Modèle de facture Excel dans Power Automate : remplissez-le à partir d’une liste SharePoint et archivez chaque facture au format PDF/A avec PDF4me

PDF4me Excel - Populate est une action Power Automate qui remplit un modèle de facture Excel avec des données JSON. Un nouvel élément de liste SharePoint fournit les données, Populate les inscrit dans les marqueurs dynamiques du modèle, et trois autres actions PDF4me transforment le classeur en une facture PDF/A compressée que SharePoint stocke automatiquement.

Recherchez un modèle de facture Excel et la première page vous propose une galerie. Microsoft, Vertex42, QuickBooks et Square vous fournissent tous un classeur vierge bien conçu, mais s'arrêtent au téléchargement. Aucun n'explique comment le remplir, ce qui, en pratique, consiste à copier les informations du client dans des cellules, exporter au format PDF, nommer le fichier et le déposer dans un dossier, facture par facture. Cette méthode conserve l'avantage principal de ces pages : un modèle que n'importe qui peut concevoir dans Excel. Elle supprime toutes les étapes postérieures au téléchargement.

Questions et réponses basées sur le pourquoi​

Ce que vous obtiendrez​

Entrée : une ligne de liste SharePoint contenant l’en-tête de la facture, les informations client et deux lignes de commande. Sortie : une facture compressée au format PDF/A2b, nommée ExcelArchived.pdf, dans le dossier /Shared Documents/ArchivedExcel du même site.

La source des données : une ligne par facture, sur vingt-deux colonnes. La dernière ligne, Morris - INV, est celle qui a produit l’exemple de résultat.

ExcelArchived.pdf se trouve dans le dossier ArchivedExcel et a été créé par le compte de flux quelques secondes après l'ajout de la ligne.

Ce dont vous avez besoin​

Aperçu du flux​

1. When an item is created (déclencheur SharePoint), il surveille la liste nommée Excel Template.
2. Compose construit le JSON RootData à partir de la nouvelle ligne.
3. Get file content using path lit le modèle à partir de /Shared Documents/Excel Template.
4. Excel - Populate (PDF4me Excel) fusionne le JSON dans la feuille de calcul 1.
5. Convert to PDF (PDF4me Convert) transforme le classeur en Invoice.pdf.
6. PDF - Compress (PDF4me PDF) avec Optimize Profile Web.
7. PDF - Create PdfA (PDF4me PDF) avec Compliance PdfA2b.
8. Create file (SharePoint) dans /Shared Documents/ArchivedExcel.

Aperçu complet du flux​

Le traitement ayant généré la facture d'exemple. Les Convert, Compress et Create PdfA prennent chacune entre dix et onze secondes. Toutes les autres opérations s'exécutent en moins d'une seconde, à l'exception de l'écriture dans SharePoint qui dure deux secondes. Prévoyez environ trente-six secondes par facture.

Étape 1 : Comment déclencher un flux lorsqu’un élément de liste SharePoint est créé ?​

Déroulement jusqu'à présent : rien pour l'instant, ceci est le déclencheur.

Chaque nouvelle ligne de la liste correspond à une facture, donc le déclencheur est la liste elle-même.

1. Créez un Automated cloud flow et sélectionnez SharePoint > When an item is created.
2. Configurer :
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Excel Template

Configuration du déclencheur SharePoint​

Une liste, un déclencheur. La colonne Title intégrée à la liste contient le numéro de facture, c'est pourquoi l'étape suivante associe le numéro au Title.

Étape 2 : Comment convertir une ligne SharePoint plate en JSON pour un modèle Excel ?​

Flux jusqu'à présent : Déclencheur SharePoint.

Le modèle attend une structure imbriquée : un en-tête de facture, un bloc entreprise, un bloc client et une liste d’articles. La ligne de liste est simple. Compose assure la liaison entre ces deux éléments.

