Analyseur de reçus IA pour Zapier

Analyseur de reçus par IA est un Zapier action par PDF4me qui utilise l'apprentissage automatique OCR retourner le reçu PDFs et des images structurées JSON, nom du commerçant, date de la transaction, détails des lignes et totaux. Déclenchez cette fonction lors de l'ajout de nouvelles pièces jointes Gmail, de chargements Drive ou de soumissions de formulaires afin d'enregistrer les dépenses sans saisie manuelle.

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Que fait cette action ?

Ce que fait cette action : Le PDF4me Analyseur de reçus par IA cette action utilise l'apprentissage automatique OCR convertir le reçu PDFs et des images structurées JSON Les données de votre Zap. Envoyez un reçu depuis Gmail, Google Drive, OneDrive, Dropbox ou un formulaire et recevez une réponse. Nom du commerçant, date de la transaction, numéro de reçu, détails des articles, sous-total, taxe, total et mode de paiement - ainsi que des champs spécifiques à chaque type de reçu (hôtel, carburant, santé, formation et abonnement). Les étapes suivantes peuvent enregistrer les données analysées dans Google Sheets, QuickBooks, Xero, Airtable ou tout autre système de fichiers. Zapier-Application connectée pour la gestion mains libres des dépenses.

Authentification de votre API Demande

Chaque PDF4me action dans Zapier nécessite un numéro valide API clé. Authentifiez-vous une seule fois lors de l'ajout. PDF4me en tant que compte connecté - Zapier stocke la clé en toute sécurité et la réutilise pour tous vos appareils. PDF4me Zaps automatiquement.

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Informations importantes à ne pas manquer

Le fichier de reçu et le nom du reçu sont tous deux requis.

Le fichier de reçu contient les données binaires ; le nom du reçu indique à l’IA le format attendu. Omettre l’un ou l’autre de ces champs entraîne l’échec de l’action. Il est impératif de toujours associer les deux champs dès l’étape de déclenchement ; le nom doit inclure l’extension du fichier (.pdf, .png, .jpg, .jpeg).

Le type de reçu est facultatif, mais il améliore la précision.

Laissez le champ « Type de reçu » vide : l’IA déduira automatiquement la catégorie. Indiquez-la explicitement (hôtel, carburant et énergie, santé, fournitures, repas…) lorsque vous connaissez le type : le modèle privilégiera alors les champs spécifiques au type et renverra le numéro de chambre, la quantité de carburant, le nom du professionnel de santé ou le nom du cours au lieu de laisser ces champs vides.

Trois commutateurs permettent de contrôler les groupes de données extraits.

Les options « Analyser les articles », « Extraire les informations du marchand » et « Calculer les totaux » sont facultatives et désactivées par défaut. N'activez que les groupes nécessaires : cela réduit le temps de traitement et évite de remplir partiellement les champs de sortie inutilisés, ce qui simplifie le mappage ultérieur.

Note: Non ZapierAucune capture d'écran spécifique n'est encore disponible pour cette action. Les noms de champs ci-dessous correspondent. ZapierNommage propre au panneau d'actions ; le schéma de données sous-jacent est partagé et validé par rapport à l'équivalent Power Automate Action de l'analyseur de reçus IA.

Paramètres

⚠️ Les paramètres marqués comme obligatoires doivent être fournis. Pour que l'action s'exécute, les paramètres optionnels permettent d'étendre les groupes de données renvoyés ; activez ceux dont vos étapes suivantes ont réellement besoin.

Paramètre	Requis	Ce que cela fait	Exemple
Receipt File	Required	The source receipt file. Map the file output from a Zapier trigger or previous action - Gmail attachment, Google Drive / OneDrive / Dropbox file, or form upload. Accepts PDF, PNG, JPG, and JPEG.	receipt_2024_03_15.pdf (from Gmail trigger)
Receipt Name	Required	File name including the extension. Used by the AI to identify the receipt format and optimise extraction. Can be mapped dynamically from trigger metadata. Must end in .pdf, .png, .jpg, or .jpeg.	office_supplies_receipt.pdf
Receipt Type	Optional	Optional category hint for the AI. Supported values: meal · supplies · hotel · fuel and energy · transportation · communication · subscriptions · entertainment · training · healthcare · generic. Leaving this blank triggers automatic type detection.	hotel
Analyze Items	Optional	Enable line-item extraction. When true, the analyzeItems array is populated with item name, quantity, unit price, total price, category, description, SKU, brand, size, and colour for each line on the receipt.	true
Extract Merchant Info	Optional	Enable merchant information extraction. When true, the output includes merchantName, merchantAddress, merchantPhone, merchantWebsite, storeNumber, and cashierName from the receipt header.	true
Calculate Totals	Optional	Enable financial totals extraction. When true, the output includes subtotal, taxAmount, totalAmount, paymentMethod, and cardLastFour. Disable to skip financial parsing when you only need metadata.	true
Custom Field Keys	Optional	Optional list of extra field names to extract beyond the standard set. Pass as a JSON array. Useful for domain-specific fields printed on internal or industry receipts not covered by standard extraction.	["costCenter","projectCode"]

