Lewati ke konten utama
API PDF4meIntegrasiBasis PengetahuanEkstensiPenguji APIBlog

AI-Rename Vendor Factories in Zapier: Alur Kerja 5 Langkah Dropbox + PDF4me

· Satu menit membaca
Sankalp Mishra
SEO and Content Writer

Bagian yang menyakitkan dari hutang dagang bukanlah membayar faktur, melainkan... temuan Faktur yang benar tersimpan saat seseorang memintanya tiga minggu kemudian. Setiap vendor memberi nama file secara berbeda, setiap pemindaian berbeda. untitled (3).pdfSetiap folder Dropbox berubah menjadi lubang. Solusinya adalah membiarkan AI membaca faktur begitu masuk, mengambil nama pelanggan, dan mengganti nama file sebelum masuk ke penyimpanan jangka panjang. Panduan ini membangun pola yang tepat dalam Zapier dengan PDF4me AI - Pengurai Dokumen, Dropbox, dan 2 baris Kode oleh Zapier Langkah. Lima langkah Zap. Tangkapan layar asli dari Zap yang berfungsi. Nama vendor menjadi nama file. Pencarian berfungsi kembali.

Sekilas tentang Zap
1. Dropbox: New File in Folder
Trigger. Polls /MuneerTrigger every 2 min for new files. Use any inbox folder where vendor invoices land.
2. Dropbox: Find File
Looks up the matching file in /pdf4metest/sample by File Name so we get the binary content into the Zap.
3. PDF4me: AI - Document Parser
Runs the default_invoice_extraction Analyzer against the file. Returns JSON keyed by the Analyzer schema (Customer Name, dates, totals, line items).
4. Code by Zapier: Run JavaScript
Two lines. JSON.parse the Doc Text into a real object so the next step can read its properties as tokens.
5. Dropbox: Upload File
Writes the original file back to /pdf4meoutput with Customer Name as the filename and the original extension.
Versi singkatnya

Dua langkah Dropbox membingkai Zap. Parser AI PDF4me membaca faktur. Langkah Kode dua baris mengubah output parser menjadi token yang dapat dipetakan. Nama vendor menjadi nama file. Zap berjalan kurang dari 10 detik dari awal hingga akhir pada faktur 1 halaman. Tidak diperlukan Analyzer khusus, karena sudah terintegrasi. ekstraksi_faktur_default Mencakup sebagian besar faktur vendor secara langsung.

Tanya Jawab Berbasis Alasan​

Mengapa ada dua langkah Dropbox di awal? Yang File Baru di dalam Folder Trigger memberi Anda metadata (nama, jalur, ID) tetapi tidak selalu berupa file biner yang bersih yang dapat diunggah ulang oleh aplikasi hilir. Temukan File File tersebut dibaca dengan benar sehingga PDF4me mendapatkan dokumen asli untuk diuraikan dan langkah 5 memiliki byte untuk diunggah. Pola yang sama berlaku untuk SharePoint atau OneDrive dengan konektor yang sesuai.

Mengapa ada langkah penulisan kode di tengah? Pengurai AI mengembalikan data yang diekstraknya sebagai JSON. rangkaian pada Teks Dokumen output. Zapier menampilkannya sebagai satu gumpalan besar kecuali Anda menguraikannya. Dua baris JSON.parse di dalam Kode oleh Zapier Ubah gumpalan data tersebut menjadi objek nyata yang kuncinya (Nama Pelanggan, Nomor Faktur, total) menjadi token yang dapat dipetakan secara individual pada langkah 5. Padanan Make-nya adalah modul Parse JSON.

Mengapa ekstraksi_faktur_default? Ini adalah Analyzer bawaan yang disertakan dengan PDF4me, yang disetel untuk faktur vendor standar. Beralihlah ke Analyzer kustom. Penganalisis Parse ketika Anda membutuhkan kolom yang tidak tercakup oleh pengaturan default, atau untuk Klasifikasi Penganalisis ketika satu Zap harus menangani beberapa tata letak vendor dalam satu kali proses.

