Transformez chaque e-mail entrant en une archive PDF prête à être auditée grâce à Power Automate : un flux de travail Outlook en 7 étapes

Archive de courriel vers PDF Il s'agit d'un flux Power Automate qui se déclenche à chaque nouvel e-mail Outlook entrant, convertit le corps du message et chaque pièce jointe en PDF, les fusionne en un seul PDF consolidé horodaté et enregistre le résultat dans Dropbox pour une conservation conforme à long terme. Sept actions. Aucun code. Un fichier par e-mail : le corps en premier, puis les pièces jointes dans l'ordre. Le fichier de sortie est nommé merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf Ainsi, chaque entrée d'archive est triable de manière unique.

Les équipes d'audit, les responsables de la gestion des archives et les responsables de la conformité ont besoin de preuves par courriel conservées dans un format infalsifiable et consultable, résistant aux politiques de conservation d'Exchange. L'exportation native d'Outlook est manuelle, fichier par fichier, et perd les pièces jointes qui sont déplacées vers des fichiers séparés. Ce guide propose une alternative sans code : chaque courriel reçu est automatiquement converti en un seul PDF consolidé, avec l'original. .eml et les pièces jointes toujours dans Outlook pour conservation légale, mais le PDF d'archive fait office de copie de référence.

Questions et réponses basées sur le pourquoi​

Ce que vous obtiendrez​

Saisir: Tout courriel entrant à l'adresse Outlook surveillée (ici) [email protected]) avec une ou plusieurs pièces jointes. Ce guide utilise un court corps de message (« Bonjour, j'espère que vous allez bien... ») et deux pièces jointes DOCX (3Page.docx, Docx_2Pages.docx). Sortir: Un seul PDF d'archive consolidé dans /blog data/merge blog template/output/, nommé merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdfLa page 1 constitue le corps du texte. À partir de la page 2, chaque pièce jointe est présentée dans l'ordre, rendue à l'aide d'Aspose Words.

L'e-mail entrant​

Le dossier d'archive après deux exécutions​

Page 1 d'une archive PDF fusionnée​

Ce dont vous avez besoin​

Aperçu du flux​

1. Outlook : Lorsqu’un nouveau courriel arrive (V3) (déclenchement).
2. Variable d'initialisation nommé email (Tableau).
3. PDF4me : Convertir en PDF (Corps)Lit le corps HTML et renvoie un PDF.
4. Ajouter à la variable de tableau avec base64ToBinary sur la carrosserie transformée.
5. Appliquer à chaque sur triggerOutputs()?['body/attachments']:
   • PDF4me : Convertir en PDF la pièce jointe.
   • Ajouter à la variable de tableau avec base64ToBinary sur le PDF converti.
6. PDF4me : Fusionner plusieurs fichiers PDF en un seul fichier PDFTableau en entrée, un PDF en sortie.
7. Dropbox : Créer un fichierL'expression Nom de fichier horodatée en UTC.

Aperçu complet du flux​

Sept actions. PDF4me intervient trois fois dans le flux : conversion du corps du document, conversion de chaque pièce jointe, fusion de l’ensemble.

Champs de pièces jointes Outlook (référence)​

Perspectives Lorsqu'un nouvel e-mail arrive V3 Le déclencheur expose ces champs de pièces jointes que vous mappez dans le convertisseur :

PDF4me Convert to PDF lit l'extension de fichier. name pour choisir le bon moteur de rendu (.docx → Aspose Words, .xlsx → Aspose Cells, .pptx → Aspose Slides, images et PDF gérés nativement).

Étape 1 : Comment surveiller une boîte de réception Outlook pour les courriels entrants ?​

Flux jusqu'à présent : Déclencheur uniquement.

1. Dans Power Automate cliquez Créer, choisir Flux cloud automatisé.
2. Nommez le flux (par exemple, Email Archive to PDF), prendre Office 365 Outlook : Lorsqu’un nouveau courriel arrive (V3) comme déclencheur, cliquez Créer.
3. Connecter Votre boîte aux lettres Office 365.
4. Développer Paramètres avancés et cliquez Afficher tout pour afficher les options de filtrage.
5. Configure:
   • À: [email protected] (Filtrer pour que seul le courrier adressé à cette adresse déclenche le flux)
   • Joindre les pièces jointes: Yes
   • Uniquement avec pièces jointes: Yes

Configuration du déclencheur​

Étape 2 : Initialiser la variable email​

Flux jusqu'à présent : Déclencheur plus initialisation de la variable.

Ouvrez un tableau vide pour collecter le PDF principal et toutes les pièces jointes PDF.

