Crear factura ZUGFeRD en Zapier

Lo que hace esta acción

PDF4me Crear factura ZUGFeRD genera totalmente conforme Facturas electrónicas híbridas ZUGFeRD, a PDF/Documento A-3 con estructura XML datos de factura incrustados dentro, directamente dentro de su Zapier flujo de trabajo. Convertir XML, JSON, o CSV datos de factura en un único archivo híbrido listo para el Obligatoriedad de la facturación electrónica B2B en Alemania (2025+)Cumple con la norma europea EN 16931 o con el perfil alemán XRECHNUNG para el sector público. Admite las versiones 1.0 a 2.x de ZUGFeRD y todos los niveles de conformidad (BASIC, COMFORT, EXTENDED, EN16931, XRECHNUNG) en una sola acción de Zap. Sustituye directamente a los flujos de trabajo manuales de Adobe Acrobat, JustOn o ZUGFeRD Manager.

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Cómo crear una factura ZUGFeRD en Zapier con Dropbox y XML (Paso a paso)

Automatice la generación de facturas híbridas ZUGFeRD y Factur-X en Zapier. Active la función con un nuevo archivo de Dropbox, obtenga un PDF base y una carga útil XML, ejecute PDF4me Create ZUGFeRD Invoice con salida XmlWithPdf y, finalmente, guarde el archivo en Dropbox. Se incluye un tutorial verificado que cumple con la norma EN 16931 BASIC.

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Autenticando su API Pedido

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Datos importantes que no debes perderte

Se requiere ZUGFeRD 2.0+ para cumplir con el mandato alemán de B2B de 2025.

La Ley de Pagos a Plazos (Wachstumschancengesetz) hizo obligatoria la recepción de facturas electrónicas a partir del 1 de enero de 2025, con la obligación de envío completo para 2028. ZUGFeRD 2.0 o superior con conformidad con EN16931 o XRECHNUNG cumple con el mandato; ZUGFeRD 1.0 no lo cumple. En algunas instalaciones, la acción predeterminada es 1.0; cambie explícitamente a 2.0 o superior para producción.

Rellene un campo de datos por ejecución, nunca dos.

Mapa solo el campo de datos de la factura que coincide con su formato de entrada, datos XML de la factura para XML, Datos JSON de factura para JSON, Datos CSV de factura para CSV. Rellenar varios campos "por si acaso" interrumpe la validación y provoca que falle el paso de Zap en tiempo de ejecución.

El nivel de conformidad EN16931 es el valor predeterminado seguro para 2.x.

Elegir EN16931 para facturación B2B general de la UE (ZUGFeRD 2.x), XRECHARGE para entidades del sector público alemán, EXTENDIDO Para campos específicos de la industria. Para ZUGFeRD 1.0, BASIC es el nivel mínimo de factura legal. MINIMUM y BASICWL omiten partidas y no constituyen facturas legales por sí solos.

Zapier PDF4me Crear acción ZUGFeRD Invoice en el paso Configurar: Archivo y nombre de archivo de pasos anteriores, Formato de entrada XML, Datos XML de factura asignados desde un paso anterior, Modo de salida XmlOnly, Versión de Zugferd 1.0, Nivel de conformidad BASIC, Renderizar factura en PDF True, Idioma de — Zapier acción **Configurar** pestaña, mapa **Archivo** / **Nombre del archivo**, colocar **Formato de entrada** y el campo de datos de factura correspondiente, entonces **Modo de salida**, **Versión Zugferd**, **Nivel de conformidad**, **Generar factura en PDF**, y **Idioma**.

Parámetros

Requerido en el Zapier UI (marcado con asterisco): Formato de entrada, modo de salida, versión de Zugferd y nivel de conformidad. Condicional: el campo de datos de factura correspondiente (datos XML de factura, datos JSON de factura o datos CSV de factura) según el formato de entrada. Para la salida XmlWithPdf: El conector suele requerir el archivo y el nombre del archivo (la plantilla PDF), aunque no aparezcan marcados con un asterisco en todos los diseños. Opcional: Generar factura en PDF, idioma.

