas seperti invoice, contract, receipt. Buat alur: Unduh, Klasifikasikan Dokumen, Unggah dengan Nama File Dinamis.
Kasus penggunaan 4: Otomatisasi ruang surat, menyortir dokumen masuk
Masalah: Dokumen diterima dari email, hasil pindai, atau drive bersama; dokumen tersebut perlu diklasifikasikan dan diarsipkan berdasarkan jenisnya (faktur, PO, tanda terima, formulir) tanpa penandaan manual.
Larutan: Gunakan pemicu (Pantau File, lampiran email, webhook), Unduh, Klasifikasikan Dokumen. Tambahkan Router: cabang pada Nama Kelas dan arahkan setiap jenis ke folder yang tepat atau tindakan selanjutnya (Menguraikan Dokumen, memberi tahu tim, mengarsipkan).
Templat di PDF4me: Kelas untuk setiap jenis dokumen yang Anda terima. Gunakan Klasifikasi Tes dengan file contoh untuk menyesuaikan regex atau JavaScript. Buat alur: Pemicu, Unduh, Klasifikasi Dokumen, Router, penanganan per tipe.
Langkah Selanjutnya
- Buat kelas di PDF4me: Membuka Klasifikasikan Dokumen, klik Edit, tambahkan kelas (misalnya
pdf4me_invoice) dengan sebuah Ekspresi Reguler atau JavaScript ekspresi, lalu Simpan Perubahan. - Dapatkan kunci API: Dasbor kunci API PDF4meGunakan ini di Make untuk membuat koneksi PDF4me Anda.
- Baru menggunakan Make + PDF4me?: Hubungkan PDF4me untuk Membuat Menunjukkan cara membuat koneksi. Tambahkan Integrasi PDF4me di Make.com.
- Bangun skenarionyaDropbox Unduh File → PDF4me Klasifikasikan Dokumen. Peta Mengajukan ke modul Unduh; gunakan Nama Kelas di modul berikutnya.
- Referensi modul lengkap: Klasifikasikan Dokumen: Buat untuk semua parameter dan kolom keluaran.