1. Ajouter Data Operation > Compose.
2. Collez ceci dans Inputs. Chaque valeur est une expression triggerBody()?['<column>'] qui pointe vers une colonne de liste.

{
  "RootData": {
    "Invoice": [
      {
        "Number": "@{triggerBody()?['Title']}",
        "Date": "@{triggerBody()?['Dateandtime']}",
        "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}",
        "PONumber": "@{triggerBody()?['PONumber']}",
        "PaymentTerms": "@{triggerBody()?['PaymentTerms']}"
      }
    ],
    "Company": [
      {
        "Email": "@{triggerBody()?['CompanyEmail']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CompanyAddress']}"
      }
    ],
    "Customer": [
      {
        "Name": "@{triggerBody()?['CustomerName']}",
        "Email": "@{triggerBody()?['CustomerEmail']}",
        "Company": "@{triggerBody()?['CustomerCompany']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CustomerAddress']}",
        "CityStateZIP": "@{triggerBody()?['CustomerCityStateZIP']}"
      }
    ],
    "Items": [
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item1Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item1Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item1UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item1Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item1TaxRate']}"
      },
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item2Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item2Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item2UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item2Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item2TaxRate']}"
      }
    ]
  }
}

Compose : vue du code​

Les tableaux Invoice, Company et Customer ne contiennent qu'un seul élément. Items comporte deux éléments, un pour chaque ensemble de colonnes d'articles dans la liste.

Comment chaque cellule modèle obtient sa valeur​

Le champ From  (B3) est en texte brut (PDF4me) et sera donc identique sur toutes les factures. Remplacez-le par le nom de votre entreprise dans le modèle.

Étape 3 : D’où le flux lit-il le modèle Excel ?​

Flux jusqu'à présent : déclencheur SharePoint plus Compose.

Le modèle est un fichier ordinaire situé dans une bibliothèque de documents. Le flux le lit à chaque exécution ; par conséquent, la mise en page utilisée est celle qui se trouve dans SharePoint à ce moment précis.

1. Ajouter SharePoint > Get file content using path.
2. Configurer :
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Path: /Shared Documents/Excel Template/PDF4me_Excel_SharePoint_Template_.xlsx
   • Infer content type (avancé) : Yes

Get file content using path : configuration​

La liste et le dossier de modèles s'appellent tous deux Excel Template. Ce sont deux choses différentes : l'une est une liste, l'autre un dossier dans Shared Documents.

Étape 4 : Comment Excel - Populate remplit-il un modèle de facture Excel ?​

Flux jusqu'à présent : déclencheur SharePoint plus Compose plus Get file content using path.

Cette étape prend en charge le travail que les galeries de modèles vous laissent faire. La fonction Excel - Populate utilise le classeur et le fichier JSON, repère chaque marqueur intelligent et inscrit la valeur correspondante dans sa cellule.

1. Ajouter Excel - Populate à partir de la connexion PDF4me Excel.
2. Configurer :
   • File Content : le jeton Body obtenu en Get file content using path
   • JSON Data : le résultat de Compose (le jeton apparaît comme Body)
   • File Name: Populate.xlsx
   • Worksheet Indexes: 1
3. Ouvrez Advanced parameters et configurez trois des quatre éléments suivants :
   • Strict JSON Strings: Yes
   • Culture & Language Settings: en-US
   • Calculate Formulas: Yes

Excel - Populate : configuration​

Deux éléments sont nécessaires au traitement : les octets du modèle provenant de SharePoint et le JSON provenant Compose. Le reste concerne la mise en forme et la portée.

Le modèle utilise deux types de marqueurs, et c'est la différence entre eux qui constitue toute l'astuce :

• Les cellules d'en-tête, telles que Invoice No. contiennent &=RootData.Invoice.Number(noadd). Le modificateur (noadd) écrit la valeur directement et n'insère jamais de ligne.
• La ligne  item  contient &=RootData.Items.Description, &=RootData.Items.Qty, etc., sans modificateur. Cette ligne est écrite une fois pour chaque élément du tableau Items, donc deux articles produisent deux lignes, et un troisième article en produit une troisième.