Parámetro	Requerido	Lo que hace	Ejemplo
File	Conditional	Template/layout PDF that will hold the embedded XML in XmlWithPdf output. Map from a previous step (Dropbox, Google Drive, HTTP). Not required when Output Mode is XmlOnly.	`3. File: (Exists but not shown)`
File Name	Conditional	Filename of the template PDF (filename + extension). Required alongside File for XmlWithPdf output. Map both `File Name` and `File Ext` from the prior step.	`3. File Name: 10 page + 3. File Ext: .pdf`
Input Format	Yes	Format of the invoice payload: XML, JSON, or CSV. Determines which invoice data field below must be filled. Asterisked in the Zapier UI.	XML sample XML 2.0 sample JSON 2.0 EN16931 sample JSON (basic)CSV sample CSV 2.0 sample
Invoice Xml Data	Conditional	XML invoice payload. Required when Input Format is XML. Map from a previous file step that produced XML content. Leave empty for JSON/CSV inputs.	XML sample XML 2.0 sample`4. File: (Exists but not shown)`
Invoice Json Data	Conditional	JSON invoice payload. Required when Input Format is JSON. Best for webhook-driven or API-driven invoice data.	JSON 2.0 EN16931 sample JSON (basic)`4. Body`
Invoice Csv Data	Conditional	CSV invoice payload. Required when Input Format is CSV. Best for batch invoice exports from spreadsheets or legacy ERP exports.	CSV sample CSV 2.0 sample`4. File`
Output Mode	Yes	XmlWithPdf produces the hybrid PDF/A-3 + embedded XML (canonical ZUGFeRD). XmlOnly produces pure XML with no PDF wrapper. Asterisked.	`XmlOnly`
Zugferd Version	Yes	ZUGFeRD specification version. 1.0 is legacy. 2.0+ aligns with EN 16931 and satisfies the German B2B mandate. Asterisked.	`1.0`
Conformance Level	Yes	Profile controlling required invoice fields. For 1.0: BASIC, COMFORT, EXTENDED. For 2.x: MINIMUM, BASICWL, BASIC, EN16931, EXTENDED, XRECHNUNG. Asterisked.	`BASIC`
Render Invoice On Pdf	No	Toggle (True / False). When True, PDF4me visually renders invoice content on the PDF. When False, only the XML is embedded: useful when the template PDF already shows the invoice layout.	`True`
Language	No	Two-letter locale code for printed invoice labels: de (German, default), en (English), fr (French), it (Italian), es (Spanish), nl (Dutch), pl (Polish), pt (Portuguese). The XML data itself remains language-neutral.	`de`

Opciones de formato de entrada

Controla qué formato de datos utiliza la carga útil de tu factura y qué campo de datos de la factura debes completar a continuación.

XMLPrefabricado XML factura

Mejor cuando tu ERP ya produce productos compatibles con ZUGFeRD XML o UBL XML que solo necesita ser envuelto en el híbrido PDF. Mapea el archivo en Datos XML de factura.

JSONModerno API-datos de origen

Ideal para flujos de trabajo controlados por webhooks o SaaS sistemas de facturación que emiten JSON. PDF4me mapas JSON campos al ZUGFeRD XML esquema automáticamente. Mapear en Datos JSON de la factura.

CSVExportación de hoja de cálculo o por lotes

Ideal para exportaciones de facturas por lotes desde Google Sheets, Excel, sistemas heredados o escenarios de facturación por fila. PDF4me mapas CSV columnas al esquema. Mapear en Datos CSV de factura.

Opciones de modo de salida

Controla si se genera el archivo híbrido ZUGFeRD canónico o XML puro.

XML con PDFArchivo híbrido ZUGFeRD completo por defecto

Produce el híbrido estándar ZUGFeRD: PDF/A-3 archivo PDF con la estructurada XML factura incrustada como archivo adjunto. Los humanos leen la PDF, las máquinas analizan el XML. El formato de salida canónico para la facturación electrónica B2B. Requiere que se asignen el archivo y el nombre del archivo.

Solo XMLPuro XML, No PDF envoltorio

Produce únicamente el estructurado XML factura. Uso para XRechnung puro-XML presentaciones del sector público, canalizaciones EDI, pruebas de la capa de datos o sistemas que ingieren solo XML sin representación visual.

Opciones de versión de Zugferd

La versión de la especificación ZUGFeRD integrada en la factura generada determina qué opciones de Nivel de Conformidad aparecen en el menú desplegable.

1.0Legacy, pre-EN 16931

Especificación original de 2014. Opciones de conformidad: BÁSICO, COMODIDAD, EXTENDIDONO cumple con la normativa alemana de facturación electrónica B2B para 2025 en adelante. Úselo únicamente para receptores heredados que requieran explícitamente la versión 1.0.

