Facture électronique ZUGFeRD à partir d'une base Airtable: Générez le JSON et envoyez le PDF hybride par e-mail avec Make et PDF4me

PDF4me Create a ZUGFeRD invoice est un module Make qui transforme les données structurées d'une facture en une facture électronique hybride PDF/A-3. Associé à une base de données Airtable, il lit une ligne, la convertit au format XML EN 16931, génère un fichier lisible et exploitable par machine, puis l'intègre à l'enregistrement.

Une recherche de logiciels de facturation électronique vous donnera un comparatif de fournisseurs: plateformes, suites logicielles, tarification par document. Si vous cherchez à savoir si Airtable permet de créer des factures, vous trouverez une longue discussion expliquant que ce n’est pas possible. Entre ces deux constats, il y a une équipe qui utilise déjà Airtable, à qui l’on vient d’imposer la lisibilité de ses factures par machine, et qui ne souhaite pas migrer son système vers une plateforme de facturation pour répondre à cette exigence de format. Ce scénario est fait pour elle.

Questions et réponses basées sur le pourquoi​

Ce que vous obtiendrez​

Entrée: une ligne Airtable contenant le numéro de facture, les dates, un bloc vendeur, un bloc acheteur, un article et les totaux, avec Status « Nouveau ». Sortie: un fichier ZUGFeRD PDF/A-3 joint à cet enregistrement et un courriel à l’acheteur contenant ce même fichier.

Une ligne par facture. Chaque colonne devient une clé dans le JSON généré par le scénario.

L'acheteur voit une facture normale. Son logiciel, quant à lui, interprète le code XML qu'elle contient.

Ce dont vous avez besoin​

Aperçu du scénario​

1. Watch records (Airtable) récupèrent les nouvelles lignes dans ZUGFeRD Requests.
2. Create a ZUGFeRD invoice (PDF4me) convertit le JSON en un PDF hybride.
3. Upload an attachment (Airtable) l'ajoute au champ Document de la même ligne.
4. Update a record (Airtable) réécrit le résultat.
5. Send an email (Gmail) permet de transmettre la facture électronique à l'acheteur.

Aperçu complet du scénario​

La structure à cinq modules est identique à celle du scénario QR suisse. Seul le module PDF4me central diffère.

Étape 1: Comment déclencher un scénario à partir d’une ligne Airtable?​

Déroulement jusqu'à présent: rien pour l'instant, ceci est le déclencheur.

Une ligne marquée « prête » correspond à une demande d'émission de facture.

1. Ajouter Airtable > Watch records comme déclencheur.
2. Configure:
   • Base: PDF4me Live Automations
   • Tableau: ZUGFeRD Requests
   • Trigger field: Created
   • Label field: Title
   • Limite: 10
   • Formule: {Status}='New'

Configuration Watch records​

Status est l'interrupteur. Aucune opération n'est effectuée tant qu'une personne n'a pas défini une ligne sur « Nouveau ».

Étape 2: Comment transformer une ligne en facture ZUGFeRD?​

Déroulement jusqu'à présent: le déclencheur Airtable.

Ce module génère la facture électronique. Les paramètres définissent le format; le format JSON définit le contenu.

1. Ajouter PDF4me > Create a ZUGFeRD invoice.
2. Configurer la sortie:
   • File Name: ZUGFeRD_ suivi du InvoiceNumber l’extension .pdf
   • Input Format: JSON
   • Output Mode: XML With PDF
   • ZUGFeRD Version: 2*
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice on PDF: Yes
3. Collez l'objet facture dans Invoice JSON Data et mappez les colonnes comme suit:

{
  "InvoiceId": "{{1.InvoiceNumber}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{1.SellerName}}",
    "VatId": "{{1.SellerVATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.SellerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.SellerPostalCode}}",
      "City": "{{1.SellerCity}}",
      "Country": "{{1.SellerCountry}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{1.BuyerName}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.BuyerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.BuyerPostalCode}}",
      "City": "{{1.BuyerCity}}",
      "Country": "{{1.BuyerCountry}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{1.ItemDescription}}",
      "Quantity": {{1.Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{1.UnitPrice}},
      "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxBasisTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxPercent": {{1.VATRate}},
    "TaxTotal": {{parseNumber(1.VATAmount; ".")}},
    "GrandTotal": {{parseNumber(1.GrossTotal; ".")}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "PaymentReference": "{{1.InvoiceNumber}}",
    "DueDate": "{{formatDate(1.DueDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00"
  }
}

Trois éléments de cet objet méritent une attention particulière. Le TypeCode 380 correspond à une facture commerciale et est fixe; il ne provient d'aucun élément de la base. UnitCode C62 est le code UN/ECE pour « une unité de quelque chose », ce qui correspond aux heures ou aux unités de service. Enfin, le bloc Payment contient PaymentReference, le texte que l'acheteur indique lors du paiement, qui est ici simplement le numéro de facture.

Create a ZUGFeRD invoice​

Le champ défile dans l'éditeur, seule une partie de l'objet est donc visible à la fois. Le bloc ci-dessus représente l'objet entier.

Ce que chaque paramètre détermine​

Étape 3: Comment réintégrer la facture électronique dans le dossier?​

Déroulement jusqu'à présent: le déclencheur plus le module PDF4me.

