Factures, contrats, reçus : dans la même boîte de réception ? Classez les PDF par type et acheminez-les selon leur origine.
Vous recevez un mélange de PDF, de factures, de contrats et de reçus, et vous devez les trier par type afin que le flux de travail approprié puisse traiter chacun d'eux. Le faire manuellement n'est pas viable à grande échelle.
La solution : Définissez votre Règles de classification sur PDF4me.com (en utilisant expression régulière ou JavaScript (expressions), puis exécutez la même classification à l'intérieur: télécharger un PDF (par exemple depuis Dropbox) → PDF4me Classer les documents → utiliser le résultat Nom de la classe Pour acheminer ou organiser le fichier. La classification est enregistrée dans votre compte PDF4me ; l’application envoie simplement le fichier et reçoit en retour la classe.
Ce guide comporte deux parties. Partie 1 est allumé PDF4me.com: où aller et comment organiser votre premier cours (par exemple, pdf4me_invoice avec une expression régulière comme invoice(.*)). Partie 2 est allumé FaireScénario en deux étapes (Téléchargement d'un fichier Dropbox → Classification du document avec PDF4me) et interprétation du résultat. Toutes les étapes et captures d'écran ont été vérifiées à partir des interfaces utilisateur de PDF4me et Make.
Ce dont vous avez besoin
- UN Compte PDF4me: Connectez-vous à PDF4meLes modèles de classification sont créés et stockés dans votre compte à l'adresse suivante : Classer les documentsVous définissez expressions régulières ou JavaScript (Pour la classification basée sur l'IA, une formation personnalisée peut être organisée, contactez PDF4me si nécessaire).
- UN Faire compte, Créez un compte gratuit si vous n'en avez pas. Ajoutez le Intégration de PDF4me sur Make.com utiliser le module Classer les documents.
- UN Clé API PDF4me: Obtenez votre clé API PDF4meDans Make, utilisez-le pour créer une connexion PDF4me. Première utilisation ? Consultez Connectez-vous à PDF4me pour créer.
- Une source de fichiers dans MakeNous utilisons Dropbox, Télécharger un fichier Les étapes correspondent donc à nos captures d'écran. Vous pouvez utiliser Google Drive, OneDriveou tout module Make fournissant un fichier (binaire + nom de fichier). Le flux reste le même : obtenir le PDF → Classer le document → utiliser Nom de la classe à l'étape suivante.
Partie 1 : Configurer la classification sur PDF4me.com
La classification est défini et stocké sur PDF4me.comVous créez classes de documents et attribuer à chaque classe un expression (regex ou JavaScript). Lorsque vous appelez Classify Document depuis Make, PDF4me utilise ces modèles pour renvoyer un Nom de la classe pour le PDF que vous envoyez. Commencez par cette étape afin que votre scénario Make ait un élément à traiter.
Étape 1 : Ouvrir le document à classer sur PDF4me
- Connectez-vous à PDF4me (dev.pdf4me.com).
- Dans le barre latérale, cliquez Classer les documentsLe titre de la page est Classer les documents et le sous-titre est Classez vos documents en fonction des expressions.
Étape 2 : Créer ou modifier une classe
- Sur le Classer les documents page, cliquez sur le bleu Modifier bouton (avec l'icône en forme de crayon) pour créer un nouveau modèle de classification ou en modifier un existant.
- Vous verrez la zone de définition de classe où vous pourrez ajouter classes de documents et définir comment chacun est apparié.
Étape 3 : Définir un nom de classe et une expression
- Sous Nom de la classe, cliquez sur + Bouton (plus) pour ajouter une nouvelle classe si nécessaire.
- Dans la fiche de classe :
- Nom de la classe: Donnez à la classe un nom qui sera renvoyé par l'API (par exemple,
pdf4me_invoice). Voici la valeur que vous verrez comme Nom de la classe dans Make. - Choisissez le type d'expression: Sélectionner Expression régulière ou JavaScript selon la manière dont vous souhaitez faire correspondre le contenu du document.
- Expression régulière (Si vous avez choisi une expression régulière) : Saisissez un modèle qui identifie ce type de document. Dans notre capture d’écran, nous utilisons
invoice(.*)Pour trouver les documents contenant le mot « facture » suivi de caractères quelconques, adaptez l’expression à vos propres règles de nommage ou de contenu.
- Utiliser Télécharger le fichier modèle pour télécharger un exemple de PDF si vous souhaitez affiner le modèle.
- Utiliser Sélectionner le fichier de test pour sélectionner un fichier, puis cliquez Test de classification pour voir à quelle classe il correspond.
- Cliquez Enregistrer les modifications Les cours sont donc enregistrés sur votre compte PDF4me. Ce sont les modèles que le Make Classer les documents module sera utilisé.
