Modèle de lettre de mise en demeure dans Power Automate : générez une lettre PDF pour chaque dossier prêt dans SharePoint avec PDF4me

PDF4me Generate Document Single est une action Power Automate qui fusionne des données JSON dans un modèle Word et génère un document final. Appliquée à une liste SharePoint d'affaires juridiques, elle transforme un modèle de lettre de mise en demeure en un PDF pour chaque affaire marquée comme prête, classe chaque lettre dans le dossier correspondant et met à jour le statut de l'affaire.

Si vous cherchez un modèle de lettre de mise en demeure, la première page regorge de sites d'aide juridique, de plateformes d'assistance aux justiciables et de bibliothèques de formulaires. Les tribunaux de Californie, WashingtonLawHelp et LawDepot expliquent tous, et en détail, comment rédiger une lettre. Aucun ne traite cependant du cas des cabinets qui en envoient trente par semaine, pour lesquels la lettre elle-même est simple, mais où la gestion administrative est complexe : copier les coordonnées du client, de la partie adverse et le montant à partir du dossier, enregistrer le PDF dans le bon dossier et ne pas oublier de marquer l'affaire comme close. Ce processus prend en charge ces tâches administratives et laisse le texte à sa place, dans un document Word géré par les avocats.

Questions et réponses basées sur le pourquoi​

Ce que vous obtiendrez​

Entrée : une liste SharePoint d’affaires, chacune comportant un ID, un client, une date d’incident, une partie adverse, le montant des dommages et intérêts, un avocat et un statut. Sortie : une lettre de mise en demeure au format PDF par affaire, marquée comme prête, dans /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>, le statut de l’affaire mis à jour à Demand Letter Generated, et un courriel récapitulatif pour le lot.

MAT-1001.pdf dans son propre dossier, écrit par le compte de flux.

Résumé d'un lot contenant un seul document. Le nombre provient de la variable DocIndex.

Ce dont vous avez besoin​

Aperçu du flux​

1. Manually trigger a flow lance un traitement par lots.
2. Get items lit la liste Matters avec le Filter Query Status eq 'Ready for Demand Letter'.
3. Select une carte pour chaque élément correspondant aux six champs du modèle.
4. Récupérer Get file content /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx.
5. Initialize variable crée DocIndex sous forme d'entier défini à 0.
6. Apply to each boucle sur les éléments de Get items.
7. PDF - Generate Document (Single) (PDF4me PDF) remplit le modèle avec Output Type PDF.
8. Create file (SharePoint) enregistre la lettre dans /Shared Documents/DemandLetters/<matter ID>.
9. Update item (SharePoint) définit Status sur Demand Letter Generated.
10. Increment variable ajoute 1 à DocIndex.
11. Send an email (V2) (Office 365 Outlook) envoie le résumé du lot.

Aperçu complet du flux​

Un lot de deux éléments. La boucle a pris sept secondes pour chaque itération, et l'écriture dans SharePoint est l'étape la plus lente, à raison de deux secondes par lettre.

Étape 1 : Comment lancer un lot de lettres de mise en demeure à la demande ?​

Déroulement jusqu'à présent : rien pour l'instant, ceci est le déclencheur.

Un déclencheur manuel correspond à la manière dont le courrier est réellement envoyé : une personne examine les documents marqués comme prêts, puis appuie sur le bouton.

1. Créez un Instant cloud flow et sélectionnez Manually trigger a flow.
2. Ne saisissez aucune donnée. La liste détermine elle-même les éléments inclus dans le lot.

configuration de déclenchement manuel​

Aucune saisie. La sélection se fera à l'étape suivante, dans la colonne Status.

Étape 2 : Comment sélectionner uniquement les dossiers qui sont prêts à faire l’objet d’une lettre de mise en demeure ?​

Déroulement jusqu'à présent : Manually trigger a flow.

Get items effectue la sélection, le flux n'a donc jamais besoin de vérifier lui-même un statut.

1. Ajouter SharePoint > Get items.
2. Configurer :
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
3. Ouvrez Advanced parameters et définissez :
   • Filter Query: Status eq 'Ready for Demand Letter'
   • Order By: Title asc

Get items : configuration​

La valeur du filtre correspond exactement, majuscules comprises. Le tri par Title affiche les lettres dans l'ordre de l'identifiant du sujet.