La syntaxe complète, incluant les modificateurs, les chemins imbriqués et la gestion des formules, est disponible dans la présentation de la syntaxe de l' Excel Populate. Pour l'action  Remplir  seule, avec un modèle Dropbox et une charge utile JSON intégrée, consultez la section  Remplissage d'un modèle Excel à partir de JSON dans Power Automate .

Étape 5 : Comment convertir le classeur rempli en PDF ?​

Flux jusqu'à présent : Déclencheur SharePoint + Compose + Get file content using path + Excel - Populate.

Le classeur rempli n'existe que pendant l'exécution. Il n'est jamais enregistré au format .xlsx ; il est directement transmis au convertisseur.

1. Ajouter Convert to PDF à partir de la connexion PDF4me Convert.
2. Configurer :
   • File Content : le jeton Output File Content d’ Excel - Populate
   • File Name: Invoice.pdf

Convert to PDF : configuration​

Output File Content est le classeur rempli. Il n'est jamais transféré vers SharePoint au format .xlsx.

Étape 6 : Comment compresser la facture et la convertir en PDF/A ?​

Déroulement jusqu'à présent : tout passe par Convert to PDF.

La connexion PDF4me PDF effectue deux actions : la compression puis la certification. Inverser ces actions permettrait à la compression de réécrire un fichier déjà conforme.

1. Ajouter PDF - Compress.
   • File Content : le jeton Body de Convert to PDF
   • File Name : le jeton headers/FileName conservé de l'action précédente
   • Optimize Profile: Web
2. Ajouter PDF - Create PdfA.
   • File Content : le jeton Body du PDF - Compress
   • File Name : le jeton headers/FileName
   • Compliance: PdfA2b
   • Allow Upgrade: Yes
   • Allow Downgrade: Yes

Compress et Create PdfA : paramètres​

Compress travaille sur la facture convertie, avant toute certification.

Create PdfA est la dernière action à modifier le document, ce qui est exactement sa place.

La même paire effectue la même tâche sur les fichiers déjà présents dans SharePoint lors de l'archivage PDF dans Power Automate avec un dossier SharePoint sans surveillance.

Étape 7 : Où est enregistrée la facture finale ?​

Déroulement jusqu'à présent : tout passe par Create PdfA.

La dernière action consiste à réinscrire la facture certifiée dans le même site SharePoint.

1. Ajouter SharePoint > Create file.
2. Configurer :
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/ArchivedExcel
   • File Name: ExcelArchived.pdf
   • File Content : le jeton Body du PDF - Create PdfA

SharePoint Create file : configuration​

Chaque action PDF4me génère un jeton appelé Body ; son libellé seul ne vous indique donc pas laquelle vous avez sélectionnée. Survolez-le ou consultez le code source pour body('PDF_-_Create_PdfA').

Exécutez le flux et vérifiez​

1. Save le flux en haut à droite.
2. Ajoutez un nouvel élément à la liste nommé Excel Template et remplissez toutes les colonnes utilisées par le modèle.
3. Ouvrez l'historique d'exécution. Les huit actions devraient être affichées en vert, les opérations Convert, Compress et Create PdfA étant les plus longues.
4. Ouvrez le dossier /Shared Documents/ArchivedExcel et vérifiez que le PDF s'y trouve, avec Modified By indiquant le compte du flux.
5. Ouvrez le fichier lui-même et comparez-le avec la ligne de la liste, puis vérifiez ses propriétés de document pour la déclaration PDF/A.