2.0+Recomendado, conforme a la norma EN 16931.

Se ajusta a la norma europea EN 16931 y cumple con el mandato alemán B2B. Las opciones de conformidad incluyen: MÍNIMO, BASICWL, BÁSICO, EN16931, AMPLIADO, CÁLCULOLa opción idónea para la facturación de producción a partir de 2025 y la interoperabilidad con Factur-X.

Opciones de nivel de conformidad

El perfil de conformidad controla qué campos de la factura son obligatorios y cuáles se validan. Las opciones disponibles dependen de la versión de Zugferd elegida.

MÍNIMOSolo versión 2.x, solo encabezado

Solo datos de cabecera, sin detalles de partida. NO es una factura legal válida. Solo para trámites contables internos.

BASICWL2.x solamente, solo IVA

Agrega desgloses de IVA pero no partidas individuales. Para escenarios de solo reservas conciliados con pedidos.

BÁSICOAmbas versiones, factura legal mínima

Agrega partidas. Cumple con los requisitos mínimos de la directiva europea de facturación electrónica. Disponible en versiones 1.0 y 2.x.

COMODIDAD1.0 solamente, referencias extendidas

Agrega datos de referencia y campos adicionales sobre BASIC. Solo para ZUGFeRD 1.0, equivalente a EN16931 en versiones modernas 2.x.

EN169312.x, configuración predeterminada recomendada para B2B

Perfil completo de la norma europea EN 16931. Configuración predeterminada recomendada para la facturación B2B en la UE y nivel al que hace referencia la normativa alemana. Solo para ZUGFeRD 2.x.

EXTENDIDOAmbas versiones, extras de la industria

Añade campos específicos del sector más allá de los básicos (logística, transporte de mercancías, referencias sectoriales). Disponible en las versiones 1.0 y 2.x.

XRECHARGE2.x, obligatorio para el sector público alemán

Perfil XRechnung CIUS alemán, obligatorio para facturar a autoridades federales, estatales y municipales. Validación más estricta que la norma EN16931. Solo compatible con ZUGFeRD 2.x.

Campos de salida

Campo	Tipo	Lo que contiene
`File Content`	Binary	Generated ZUGFeRD invoice file: hybrid PDF/A-3 for XmlWithPdf output or pure XML for XmlOnly output. Map into the next Zap step (upload, email, ERP POST).
`File Url`	String	Direct URL to access the generated file: useful for sharing or downstream HTTP processing.
`File Name`	String	Output filename without extension.
`Full File Name`	String	Complete output filename with extension (.pdf for hybrid, .xml for XmlOnly).

Archivos de facturas de muestra

Utilice estos archivos de ejemplo para probar la acción con cada formato de entrada antes de conectar su fuente de datos en vivo. Para flujos de trabajo de producción B2B alemanes, comience con sample-invoice-zugferd-2.0-en16931.json (ZUGFeRD 2.0, EN16931 conformidad).

Ejemplo XML de ZUGFeRD

ZUGFeRD 1.0 BÁSICO XML. Usar con Formato de entrada: XML. Mapa en Datos XML de factura.

Ejemplo de factura ZUGFeRD.xml

ZUGFeRD 2.0

Ejemplo XML de ZUGFeRD 2.0 (EN16931)

ZUGFeRD 2.0 EN16931 XML con partes vendedor/comprador, partidas, IVA y suma monetaria en formato CrossIndustryInvoice. Utilizar con Formato de entrada: XML, Versión de ZUGFeRD: 2.0, Conformidad: EN16931.

ZUGFeRD-invoice-sample-2.0.xml

Recomendado

Ejemplo JSON 2.0 EN16931

Factura estructurada completa para ZUGFeRD 2.0 con EN16931 conformidad. Utilizar con Formato de entrada: JSON, Zugferd Versión: 2.0, Nivel de conformidad: EN16931. Mapa en Datos JSON de la factura.

sample-invoice-zugferd-2.0-en16931.json

Ejemplo de factura JSON (básica)

Más sencillo JSON para pruebas de humo con ZUGFeRD 1.0 y BÁSICO conformidad.

factura de muestra.json

Ejemplo de factura CSV

Departamento CSV fila para Formato de entrada: CSV. Mapa en Datos CSV de factura.

