Analizador de recibos de IA para Zapier

Analizador de recibos con IA es un Zapier acción por PDF4me que utiliza aprendizaje automático OCR para convertir recibo PDFs y las imágenes en estructuradas JSONNombre del comerciante, fecha de la transacción, detalles de los artículos y totales. Actívalo con nuevos archivos adjuntos de Gmail, cargas de Drive o envíos de formularios para registrar los gastos sin necesidad de introducir datos manualmente.

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Guía paso a paso de Zapier: Nuevo archivo en carpeta (Dropbox) → PDF4me AI - Analizador de facturas → Cargar archivo. Extrae el proveedor, el número de factura, los importes y las fechas de las facturas en PDF y guárdalas como un archivo .txt con el nombre del número de factura (por ejemplo, Pdf4me-202503-25041.txt). Verificado a partir de capturas de pantalla de la interfaz de usuario de Zapier.

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Lo que hace esta acción

Qué hace esta acción: El PDF4me Analizador de recibos con IA La acción utiliza aprendizaje automático OCR convertir recibo PDFs y las imágenes en estructuradas JSON datos dentro de tu Zap. Envía un recibo desde Gmail, Google Drive, OneDrive, Dropbox o carga un formulario y obtén respuesta. Nombre del comercio, fecha de la transacción, número de recibo, artículos, subtotal, impuestos, total y método de pago. - además de campos específicos por tipo para recibos de hotel, combustible, atención médica, capacitación y suscripción. Los pasos posteriores pueden escribir los datos analizados en Google Sheets, QuickBooks, Xero, Airtable o cualquier Zapier-Aplicación conectada para la gestión de gastos con manos libres.

Autenticando su API Pedido

Cada PDF4me acción en Zapier requiere un válido API clave. Autentícate una vez cuando agregues PDF4me como cuenta conectada - Zapier almacena la clave de forma segura y la reutiliza en todos sus dispositivos. PDF4me Zaps automáticamente.

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Datos importantes que no debes perderte

Se requieren tanto el archivo del recibo como el nombre del recibo.

El archivo de recibo contiene el contenido binario; el nombre del recibo indica a la IA el formato esperado. Si se omite cualquiera de estos campos, la acción fallará. Siempre se deben asignar ambos campos desde el paso de activación; el nombre debe incluir la extensión del archivo (.pdf, .png, .jpg, .jpeg).

El tipo de recibo es opcional, pero mejora la precisión.

Deje el campo Tipo de recibo en blanco y la IA inferirá la categoría automáticamente. Indíquelo explícitamente (hotel, combustible y energía, atención médica, suministros, comida…) cuando conozca el tipo; el modelo priorizará los campos específicos del tipo y devolverá número de habitación, cantidad de combustible, proveedor de atención médica o nombre del curso en lugar de dejarlos en blanco.

Tres interruptores controlan qué grupos de datos se extraen.

Las opciones Analizar artículos, Extraer información del comerciante y Calcular totales son opcionales y están desactivadas por defecto. Active solo los grupos que necesite; esto reduce el tiempo de procesamiento y mantiene los campos de salida no utilizados vacíos en lugar de parcialmente llenos, lo que facilita la asignación posterior.

Nota: No Zapier-aún no hay disponible una captura de pantalla específica para esta acción. Los nombres de los campos a continuación coinciden ZapierNomenclatura del panel de acciones propio; el esquema de datos subyacente se comparte y se confirma con el equivalente. Power Automate Acción del analizador de recibos de IA.

Parámetros

⚠️ Los parámetros marcados como obligatorios deben proporcionarse. para que se ejecute la acción. Los parámetros opcionales amplían los grupos de datos devueltos; habilite los que realmente necesiten sus pasos posteriores.

