Archivage des e-mails dans Power Automate : un message Outlook est converti en un fichier PDF/A compressé dans SharePoint grâce à PDF4me.

PDF4me Créer un PDF Cette action Power Automate réécrit un PDF au format ISO 19005. Placée à la fin d'un flux Outlook qui convertit le corps du message, toutes les pièces jointes et les fusionne, elle transforme l'archivage des e-mails en un seul fichier PDF/A compressé que SharePoint stocke de façon permanente.

Si vous recherchez des solutions d'archivage d'emails, la première page vous propose du stockage. Proofpoint, Mimecast, Barracuda, GoDaddy, tous répondent à la question « où seront stockés les emails et pendant combien de temps ? ». Mais aucun ne répond à la question essentielle qui détermine si la conservation d'une archive est réellement pertinente : De quel format est-il ? Une exportation de boîte aux lettres n'est lisible que tant qu'un système peut l'ouvrir. Ce processus considère l'archivage d'abord comme un problème de format, puis comme un problème de stockage, contrairement à tous les autres résultats affichés sur cette page.

Questions et réponses basées sur le pourquoi​

Ce que vous obtiendrez​

Saisir: un courriel Outlook avec une ou plusieurs pièces jointes. Sortir: un seul fichier PDF/A-2b compressé dans SharePoint contenant le corps du message en première page, suivi de chaque pièce jointe dans l'ordre.

Le message qui déclenche le processus : un court texte et une pièce jointe au format PDF.

EmailArchive.pdf, généré par le compte de flux environ une minute après l'arrivée du courrier.

Ce dont vous avez besoin​

Aperçu du flux​

1. Lorsqu'un nouvel e-mail arrive (V3) (Déclencheur Outlook) avec accessoires inclus.
2. Variable d'initialisation email, type Tableau.
3. Convertir en PDF (PDF4me Connect) sur le corps du message HTML.
4. Ajouter à la variable de tableau pousser le corps transformé.
5. Appliquer à chaque au-dessus de la gâchette Attachments.
6. Convertir en PDF 2 sur chaque accessoire contentBytes.
7. Ajouter à la variable de tableau 2 pousser chaque accessoire converti.
8. Fusionner plusieurs fichiers PDF en un seul fichier PDF (PDF4me Connect).
9. PDF - Compress avec Optimiser le profil Web.
10. PDF - Créer un PDF en conformité PdfA2b.
11. Créer un fichier (SharePoint) dans /Shared Documents/EmailArchive.

Aperçu complet du flux​

L'exécution est principalement constituée de quatre opérations sur les documents, d'une durée de dix à onze secondes chacune. Prévoyez environ cinquante-six secondes pour un message avec une pièce jointe, et environ dix secondes supplémentaires pour chaque pièce jointe additionnelle.

Étape 1 : Comment déclencher un flux sur les e-mails entrants d’Outlook ?​

Flux jusqu'à présent : Rien pour l'instant, voici le déclencheur.

Le déclencheur détermine ce qui est archivé ; il est donc important d’être prudent. Deux de ses paramètres avancés sont essentiels à ce processus.

1. Créez un Flux cloud automatisé et choisir Office 365 Outlook > Lorsqu'un nouvel e-mail arrive (V3).
2. Ouvrir Paramètres avancés et configurer :
   • À: [email protected]
   • Joindre les pièces jointes: Yes
   • Importance: Any
   • Uniquement avec pièces jointes: Yes
   • Dossier: Inbox

Configuration du déclencheur Outlook​

L'option « Inclure les pièces jointes » est souvent négligée. Si on la désactive, la boucle continue de fonctionner, mais chaque pièce jointe sera vide.

Étape 2 : Pourquoi le flux a-t-il besoin d’une variable de type tableau ?​

Flux jusqu'à présent : Déclencheur Outlook.

Le nombre de pièces jointes n'est connu qu'à la réception du message ; le flux doit donc disposer d'un moyen d'accumuler un nombre inconnu de fichiers PDF tout en préservant leur ordre.

1. Ajouter Variables > Variable d'initialisation.
2. Configure:
   • Nom: email
   • Taper: Array
   • Valeur: laisser vide

Initialiser la configuration des variables​

La valeur reste vide. Le corps du texte est ajouté ensuite, avant la boucle, ce qui le place en première page.