Étape 3 : Que représente l’action Select ?​

Déroulement jusqu'à présent : Manually trigger a flow plus Get items.

Select transforme chaque ligne de données en six champs correspondant exactement à ceux connus du modèle, ce qui facilite la lecture du contrat entre la liste et le modèle.

1. Ajouter Data Operation > Select.
2. De : le jeton body/value de Get items.
3. Carte : une ligne par champ de modèle, comme dans le tableau ci-dessous.

Select : configuration​

Cinq champs conservent leur nom de colonne. Le sixième, MatterID, provient de la colonne Title de la liste.

Comment chaque espace réservé obtient sa valeur​

Étape 4 : D’où le flux lit-il le modèle Word ?​

Déroulement jusqu'à présent : Manually trigger a flow + Get items + Select.

Le modèle est un fichier Word ordinaire situé dans la bibliothèque de documents. Le fait de le lire ici, avant la boucle, signifie qu'il est chargé une fois par lot plutôt qu'une fois par dossier.

1. Ajouter SharePoint > Get file content.
2. Configurer :
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Identifier: /Shared Documents/DemandLetterTemplate.docx
   • Infer content type (avancé) : Yes

Get file content : configuration​

Modifiez le modèle dans SharePoint et le lot suivant utilisera le nouveau libellé, sans aucune modification du flux.

Le modèle comporte six espaces réservés selon la syntaxe PDF4me : <<[Attorney]>>, <<[IncidentDate]>>, <<[OpposingParty]>>, <<[MatterID]>>, <<[ClientName]>> et <<[DamagesAmount]>>. L’en-tête, la ligne de référence et le corps du texte sont du contenu Word standard. La présentation de la syntaxe des modèles Word détaille toutes les autres possibilités offertes par un espace réservé.

Étape 5 : Pourquoi le flux a-t-il besoin d’une variable de compteur ?​

Flux jusqu'à présent : tout passe par Get file content.

L'e-mail récapitulatif nécessite un nombre, et une variable est la façon la plus simple d'en extraire un de la boucle.

1. Ajouter Variables > Initialize variable.
2. Configurer :
   • Nom : DocIndex
   • Type : Integer
   • Valeur : 0

Initialize variable : configuration​

Initialize variable doit être placée au niveau supérieur du flux. Power Automate ne l'autorise pas à l'intérieur d'une boucle.

Étape 6 : Comment générer une lettre de mise en demeure par affaire ?​

Déroulement jusqu'à présent : tout passe par Initialize variable.

C'est cette boucle qui effectue le véritable travail. Chaque itération construit une lettre, la classe, met à jour le dossier et le compte.

1. Ajouter Control > Apply to each.
2. Select an output from previous steps : le jeton body/value de Get items.

Apply to each : configuration​

Quatre actions à l'intérieur de la boucle, et cela reste vrai pour une affaire ou cinquante.

Voici maintenant la première action à l'intérieur de la boucle.

3. Ajouter PDF - Generate Document (Single) à partir de la connexion PDF4me PDF.
4. Configurer :
   • Template File Type: Docx (PDF4me Template Syntax)
   • Template File Name: DemandLetterTemplate.docx
   • Template File Data : une expression base64() sur la sortie Get file content, par exemple base64(body('Get_file_content'))
   • Document Data Type: Json
   • Document Data File : laisser vide
   • Document Data Text : le JSON ci-dessous, construit à partir du sujet actuel
   • Output Type: PDF
   • Keep Pdf template Editable: No

Les jetons du Document Data Text correspondent aux expressions suivantes :

{
  "ClientName": "@{items('Apply_to_each')?['ClientName']}",
  "IncidentDate": "@{items('Apply_to_each')?['IncidentDate']}",
  "OpposingParty": "@{items('Apply_to_each')?['OpposingParty']}",
  "DamagesAmount": "@{items('Apply_to_each')?['DamagesAmount']}",
  "Attorney": "@{items('Apply_to_each')?['Attorney']}",
  "MatterID": "@{items('Apply_to_each')?['Title']}"
}

Generate Document (Single) : configuration​

Les clés JSON doivent correspondre exactement aux noms des espaces réservés. Seule la MatterID a une valeur provenant d'une colonne portant un nom différent.