Mengapa mengganti nama alih-alih memindahkannya ke folder vendor? Keduanya berfungsi, Anda dapat menghubungkan Dropbox secara berantai. Pindahkan File Langkah selanjutnya setelah Zap ini adalah memasukkannya juga ke dalam subfolder vendor. Mengganti nama terlebih dahulu berarti pencarian berdasarkan nama akan langsung menampilkan faktur yang tepat meskipun hierarki folder berubah.

Apa yang Akan Anda Dapatkan​

Masukan: Faktur vendor dalam format PDF dimasukkan ke dalam folder Dropbox yang dipantau (/MuneerTrigger (dalam panduan ini; folder kotak masuk apa pun bisa digunakan). Keluaran: PDF yang sama diunggah ulang ke /pdf4meoutput dinamai berdasarkan Nama Pelanggan vendor (misalnya, HEADWAY TECHNOL…1; RENT 3.6-2MB.pdfFile asli dibiarkan saja di folder pemicu sehingga Anda dapat menyimpan jejak audit.

Apa yang Anda Butuhkan​

  • Zapier. Buka ZapierLangkah Code by Zapier membutuhkan setidaknya paket Starter; semua hal lainnya berfungsi pada paket gratis.
  • Kunci API PDF4me. Dapatkan kunci API AndaAnda akan menghubungkannya saat pertama kali menambahkan tindakan PDF4me.
  • DropboxBaik untuk folder kotak masuk (pemicu) maupun folder keluaran (Unggah File). SharePoint / OneDrive / Google Drive bekerja dengan cara yang sama dengan konektor masing-masing.
  • Contoh faktur vendorPDF apa pun yang menampilkan nama vendor/pelanggan. Panduan ini menggunakan contoh-faktur-vendor.pdf, Anda bisa Unduh file persis yang digunakan dalam panduan ini. lalu unggah ke Dropbox untuk mencerminkan setiap tangkapan layar.

Ambil sampelnya dulu. Klik di bawah untuk mengunduh faktur vendor yang sama seperti yang digunakan pada tangkapan layar. Seret faktur tersebut ke folder pemicu Dropbox Anda sebelum mempublikasikan Zap agar uji coba pertama menghasilkan token Nama Pelanggan yang sama seperti yang Anda lihat pada langkah unggahan akhir.

Sekilas tentang Zap​

  1. Dropbox: File Baru di Folder (pemicu). Memantau folder yang dipantau setiap beberapa menit untuk mencari file baru.
  2. Dropbox: Temukan File. Mencari file baru berdasarkan nama untuk mendapatkan konten binernya ke dalam Zap.
  3. PDF4me: AI - Pengurai DokumenMenjalankan default_invoice_extraction Penganalisis.
  4. Kode oleh Zapier: Jalankan JavaScriptDua baris yang JSON.parse mengubah Teks Dokumen menjadi objek nyata.
  5. Dropbox: Unggah File. Menulis kembali file tersebut dengan Nama Pelanggan sebagai nama file baru.

Gambaran umum Zap secara lengkap​

Kanvas Zapier Zap yang menampilkan 5 langkah yang disusun dari atas ke bawah: Dropbox File Baru di Folder (polling 2 menit), Dropbox Temukan File, PDF4me AI - Pengurai Dokumen, Kode oleh Zapier Jalankan Javascript, Dropbox Unggah File

Lima langkah. Setiap kartu menunjukkan tanda centang hijau saat dikonfigurasi. PDF4me berada di tengah; langkah Kode mengubah output parser menjadi token yang dapat dipetakan.

Langkah 1: Dropbox – File Baru di Folder (Pemicu)​

Sejauh ini, Zap berhasil: hanya pemicu.

  1. Di dalam Zapier klik + Buat Zap.
  2. Memilih Dropbox sebagai aplikasi pemicu, File Baru di dalam Folder sebagai peristiwa tersebut.
  3. Menghubungkan Dropbox Anda jika Anda belum memilikinya.
  4. Konfigurasi:
    • Ruang angkasa: Default
    • Map: /MuneerTrigger (atau folder kotak masuk apa pun yang digunakan vendor)
    • Apakah file di dalam subfolder perlu disertakan?: False
    • Sertakan isi file?: Yes (Penting, memberikan langkah-langkah selanjutnya jalur cadangan biner yang bersih)
    • Apakah perlu menyertakan tautan berbagi?: Yes (opsional, berguna jika Anda ingin mengirim tautan di Slack nanti)
  5. Pemicu ujiSeret contoh faktur ke dalam folder, Zapier akan menampilkan satu catatan file baru.