Quels champs le résultat inclut-il ?

Cette action renvoie des données de reçu structurées. Associez n'importe lequel de ces champs dans les étapes Zap suivantes.

Champ	Taper	Ce qu'il contient
receiptType	String	Detected or specified receipt category (e.g. supplies, hotel, fuel, healthcare, generic)
transactionDateStr	String	Transaction date in ISO 8601 format (YYYY-MM-DD)
transactionTime	String	Transaction time (HH:MM:SS) when printed on the receipt
receiptNumber	String	Receipt or transaction identifier extracted from the document
merchantName	String	Name of the merchant - populated when Extract Merchant Info is enabled
merchantAddress	String	Full merchant address - populated when Extract Merchant Info is enabled
merchantPhone / merchantWebsite	String	Contact details extracted from the receipt header
storeNumber / cashierName	String	Store location code and cashier name when visible on the receipt
subtotal / taxAmount / totalAmount	Number	Financial figures extracted when Calculate Totals is enabled
paymentMethod / cardLastFour	String	Payment type (Cash, Credit Card, etc.) and last 4 card digits
analyzeItems[]	Array	Array of line-item objects (name, qty, unitPrice, totalPrice, SKU, brand) - populated when Analyze Items is enabled
roomNumber / checkInDate / checkOutDate	String	Hotel-specific fields - populated when Receipt Type is hotel
fuelType / fuelQuantity / fuelUnit / vehicleNumber	String	Fuel-specific fields - populated when Receipt Type is fuel and energy
healthcareProvider / patientName / insuranceInfo	String	Healthcare-specific fields - populated when Receipt Type is healthcare
trainingProvider / courseName	String	Training-specific fields - populated when Receipt Type is training
warnings[]	Array	Array of extraction warning messages - flag these for manual review in your Zap
fallbackUsed	Boolean	true when a secondary extraction method was used; consider routing to review queue
rawOcrText	String	Full OCR text from the receipt - useful for keyword search or audit logging
jobId / success / message	Mixed	Processing job ID, boolean success flag, and descriptive result message

Comment configurer un analyseur de reçus IA dans Zapier?

1. Créez ou ouvrez un Zap et ajoutez un déclencheur qui fournit un fichier de reçu : nouvelle pièce jointe Gmail, nouveau fichier dans un dossier Google Drive, OneDrive, Dropbox ou téléchargement de fichier Typeform.
2. Ajouter une étape d'action → recherche PDF4me → sélectionner Analyseur de reçus par IA.
3. Authentifier avec votre PDF4me API Saisissez la clé si vous n'êtes pas déjà connecté (entrez-la dans le champ prévu à cet effet). Zapier dialogue du compte).
4. Fichier de reçu de carte à partir de la sortie du déclencheur (le champ du fichier binaire, et non un URL).
5. Nom du reçu de la carte - Utilisez le champ nom de fichier du déclencheur afin que l'extension soit toujours correcte.
6. Définir le type de reçu Si vous connaissez la catégorie, veuillez la renseigner ; sinon, laissez ce champ vide pour une détection automatique.
7. Activer l'analyse des éléments si vous avez besoin de données détaillées ; activer Extraire les informations du marchand et Calculer les totaux pour les flux de travail liés aux dépenses.
8. Ajouter des clés de champ personnalisées comme un JSON tableau si vos reçus contiennent des champs non standard.
9. Tester l'étape - Zapier Nous allons exécuter un échantillon et vous montrer tous les champs de sortie renvoyés.
10. Ajouter les étapes en aval pour écrire merchantName, totalAmount, transactionDateStr et d'autres champs dans Google Sheets, QuickBooks, Xero ou votre base de données.