1. Ajouter Airtable > Upload an attachment.
2. Configure:
   • Base et Table: comme à l'étape 1
   • Record ID: l' id du déclencheur
   • Attachment field: Document
   • File: le résultat de PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ suivi du InvoiceNumber l'extension .pdf
   • Data: le Document de sortie du module 2
   • Content type: PDF file

Configuration Upload an attachment​

Content type est ici PDF file. Dans le cas d'un QR code suisse, une image PNG est utilisée dans le même emplacement.

Étape 4: Comment enregistrez-vous le résultat sur la ligne?​

Déroulement jusqu'à présent: tout s'est déroulé via le téléchargement de pièces jointes.

1. Ajouter Airtable > Update a record.
2. Configure:
   • Base et Table: comme à l'étape 1
   • Record ID: l' id du déclencheur
   • Record: renseignez uniquement les informations à renvoyer, généralement Status et un OutputLink

Update a record​

Toutes les colonnes du tableau apparaissent ici. La capture d'écran les montre vides et le panneau a défilé; par conséquent, définissez Status intentionnellement.

Étape 5: Comment envoyez-vous la facture électronique à l'acheteur?​

Déroulement jusqu'à présent: tout est passé par la mise à jour de l'enregistrement.

La facture électronique en attente dans la base de données n'a pas été émise.

1. Ajouter Gmail > Send an email.
2. Configure:
   • To: la colonne Email du déclencheur
   • Subject: Your e-invoice et le InvoiceNumber
   • Body type: Raw HTML
   • Content: un court corps HTML indiquant le nom de l’acheteur, la facture et le total
3. Ajouter la pièce jointe:
   • File: PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ suivi du InvoiceNumber l'extension .pdf
   • Data: le Document de sortie du module 2

Configuration Send an email​

La pièce jointe provient du module 2, donc Airtable n'est jamais relu pour le fichier.

Exécutez le scénario et vérifiez​

1. Save le scénario et exécutez-le une fois.
2. Ajoutez une ligne aux ZUGFeRD Requests avec un vendeur, un acheteur, un article, les deux dates et Status New.
3. Chacun des cinq modules doit signaler une opération.
4. Ouvrez la ligne: le champ Document doit contenir un fichier PDF nommé d’après le numéro de facture.
5. Ouvrez la pièce jointe. Vous devriez y voir une page de facture lisible, et un validateur ZUGFeRD devrait y trouver du code XML EN 16931.
6. Veuillez vérifier la boîte de réception de l'acheteur pour le message et sa pièce jointe.

Dans l'exécution capturée, la ligne RE-2026-0009 a produit une facture de Muster GmbH à Berlin avec le numéro de TVA DE123456789 à Test Kunde AG à Muenchen, dix unités de Consulting à 100,50, et l'e-mail a signalé un total de 1195,95 EUR.

Variantes courantes que vous pouvez ajouter sans reconstruction​

Comment cela se compare-t-il aux autres méthodes de production d'une facture électronique?​

Chaque ligne décrit une alternative. La dernière ligne correspond à ce scénario.

Questions fréquentes​

Qu'est-ce que l'automatisation des comptes fournisseurs?​

Du côté du destinataire, cela signifie qu'une facture arrive, que ses champs sont lus automatiquement, que les montants sont vérifiés et que le résultat est validé ou transmis pour approbation. La fiabilité de cette étape de lecture repose sur le fait que les données sont intégrées à la facture plutôt que récupérées à partir d'une image.

Ce scénario correspond à la partie « envoi » de cet accord. La production d'un fichier que le système de l'acheteur peut analyser permet le traitement automatisé de sa comptabilité fournisseurs.

Airtable peut-il créer des factures?​

Les solutions non conformes ne sont pas compatibles. Airtable peut stocker des données de facturation et les présenter dans une interface ou une vue imprimable, mais ne peut pas produire un PDF/A-3 contenant un XML conforme à la norme EN 16931, ce qu'exige la facturation électronique.

La répartition utilisée dans ce scénario est la plus pratique: Airtable constitue l’enregistrement, PDF4me produit le document, et ce document est renvoyé à l’enregistrement en tant que pièce jointe.

Comment fonctionne l'automatisation des comptes fournisseurs?​

Le processus se déroule en trois étapes: la réception, l’extraction et la comptabilisation. La réception consiste à centraliser les documents; l’extraction les transforme en champs; la comptabilisation inscrit ces champs dans le grand livre, généralement après un contrôle de niveau de confiance ou d’approbation.

Les factures électroniques hybrides court-circuitent l'étape intermédiaire. Lorsque le XML est déjà intégré au fichier, l'extraction consiste en un traitement plutôt qu'en une reconnaissance, ce qui explique la tendance croissante des réglementations à privilégier cette approche.

Qu'est-ce que l'automatisation Airtable?​

Airtable intègre son propre outil de création d'automatisations pour les déclencheurs et les actions au sein d'une base, ce qui couvre une grande partie du fonctionnement interne. Cependant, il ne permet pas d'appeler une API de documents et de renvoyer un fichier pour un champ de pièce jointe, étape pourtant nécessaire dans ce cas précis.

Make est positionné à côté précisément pour cette raison. Le déclencheur surveille toujours une table Airtable, mais le cœur du scénario peut atteindre des services auxquels les automatisations d' Airtable ne peuvent pas accéder.

Dépannage​

Prochaines étapes​

Un mandat de paiement se présente généralement sous la forme d'un problème de format de fichier. Il s'agit en réalité de savoir où se trouvent déjà vos données de facturation et si un système peut les lire.