Extraer metadatos en Power Automate

PDF4me Extraer metadatos Esta acción permite extraer metadatos y propiedades completas de documentos de Word en Power Automate con capacidades de análisis de documentos detalladas. Esta potente función de extracción de metadatos admite propiedades de documentos integradas, propiedades personalizadas, estadísticas de documentos, información del autor, fechas de creación y seguimiento de revisiones con soporte para formato y localización específicos de la cultura, perfecto para flujos de trabajo de gestión de documentos, seguimiento del cumplimiento y análisis de contenido en Microsoft 365.

Entradas de blog relacionadas

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Autenticando su API Pedido

Para acceder al PDF4me Web API a través de Power AutomateCada solicitud debe incluir las credenciales de autenticación adecuadas. La autenticación garantiza una comunicación segura y valida su identidad como usuario autorizado, lo que permite una integración perfecta entre su Power Automate flujos y los potentes servicios de extracción de metadatos de Word de PDF4me.

Get your API Key

Características principales

• Extracción integral de metadatos: Recuperar todas las propiedades del documento, tanto integradas como personalizadas.
• Estadísticas de documentosObtén el recuento de páginas, palabras, caracteres y párrafos en tiempo real.
• Información del autorExtraer información sobre el autor, el gerente, la empresa y los datos de contacto.
• Propiedades de fecha/hora: Recuperar las marcas de tiempo de creación, modificación e impresión.
• Propiedades personalizadas: Acceda a todas las propiedades personalizadas del documento con prefijo automático
• Apoyo culturalFormatear fechas y horas según la configuración regional especificada.
• Operación de solo lecturaExtraer metadatos sin modificar el documento original.
• Salida estructurada: Devolver metadatos organizados en JSON formato para un procesamiento sencillo

Parámetros

Lista completa de parámetros para la acción Extraer metadatos. Configure estos parámetros para controlar el comportamiento de la extracción de metadatos.

Importante: Los parámetros marcados con un asterisco (***) son obligatorios. Los parámetros avanzados permiten un control preciso del formato de los metadatos.

Parámetro	Tipo	Descripción	Ejemplo
Contenido del archivo***	Base64	Contenido del archivo Word de origen • Mapear el archivo de Word desde la salida de la acción anterior • Admite archivos de Word desde SharePoint, Dropbox, OneDrivearchivos adjuntos de correo electrónico • Se puede recuperar dinámicamente a partir de variables de flujo. • También se puede proporcionar una codificación Base64 directa en el contenido del archivo. • Debe ser un documento de Word válido (formatos .docx, .doc) • El documento es de solo lectura durante la extracción de metadatos.	[File Content from Get File]
Nombre del archivo***	String	Nombre del documento de Word • Especifique el nombre del archivo de Word con su extensión (.docx, .doc) • Se utiliza para referencia y procesamiento. • Debe incluir la extensión de archivo correcta. • Admite la asignación dinámica de nombres a partir de variables de flujo. • Se utiliza para la identificación y el registro de documentos.	document.docx
Nombre de la cultura	String	Cultura/Localidad del documento • Código cultural para el formato de fecha/hora (p. ej., "en-US", "de-DE", "fr-FR") • Predeterminado: InvariantCulture (formato consistente) • Afecta al formato de visualización de fecha/hora en los metadatos. • Utilice códigos culturales válidos para los documentos internacionales. • Las culturas inválidas recurren a InvariantCulture.	en-US

Producción

El PDF4me Extraer metadatos La acción devuelve datos de salida completos para una operación sin interrupciones. Power Automate integración de flujo:

Table

Vista de tabla

Datos de respuesta en formato de tabla estructurada:

Parámetro	Tipo	Descripción
metadatos	Object	Diccionario de metadatos completo que contiene todas las propiedades del documento.
Éxito	Boolean	Verdadero si la operación fue exitosa, falso si falló.
Mensaje de error	String	Descripción del error (nulo si se realiza correctamente)
Errores	Array	Lista de información detallada sobre el error (matriz vacía si la operación se realiza correctamente).

