Factura electrónica ZUGFeRD desde una lista de SharePoint: Convierta JSON en XML EN 16931 y un PDF/A-3 en Power Automate con PDF4me

PDF4me Create ZUGFeRD Invoice es una acción de Power Automate que convierte los datos de una factura en una factura electrónica híbrida PDF/A-3. Al conectarse a una lista de SharePoint, toma el JSON que una acción Compose genera a partir de cada fila, escribe el XML EN 16931, dibuja la factura legible en el PDF base, archiva el resultado y lo envía por correo electrónico al comprador.

Si buscas ZUGFeRD, encontrarás tres opciones: una explicación del formato, un validador que te indica si un archivo que ya tienes es correcto, o una biblioteca en PHP, Java o C# para desarrolladores de software de facturación. Las tres opciones presuponen que la factura ya existe. La pregunta que ninguna responde es la que se plantea un equipo financiero: los datos de la factura están en una lista, en una hoja de cálculo, en cualquier sistema que registre las ventas, y deben generarse como una factura electrónica que cumpla con la normativa. Este flujo es la solución que faltaba, en siete pasos y sin necesidad de código.

Preguntas y respuestas basadas en el porqué​

Lo que obtendrás​

Entrada: una fila con el número de factura, las fechas, la moneda, el bloque del vendedor, el bloque del comprador y una línea de artículo. Salida: una factura ZUGFeRD PDF/A-3 en la biblioteca ZUGFeRD Invoices, la fila actualizada con su estado y un enlace, y un correo electrónico al comprador con la factura adjunta.

Una fila por factura. Cada columna de este panel se convierte en una clave en el JSON que genera el flujo.

Un archivo por número de factura, escrito por la cuenta de flujo.

La mitad legible del mismo archivo, tal como la ve el comprador.

Lo que necesitas​

El flujo de un vistazo​

1. When an item is created (SharePoint), se supervisa la lista denominada ZUGFeRD Requests.
2. Compose construye el JSON de la factura a partir de la fila.
3. Get file content using path reads /ZUGFeRD Templates/BaseInvoice.pdf.
4. Create ZUGFeRD Invoice (PDF4me PDF) convierte el JSON a XML EN 16931 y devuelve el PDF híbrido.
5. Create file (SharePoint) lo guarda como ZUGFeRD_<invoice number>.pdf.
6. Update item (SharePoint) establece Status en Generated y rellena OutputLink.
7. Send an email (V2) (Office 365 Outlook) envía la factura al comprador.

Descripción general del flujo completo​

Cuatro segundos y pico de principio a fin, y la factura electrónica en sí tarda aproximadamente un segundo. El paso más lento es la escritura del archivo por parte de SharePoint.

Paso 1: ¿Cómo se genera una factura electrónica cuando llega una solicitud?​

Flujo hasta ahora: nada todavía, este es el detonante.

Agregar una fila es la forma en que se solicita una factura, por lo que esa es la señal.

1. Cree un Automated cloud flow y seleccione SharePoint > When an item is created.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • List Name: ZUGFeRD Requests

When an item is created: configuración​

Cada columna de la nueva fila se convierte en una ficha que las siguientes seis acciones pueden utilizar.

Paso 2: ¿Cómo se construye el JSON de la factura a partir de las columnas de la lista?​

Flujo hasta ahora: el desencadenador de SharePoint.

Una sola acción Compose describe toda la factura. Aquí es donde los nombres de las columnas coinciden con los nombres que espera el estándar, y es lo suficientemente breve como para leerse en una sola pantalla.

1. Agregar Data Operation > Compose.
2. Pega el objeto que aparece a continuación en Inputs y reemplaza cada valor con el token correspondiente.

{
  "InvoiceId": "@{triggerBody()?['InvoiceNumber']}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "@{triggerBody()?['InvoiceDate']}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "@{triggerBody()?['InvoiceDate']}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "@{triggerBody()?['SellerName']}",
    "VatId": "@{triggerBody()?['SellerVATID']}",
    "Address": {
      "Street": "@{triggerBody()?['SellerStreet']}",
      "PostalCode": "@{triggerBody()?['SellerPostalCode']}",
      "City": "@{triggerBody()?['SellerCity']}",
      "Country": "@{triggerBody()?['SellerCountry']}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "@{triggerBody()?['BuyerName']}",
    "Address": {
      "Street": "@{triggerBody()?['BuyerStreet']}",
      "PostalCode": "@{triggerBody()?['BuyerPostalCode']}",
      "City": "@{triggerBody()?['BuyerCity']}",
      "Country": "@{triggerBody()?['BuyerCountry']}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "@{triggerBody()?['ItemDescription']}",
      "Quantity": @{triggerBody()?['Quantity']},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": @{triggerBody()?['UnitPrice']},
      "LineTotal": @{float(...)}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "@{triggerBody()?['Currency']?['Value']}",
    "LineTotal": @{float(...)},
    "TaxBasisTotal": @{float(...)},
    "TaxPercent": @{triggerBody()?['VATRate']},
    "TaxTotal": @{float(...)},
    "GrandTotal": @{float(...)},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "@{triggerBody()?['Currency']?['Value']}",
    "PaymentReference": "@{triggerBody()?['InvoiceNumber']}",
    "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}T00:00:00"
  }
}