Étape 3 : Comment convertir le corps d’un e-mail en PDF ?​

Flux jusqu'à présent : Déclencheur Outlook plus Initialiser la variable.

Le déclencheur Outlook transmet le corps du message au format HTML. PDF4me Convert to PDF le convertit en PDF, ce qui explique pourquoi le nom de fichier contient un .html prolongation même si un PDF est renvoyé.

1. Ajouter Convertir en PDF de la PDF4me Connect connexion.
2. Configure:
   • Contenu: le Body jeton, qui se résout en triggerOutputs()?['body/body']
   • Nom de fichier: email-body.html

Configuration de conversion en PDF​

L'extension du nom de fichier indique au convertisseur le type de fichier qu'il reçoit. Il s'agit de HTML en entrée, donc email-body.html est correct même si la sortie est un PDF.

Étape 4 : Comment placer le corps du message sur la première page ?​

Flux jusqu'à présent : Déclencheur Outlook, Initialiser la variable, Convertir en PDF.

L'ordre dans le document fusionné correspond simplement à l'ordre d'insertion des éléments dans le tableau. L'ajout du corps du document avant la boucle constitue l'intégralité du mécanisme qui garantit sa première place.

1. Ajouter Variables > Ajouter à la variable de tableau.
2. Configure:
   • Nom: email
   • Valeur: le Contenu du fichier jeton de Convertir en PDF, ce qui se résout à body('Convert_to_PDF')

Ajouter à la configuration de la variable de tableau​

La valeur doit correspondre au jeton de contenu du fichier, soit body('Convert_to_PDF'). Toute autre valeur est la cause la plus fréquente d'échec de la fusion ultérieure.

Étape 5 : Comment convertir chaque pièce jointe d’e-mail en PDF ?​

Flux jusqu'à présent : Déclencheur Outlook, Initialiser la variable, Convertir en PDF, Ajouter à la variable tableau.

Une boucle sur la collection de pièces jointes, deux actions à l'intérieur. Voilà le schéma complet, et il reste inchangé quel que soit le nombre de pièces jointes.

1. Ajouter Contrôle > Appliquer à chaque.
2. Sélectionnez une sortie des étapes précédentes: le Attachments jeton, qui se résout en triggerBody()?['Attachments'].

Appliquer à chaque configuration​

Deux actions à l'intérieur de la boucle, et cela reste vrai pour une seule pièce jointe ou vingt.

Ajoutez maintenant la première action à l'intérieur de la boucle.

3. Ajouter Convertir en PDF (PDF4me Connect) à l'intérieur de la boucle. Power Automate le nomme ainsi. Convertir en PDF 2.
4. Configure:
   • Contenu du fichier: l'expression base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Nom de fichier: le name jeton de la pièce jointe

Outlook transmet les pièces jointes encodées en base64. La fonction base64ToBinary convertit le contenu en un fichier lisible par le convertisseur.

Puis la deuxième action à l'intérieur de la boucle.

5. Ajouter Ajouter à la variable de tableau à l'intérieur de la boucle, nommée Ajouter à la variable de tableau 2.
6. Configure:
   • Nom: email
   • Valeur: le Contenu du fichier jeton de Convertir en PDF 2, ce qui se résout à body('Convert_to_PDF_2')

Même tableau, même modèle qu'à l'étape 4. Chaque passage dans la boucle ajoute une plage de pages supplémentaire à l'archive finale.

Les deux expressions de boucle​

base64ToBinary et items() tous deux viennent de Référence de la fonction du langage de définition de flux de travail, qui constitue la liste faisant autorité de ce qu'un champ d'expression acceptera.

Étape 6 : Comment fusionner un nombre inconnu de fichiers PDF en un seul ?​

Flux jusqu'à présent : tout à travers la boucle Appliquer à chaque.

Lorsque la boucle est terminée, email Le tableau contient le PDF principal suivi de chaque PDF joint. La fonction Merge traite l'ensemble du tableau en un seul appel.