JSON

JSON Formato de respuesta

El crudo JSON respuesta de la acción:

{
  "metadata": {
    "Author": "John Doe",
    "Title": "Project Proposal",
    "Subject": "Q1 2024 Planning",
    "Keywords": "planning, budget, strategy",
    "Comments": "Draft version for review",
    "Category": "Business",
    "Company": "Acme Corporation",
    "Manager": "Jane Smith",
    "Created": "1/15/2024 10:30:00 AM",
    "LastModified": "1/20/2024 2:45:00 PM",
    "LastPrinted": "1/18/2024 9:15:00 AM",
    "RevisionNumber": 3,
    "TotalEditingTime": 120,
    "Pages": 8,
    "Words": 2150,
    "Characters": 12800,
    "Paragraphs": 45,
    "Custom_Department": "Marketing",
    "Custom_ProjectCode": "PRJ-2024-001",
    "Custom_Confidential": "Internal"
  },
  "Success": true,
  "ErrorMessage": null,
  "Errors": []
}

Ejemplo de respuesta de error:

{
  "metadata": null,
  "Success": false,
  "ErrorMessage": "Document is empty",
  "Errors": [
    {
      "Code": "DOCUMENT_ERROR",
      "Message": "The document content is null or empty"
    }
  ]
}

Flow Integration

Power Automate Uso del flujo

Utilice los metadatos extraídos en acciones posteriores:

• Clasificación de documentos: Enrutar documentos según el autor, la categoría o propiedades personalizadas.
• Seguimiento del cumplimiento: Supervisar las fechas de creación de los documentos y los números de revisión.
• Análisis de contenidoAnalizar las estadísticas de los documentos para la elaboración de informes y la optimización.
• Enrutamiento del flujo de trabajo: Utilizar metadatos para determinar las rutas de procesamiento de documentos.
• Registro de auditoría: Registrar las propiedades del documento para el cumplimiento y el seguimiento.
• Almacenamiento de bases de datosAlmacenar metadatos en bases de datos para la gestión de documentos.

Propiedades de metadatos

Propiedades de documento integradas

Nombre de la propiedad	Tipo	Descripción	Ejemplo
Autor	String	Nombre del autor del documento	"John Doe"
Título	String	Título del documento	"Project Proposal"
Sujeto	String	Asunto del documento	"Q1 2024 Planning"
Palabras clave	String	Palabras clave del documento (separadas por comas)	"planning, budget, strategy"
Comentarios	String	Comentarios del documento	"Draft version for review"
Categoría	String	Categoría del documento	"Business"
Compañía	String	Nombre de empresa	"Acme Corporation"
Gerente	String	Nombre del gerente	"Jane Smith"
Creado	String	Fecha y hora de creación del documento (formato)	"1/15/2024 10:30:00 AM"
Última modificación	String	Fecha y hora del último guardado (formato)	"1/20/2024 2:45:00 PM"
Última impresión	String	Última fecha/hora impresa (formato)	"1/18/2024 9:15:00 AM"
Número de revisión	Integer	Número de revisión del documento	3
Tiempo total de edición	Integer	Tiempo total de edición en minutos	120

Estadísticas de documentos

Nombre de la propiedad	Tipo	Descripción	Ejemplo
Páginas	Integer	Número total de páginas	8
Palabras	Integer	Recuento total de palabras	2150
Personajes	Integer	Número total de caracteres	12800
Párrafos	Integer	Número total de párrafos	45

Ejemplos de cultura respaldada

Código cultural	Descripción	Ejemplo de formato de fecha
en-US	Inglés (Estados Unidos)	"15/01/2024 10:30:00 AM"
en-GB	Inglés (Reino Unido)	"15/01/2024 10:30:00"
de-DE	Alemán (Alemania)	"15.01.2024 10:30:00"
fr-FR	Francés (Francia)	"15/01/2024 10:30:00"
es-ES	Español (España)	"15/01/2024 10:30:00"
ja-JP	Japonés (Japón)	"2024/01/15 10:30:00"

Mensajes de error comunes

Comprender y solucionar los errores ayuda a garantizar flujos de trabajo fluidos para la extracción de metadatos:

Mensaje de error	Causa	Solución
"La solicitud está vacía"	El objeto de solicitud es nulo.	Proporcione un objeto de solicitud válido
"El documento está vacío"	El objeto documento es nulo.	Proporcione un documento de Word válido.
"Error al extraer los metadatos"	Excepción general durante la extracción de metadatos	Verifique el formato y los parámetros del documento. Revise los detalles de la excepción en la matriz de errores.
"Error al cargar el documento desde bytes"	Documento de Word no válido o dañado	Verifique que el documento de entrada sea un archivo de Word válido (.docx).