Exemples de flux de travail

Exemples de flux de travailCommon Zapier patterns using AI-Receipt Parser.

Reçus par courriel → Journal des dépenses Google Sheets

Capturez automatiquement les pièces jointes des reçus depuis Gmail et écrivez les lignes de dépenses analysées dans une feuille Google.

1. Gmail : Nouvelle pièce jointe - filtrer par objet contenant « Reçu » ou par domaine de l’expéditeur.
2. PDF4meAnalyseur de reçus IA : mappage des fichiers et des noms de fichiers ; activation de l’extraction des informations du commerçant et du calcul des totaux.
3. Google Sheets : Ajouter une ligne - mapper merchantName, transactionDateStr, totalAmount, paymentMethod, receiptType.
4. Gmail : Envoyer un e-mail – informer l’équipe financière avec une ligne récapitulative pour chaque reçu traité.

Téléchargement Google Drive → Enregistrement des dépenses QuickBooks

Lorsqu'un employé dépose un reçu dans un dossier partagé sur Drive, analysez-le et créez automatiquement une dépense QuickBooks.

1. Google Drive : Nouveau fichier dans le dossier – consultez le dossier partagé « Reçus ».
2. PDF4me: Analyseur de reçus IA - activez l'analyse des articles, le calcul des totaux et l'extraction des informations du commerçant.
3. Zapier Filtre : continuer uniquement si succès = vrai et montantTotal > 0.
4. QuickBooks : Créer une dépense - associer le fournisseur (merchantName), la date (transactionDateStr), le total (totalAmount).
5. Google Drive : Déplacez le fichier vers le sous-dossier « Traité » pour éviter l’analyse en double.

Routeur de reçus d'hôtel et de carburant

Détecter les types de reçus spécifiques et acheminer automatiquement les reçus d'hôtel et de carburant vers des feuilles de suivi distinctes.

1. Dropbox : Nouveau fichier dans le dossier - dossier des reçus de voyage de l'équipe.
2. PDF4meAnalyseur de reçus IA - laissez le champ Type de reçu vide pour la détection automatique ; activez les trois options.
3. Zapier Chemins : Branche A → hôtel → onglet « Voyage » de Google Sheets (numéro de chambre, date d’arrivée, montant total) ; Branche B → carburant → onglet « Flotte » (type de carburant, quantité de carburant, numéro de véhicule) ; Branche C → tous les autres → onglet « Dépenses générales ».
4. Slack : Publiez un message dans #expenses récapitulant le type de reçu, le commerçant et le total.

Foire aux questions

What file formats does the AI-Receipt Parser accept in Zapier?+

The action accepts PDF, PNG, JPG, and JPEG receipt files. Always include the file extension in the Receipt Name field (e.g. receipt.pdf, scan.jpg) so the AI can apply format-specific OCR optimisation.

Is Receipt Type required for every Zap?+

No - Receipt Type is optional. Leave it blank and the model auto-detects the category. Providing it explicitly (e.g. hotel, fuel and energy, healthcare) tells the AI to prioritise type-specific fields and improves accuracy for structured receipt formats. See the <a href="https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/recordkeeping" target="_blank" rel="noopener noreferrer">IRS recordkeeping guidance</a> for what expense documentation should typically capture.

What happens when Analyze Items is disabled?+

The analyzeItems array in the output will be empty. Line-item details - names, quantities, unit prices, SKUs, brands - are only extracted when Analyze Items is enabled. Disable it when you only need totals or merchant data to reduce processing overhead.

How do I extract hotel or fuel receipt-specific fields?+

Set Receipt Type to hotel to populate roomNumber, checkInDate, and checkOutDate. Set it to fuel and energy to receive fuelType, fuelQuantity, fuelUnit, and vehicleNumber. These specialized fields remain empty for other receipt types regardless of the receipt content.

What does fallbackUsed: true mean in the output?+

fallbackUsed: true means the AI switched to a secondary extraction method because primary model confidence was below threshold. The output data is still valid, but you may want to add a Zapier filter to branch these receipts to a manual review queue or a Slack alert for a human check. See the <a href="https://www.consumerfinance.gov/consumer-tools/educator-tools/your-money-your-goals/expense-tracking/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">CFPB's expense-tracking guidance</a> for what a healthy manual-review process should confirm.

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