Important: La classification sur PDF4me utilise expressions régulières ou JavaScriptLes directives et l'interface utilisateur se trouvent à l'adresse suivante : Classer un document sur PDF4mePour la classification basée sur l'IA avec un entraînement personnalisé, PDF4me peut planifier un appel pour vous aider.
Partie 2 : Automatisation de la classification dans Make
Une fois vos classes créées sur PDF4me.com, vous pouvez lancer la classification à partir de Faire: récupérer un PDF d'un module précédent (par exemple, Dropbox) et l'envoyer à PDF4me, classer les documentsLe module renvoie Nom de la classe (par exemple pdf4me_invoice), que vous pouvez utiliser pour le routage, le renommage ou d'autres étapes.
Aperçu du flux
Votre scénario Make a deux modules:
- Dropbox : Télécharger un fichier: Récupère le PDF à partir d'un chemin que vous spécifiez (par exemple,
/pdf4metest/ClassifyDocs/invoice_Pdf4me-202503-25041.pdf). Sortir: Données (contenu du fichier), Nom de fichier, Taille du fichier. - PDF4me : Classer les documentsEnvoie ce PDF à PDF4me en utilisant vos modèles de classification enregistrés. Résultat : Nom de la classe (par exemple
pdf4me_invoiceVous utiliserez ceci dans les modules suivants pour le routage ou l'organisation. Plus de détails : Classer les documents, créer.
Étape 1 : Télécharger un fichier (Dropbox)
Importez le PDF dans Make afin que le module suivant puisse l'envoyer à PDF4me.
Flux jusqu'à présent : Télécharger un fichier via Dropbox.
- Ajouter Dropbox → Télécharger un fichier.
- Connexion *: Choisissez votre connexion Dropbox (ou Ajouter (un nouveau). Pour plus d'informations, consultez le Aide en ligne lien dans la boîte de dialogue.
- Méthode de sélection des fichiers *: Choisir Sélectionnez un fichier pour choisir un chemin précis, ou utiliser Associer un chemin de fichier si vous effectuez une cartographie à partir d'un déclencheur (par exemple, Surveillance des fichiers).
- Déposer *Saisissez ou indiquez le chemin d'accès complet à votre fichier PDF. Dans notre capture d'écran, le chemin d'accès est :
/pdf4metest/ClassifyDocs/invoice_Pdf4me-202503-25041.pdfUtilisez le sélecteur de dossiers s'il est disponible. - SauvegarderLe module génère les sorties suivantes Données (le contenu du PDF), Nom de fichier, et Taille du fichierVous transmettrez ce fichier au module PDF4me Classify Document.
Étape 2 : Classification du document (PDF4me)
Envoyez le PDF téléchargé à PDF4me. La classification utilise les modèles que vous avez définis dans la partie 1 sur PDF4me.com.
Flux jusqu'à présent : Télécharger un fichier via Dropbox → Classer un document PDF4me.
- Ajouter PDF4me → Classer les documents (sous Extrait).
- Connexion *Choisissez votre connexion PDF4me (créez-en une avec votre Clé API (si nécessaire). Pour plus d'informations, consultez le Aide en ligne lien dans la boîte de dialogue.
- Déposer: Sélectionner Dropbox - Télécharger un fichier Le contenu et le nom du fichier PDF proviennent donc du module de téléchargement que vous avez ajouté à l'étape 1. (Vous pouvez également utiliser Carte carte Document et Nom de fichier (d'un module précédent.)
- Sauvegarder et exécutez le scénario. Le module renvoie Nom de la classe (par exemple
pdf4me_invoice) basé sur vos modèles de classification PDF4me. L'exécution utilise 1 crédit par opération.
Étape 3 : Utiliser le résultat
Dans le résumé d'exécution, vous verrez SAISIR (par exemple Nom de fichier: invoice_Pdf4me-202503-25041.pdf) et SORTIR (Nom de la classe : pdf4me_invoiceDans les modules suivants, vous pouvez mapper Nom de la classe pour acheminer le document (par exemple vers différents dossiers ou flux de travail), renommer des fichiers ou déclencher des actions spécifiques à un type.
Pourquoi ça marche
Points clés à retenir
- La classification est définie sur PDF4me.com. Allez à Classer les documents dans la barre latérale de PDF4me, utilisez Modifier, et ajoutez des classes avec expression régulière ou JavaScript expressions. Enregistrez vos modifications afin que Make puisse utiliser ces modèles.
- Make exécute uniquement la classification. Téléchargez un PDF (par exemple depuis Dropbox) et transmettez-le à PDF4me, classer les documentsLe module renvoie Nom de la classe (par exemple
pdf4me_invoice) afin que vous puissiez acheminer ou organiser les données lors des étapes ultérieures. - Un crédit par catégorie. Chaque opération de classification de document utilise 1 crédit. Utilisez le Nom de la classe Sortie dans les routeurs, les renommages ou les modules de suivi.