Ejemplos de flujo de trabajo

El PDF4me Extraer metadatos acción en Power Automate Proporciona plantillas de flujo de trabajo completas diseñadas para escenarios empresariales reales:

Document Classification

Flujo de trabajo de clasificación automatizada de documentos

Optimice la gestión de sus documentos con una clasificación automatizada basada en metadatos:

Pasos completos del flujo de trabajo:

1. Desencadenar: Documento subido a SharePoint biblioteca de documentos
2. Obtener documento: Recuperar documento de Word desde la ubicación de carga
3. Extraer metadatos: Extraer todas las propiedades y estadísticas del documento
4. Cultura establecida: Nombre de la cultura = "en-US" para un formato de fecha consistente
5. Clasificar por autor: Documentos de ruta basados en la propiedad Autor
6. Clasificar por categoría: Documentos de ruta basados en la propiedad Categoría
7. Actualizar SharePointMover el documento a la carpeta correspondiente según su clasificación.
8. Clasificación de troncos: Resultados de la clasificación de registros en el sistema de gestión documental

Beneficios para la empresa:

• Clasifica automáticamente más de 500 documentos al mes.
• Enruta los documentos a los departamentos apropiados en función de los metadatos.
• Reduce el tiempo de clasificación manual de documentos en un 90%.
• Garantiza una organización coherente de los documentos.

Create Flow

Compliance Tracking

Flujo de trabajo automatizado de seguimiento del cumplimiento

Mejore su gestión de cumplimiento con el seguimiento automatizado de metadatos:

Pasos completos del flujo de trabajo:

1. Desencadenar: Documento creado o modificado en SharePoint carpeta de cumplimiento
2. Obtener documento: Recuperar documento de Word de la biblioteca de cumplimiento
3. Extraer metadatosExtraer fechas de creación, números de revisión e información del autor.
4. Cultura establecida: Nombre de la cultura = "en-US" para formato de fecha estandarizado
5. Verificar el cumplimiento: Validar la antigüedad del documento y el estado de revisión.
6. Actualizar la base de datosAlmacenar metadatos en la base de datos de seguimiento de cumplimiento.
7. Enviar alertasNotificar al equipo de cumplimiento sobre los documentos que requieren revisión.
8. Generar informes: Crear informes de estado de cumplimiento a partir de metadatos

Beneficios para la empresa:

• Realiza un seguimiento automático de más de 200 documentos de cumplimiento.
• Supervisa la antigüedad y el estado de revisión de los documentos.
• Garantiza revisiones de cumplimiento oportunas
• Reduce el tiempo de preparación de la auditoría de cumplimiento en un 75%.

Create Flow

Content Analysis

Flujo de trabajo de análisis de contenido automatizado

Optimice la gestión de su contenido con el análisis automatizado de documentos:

Pasos completos del flujo de trabajo:

1. Desencadenar: Documento publicado en SharePoint biblioteca de contenido
2. Obtener documento: Recuperar documento de Word de la biblioteca de contenido
3. Extraer metadatos: Extraer estadísticas y propiedades del documento
4. Cultura establecida: Nombre de la cultura = "en-US" para un formato consistente
5. Analizar estadísticas: Procesar recuento de palabras, recuento de páginas y recuento de caracteres
6. Actualizar análisisAlmacenar las métricas de contenido en la base de datos de análisis.
7. Generar información valiosaCrear informes de rendimiento de contenido
8. Informes por correo electrónico: Enviar informes de análisis de contenido al equipo de contenido

Beneficios para la empresa:

• Analiza automáticamente más de 300 documentos al mes.
• Realiza un seguimiento de las métricas y el rendimiento del contenido.
• Proporciona información valiosa para la optimización del contenido.
• Reduce el tiempo de análisis manual de contenido en un 85 %.