La facture issue de l'analyse pèse 37 876 octets. Elle affiche la ligne Morris - INV : client Morris Luma chez Invoicing.co, datée du 01/09/2026 et payable le 20/09/2026, avec deux lignes : PDF to Excel (quantité : 60) et PDFA (quantité : 45). Ses métadonnées XMP indiquent que pdfaid:part vaut 2 et pdfaid:conformance vaut B, ce qui correspond à la norme PDF/A-2b (vue interne). Elle comporte deux pages au lieu d'une, pour des raisons de mise en page expliquées à l'étape 5.

Variantes courantes que vous pouvez ajouter sans reconstruction​

Comment cela se compare-t-il aux autres méthodes de production de factures ?​

Chaque ligne décrit l'alternative. La dernière ligne correspond à ce flux.

La distinction essentielle : les deux premières méthodes conservent la mise en page dans Excel mais nécessitent l’intervention d’un opérateur, tandis que la troisième supprime l’intervention humaine mais transfère la mise en page dans le code. Seul ce flux combine les deux.

Questions fréquentes​

Existe-t-il un modèle de facture au format Excel ?​

Oui. Excel propose des modèles de factures : dans l’application de bureau, choisissez File > New et recherchez  facture . Microsoft en publie également d’autres dans sa galerie de modèles en ligne. Ils sont conçus pour être remplis manuellement.

Le modèle utilisé dans cet article est conçu pour un autre usage. Ses cellules de valeur contiennent des marqueurs intelligents au lieu de texte d'exemple, permettant ainsi à un flux de les remplir. Vous pouvez convertir n'importe quel modèle de facture existant de la même manière : conservez la mise en page et remplacez chaque valeur par un marqueur tel que &=RootData.Invoice.Number(noadd).

Comment générer une facture à partir de données Excel ?​

Organisez les données en lignes, définissez la mise en page à l'aide d'un modèle, et laissez un outil fusionner les deux. Dans Excel uniquement, cet outil peut être une fusion et un publipostage Word ou une macro VBA, et les deux s'exécutent sur un poste de travail.

Dans ce flux, les lignes résident dans une liste SharePoint. Compose convertit une ligne en JSON, puis l' Excel - Populate l'intègre au modèle. Si vos données sont déjà dans un tableau Excel sur OneDrive ou SharePoint, l'action List rows present in a table du connecteur Excel Online (Business) peut alimenter la même Compose au sein d'une boucle Apply to each, en remplaçant triggerBody() par items('Apply_to_each'). À partir de l'étape 3, tout reste inchangé.

Comment automatiser la facturation dans Excel ?​

L'automatisation d'une facture consiste à supprimer toutes les étapes manuelles nécessaires à sa création : saisie des données, exportation au format PDF, nommage et archivage du fichier. Le modèle reste un simple fichier Excel.

Ce flux supprime les quatre éléments. Seule la ligne de la liste constitue l'entrée. Le modèle est rempli par Excel - Populate, exporté par Convert to PDF, archivé par PDF - Create PdfA et classé par Create file. Une fois le nom du fichier généré à partir de la ligne, comme décrit à l'étape 7, aucune intervention manuelle n'est requise.

Power Automate peut-il convertir un fichier Excel en PDF ?​

Oui. Dans un flux cloud, l'action Convert file du connecteur OneDrive for Business transforme un fichier .xlsx en PDF, mais uniquement pour un fichier stocké dans OneDrive. C'est pourquoi les flux SharePoint copient souvent d'abord le classeur dans OneDrive, puis le suppriment.

PDF4me Convert to PDF récupère le contenu du fichier directement à partir de l'action précédente. C'est pourquoi le classeur rempli dans ce flux n'est jamais enregistré : il passe directement d' Excel - Populate au convertisseur, et le seul fichier enregistré dans SharePoint est la facture PDF/A finale.

Dépannage​

Prochaines étapes​

Le même schéma en huit étapes (lister les lignes, remodeler en JSON, récupérer le modèle, remplir, convertir, compresser, certifier, enregistrer) traite tout document qui commence sa vie comme une feuille de calcul : devis, bons de livraison, relevés et certificats.