Pour la date, attribuez à l'espace réservé une chaîne de format dans le modèle Word, comme décrit dans la section  Mise en forme dans les modèles Word :

• <<[IncidentDate]:"MMMM dd, yyyy">> affiche le 14 juin 2026.

Pour le montant, formatez-le dans Document Data Text avant qu'il ne soit intégré au modèle. Ceci suppose que DamagesAmount est une colonne de type Nombre ou Monétaire.

• formatNumber(items('Apply_to_each')?['DamagesAmount'], 'N0', 'en-US') produit 18 500.

formatNumber et les autres fonctions utilisées dans cet article sont documentées dans la référence des fonctions d'expression de flux de travail.

Étape 7 : Où chaque lettre est-elle classée ?​

Déroulement jusqu'à présent : la boucle, via Generate Document (Single).

L' ID du dossier remplit ici une double fonction, puisqu'il désigne à la fois le dossier et le fichier.

1. Ajouter SharePoint > Create file à l'intérieur de la boucle.
2. Configurer :
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path : /Shared Documents/DemandLetters/ suivi du jeton Title
   • File Name : le Title suivi de l’extension .pdf
   • File Content : le jeton Body du PDF - Generate Document (Single)

Create file : configuration​

Pour le dossier MAT-1001 ceci écrit /Shared Documents/DemandLetters/MAT-1001/MAT-1001.pdf.

Étape 8 : Comment éviter qu’une affaire ne reçoive une deuxième lettre ?​

Déroulement jusqu'à présent : la boucle, à travers Create file.

Le filtre de l'étape 2 ne fonctionne que si le statut change après la présence d'une lettre. C'est là tout l'intérêt de cette action.

1. Ajouter SharePoint > Update item à l'intérieur de la boucle.
2. Configurer :
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Matters
   • ID : le jeton ID du dossier actuel
   • Status Value (avancé) : Demand Letter Generated

Update item : configuration​

Update item ne s'exécute qu'après la réussite Create file ; ainsi, un élément dont la lettre a échoué reste prêt pour le lot suivant.

Étape 9 : Comment l’équipe sait-elle que le lot est terminé ?​

Déroulement jusqu'à présent : la boucle, à travers Update item.

Deux actions permettent de terminer le travail : l’une compte à l’intérieur de la boucle, l’autre effectue un rapport après celle-ci.

1. Ajouter Variables > Increment variable comme dernière action à l'intérieur de la boucle.
   • Nom : DocIndex
   • Valeur : 1
2. Ajouter Office 365 Outlook > Send an email (V2) après la boucle.
   • À : l'adresse de votre équipe
   • Objet : Demand Letters Generated - suivies du jeton DocIndex et in this batch
   • Body : Hi team, les lettres de mise en demeure ont été générées par lots à partir DocIndex demand letters were generated in this batch and saved to the matter folders in SharePoint. Matter statuses have been updated to "Demand Letter Generated".
   • Importance (avancée) : Normal

Increment variable et Send an email (V2) : configuration​

Dernière à l'intérieur de la boucle, elle ne compte donc que les lettres qui ont été classées et enregistrées.

Un courriel par lot, et non un par lettre.

Exécutez le flux et vérifiez​

1. Save le flux et sélectionnez Test, puis Manually.
2. Avant de l'exécuter, marquez au moins un dossier comme Ready for Demand Letter.
3. Ouvrez l'historique d'exécution. Apply to each devrait afficher une itération par élément marqué comme prêt, et chaque action devrait être verte.
4. Ouvrez /Shared Documents/DemandLetters et vérifiez qu'il existe un dossier par affaire, chacun contenant un PDF nommé d'après l' ID de l'affaire.
5. Ouvrez la liste Matters et vérifiez que les dossiers concernés affichent désormais Demand Letter Generated.

La liste Matters après les courses​

Trois dossiers affichent désormais Demand Letter Generated. Le dossier MAT-1003 est toujours à l'état de brouillon ; le filtre l'a donc ignoré et aucune lettre n'a été produite.