Compose: configuración​

Los valores de texto son tokens entre comillas. El dinero y las cantidades son números simples, por eso pasan por float.

De dónde proviene cada parte de la factura​

Paso 3: ¿De dónde proviene el PDF base?​

Flujo hasta ahora: el disparador más Compose.

Los archivos ZUGFeRD tienen una página legible, y aquí es donde comienza.

1. Agregar SharePoint > Get file content using path.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • File Path: /ZUGFeRD Templates/BaseInvoice.pdf
   • Infer content type (avanzado): Yes

Get file content using path: configuración​

Guarda tu membrete en este archivo. Se revisa en cada impresión, así que si lo modificas, la siguiente factura también se verá afectada.

Paso 4: ¿Cómo se convierte el JSON en un PDF/A-3 ZUGFeRD?​

Flujo hasta ahora: el disparador, Compose y Get file content using path.

Esta es la acción que genera la factura electrónica. Lee el JSON, escribe el XML EN 16931 y devuelve un único archivo con ambas partes.

1. Agregue la Create ZUGFeRD Invoice desde la conexión PDF4me PDF.
2. Configurar:
   • ZUGFeRD version and Input Format: 2.0-JSON
   • Output Mode: XmlWithPdf
   • Invoice JSON Data: la expresión base64(outputs('Compose'))
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice on PDF: Yes
   • File Content: una expresión base64() sobre el contenido de Get file content using path
   • File Name: BaseInvoice.pdf

Create ZUGFeRD Invoice: configuración​

El formato de entrada determina qué campo de datos aparece. Seleccione 2.0-JSON y la acción solicitará Invoice JSON Data, no Invoice XML Data.

Lo que decide cada configuración​

Paso 5: ¿Dónde se archiva la factura?​

Flujo hasta ahora: todo a través de Create ZUGFeRD Invoice.

El número de factura identifica el archivo, lo que permite realizar búsquedas en la biblioteca.

1. Agregar SharePoint > Create file.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • Folder Path: /ZUGFeRD Invoices
   • File Name: ZUGFeRD_ seguido del token InvoiceNumber y .pdf
   • File Content: el token Body de Create ZUGFeRD Invoice

Create file: configuración​

Para RE-2026-0007 esto escribe ZUGFeRD_RE-2026-0007.pdf.

Paso 6: ¿Cómo se registra el resultado de la solicitud?​

Flujo hasta ahora: todo a través Create file.

En la fila donde se solicita la factura también debería indicarse qué sucedió con ella.

1. Agregar SharePoint > Update item.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Support - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSupport
   • List Name: ZUGFeRD Requests
   • Id: el token ID del disparador
   • Title: el token Title del disparador
   • Status Value (avanzado): Generated
   • OutputLink (avanzado): la URL de la biblioteca seguida de ZUGFeRD_, el token InvoiceNumber y .pdf

Update item: configuración​

El enlace se construye a partir de la URL de la biblioteca y el mismo patrón de nombre utilizado Create file, con el espacio en el nombre de la biblioteca ya codificado como %20.

Paso 7: ¿Cómo se envía la factura al comprador?​

Flujo hasta ahora: todo a través Update item.

Una factura electrónica que permanece en una biblioteca no ha sido emitida, por lo que la última acción la entrega.

1. Agregar Office 365 Outlook > Send an email (V2).
2. Configurar:
   • Para: el token Email del activador
   • Asunto: Your ZUGFeRD e-invoice seguida del token InvoiceNumber
   • Body: una línea que indica el nombre del comprador y la factura, y que especifica que el archivo es un PDF/A-3 con XML EN 16931 incrustado
3. Abra Advanced parameters y añada el archivo adjunto:
   • Nombre Attachments: 1: ZUGFeRD_ más el token InvoiceNumber más .pdf
   • Contenido Attachments - 1: el token File Content de Create ZUGFeRD Invoice
   • Importance: Normal

Send an email (V2): configuración​

El archivo adjunto obtiene sus bytes de la acción que los generó, por lo que SharePoint nunca se lee.