Create Flow

Audit Logging

Flujo de trabajo de registro de auditoría automatizado

Mejore su registro de auditoría con el registro automatizado de metadatos:

Pasos completos del flujo de trabajo:

1. Desencadenar: Documento consultado o modificado en SharePoint
2. Obtener documento: Recuperar documento de Word de SharePoint
3. Extraer metadatos: Extraer todas las propiedades y marcas de tiempo del documento
4. Cultura establecida: Nombre de la cultura = "en-US" para un formato estandarizado
5. Metadatos de registro: Almacenar metadatos en el sistema de registro de auditoría
6. Control de cambios: Monitorear los números de revisión y las fechas de modificación.
7. Generar registro de auditoría: Crear informes de auditoría completos
8. Registros de archivoAlmacenar los registros de auditoría en un sistema de archivo seguro.

Beneficios para la empresa:

• Registra automáticamente más de 1000 eventos de acceso a documentos al mes.
• Mantiene registros de auditoría completos.
• Garantiza el cumplimiento normativo
• Reduce el tiempo de registro de auditoría manual en un 95 %.

Create Flow

Casos de uso y aplicaciones en la industria

Legal & Professional Services

Casos de uso de servicios legales y profesionales

• Clasificación de documentosClasificar documentos legales por tipo de caso, cliente o área de práctica.
• Seguimiento del cumplimiento: Supervisar las fechas de creación de documentos y el historial de revisiones para el cumplimiento normativo.
• Gestión de documentos del cliente: Seguimiento de las propiedades de los documentos para la organización de archivos de clientes
• Mantenimiento del registro de auditoría: Registrar los metadatos del documento para cumplir con los requisitos de auditoría legal.

Finance & Accounting

Casos de uso de finanzas y contabilidad

• Análisis del informe financieroExtraer metadatos de informes financieros para el seguimiento del cumplimiento normativo.
• Gestión de documentos presupuestariosClasificar los documentos presupuestarios por departamento y año fiscal.
• Documentación de auditoría: Seguimiento de las propiedades de los documentos para el mantenimiento del registro de auditoría
• Presentación de documentos regulatorios: Supervisar los metadatos de los documentos para los requisitos de presentación reglamentaria

Sales & Marketing

Casos de uso de ventas y marketing

• Gestión de propuestas: Extraer metadatos de las propuestas para el seguimiento y análisis de clientes.
• Organización de materiales de marketingClasificar los documentos de marketing por campaña y público objetivo.
• Análisis del rendimiento del contenidoAnalizar las estadísticas de los documentos para la optimización del contenido.
• Seguimiento de entregables para el cliente: Supervisar las propiedades de los documentos para la gestión de proyectos de clientes.

Human Resources

Casos de uso de recursos humanos

• Gestión de documentos de políticas: Extraer metadatos de las políticas de RRHH para el control de versiones.
• Organización de documentos de empleadosClasificar los documentos de los empleados por tipo y departamento.
• Monitoreo del cumplimiento: Realizar un seguimiento de las fechas de creación y modificación de documentos para el cumplimiento de las normas de RRHH.
• Análisis de materiales de capacitaciónAnalizar las estadísticas de los documentos de capacitación para evaluar su efectividad.

Healthcare & Medical

Casos de uso en el sector sanitario y médico

• Clasificación de documentos médicosClasificar los documentos médicos por paciente, procedimiento o departamento.
• Seguimiento del cumplimiento: Monitorear los metadatos de los documentos para el cumplimiento de las normativas sanitarias
• Documentación de investigaciónExtraer metadatos de documentos de investigación para el seguimiento de estudios.
• Gestión de registros de pacientesOrganizar los documentos de los pacientes por propiedades de metadatos.

Education & Research

Casos de uso en educación e investigación

• Organización de documentos académicosClasificar los documentos académicos por curso, departamento o área de investigación.
• Gestión de datos de investigación: Extraer metadatos de documentos de investigación para la organización del estudio.
• Seguimiento del currículo: Supervisar las propiedades de los documentos del plan de estudios para el control de versiones.
• Gestión de documentos estudiantilesOrganizar los documentos de los estudiantes por propiedades de metadatos.

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