Le traitement enregistré a traité deux dossiers en environ huit secondes. La lettre MAT-1001 d'une taille de 21 121 octets sur une seule page, provient de PDF4me Legal Associates, est signée par David Park au nom de Sarah Chen et est adressée à Meridian Logistics Inc. Ses métadonnées XMP indiquent pdfaid:part = 1 et pdfaid:conformance = B, soit PDF/A-1b. Le courriel récapitulatif présenté précédemment provient d'un autre lot ne contenant qu'un seul dossier.

Variantes courantes que vous pouvez ajouter sans reconstruction​

Comment cela se compare-t-il aux autres méthodes de rédaction de lettres de mise en demeure ?​

Chaque ligne décrit l'alternative. La dernière ligne correspond à ce flux.

La distinction qui compte : il s’agit de la seule ligne où le modèle reste un fichier Word normal et où l’enregistrement du dossier change au cours de la même exécution.

Questions fréquentes​

Comment rédiger un modèle de lettre de mise en demeure ?​

Partez du modèle de lettre que votre cabinet envoie habituellement et repérez toutes les valeurs qui varient d'une affaire à l'autre. Une lettre de mise en demeure type comporte un en-tête, la date, le destinataire, une référence avec l' ID de l'affaire, un bref exposé des faits, le montant réclamé avec une date limite, les conséquences d'un non-respect de cette date limite et une signature. À l'exception des valeurs variables, le texte est fixe.

Pour l'automatisation, chaque valeur variable est remplacée par un champ temporaire. Le modèle fourni en exemple en utilise six : client, date de l'incident, partie adverse, montant, avocat et ID de dossier. Sa formulation est donnée à titre indicatif uniquement ; il est donc impératif de faire approuver par un avocat le texte de tout modèle que vous souhaitez envoyer.

Comment remplir un modèle Word à l'aide de Power Automate ?​

Il existe deux méthodes courantes. L'action Populate a Microsoft Word template de Microsoft utilise les contrôles de contenu du document et se trouve dans le connecteur premium Word Online (Business). Elle renvoie un fichier .docx ; un PDF nécessite donc une seconde étape de conversion.

Ce flux utilise l'action Generate Document (Single) de PDF4me. Le modèle est un fichier .docx standard avec des espaces réservés tels que <<[ClientName]>>. Les données sont importées au format JSON et l'action renvoie directement un PDF via un connecteur standard. Lisez le modèle avec Get file content, convertissez-le en base64() et construisez Document Data Text à partir de l'élément de liste.

Comment automatiser la création de lettres dans Word ?​

Dans Word, la solution classique est le publipostage : un document avec des champs de fusion et une source de données comme une feuille Excel. Cela fonctionne, mais il faut l’exécuter manuellement sur un ordinateur pour chaque lot et enregistrer les résultats ensuite.

Pour une automatisation optimale, il est conseillé de conserver le document Word comme modèle et de laisser un flux le remplir à partir de vos enregistrements. Ici, les enregistrements sont une liste SharePoint, le déclencheur détermine le moment d'exécution d'un traitement par lots, et le classement ainsi que les mises à jour de statut sont effectués simultanément ; aucune étape de fusion n'est donc nécessaire.

Qu'est-ce que l'automatisation des documents juridiques ?​

L'automatisation des documents juridiques permet de générer des documents tels que des mises en demeure, des lettres de mission et des notifications à partir de modèles approuvés et des données du dossier, évitant ainsi leur rédaction manuelle. Le modèle contient le texte validé par le cabinet, les données proviennent du dossier de l'affaire et le logiciel effectue la fusion.

Ce flux en est un petit exemple concret : un modèle Word, une liste de points à traiter et une action PDF4me effectuant la fusion, le statut du point à traiter indiquant que la lettre existe.

Dépannage​

Prochaines étapes​

Le même modèle en onze étapes (filtrer la liste par statut, remplir un modèle Word par ligne, enregistrer le PDF, modifier le statut, signaler le nombre) permet de traiter tout document qu'une ligne de liste peut générer : lettres de mission, avis, rappels de renouvellement et offres de règlement.