1. Cliquez + Nouvelle étape, prendre Variable d'initialisation.
2. Configure:
   • Nom: email
   • Taper: Array
   • Valeur: laisser vide

Initialiser la configuration des variables​

Étape 3 : Comment PDF4me convertit-il le corps de l’e-mail en PDF ?​

Flux jusqu'à présent : Déclencheur + Initialisation de variable + Conversion en corps PDF.

Le déclencheur Outlook émet le corps du message au format HTML sur body/bodyPDF4me Convert to PDF lit directement le HTML, la conversion complète se résume donc à un seul appel d'action.

1. Cliquez + Nouvelle étape, recherche PDF4me, prendre Convertir en PDF.
2. Rebaptiser l'action à Convertir en corps de PDF L'action « Convertir en PDF » de l'étape 5 reçoit donc ultérieurement un nom plus clair.
3. Connecter PDF4me Connectez-vous avec votre clé API (première fois uniquement).
4. Configure:
   • Contenu du fichier (expression, clic) fx): triggerOutputs()?['body/body']
   • Nom de fichier: email-body.html

Convertir en configuration du corps PDF​

Le .html L'extension du nom de fichier indique à PDF4me quel moteur de rendu utiliser. Envoyer .docx, .xlsx, .png, ou .jpg La même action permet de les régler tout aussi facilement.

Étape 4 : Ajouter au tableau de variables (corps de l’e-mail)​

Flux jusqu'à présent : Déclencheur plus Initialiser la variable plus Convertir en corps PDF plus Ajouter (corps de l'e-mail).

Déplacez le PDF converti du corps sur le email tableau comme page 1.

1. Cliquez + Nouvelle étape, prendre Ajouter à la variable de tableau.
2. Rebaptiser l'action à Ajouter à la variable de tableau (corps de l'e-mail) pour plus de clarté.
3. Configure:
   • Nom: email
   • Valeur (expression): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF_Body')?['$content'])

Ajouter la configuration du corps de l'e-mail​

Étape 5 : Comment parcourir chaque pièce jointe et convertir chacune d’elles ?​

Flux jusqu'à présent : Déclencher plus Initialiser la variable plus Convertir en corps PDF plus Ajouter (corps de l'e-mail) plus Appliquer à chaque.

Parcourez chaque pièce jointe, convertissez-la en PDF et ajoutez-les tour à tour afin que la fusion finale respecte l'ordre des pièces jointes.

Étape 5a : Appliquer à chaque (choisir la source)​

1. Cliquez + Nouvelle étape, prendre Appliquer à chaque.
2. Configure:
   • Sélectionnez une sortie parmi les étapes précédentes (expression): triggerOutputs()?['body/attachments']

Étape 5b : Convertir au format PDF (pièce jointe)​

3. À l'intérieur de la boucle, cliquez Ajouter une action, prendre PDF4me : Convertir en PDF.
4. Configure:
   • Contenu du fichier (expression): base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Nom de fichier (contenu dynamique) : sélectionner nom à partir de la section « Appliquer à chaque élément actuel »

Le nom Le jeton de contenu dynamique est résolu lors de l'exécution en items('Apply_to_each')?['name']Ainsi, chaque pièce jointe est convertie en utilisant son nom de fichier d'origine. PDF4me lit l'extension pour choisir le moteur de rendu approprié.

Étape 5c : Ajouter à la variable de tableau (la pièce jointe convertie)​

5. Ci-dessous, convertir en PDF à l'intérieur de la même boucle, Ajouter une action, prendre Ajouter à la variable de tableau.
6. Configure:
   • Nom: email
   • Valeur (expression): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF')?['$content'])

Étape 6 : Fusionner plusieurs fichiers PDF en une seule archive PDF​

Flux jusqu'à présent : Déclencher plus Initialiser la variable plus Convertir en corps PDF plus Ajouter (corps) plus Appliquer à chaque plus Fusionner plusieurs PDF.

L'ensemble email Le tableau (le PDF du corps en premier, puis les PDF des pièces jointes dans l'ordre des pièces jointes) est traité par un seul appel Merge.

1. Sous le bouton Appliquer à chaque boucle + Nouvelle étape, recherche PDF4me, prendre Fusionner plusieurs fichiers PDF en un seul fichier PDF.
2. Configure:
   • Corps/docContenu: choisissez le email jeton variable
   • Nom du fichier de sortie: Email Attachment Merge Output.pdf

Configuration de l'action de fusion​

Étape 7 : Pourquoi un nom de fichier horodaté pour l’archive ?​

Flux jusqu'à présent : Déclencher plus Initialiser la variable plus Convertir en corps PDF plus Ajouter plus Appliquer à chaque plus Fusionner plus Créer un fichier.