Konfigurasi pemicu​

Dropbox File Baru di Folder, Konfigurasi tab dengan Ruang Default, Folder /MuneerTrigger, Sertakan file di subfolder Salah, Sertakan isi file Ya, Sertakan tautan berbagi Ya

Fitur ini memantau folder kotak masuk dan melakukan polling setiap 2 menit secara default pada paket Starter, dan lebih cepat pada paket yang lebih tinggi.

Langkah 2: Dropbox – Temukan File​

Sejauh ini, Zap berhasil: Pemicu → Temukan File.

Pemicu File Baru memberi Anda nama file dan jalur, tetapi Temukan File menjamin file biner yang bersih dan dapat diunduh yang dapat digunakan kembali pada langkah selanjutnya. Tambahkan file tersebut.

  1. Klik + di bawah pemicu. Pilih Dropbox, Temukan File.
  2. Konfigurasi:
    • Ruang angkasa: Default
    • Map: /pdf4metest/sample (folder tempat file sebenarnya berada, seringkali sama dengan folder pemicu)
    • Apakah file di dalam subfolder perlu disertakan?: False
    • Nama File (wajib): pilih Nama File token dari pemicu (terisi otomatis saat Anda mengetik)
    • Sertakan isi file?: Yes
    • Apakah perlu menyertakan tautan berbagi?: Yes
    • Berhasil jika tidak ditemukan hasil pencarian?: biarkan default (False(menghentikan Zap)
    • Jika ditemukan beberapa hasil pencarian: biarkan default (Return first search result)
  3. Tindakan pengujianZapier seharusnya mengembalikan file dengan konten biner.

Temukan konfigurasi File​

Konfigurasi tab Temukan File Dropbox dengan Folder /pdf4metest/sample, Nama File sample-vendor-invoice.pdf, Sertakan isi file Ya, Sertakan tautan berbagi Ya, Berhasil jika tidak ada hasil pencarian yang ditemukan Salah, status langkah berjalan dihentikan Default, Jika terdapat beberapa hasil pencarian Kembalikan hasil pencarian pertama

Fitur Find File memberikan jaminan berupa file biner yang bersih untuk langkah PDF4me dan Upload File, bukan hanya tautan Dropbox.

Langkah 3: PDF4me – AI - Pengurai Dokumen​

Sejauh ini, Zap berhasil: Pemicu → Cari File → AI - Pengurai Dokumen.

Di sinilah AI membaca faktur dan mengekstrak bidang-bidang terstruktur. Analyzer default mencakup faktur vendor tipikal; Anda dapat beralih ke Analyzer khusus nanti untuk bidang-bidang spesifik industri.

  1. Klik +. Mencari PDF4me, memilih AI - Pengurai Dokumen.
  2. Menghubungkan PDF4me dengan kunci API Anda (hanya untuk pertama kali, dapat digunakan kembali untuk semua tindakan PDF4me).
  3. Konfigurasi:
    • Mengajukan: pilih Mengajukan token dari langkah 2 (Cari File). Tinggalkan URL berkas Kosong, Anda sudah memiliki file.
    • Nama File: gabungkan Nama File Dan Ekstensi File token dari langkah 2 sehingga aksi tersebut menerima nama asli dengan ekstensi yang benar.
    • Nama Penganalisis AI: default_invoice_extraction (template faktur bawaan)
  4. Tindakan pengujianPeriksa responsnya. Anda seharusnya melihat sebuah Doc Text kolom yang berisi string JSON dengan kolom yang diekstrak, ditambah token individual seperti Customer Name, Invoice Number, total, item baris.

Tip. Jika ekstraksi_faktur_default Jika ada kolom yang Anda butuhkan (nomor PPN vendor, kode HSN, kolom item baris khusus) tidak tersedia, buat Analyzer khusus di Dasbor Pengurai Dokumen AI dan merujuk ID-nya di sini. Tindakan yang sama, skema yang berbeda. Tidak perlu membangun ulang Zap.