Ejecuta el flujo y verifica​

1. Save el flujo.
2. Agregue una fila a ZUGFeRD Requests con un comprador, un artículo, ambas fechas y una dirección que pueda verificar.
3. Abre el historial de ejecución. Las siete acciones deberían aparecer en verde y la ejecución completa debería durar unos segundos.
4. Abra la biblioteca ZUGFeRD Invoices y compruebe que el archivo se encuentra allí, bajo el número de factura.
5. Vuelva a la fila: Status debería indicar Generated y OutputLink debería abrir la factura.
6. Abre el archivo adjunto del correo electrónico y comprueba ambas partes: la página debe mostrar las cantidades correctas y el archivo debe contener el XML en su interior.

La ejecución capturada duró aproximadamente cuatro segundos en total, y la factura electrónica se generó en uno de ellos. El resultado, ZUGFeRD_RE-2026-0007.pdf, tiene un tamaño aproximado de 331 KB y se muestra como una factura alemana: vendedor Muster GmbH en Berlin con ID DE123456789, cliente Test Kunde AG en Muenchen, tipo de documento 380, una línea de Consulting con un IVA del 19 %, neto 1.005,00 EUR, IVA 190,95 EUR y un total de 1.195,95 EUR.

Variaciones comunes que puedes agregar sin reconstruir​

¿Cómo se compara esto con las otras formas de generar una factura ZUGFeRD​

Cada fila describe la alternativa. La última fila muestra este flujo.

Preguntas frecuentes​

¿Qué es una factura ZUGFeRD?​

Una factura ZUGFeRD es un archivo que funciona de dos maneras. Es un PDF normal que se puede abrir y leer, y en su interior contiene un archivo XML adjunto con la misma factura como datos estructurados. El sistema contable del comprador lee el XML y registra la factura automáticamente, sin necesidad de que nadie la introduzca manualmente, mientras que la persona encargada de cuentas por pagar sigue viendo una página.

El formato proviene de FeRD, el foro alemán para la facturación electrónica, y su equivalente francés es Factur-X, que es la misma idea con otro nombre.

¿Qué es el formato ZUGFeRD?​

Técnicamente, se trata de un contenedor PDF/A-3 con un archivo XML incrustado en la sintaxis Cross Industry Invoice y un perfil que indica el grado de completitud de los datos. El perfil utilizado es EN16931, que se corresponde con el estándar semántico europeo para la facturación electrónica: el conjunto de campos que EN 16931 define como la base de una factura.

La consecuencia práctica para la automatización es que el resultado se evalúa en función del XML, no de la página. Si se proporcionan los datos que solicita el perfil, el archivo se procesa correctamente; si se mejora el diseño de la página, nada cambia.

¿Cómo crear una factura ZUGFeRD?​

Necesitas tres cosas: los datos de la factura en un formato estructurado, una página para la parte humana y algo que escriba el XML en el PDF como un archivo adjunto PDF/A-3.

En este flujo, los datos son una fila de SharePoint convertida a JSON, la página es BaseInvoice.pdf y Create ZUGFeRD Invoice realiza la tercera parte con Output Mode XmlWithPdf. Si sus datos ya existen como XML Cross Industry Invoice o como una fila CSV, cambie el formato de entrada y utilice ese formato. El resto del flujo no cambia.

¿Cuál es la diferencia entre ZUGFeRD y XRechnung?​

Ambos cumplen con la misma norma europea; la diferencia radica en el formato. ZUGFeRD es híbrido: un PDF legible con el XML integrado, ideal para facturas enviadas a clientes que pueden abrirlas manualmente. XRechnung en cambio, utiliza únicamente XML, el formato que solicitan los compradores del sector público alemán.

Si envía documentos a empresas, el formato híbrido suele ser la opción más segura, ya que cualquier persona que lo abra podrá leerlo. Si factura a una administración pública, compruebe el formato que requiere antes de enviar la factura.

Solución de problemas​

Próximos pasos​

El mismo patrón de siete pasos (llega una fila, se describe una factura como datos, se produce un archivo, se archiva, se registra y se envía) es lo que realmente solicita cualquier mandato de facturación electrónica, independientemente del formato que acaben necesitando sus compradores.