factura-de-prueba.csv

ZUGFeRD 2.0

Ejemplo de factura CSV 2.0

Extendido a 22 columnas CSV: InvoiceId, IssueDate, campos de dirección del vendedor/comprador, SellerVatId, ProductId, Currency, PaymentReference, IBAN, BIC. Usar con Formato de entrada: CSV, ZUGFeRD 2.0.

zugferd-invoice-2.0.csv

Configuración rápida

En Zapier, haga clic + para agregar una nueva acción y seleccionar PDF4me.
Elegir Crear factura ZUGFeRD como el evento de acción.
Conecta tu PDF4me cuenta o pegue su API Tecla cuando se le solicite.
Para XML con PDF salida, mapa Archivo y Nombre del archivo a tu diseño PDF (a menudo un paso previo de descarga de Dropbox o Google Drive). Para Solo XMLEstos pueden dejarse vacíos.
Colocar Formato de entrada a XML, JSON, o CSV dependiendo de tu fuente de datos.
Llenar solo El campo de datos de factura correspondiente es: Datos XML de factura, Datos JSON de factura o Datos CSV de factura. Deje los otros dos campos vacíos.
Colocar Modo de salida a XML con PDF (archivo híbrido, ZUGFeRD canónico) o Solo XML (puro XML).
Elegir Versión Zugferd: 2.0+ para el cumplimiento del mandato alemán B2B 2025+, 1.0 Solo para receptores antiguos.
Elegir Nivel de conformidad: EN16931 para B2B general (2.x), XRECHARGE para el sector público alemán, BÁSICO para ZUGFeRD 1.0 heredado.
Alternar Generar factura en PDF a Verdadero si quieres PDF4me para representar visualmente el contenido de la factura en la PDF; FALSO si tu plantilla PDF ya muestra el diseño.
Colocar Idioma al código de localización que coincida con la región de su comprador (de, en, fr, it, es, nl, pl, pt).
Haga clic Acción de prueba, verifica el resultado y enciende el Zap.

Ejemplos de flujo de trabajo

Ejemplos de flujo de trabajoCommon Zapier workflow patterns using Create ZUGFeRD Invoice.

Webhook SaaS JSON → ZUGFeRD 2.x EN16931 → correo electrónico del cliente

Su SaaS El sistema de facturación activa un webhook para Zapier cuando se factura a un cliente B2B alemán.
PDF4me Crear ejecuciones de facturas ZUGFeRD: Formato de entrada = JSON, Datos JSON de factura mapeados desde la carga útil del webhook, Modo de salida = XmlWithPdf, Versión de Zugferd = 2.0, Conformidad = EN16931, Idioma = de.
El híbrido PDF El documento (legible para humanos y analizable por máquinas) se adjunta a un paso de Gmail y se envía a la dirección de cuentas por pagar del cliente, cumpliendo con el mandato de facturación electrónica B2B para 2025+.
Una fila de Google Sheets registra el ID de la factura, el cliente, el importe y la fecha y hora para los informes de auditoría.
A SharePoint sube archivos una copia del ZUGFeRD PDF para la retención de cumplimiento.

Exportación CSV de ERP → XRECHNUNG → Portal del sector público alemán

Todos los días laborables, a las 16:00, se ejecuta un proceso automatizado (Zap) programado para procesar las facturas pendientes del sector público.
Un activador de Dropbox detecta lo último ERP CSV exportación y diseño PDF.
PDF4me Crear ejecuciones de facturas ZUGFeRD: Formato de entrada = CSV, Datos CSV de factura = el CSV archivo, Modo de salida = XmlWithPdf, Versión de Zugferd = 2.0, Conformidad = XRECHNUNG, Idioma = de.
El híbrido XRECHNUNG compatible PDF se envía mediante un paso de webhook al portal federal ZRE o al punto final de facturación electrónica estatal correspondiente.
Se envía un correo electrónico de confirmación al equipo de AR con la referencia de la solicitud; un registro de PostgreSQL captura el rastro de auditoría.

Integración de socios EDI mediante XML predefinido → Solo XML →

Su ERP ya genera código compatible con ZUGFeRD XML Las facturas se exportan mediante su módulo de exportación y se guardan en una carpeta de Google Drive.
Zapier activadores en cada nuevo XML archivo. PDF4me Crear ejecuciones de facturas ZUGFeRD: Formato de entrada = XML, Datos XML de la factura = el XML archivo, Modo de salida = XmlOnly, Versión de Zugferd = 2.0, Conformidad = EN16931.
El puro validado-XML La factura se envía a través de SFTP al punto final EDI del socio comercial, no PDF Se necesita un contenedor para la transferencia de sistema a sistema.
Una notificación de Slack confirma la entrega EDI; un registro de Airtable se actualiza con el socio y la marca de tiempo de envío.