Parámetro	Requerido	Lo que hace	Ejemplo
Receipt File	Required	The source receipt file. Map the file output from a Zapier trigger or previous action - Gmail attachment, Google Drive / OneDrive / Dropbox file, or form upload. Accepts PDF, PNG, JPG, and JPEG.	receipt_2024_03_15.pdf (from Gmail trigger)
Receipt Name	Required	File name including the extension. Used by the AI to identify the receipt format and optimise extraction. Can be mapped dynamically from trigger metadata. Must end in .pdf, .png, .jpg, or .jpeg.	office_supplies_receipt.pdf
Receipt Type	Optional	Optional category hint for the AI. Supported values: meal · supplies · hotel · fuel and energy · transportation · communication · subscriptions · entertainment · training · healthcare · generic. Leaving this blank triggers automatic type detection.	hotel
Analyze Items	Optional	Enable line-item extraction. When true, the analyzeItems array is populated with item name, quantity, unit price, total price, category, description, SKU, brand, size, and colour for each line on the receipt.	true
Extract Merchant Info	Optional	Enable merchant information extraction. When true, the output includes merchantName, merchantAddress, merchantPhone, merchantWebsite, storeNumber, and cashierName from the receipt header.	true
Calculate Totals	Optional	Enable financial totals extraction. When true, the output includes subtotal, taxAmount, totalAmount, paymentMethod, and cardLastFour. Disable to skip financial parsing when you only need metadata.	true
Custom Field Keys	Optional	Optional list of extra field names to extract beyond the standard set. Pass as a JSON array. Useful for domain-specific fields printed on internal or industry receipts not covered by standard extraction.	["costCenter","projectCode"]

¿Qué campos incluye el resultado?

Esta acción devuelve datos de recibo estructurados. Asigne cualquiera de estos campos en los pasos posteriores de Zap.

Campo	Tipo	Lo que contiene
receiptType	String	Detected or specified receipt category (e.g. supplies, hotel, fuel, healthcare, generic)
transactionDateStr	String	Transaction date in ISO 8601 format (YYYY-MM-DD)
transactionTime	String	Transaction time (HH:MM:SS) when printed on the receipt
receiptNumber	String	Receipt or transaction identifier extracted from the document
merchantName	String	Name of the merchant - populated when Extract Merchant Info is enabled
merchantAddress	String	Full merchant address - populated when Extract Merchant Info is enabled
merchantPhone / merchantWebsite	String	Contact details extracted from the receipt header
storeNumber / cashierName	String	Store location code and cashier name when visible on the receipt
subtotal / taxAmount / totalAmount	Number	Financial figures extracted when Calculate Totals is enabled
paymentMethod / cardLastFour	String	Payment type (Cash, Credit Card, etc.) and last 4 card digits
analyzeItems[]	Array	Array of line-item objects (name, qty, unitPrice, totalPrice, SKU, brand) - populated when Analyze Items is enabled
roomNumber / checkInDate / checkOutDate	String	Hotel-specific fields - populated when Receipt Type is hotel
fuelType / fuelQuantity / fuelUnit / vehicleNumber	String	Fuel-specific fields - populated when Receipt Type is fuel and energy
healthcareProvider / patientName / insuranceInfo	String	Healthcare-specific fields - populated when Receipt Type is healthcare
trainingProvider / courseName	String	Training-specific fields - populated when Receipt Type is training
warnings[]	Array	Array of extraction warning messages - flag these for manual review in your Zap
fallbackUsed	Boolean	true when a secondary extraction method was used; consider routing to review queue
rawOcrText	String	Full OCR text from the receipt - useful for keyword search or audit logging
jobId / success / message	Mixed	Processing job ID, boolean success flag, and descriptive result message

¿Cómo configuro AI-Receipt Parser en Zapier¿

1. Crea o abre un Zap y agregar un activador que proporcione un archivo de recibo: archivo adjunto nuevo de Gmail, archivo nuevo en una carpeta de Google Drive, carga de archivos de OneDrive, Dropbox o Typeform.
2. Agregar un paso de acción → buscar PDF4me → seleccionar Analizador de recibos con IA.
3. Autenticar con tu PDF4me API clave si aún no está conectado (ingrésela en el Zapier diálogo de cuenta).
4. Archivo de recibos de mapas de la salida del disparador (el campo del archivo binario, no un URL).
5. Nombre del recibo del mapa - Utilice el campo de nombre de archivo del activador para que la extensión sea siempre correcta.
6. Establecer tipo de recibo Si conoce la categoría; de lo contrario, déjelo en blanco para la detección automática.
7. Habilitar análisis de elementos Si necesita datos de partidas individuales, habilite Extraer información del comerciante y Calcular totales para flujos de trabajo de gastos.
8. Agregar claves de campo personalizadas como un JSON matriz si sus recibos contienen campos no estándar.
9. Prueba el paso - Zapier Se ejecutará un ejemplo y se mostrarán todos los campos de salida devueltos.
10. Agregar pasos posteriores para escribir merchantName, totalAmount, transactionDateStr y otros campos en Google Sheets, QuickBooks, Xero o su base de datos.

