Factura electrónica ZUGFeRD desde una base de Airtable: Crea el JSON y envía el PDF híbrido por correo electrónico en Make con PDF4me

PDF4me Create a ZUGFeRD invoice es un módulo Make que transforma datos de facturas estructuradas en una factura electrónica híbrida PDF/A-3. Conectado a una base de datos Airtable, lee una fila, la convierte a XML EN 16931, devuelve un archivo legible y procesable por máquina, y lo guarda en el registro.

Si buscas software de facturación electrónica, encontrarás una comparativa de proveedores: plataformas, paquetes y precios por documento. Si buscas si Airtable puede generar facturas, te encontrarás con un extenso hilo de discusión que explica que no puede. Entre estos dos resultados se encuentra un equipo que ya utiliza Airtable, al que le acaban de comunicar que sus facturas deben ser legibles por máquina y que no desea migrar sus operaciones a una plataforma de facturación para cumplir con un requisito de formato. Este escenario es para ellos.

Preguntas y respuestas basadas en el porqué​

Lo que obtendrás​

Entrada: una fila Airtable con el número de factura, las fechas, un bloque para el vendedor, un bloque para el comprador, una línea de artículo y los totales, con Status establecido en Nuevo. Salida: un PDF/A-3 ZUGFeRD adjunto a ese registro y un correo electrónico al comprador con el mismo archivo.

Una fila por factura. Cada columna se convierte en una clave en el JSON que genera el escenario.

El comprador ve una factura normal. Su software ve el XML que contiene.

Lo que necesitas​

Panorama general​

1. Watch records (Airtable) recogen nuevas filas en ZUGFeRD Requests.
2. Create a ZUGFeRD invoice (PDF4me) convierte el JSON en un PDF híbrido.
3. Upload an attachment (Airtable)" lo adjunta al campo Document en la misma fila.
4. Update a record (Airtable) guarda el resultado.
5. Send an email (Gmail) entrega la factura electrónica al comprador.

Descripción general completa del escenario​

La misma estructura de cinco módulos que el escenario de códigos QR suizos. Solo difiere el módulo PDF4me del medio.

Paso 1: ¿Cómo se activa un escenario a partir de una fila Airtable?​

Flujo hasta ahora: nada todavía, este es el detonante.

Una fila marcada como "lista" indica la solicitud para emitir una factura.

1. Agrega Airtable > Watch records como activador.
2. Configurar:
   • Base: PDF4me Live Automations
   • Mesa: ZUGFeRD Requests
   • Trigger field: Created
   • Label field: Title
   • Límite: 10
   • Fórmula: {Status}='New'

Configuración Watch records​

Status es el interruptor. No se emite nada hasta que una persona establece una fila como Nueva.

Paso 2: ¿Cómo se convierte una fila en una factura ZUGFeRD?​

Flujo hasta ahora: el activador de Airtable.

Este es el módulo que genera la factura electrónica. La configuración determina el formato; el JSON determina el contenido.

1. Agregar PDF4me > Create a ZUGFeRD invoice.
2. Configurar la salida:
   • File Name: ZUGFeRD_ más el InvoiceNumber más .pdf
   • Input Format: JSON
   • Output Mode: XML With PDF
   • ZUGFeRD Version: 2*
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice on PDF: Yes
3. Pegue el objeto factura en Invoice JSON Data y asigne las columnas en:

{
  "InvoiceId": "{{1.InvoiceNumber}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{1.SellerName}}",
    "VatId": "{{1.SellerVATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.SellerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.SellerPostalCode}}",
      "City": "{{1.SellerCity}}",
      "Country": "{{1.SellerCountry}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{1.BuyerName}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.BuyerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.BuyerPostalCode}}",
      "City": "{{1.BuyerCity}}",
      "Country": "{{1.BuyerCountry}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{1.ItemDescription}}",
      "Quantity": {{1.Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{1.UnitPrice}},
      "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxBasisTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxPercent": {{1.VATRate}},
    "TaxTotal": {{parseNumber(1.VATAmount; ".")}},
    "GrandTotal": {{parseNumber(1.GrossTotal; ".")}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "PaymentReference": "{{1.InvoiceNumber}}",
    "DueDate": "{{formatDate(1.DueDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00"
  }
}

Tres partes de ese objeto merecen atención. TypeCode 380 es el código de una factura comercial y es fijo, no derivado de nada en la base. UnitCode C62 es el código UN/ECE para "una unidad", que es lo que se necesita para horas o unidades de servicio. Y el bloque Payment al final contiene PaymentReference, el texto que el comprador cita al pagar, que en este caso es simplemente el número de factura.

Create a ZUGFeRD invoice​

El campo se desplaza en el editor, por lo que solo una parte del objeto es visible a la vez. El bloque de arriba muestra el objeto completo.

Lo que decide cada configuración​

Paso 3: ¿Cómo se vuelve a incluir la factura electrónica en el registro?​

Flujo hasta el momento: el activador más el módulo PDF4me.