Enregistrez le PDF consolidé sur Dropbox avec un nom de fichier horodaté UTC afin que chaque entrée d'archive soit un fichier distinct et triable. L'envoi de deux courriels à la même adresse au même instant étant suffisamment rare, cette méthode garantit une unicité efficace sans qu'il soit nécessaire d'y intégrer les identifiants des messages.

1. Cliquez + Nouvelle étape, prendre Dropbox : Créer un fichier.
2. Configure:
   • Chemin du dossier: /blog data/merge blog template/output
   • Nom de fichier (expression, clic) fx): concat('merge-', formatDateTime(utcNow(), 'yyyyMMdd-HHmmss'), '.pdf')
   • Contenu du fichier: choisissez le Contenu du fichier jeton de l'action Fusionner plusieurs PDF

Expression du nom de fichier​

Action finale avec le contenu du fichier mappé​

Exécutez le flux et vérifiez​

1. Sauvegarder le flux en haut à droite.
2. Envoyez un message électronique avec une ou plusieurs pièces jointes à l'adresse surveillée.
3. Ouvrir Historique des coursesLe déclencheur devrait s'activer en quelques secondes.
4. Ouvrez Dropbox à /blog data/merge blog template/output/Un fichier nommé merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf y a-t-il.
5. Ouvrez le PDF. La page 1 contient le texte principal. Les pages suivantes contiennent chaque pièce jointe, affichée intégralement et dans l'ordre.

Variantes courantes que vous pouvez ajouter sans reconstruction​

Archivage des courriels : PDF ou EML​

Questions fréquentes​

Comment déclencher ce flux sur une boîte aux lettres partagée plutôt que sur une boîte de réception personnelle ?​

Remplacez le Lorsqu'un nouvel e-mail arrive (V3) déclencher avec Lorsqu'un nouvel e-mail arrive dans une boîte aux lettres partagée (V2). Transmettez l'adresse de la boîte aux lettres comme Adresse de boîte aux lettres d'origine Le reste du flux demeure identique ; chaque référence de pièce jointe et chaque expression de corps sont résolues de la même manière.

Que se passe-t-il si un courriel ne contient aucune pièce jointe ?​

Le déclencheur Uniquement avec pièces jointes Oui Le filtre empêche le flux de se déclencher pour les e-mails ne contenant que le corps du message. Si vous souhaitez également archiver les e-mails ne contenant que le corps du message, définissez ce filtre sur Non et placez la boucle Appliquer à chaque élément dans une condition : ne l'exécuter que lorsque length(triggerOutputs()?['body/attachments']) est supérieur à zéro. L'opération de fusion fonctionnera tout de même avec un seul fichier PDF du tableau, produisant une archive d'une seule page.

Comment puis-je inclure l'expéditeur, l'objet et la date de réception sur la page 1 de l'archive ?​

Avant l'étape 3, ajoutez un Composer action avec un préambule HTML :

<h2>From: @{triggerOutputs()?['body/from']}</h2>
<h2>Subject: @{triggerOutputs()?['body/subject']}</h2>
<p>Received: @{triggerOutputs()?['body/receivedDateTime']}</p>
<hr>
@{triggerOutputs()?['body/body']}

Ensuite, orientez le contenu du fichier de l'étape 3 vers la sortie de composition. La page 1 contient désormais des métadonnées d'en-tête consultables.

Cela fonctionnera-t-il avec les e-mails HTML contenant des images intégrées ?​

Oui. PDF4me Convert to PDF génère du HTML avec du contenu intégré. <img src="cid:..."> Références et images base64 intégrées. Outlook body/body Il inclut le code HTML complet avec le contenu intégré, de sorte que le PDF généré préserve la fidélité visuelle de ce que le destinataire a vu.

Combien de temps dure l'écoulement ?​

Environ 10 à 15 secondes par pièce jointe pour un fichier DOCX d'une page, plus 5 à 10 secondes pour le déclencheur et le chargement final. Un e-mail classique avec deux pièces jointes est traité en 35 à 45 secondes. Par défaut, la fonction « Appliquer à chaque » de Power Automate exécute les tâches séquentiellement pour un résultat ordonné ; si l'ordre n'a pas d'importance et que vous privilégiez la rapidité, configurez-la. Contrôle de la concurrence à 20 dans les paramètres de la boucle.

Dépannage​

Prochaines étapes​

Le même schéma en sept étapes (déclenchement, initialisation du tableau, conversion du corps, boucle de conversion et d'ajout, fusion, puis enregistrement avec horodatage) fonctionne pour toute automatisation de type « e-mail et pièces jointes dans un PDF ». Envoyez-en un, et chaque message entrant sera automatiquement transformé en une entrée d'archive consultable, triable et prête pour l'audit.