Ejemplos de flujo de trabajo

Ejemplos de flujo de trabajoCommon Zapier patterns using AI-Receipt Parser.

Recibos por correo electrónico → Registro de gastos en Google Sheets

Captura automáticamente los archivos adjuntos de recibos de Gmail y escribe las filas de gastos analizadas en una hoja de cálculo de Google.

1. Gmail: Nuevo archivo adjunto: filtrar por asunto que contenga "Recibo" o dominio del remitente.
2. PDF4me: Analizador de recibos con IA: mapea archivo y nombre de archivo; habilita la extracción de información del comerciante y el cálculo de totales.
3. Hojas de cálculo de Google: Agregar fila - mapear merchantName, transactionDateStr, totalAmount, paymentMethod, receiptType.
4. Gmail: Enviar correo electrónico: notifique al equipo de finanzas con una fila de resumen para cada recibo procesado.

Carga de Google Drive → Registro de gastos de QuickBooks

Cuando un empleado deposita un recibo en una carpeta compartida de Drive, analícelo y cree automáticamente un gasto en QuickBooks.

1. Google Drive: Archivo nuevo en la carpeta: vigila la carpeta compartida "Recibos".
2. PDF4me: Analizador de recibos con IA: permite analizar artículos, calcular totales y extraer información del comerciante.
3. Zapier Filtro: continuar solo si éxito = verdadero y totalAmount > 0.
4. QuickBooks: Crear gasto: asignar proveedor (merchantName), fecha (transactionDateStr), total (totalAmount).
5. Google Drive: Mueva el archivo a la subcarpeta "Procesados" para evitar el análisis duplicado.

Enrutador de recibos de hotel y combustible

Detecta tipos de recibos especializados y dirige automáticamente los recibos de hotel y combustible a hojas de seguimiento separadas.

1. Dropbox: Nuevo archivo en la carpeta - carpeta de recibos de viajes del equipo.
2. PDF4me: Analizador de recibos con IA: deje el tipo de recibo en blanco para la detección automática; habilite los tres interruptores.
3. Zapier Rutas: Sucursal A → hotel → pestaña "Viajes" de Google Sheets (número de habitación, fecha de llegada, importe total); Sucursal B → combustible → pestaña "Flota" (tipo de combustible, cantidad de combustible, número de vehículo); Sucursal C → todos los demás → pestaña "Gastos generales".
4. Slack: Publica un mensaje en #expenses resumiendo el tipo de recibo, el comercio y el total.

Preguntas frecuentes

What file formats does the AI-Receipt Parser accept in Zapier?+

The action accepts PDF, PNG, JPG, and JPEG receipt files. Always include the file extension in the Receipt Name field (e.g. receipt.pdf, scan.jpg) so the AI can apply format-specific OCR optimisation.

Is Receipt Type required for every Zap?+

No - Receipt Type is optional. Leave it blank and the model auto-detects the category. Providing it explicitly (e.g. hotel, fuel and energy, healthcare) tells the AI to prioritise type-specific fields and improves accuracy for structured receipt formats. See the <a href="https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/recordkeeping" target="_blank" rel="noopener noreferrer">IRS recordkeeping guidance</a> for what expense documentation should typically capture.

What happens when Analyze Items is disabled?+

The analyzeItems array in the output will be empty. Line-item details - names, quantities, unit prices, SKUs, brands - are only extracted when Analyze Items is enabled. Disable it when you only need totals or merchant data to reduce processing overhead.

How do I extract hotel or fuel receipt-specific fields?+

Set Receipt Type to hotel to populate roomNumber, checkInDate, and checkOutDate. Set it to fuel and energy to receive fuelType, fuelQuantity, fuelUnit, and vehicleNumber. These specialized fields remain empty for other receipt types regardless of the receipt content.

What does fallbackUsed: true mean in the output?+

fallbackUsed: true means the AI switched to a secondary extraction method because primary model confidence was below threshold. The output data is still valid, but you may want to add a Zapier filter to branch these receipts to a manual review queue or a Slack alert for a human check. See the <a href="https://www.consumerfinance.gov/consumer-tools/educator-tools/your-money-your-goals/expense-tracking/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">CFPB's expense-tracking guidance</a> for what a healthy manual-review process should confirm.

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