Langkah 4: Kode oleh Zapier – Jalankan JavaScript​

Sejauh ini, Zap berhasil: Pemicu → Temukan File → AI - Pengurai Dokumen → Jalankan JavaScript.

Parser AI mengembalikan datanya sebagai string JSON pada Doc Text output. Zapier menampilkannya sebagai satu token. Untuk memetakan bidang individual (Customer Name, Invoice Number, dll.) ke langkah berikutnya, uraikan terlebih dahulu menjadi objek nyata.

  1. Klik +. Memilih Kode oleh Zapier, peristiwa Jalankan Javascript.
  2. Data MasukanTambahkan satu entri.
    • Nama: data2
    • Nilai: pilih Teks Dokumen token dari langkah 3 (PDF4me).
  3. Kode (tempel persis):
const parsed = JSON.parse(inputData.data2);
return parsed;
  1. Tindakan pengujianOutputnya harus menampilkan setiap field dari skema Analyzer Anda sebagai token individual: parsed customerName, parsed invoiceNumber, parsed totalAmount, dll.

Jalankan konfigurasi Javascript​

Kode oleh Zapier Jalankan aksi Javascript dengan Data Input bernama data2 yang dipetakan ke Dokumen Doc Text dari langkah PDF4me yang berisi veoliaDetails dan bidang JSON lain yang diekstrak, Panel Kode dengan const parsed sama dengan JSON parse inputData.data2 dan return parsed

Dua baris kode mengubah blob JSON dari parser AI menjadi token Zapier yang dapat dipetakan secara individual. Versi yang setara dari Make adalah modul Parse JSON.

Varian tanpa kode. Jika Anda tidak dapat menggunakan Code by Zapier (misalnya, paket gratis), gunakan Pemformat oleh Zapier → Utilitas → Pilih dari Daftar atau Tabel Pencarian pola untuk mengambil nilai spesifik dari data mentah Teks Dokumen Tali. Kurang elegan, tapi gratis.

Langkah 5: Dropbox – Unggah File (Penggantian Nama Cerdas)​

Sejauh ini, Zap berhasil: Pemicu → Cari File → AI - Pengurai Dokumen → Jalankan JavaScript → Unggah File.

Inilah hasilnya. Ambil file dari langkah 2 dan unggah kembali dengan Nama Pelanggan yang telah diekstrak sebagai nama file.

  1. Klik +. Memilih Dropbox, Unggah File.
  2. Konfigurasi:
    • Ruang angkasa: Default
    • Map: /pdf4meoutput (atau di mana pun faktur Anda yang telah diubah namanya harus disimpan)
    • Mengajukan: pilih Mengajukan token dari langkah 2 (Temukan File)
    • Timpa: True (atau False (jika Anda ingin menampilkan pesan kesalahan yang jelas pada data duplikat)
    • Tentukan Nama File: pilih Nama Pelanggan token dari langkah 4 (JSON yang telah diurai)
    • Tentukan Ekstensi File: pilih Ekstensi File token dari langkah 2
    • Apakah perlu menyertakan tautan berbagi?: Yes
  3. Menerbitkan Zap.

Konfigurasi Unggahan File​

Unggah File Dropbox, Konfigurasi tab dengan Folder /pdf4meoutput, File dari langkah 2 Tanpa placeholder data, Timpa Benar, Tentukan Nama File diatur ke token Nama Pelanggan dari langkah 4 yang menunjukkan HEADWAY TECHNOL 1 RENT 3.6 2MB, Tentukan Ekstensi File token Ekstensi File dari langkah 2, Sertakan tautan berbagi Ya

Token Nama Pelanggan yang diekstrak oleh AI langsung dimasukkan ke dalam fungsi Tentukan Nama File. Ekstensi asli membuat file tetap dapat dibuka sebagai PDF.

Jalankan Zap dan Verifikasi​

  1. Aktifkan/Nonaktifkan Zap Pada.
  2. Seret contoh PDF faktur ke dalam /MuneerTrigger.
  3. Tunggu polling pemicu (hingga 2 menit pada Starter). Periksa Riwayat ZapKelima langkah tersebut seharusnya berwarna hijau.
  4. Buka Dropbox /pdf4meoutputFile tersebut ada di sana, diberi nama sesuai dengan Nama Pelanggan vendor dengan ekstensi asli yang tetap dipertahankan.