1. Ajouter Fusionner plusieurs fichiers PDF en un seul fichier PDF depuis PDF4me Connect, après la boucle.
2. Configure:
   • docContent: @variables('email')
   • Nom du fichier de sortie: EmailArchive.pdf

La vue du code rend la forme sans ambiguïté :

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "body/docContent": "@variables('email')",
      "body/document/Name": "EmailArchive.pdf"
    },
    "host": {
      "apiId": "/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_pdf4meconnect",
      "connection": "shared_pdf4meconnect",
      "operationId": "Merge_V1"
    }
  },
  "runAfter": {
    "Apply_to_each": [
      "Succeeded"
    ]
  }
}

Vue du code d'action de fusion​

La fonction runAfter Apply_to_each Succeeded garantit que la fusion attend que chaque pièce jointe ait fini de se convertir.

Étape 7 : Comment rendre une archive de courriels conforme à la norme PDF/A ?​

Flux jusqu'à présent : Tout passe par la fusion.

Deux actions, dans cet ordre, à partir de la PDF4me PDF La connexion. L'ordre n'est pas d'ordre esthétique.

1. Ajouter PDF - Compress.
   • Contenu du fichier: le contenu du fichier fusionné
   • Nom de fichier: le headers/FileName jeton conservé de l'action précédente
   • Optimiser le profil: Web
2. Ajouter PDF - Créer un PDF.
   • Contenu du fichier: le contenu du fichier compressé
   • Nom de fichier: le headers/FileName jeton
   • Conformité: PdfA2b
   • Autoriser la mise à niveau: Yes
   • Autoriser la rétrogradation: Yes

Paramètres de compression et de création de PDF​

La commande Compress s'exécute sur le document fusionné, avant toute certification.

La création d'un PDF est la dernière action à modifier le document, ce qui est exactement sa place.

Étape 8 : Où sont stockées les archives finales ?​

Flux jusqu'à présent : Tout via Créer un PDF.

La dernière action consiste à enregistrer le fichier certifié dans SharePoint.

1. Ajouter SharePoint > Créer un fichier.
2. Configure:
   • Adresse du site: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Chemin du dossier: /Shared Documents/EmailArchive
   • Nom de fichier: EmailArchive.pdf
   • Contenu du fichier: le Contenu du fichier jeton de PDF - Créer un PDF, ce qui se résout à body('PDF_-_Create_PdfA')

SharePoint Créer une configuration de fichier​

Le contenu du fichier correspond à body('PDF_-_Create_PdfA'). Utilisez-le plutôt avec Compress pour obtenir un PDF valide qui n'est pas une archive.

Exécutez le flux et vérifiez​

Envoyez un message de test à l'adresse surveillée avec au moins une pièce jointe, puis vérifiez trois éléments au lieu d'un seul.

1. L'historique de la course. Les onze actions sont toutes en vert, et la case « Appliquer à » affiche le nombre d'itérations correct. L'exécution capturée le montre. 1 of 1 pour un courriel contenant une seule pièce jointe.
2. Le dossier SharePoint. EmailArchive.pdf présent dans /Shared Documents/EmailArchive, avec Modifié par indiquant le compte du flux.
3. Le fichier lui-même. C'est une étape souvent négligée. Ouvrez les propriétés du document et vérifiez que la déclaration PDF/A est bien présente.

L'archive produite par l'exécution capturée a une taille de 32 088 octets. deux pages: le corps du message en page 1, la pièce jointe en page 2. Ses métadonnées XMP intégrées déclarent pdfaid:part comme 2 et pdfaid:conformance comme BVoici à quoi ressemble un fichier PDF/A-2b de l'intérieur. Si votre fichier s'ouvre correctement mais ne contient pas cette déclaration, l'action « Créer un fichier » lit très probablement une action en amont incorrecte.

Variantes courantes que vous pouvez ajouter sans reconstruction​

Comment cela se compare-t-il aux approches habituelles ?​

La distinction essentielle : les trois premières questions indiquent l’emplacement du fichier mail. Seule la dernière précise s’il s’affichera correctement une fois le logiciel ayant servi à sa création supprimé.

Questions fréquentes​

Qu'est-ce que l'archivage des e-mails ?​

L'archivage des courriels consiste à sauvegarder les messages dans un espace de stockage distinct et durable afin qu'ils survivent au nettoyage des boîtes de réception, aux départs du personnel et aux échéances de conservation. La plupart des solutions le définissent comme un problème de stockage : copier les courriels dans un endroit sûr et les indexer pour permettre la recherche.