- Pour la classification basée sur l'IA avec un entraînement personnalisé, PDF4me peut vous aider ; contactez-nous pour planifier un appel. Pour la configuration regex/JavaScript, utilisez le Classer les documents page et ce guide.
Cas d'utilisation concrets
Ajoutez des modèles de classification à votre Compte PDF4meVous pouvez ensuite les utiliser dans Make pour acheminer, renommer ou déclencher des flux de travail spécifiques à un type. Voici quelques exemples d'utilisation :
Cas d'utilisation 1 : Acheminer les factures et les contrats vers des dossiers différents
Problème: Les fichiers PDF de différents types sont regroupés dans un seul dossier Dropbox ; les factures sont envoyées au service comptabilité, les contrats au service juridique. Le tri manuel est fastidieux.
Solution: Définir les classes sur PDF4me (par exemple, invoice, contractDans Make, ajoutez un Routeur après la classification du document : si Nom de la classe = invoice, télécharger sur /Accounting/Invoices/; si contract, télécharger sur /Legal/Contracts/Même flux, destinations différentes selon le type.
Modèle sur PDF4me : Ajouter des classes invoice et contract avec des expressions régulières ou JavaScript. Déclenchement: Dropbox : Surveiller les fichiers, Télécharger, Classer les documents, Router, Téléverser (par branche).
Cas d'utilisation 2 : Analyse par type de document (modèles différents par classe)
Problème: Les factures nécessitent un modèle d'analyse (numéro de facture, date, montant) ; les reçus, un autre. Le modèle à utiliser dépend du type de document.
Solution: Classer d'abord, puis analyser. Ajouter des classes sur PDF4me (par exemple, invoice, receiptDans Make : Télécharger, Classer le document, Routeur. Pour invoice, ajouter Analyser le document avec le modèle de facture ; pour receipt, ajoutez « Analyser le document » avec le modèle de reçu.
Modèle sur PDF4me : Classes correspondant aux noms de fichiers ou à leur contenu. Créer un flux : Télécharger, classer, router (par nom de classe), analyser le document (par branche).
Cas d'utilisation 3 : Renommer les fichiers par classe pour la recherche et le classement
Problème: Noms de fichiers génériques comme document.pdf; vous souhaitez préfixer la classe afin que les fichiers soient faciles à rechercher (par exemple, invoice_document.pdf, contract_document.pdf).
Solution: Ajoutez des classes sur PDF4me, puis dans Créer : Télécharger, Classer le document, Téléverser un fichier. Configurer Nom de fichier à une expression utilisant Nom de la classe (par exemple, classe + tiret bas + nom de fichier d'origine + .pdf). Carte 2. Données Téléchargez le contenu du fichier.
Modèle sur PDF4me : Des cours tels que invoice, contract, receipt. Créer un flux : Télécharger, classer le document, téléverser avec un nom de fichier dynamique.
Cas d'utilisation 4 : Automatisation du traitement du courrier, tri des documents entrants
Problème: Les documents arrivent par courriel, par numérisation ou via un lecteur partagé ; ils doivent être classés et archivés par type (factures, bons de commande, reçus, formulaires) sans étiquetage manuel.
Solution: Utilisez un déclencheur (Surveillance de fichiers, pièce jointe d'e-mail, webhook), Téléchargez, Classez le document. Ajoutez un routeur : branchez-le. Nom de la classe et acheminer chaque type vers le bon dossier ou l'action suivante (Analyser le document, notifier l'équipe, archiver).
Modèle sur PDF4me : Classes pour chaque type de document reçu. Utilisez Test de classification avec des fichiers d'exemple pour optimiser les expressions régulières ou JavaScript. Créer un flux : Déclenchement, téléchargement, classification des documents, routage, traitement par type.
Prochaines étapes
- Configurez des cours sur PDF4me: Ouvrir Classer les documents, cliquez Modifier, ajoutez une classe (par exemple,
pdf4me_invoice) avec un Expression régulière ou JavaScript expression, alors Enregistrer les modifications. - Obtenez une clé API: Tableau de bord des clés API PDF4meUtilisez-le dans Make pour créer votre connexion PDF4me.
- Nouveau sur Make + PDF4me ?: Connectez-vous à PDF4me pour créer montre comment créer la connexion. Ajoutez le Intégration de PDF4me sur Make.com.
- Élaborez le scénarioTéléchargement de fichier Dropbox → Classification de documents PDF4me. Carte Déposer au module de téléchargement ; utilisez Nom de la classe dans le module suivant.
- Référence complète du module: Classer le document : Créer pour tous les paramètres et champs de sortie.