Apa yang sebenarnya kamu bangun? Sebuah sistem penerimaan AP (Accounts Payable) tanpa interaksi pengguna yang mengubah nama file faktur vendor yang berantakan menjadi arsip yang dapat dicari berdasarkan nama pelanggan. AI menangani variasi, langkah Kode menangani JSON, dan Dropbox menangani penyimpanan. Pola yang sama juga berfungsi di Make (gunakan modul Parse JSON sebagai pengganti Kode) dan Power Automate (gunakan tindakan Parse JSON).

Variasi Umum yang Dapat Anda Tambahkan Tanpa Membangun Ulang​

Tambahkan baris Google Sheets
Setelah langkah 4, tambahkan sebuah Buat Baris di Google Sheets dengan kolom InvoiceNumber, CustomerName, TotalAmount, InvoiceDate. Zap ini sekarang memasukkan data ke pelacak AP Anda DAN mengganti nama file.
Slack, saluran keuangan.
Setelah langkah 5, tambahkan Kirim Pesan ke Saluran Slack: Faktur baru dari {{customerName}} untuk {{totalAmount}} jatuh tempo {{dueDate}}, berkas di {{Upload File sharing link}}Visibilitas tanpa pemberitahuan manual.
Masuk ke subfolder vendor
Mengganti Unggah File dengan Dropbox Pindahkan File dan tetapkan tujuan ke /pdf4meoutput/{{customerName}}Secara otomatis membuat satu folder per vendor.
Kotak masuk campuran vendor dengan Classify
Menukar ekstraksi_faktur_default untuk ID Penganalisis Klasifikasi yang menyimpan satu Skema per vendor. Gunakan Jalur Zapier Setelah langkah 4, buat percabangan berdasarkan Nama Klasifikasi dan ganti nama/arsipkan per vendor.

Penyelesaian Masalah​

"Tidak ada data" di pratinjau Unggah File

Pastikan Anda telah memetakannya Mengajukan Token dari langkah 2 (Temukan File), bukan dari langkah 1 (pemicu). Pemicu terkadang hanya mengirimkan metadata; Temukan File selalu mengirimkan data biner.

Token Nama Pelanggan kosong

ekstraksi_faktur_default mengenali tata letak standar. Jika vendor Anda menggunakan tata letak yang tidak biasa dan customerName kembali kosong, buat Parse Analyzer khusus dengan deskripsi bidang seperti "Nama pelanggan seperti yang tercetak pada bagian atas faktur, terkadang diberi label Pembeli, Ditagih Kepada, atau Dikirim Kepada." Pilih Analyzer tersebut di langkah 3 sebagai gantinya.

JSON.parse gagal pada langkah 4

Pengurai AI mengembalikan teks biasa pada kesalahan format yang jarang terjadi. Bungkus penguraian dalam blok try/catch dan kembalikan string mentah jika terjadi kesalahan agar Zap tidak rusak: mencoba { return JSON.parse(inputData.data2) } tangkap (e) { return { raw: inputData.data2 } }.

Dropbox "file sudah ada"

Dua vendor dengan Nama Pelanggan yang sama akan mengalami bentrok. Pilih salah satu pengaturan. Timpa ke BENAR pada langkah 5 (tulisan terakhir yang menang) atau tambahkan Zap {{zap_meta_human_now}} Token ditambahkan ke nama file untuk memastikan keunikannya.

Langkah Selanjutnya​

AI - Pengurai Dokumen tindakan docs

Buat Penganalisis Parse kustom.

Dapatkan kunci API Anda

Cobalah dengan file panduan.

↓ Unduh sample-vendor-invoice.pdf

Pola lima langkah yang sama (pemicu → pengambilan → penguraian AI → penguraian JSON → penulisan) berlaku untuk ekstraksi AI apa pun di Zapier. Setelah Anda meluncurkan satu, yang berikutnya hampir tidak memerlukan biaya.