Cette définition est incomplète. Une archive n'est utile que si elle reste accessible, et un message est lié au système qui le stocke. La conversion du message et de ses pièces jointes en un format de document fixe transforme une copie en enregistrement.

Comment fonctionne l'archivage des e-mails ?​

Traditionnellement, un dispositif de journalisation est installé à côté du serveur de messagerie et reçoit une copie de tout, qu'il stocke dans un référentiel propriétaire doté de sa propre interface de recherche.

Ce processus fonctionne différemment. Un déclencheur s'active à la réception du message ; le corps du document et ses pièces jointes sont convertis au format PDF, fusionnés en un seul document, compressés, puis convertis au format PDF/A-2B avant d'être enregistrés sur SharePoint. Aucun dispositif ni espace de stockage propriétaire n'est requis, et le fichier de sortie est accessible à tous sans votre logiciel.

Comment archiver les e-mails dans SharePoint ?​

Pointez un Office 365 Outlook déclencher au niveau de la boîte aux lettres, effectuer le traitement des documents dans le flux et terminer par SharePoint Créer un fichier Il a désigné le dossier de destination. Voilà sa forme.

Ce qui compte vraiment, c'est ce que vous écrivez. .msg ou .eml L'archivage d'un document dans une bibliothèque SharePoint est techniquement équivalent à un archivage dans SharePoint, mais le résultat est un élément de messagerie nécessitant un client de messagerie. Un fichier PDF/A est un document que SharePoint peut indexer, prévisualiser et auquel il peut appliquer une étiquette de conservation, comme à n'importe quel autre document.

Est-il possible d'enregistrer des e-mails dans SharePoint ?​

Oui, de plusieurs façons, et elles ne sont pas équivalentes. Vous pouvez glisser-déposer un message d'Outlook dans une bibliothèque synchronisée, utiliser l'option « Enregistrer sur OneDrive » pour un message individuel ou automatiser le processus avec Power Automate, comme le fait ce flux.

Les itinéraires manuels enregistrent le message dans son format d'origine, les pièces jointes restant intégrées à un fichier que seul un client de messagerie peut ouvrir. L'itinéraire automatisé vous permet de choisir le format de sortie ; c'est pourquoi il est préférable de l'utiliser lorsque l'objectif est la conservation plutôt que la facilité d'utilisation.

Quelles sont les bonnes pratiques en matière d'archivage des courriels ?​

Quatre points essentiels demeurent valables quel que soit l'outil utilisé. Archivez dès réception plutôt que selon un calendrier prédéfini, afin d'éviter toute dépendance à la mémoire. Conservez le corps du message et ses pièces jointes ensemble, car leur séparation détruit le contexte qui rendait le message pertinent. Utilisez un format conforme aux spécifications, comme le PDF/A. Attribuez un nom unique à chaque élément archivé, car une archive qui écrase le fichier précédent constitue un document unique nécessitant des étapes supplémentaires.

Le flux décrit ici suit les trois premiers par construction. Le quatrième élément est celui que vous devez impérativement modifier par rapport à la configuration enregistrée avant la mise en production.

Dépannage​

Lectures complémentaires​

Cet article traite de l'archivage des e-mails automatisés. Trois autres articles expliquent les points suivants :

• Convertissez le corps de l'e-mail et toutes les pièces jointes en un seul PDF. décrit plus en détail le modèle de fusion lui-même, ainsi que l'enregistrement sur Dropbox.
• Transformez chaque e-mail entrant en une archive PDF prête à être auditée Elle reprend les sept mêmes actions du point de vue de la gestion des documents.
• Archivage de fichiers PDF dans Power Automate avec un dossier SharePoint automatisé applique la compression et la paire PDF/A aux documents déjà présents dans SharePoint, sans intervention d'un e-mail.

Prochaines étapes​

Le stockage détermine l'emplacement de vos e-mails. Leur format détermine s'ils sont encore lisibles. Ce processus répond à la seconde question, celle que personne ne se pose sur la première page de résultats.