Does Text Highlighting work on scanned PDFs?

No. The action highlights text in native (text-layer) PDFs only. For scanned images you first need an OCR step to create a searchable PDF, then run Text Highlighting on the output.

Where does the highlighted PDF go after the step completes?

The step returns a File URL and file output you can map into any next step: upload to Google Drive or Dropbox, attach to an email, post to Slack, or save to a database.

Resaltado de texto (Zapier)

Q: What color format does HighlightColor accept?

Hex RGB format: #RRGGBB, for example #FFFF00 for yellow, #90EE90 for light green, or #FF2C00 for red. Three-character shorthand (#FFF) is not supported.

Q: Should I use File or File URL?

Use File when a previous Zap step hands you an attachment object. Use File URL when you only have a download link. Fill one of the two inputs, not both.

Lo que hace esta acción

Resaltado de texto escanea un PDF para cada palabra o frase que especifique y las pinta con el color que elija, todo en uno Zapier paso, sin marcado manual. Suministre un Lista resaltada de texto de pares de texto más color hexadecimal y el paso devuelve un nuevo texto anotado. PDF Listo para ser enrutado a cualquier aplicación posterior: Drive, Dropbox, correo electrónico, Slack o una base de datos.

Entradas de blog relacionadas

Aún no hay ninguna entrada de blog sobre esta función; estará disponible próximamente.

Mientras tanto, echa un vistazo al blog de PDF4me para encontrar tutoriales y flujos de trabajo para todas las plataformas.

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Conectar PDF4me

Cada PDF4me acción en Zapier requiere autenticación. Ingrese su API Clave una vez y se aplica a todos PDF4me paso en tu cuenta.

Get your API Key PDF4me on Zapier

Suministrar archivo o archivo URL, no ambos

Usar Archivo cuando un paso anterior de Zap te da un PDF objeto adjunto (por ejemplo "2. Archivo"). Usar URL del archivo cuando solo tienes un enlace de descarga directa. Combina el que elijas con Nombre del archivo De esta forma, las ejecuciones se pueden rastrear en los registros.

Configurar el paso

Abrir el Configurar pestaña. Mapa Archivo del paso que produjo el PDF, luego construir Nombre del archivo a partir de tokens de nombre y extensión. Bajo Lista resaltada de texto, haga clic Agregar para insertar cada par texto-color.

La pestaña Configurar resaltado de texto de Zapier PDF4me muestra el archivo asignado en un paso anterior, el nombre del archivo generado a partir de tokens de nombre y extensión, y una lista de resaltado de texto con un elemento que contiene los campos Texto y Color de resaltado. — Mapa **Archivo** desde el paso que produjo su PDF. Construir **Nombre del archivo** desde los campos de nombre y extensión de su activador. Agregue cada par palabra-color a **Lista resaltada de texto**.

Datos importantes

Solo archivos PDF nativos

El resaltado de texto funciona en PDFcon una capa de texto real. Imagen escaneada PDFs necesitan un OCR El primer paso es crear una capa que permita realizar búsquedas antes de poder aplicar los resaltados.

Varios colores por llamada

Agregue tantos artículos como desee a Lista resaltada de texto según lo necesites. Cada artículo tiene su propio Texto y Color de resaltado: amarillo para palabras clave, verde para fechas, rojo para riesgos, todo procesado en un solo paso.

Formato de color hexadecimal

Color de resaltado Acepta códigos hexadecimales estándar de seis dígitos: #FFFF00 (amarillo), #90EE90 (verde), #FF2C00 (rojo). Se requiere el prefijo hash.

Referencia de campo

Parámetro	Generalmente	Objetivo	Mapa de ejemplo
File	Often used	Binary PDF from a prior Zap step when you have a file attachment object.	`2. File`
File URL	Optional	Public or signed URL to the PDF when you do not have a file attachment object.	`n/a`
File Name	Recommended	Filename with extension for logging. Combine name and extension tokens when your trigger splits them.	`2. File Name` + `2. File Ext`
TextHighlightList › Text	Required per item	The exact word or phrase to find and highlight inside the PDF.	`invoice`, `URGENT`
TextHighlightList › HighlightColor	Required per item	Six-digit hex color to paint matched text. Include the # prefix.	`#FFFF00`, `#FF2C00`

Cómo resaltar texto en un PDF con Zapier

Open or create a Zap

Set up a Trigger

Pick any app that supplies a PDF: Dropbox, Google Drive, Gmail, Webhooks, or any cloud storage that fires when a file arrives.

Add a PDF4me action step

Click the + button, search for PDF4me, and choose Text Highlighting as the Event.

Connect your account

If prompted, enter your PDF4me API key. You only authenticate once per Zapier account.

Map File or File URL

On the Configure tab, map File from your trigger when it hands you a file object, or enter a File URL when you only have a download link. Use one input, not both.

Set File Name

Build File Name from the name and extension tokens your trigger provides, for example "2. File Name" + "2. File Ext". This keeps runs traceable in Zapier history.

Define your highlight list

Under TextHighlightList, click Add and enter the Text to find and the HighlightColor as a hex code. Repeat for every word-color pair you need.

Test and activate

Click Test step and check that the output shows a File URL pointing to the annotated PDF. Open the link to confirm colors are applied correctly, then turn the Zap on.

Producción

Tras una prueba o ejecución en vivo exitosa, el paso devuelve:

Campo de salida	Lo que contiene
`File`	The annotated PDF file object: map this into any upload or send step.
`File URL`	Temporary signed URL to download the highlighted PDF.
`File Name`	Filename of the returned file, typically matching what you provided.
`File Extension`	Extension of the output file, usually pdf.

Patrones de flujo de trabajo

Patrones de flujo de trabajoReal-world Zap patterns using Text Highlighting: swap apps to match your stack.

Aspectos destacados de la revisión del contrato

Nuevo PDF Contrato subido a Google Drive.
El texto resaltado marca las palabras "Responsabilidad", "Terminación" e "Indemnización" en rojo.
Carga resaltada PDF Volver a una carpeta de revisión en Drive.
Envía una notificación de Slack con el enlace al archivo.

Auditoría de palabras clave de facturas

El nuevo archivo adjunto de la factura en el correo electrónico activa el Zap.
Resalte en amarillo "VENCIDO", "Vencido" y "Aviso final".
Enviar automáticamente la factura marcada por correo electrónico al equipo de finanzas.

Anotación del documento de cumplimiento

Política PDF aterriza en una carpeta de Dropbox.
Resalte los términos normativos en azul y las acciones a seguir en verde.
Guardar anotado PDF a SharePoint para archivo de cumplimiento.

Preguntas frecuentes

Can I highlight multiple different words with different colors in one step?+

Yes. Add multiple items to TextHighlightList, each with its own Text and HighlightColor. All highlights are applied in a single API call and the step returns one annotated PDF.

What color format does HighlightColor accept?+

Six-digit hex RGB format: #RRGGBB: for example #FFFF00 for yellow, #90EE90 for light green, or #FF2C00 for red. Always include the # prefix. Three-character shorthand (#FFF) is not supported.

Does this work on scanned PDFs?+

No. Text Highlighting requires a native text layer. For scanned documents, run an OCR action first to produce a searchable PDF, then pass that output into Text Highlighting.

Should I use File or File URL?+

Use File when a prior Zap step gives you an attachment object. Use File URL when you only have a link to the PDF bytes. Fill one of those two inputs per run.

Where does the output PDF go after the step finishes?+

The step returns a File URL and File object you can map directly into the next action: upload to Google Drive, attach to a Gmail, post to Slack, or save to Airtable.