1. Agregar Airtable > Upload an attachment.
2. Configurar:
   • Base y Table: como en el paso 1
   • Record ID: el id del disparador
   • Attachment field: Document
   • File: la salida de PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ más el InvoiceNumber más .pdf
   • Data: el Document de salida del módulo 2
   • Content type: PDF file

Upload an attachment​

Content type es PDF file. El escenario hermano del código QR suizo utiliza una imagen PNG en la misma ranura.

Paso 4: ¿Cómo se registra el resultado en la fila?​

Flujo hasta ahora: todo hasta la carga del archivo adjunto.

1. Agregar Airtable > Update a record.
2. Configurar:
   • Base y Table: como en el paso 1
   • Record ID: el id del disparador
   • Record: complete solo lo que desea que se escriba, que normalmente es Status y un OutputLink

Update a record​

Aquí aparecen todas las columnas de la tabla. La captura las muestra vacías y el panel desplazado, así que configure Status deliberadamente.

Paso 5: ¿Cómo se envía la factura electrónica al comprador?​

Flujo hasta ahora: todo hasta la actualización del registro.

No se ha emitido una factura electrónica que se encuentra en la base de datos.

1. Agregar Gmail > Send an email.
2. Configurar:
   • To: la columna Email del desencadenador
   • Subject: Your e-invoice más el InvoiceNumber
   • Body type: Raw HTML
   • Content: un breve cuerpo HTML que indica el nombre del comprador, la factura y el total.
3. Adjunte el archivo:
   • File: PDF4me - Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ más el InvoiceNumber más .pdf
   • Data: el Document de salida del módulo 2

Send an email​

El archivo adjunto proviene del módulo 2, por lo que Airtable nunca realiza una lectura para obtener el archivo.

Ejecuta el escenario y verifica.​

1. Save el escenario y ejecútalo una vez.
2. Agregue una fila a ZUGFeRD Requests con un vendedor, un comprador, un artículo de línea, ambas fechas y Status New.
3. Los cinco módulos deben informar de una operación cada uno.
4. Abra la fila: el campo Document debe contener un archivo PDF con el mismo nombre que el número de factura.
5. Abra el archivo adjunto. Debería ver una página de factura legible, y un validador ZUGFeRD debería encontrar el XML EN 16931 dentro del mismo archivo.
6. Revisa la bandeja de entrada del comprador para ver el mensaje y su archivo adjunto.

En la ejecución capturada, la fila RE-2026-0009 generó una factura de Muster GmbH en Berlin con NIF DE123456789 a Test Kunde AG en Muenchen, diez unidades de Consulting a 100,50, y el correo electrónico informó un total de 1195,95 EUR.

Variaciones comunes que puedes agregar sin reconstruir​

¿Cómo se compara esto con otras formas de generar una factura electrónica?​

Cada fila describe la alternativa. La última fila corresponde a este escenario.

Preguntas frecuentes​

¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?​

En el lado del receptor, esto significa que llega una factura, sus campos se leen automáticamente, se verifican las cifras y el resultado se contabiliza o se envía para su aprobación. Una factura electrónica híbrida es lo que garantiza la fiabilidad de la lectura, ya que los datos están integrados en lugar de recuperarse de una imagen de la página.

Este escenario representa la parte del envío de ese acuerdo. Generar un archivo que el sistema del comprador pueda analizar es lo que permite que sus cuentas por pagar se ejecuten sin supervisión.

¿Puede Airtable crear facturas?​

No cumplen con la normativa. Airtable puede almacenar datos de facturas y presentarlos en una interfaz o en una vista imprimible, pero no puede generar un PDF/A-3 que contenga XML conforme a la norma EN 16931, que es lo que exige la normativa de facturación electrónica.

La división que se utiliza en este escenario es la práctica: Airtable es el registro, PDF4me produce el artefacto y este se devuelve al registro como un archivo adjunto.

¿Cómo funciona la automatización de las cuentas por pagar?​

Funciona en tres fases: recepción, extracción y contabilización. La recepción consiste en reunir los documentos en un mismo lugar; la extracción los convierte en campos; la contabilización registra esos campos en el libro mayor, generalmente con un control de confianza o aprobación previo.

Las facturas electrónicas híbridas evitan la parte intermedia. Cuando el XML ya está dentro del archivo, la extracción es un análisis sintáctico en lugar de un reconocimiento, razón por la cual las normativas siguen impulsando esa dirección.

¿Qué es la automatización Airtable?​

Airtable incluye su propio generador de automatizaciones para activadores y acciones dentro de una base, lo que cubre gran parte del trabajo interno. No puede llamar a una API de documentos y devolver un archivo para un campo de adjunto, que es el paso que requiere este escenario.

Make se sitúa justo al lado por esa misma razón. El disparador sigue monitorizando una tabla Airtable, pero la parte central del escenario puede acceder a servicios a los que las automatizaciones de Airtable no pueden llegar.

Solución de problemas​

Próximos pasos​

Un mandato suele presentarse como un problema de formato de archivo. En realidad, se trata de una cuestión sobre dónde se encuentran almacenados los datos de la factura y si algún programa puede leerlos.