Preguntas frecuentes

What is ZUGFeRD and how does it differ from XRechnung and Factur-X?+

ZUGFeRD is the German hybrid e-invoicing standard: a PDF/A-3 archival-grade PDF with structured XML invoice data embedded inside as an attachment. Humans can read the PDF in any viewer; ERP systems and accounting software extract and process the XML automatically without manual data entry. XRechnung is the German public-sector profile, mandatory when invoicing federal, state, or municipal authorities, it can be issued as pure XML or as a ZUGFeRD conformance level. Factur-X is the French sister format that uses the identical hybrid PDF/A-3 + XML structure as ZUGFeRD 2.x and is fully interoperable for cross-border French-German invoicing. Use ZUGFeRD 2.x with EN16931 for general EU B2B, XRECHNUNG conformance for German public sector, and ZUGFeRD/Factur-X for international DACH-FR workflows.

Which ZUGFeRD Version should I choose in Zapier for the 2025 German B2B e-invoicing mandate?+

The German Wachstumschancengesetz (Growth Opportunities Act) made e-invoice receipt mandatory for all B2B transactions from 1 January 2025, with full sending obligations phasing in through 2028. ZUGFeRD 2.0 or higher with EN16931 or XRECHNUNG conformance is required to satisfy the mandate. ZUGFeRD 1.0 is legacy and does not comply. The Zapier action exposes 1.0 as a default in some installations: explicitly switch to 2.0+ for compliant production workflows. Confirm the exact version your trading partner or invoicing portal accepts; some larger enterprises and government portals may require version 2.2 or 2.4 specifically.

What is the difference between XmlWithPdf and XmlOnly output modes?+

XmlWithPdf generates the standard ZUGFeRD hybrid invoice: a PDF/A-3 archival document with the structured XML invoice data embedded as an attachment inside the PDF. Humans read the PDF, machines parse the XML: one file serves both audiences and is the canonical ZUGFeRD format for B2B. XmlOnly generates a pure XML file with no PDF wrapper, used when the receiving system only ingests XML, typical for XRechnung pure-XML public-sector portals, EDI pipelines, or data-layer integration testing. Choose XmlWithPdf for production B2B invoicing; XmlOnly for pure-XML system integration or compliance submissions that explicitly require XML-only delivery.

Which Conformance Level should I pick: BASIC, COMFORT, EXTENDED, EN16931, or XRECHNUNG?+

Conformance levels differ by ZUGFeRD version. For ZUGFeRD 1.0: BASIC (minimum legal invoice with line items), COMFORT (additional reference data on top of BASIC), and EXTENDED (industry-specific fields beyond the baseline) are available. For ZUGFeRD 2.x: MINIMUM (header only, not a legal invoice: for internal use only), BASICWL (Basic Without Lines, adds VAT but no line items, for booking-only), BASIC (line items, minimum EU directive), EN16931 (European Standard full profile, recommended default for EU B2B), EXTENDED (industry-specific fields), and XRECHNUNG (German public-sector mandatory profile with stricter validation). Start with BASIC for ZUGFeRD 1.0 workflows and EN16931 for ZUGFeRD 2.x B2B. Switch to XRECHNUNG when invoicing German federal, state, or municipal authorities.

Can I generate ZUGFeRD invoices from CSV data, and how do CSV, JSON, and XML inputs compare?+

Yes. The Input Format parameter supports XML, JSON, and CSV: pick the format matching your data source. CSV is ideal for batch invoice exports from spreadsheets (Google Sheets, Excel), legacy ERP exports, or per-row billing workflows where each row represents one invoice. JSON is the modern choice when invoice data arrives from a webhook, REST API, or SaaS billing system that emits structured JSON payloads. XML is best when your ERP already produces ZUGFeRD or UBL XML that just needs wrapping in the hybrid PDF. The action automatically maps CSV columns or JSON fields to the ZUGFeRD XML schema before embedding in the output PDF, no manual XML construction is required for CSV or JSON paths. Critical: fill ONLY the data field matching your chosen Input Format. Mapping both Invoice Xml Data and Invoice Csv Data in the same run will fail the validation step.