Convierta cada correo electrónico entrante en un archivo PDF listo para auditoría en Power Automate: un flujo de trabajo de Outlook en 7 pasos.

Archivo de correo electrónico a PDF es un flujo de Power Automate que se activa con cada nuevo correo electrónico entrante de Outlook, convierte el cuerpo del mensaje y cada archivo adjunto a PDF, los combina en un PDF consolidado con marca de tiempo y escribe el resultado en Dropbox para su retención a largo plazo por cumplimiento normativo. Siete acciones. Sin código. Un archivo por correo electrónico, primero el cuerpo y luego los archivos adjuntos en orden. La salida se llama merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf de modo que cada entrada del archivo se puede ordenar de forma única.

Los equipos de auditoría, los responsables de gestión de registros y los oficiales de cumplimiento necesitan que la evidencia de correo electrónico se conserve en un formato a prueba de manipulaciones y con capacidad de búsqueda que resista las políticas de retención de Exchange. La exportación nativa de Outlook es manual, archivo por archivo, y pierde los archivos adjuntos en archivos separados. Este tutorial crea la alternativa sin código: cada correo electrónico que llega se convierte automáticamente en un único PDF consolidado, con el original. .eml y los archivos adjuntos aún en Outlook para su retención legal, pero el PDF de archivo como copia autorizada de los registros.

Preguntas y respuestas basadas en el porqué​

Lo que obtendrás​

Aporte: Cualquier correo electrónico entrante a la dirección de Outlook supervisada (aquí) [email protected]) con uno o más archivos adjuntos. Este tutorial utiliza un cuerpo de mensaje corto ("Hola, espero que estés bien...") y dos archivos adjuntos DOCX (3Page.docx, Docx_2Pages.docx). Producción: Un único archivo PDF consolidado en /blog data/merge blog template/output/, llamado merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdfLa página 1 es el cuerpo del texto. De la página 2 en adelante se encuentran los anexos en orden de presentación, generados mediante Aspose Words.

El correo electrónico entrante​

La carpeta de archivo después de dos ejecuciones​

Página 1 de un archivo PDF combinado​

Lo que necesitas​

El flujo de un vistazo​

1. Outlook: Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3) (desencadenar).
2. Inicializar variable llamado email (Arreglo).
3. PDF4me: Convertir a PDF (Cuerpo)Lee el cuerpo HTML y devuelve un PDF.
4. Agregar a la variable de matriz con base64ToBinary en el cuerpo modificado.
5. Aplicar a cada uno en triggerOutputs()?['body/attachments']:
   • PDF4me: Convertir a PDF el archivo adjunto.
   • Agregar a la variable de matriz con base64ToBinary en el PDF convertido.
6. PDF4me: Combina varios archivos PDF en un único archivo PDF.. Matriz de entrada, un PDF de salida.
7. Dropbox: Crear archivoLa expresión del nombre del archivo añade la marca de tiempo UTC.

Descripción general del flujo completo​

Siete acciones. PDF4me interviene en el flujo tres veces: convertir el cuerpo, convertir cada archivo adjunto, fusionar todo.

Campos de archivos adjuntos de Outlook (referencia)​

Perspectivas Cuando llega un nuevo correo electrónico V3 El disparador expone estos campos adjuntos que usted asigna al convertidor:

PDF4me Convertir a PDF lee la extensión del archivo name para elegir el renderizador adecuado (.docx → Supongamos palabras, .xlsx → Asegurar las células, .pptx → Aspose admite de forma nativa diapositivas, imágenes y archivos PDF.

Paso 1: ¿Cómo se puede monitorizar la bandeja de entrada de Outlook para detectar correos electrónicos entrantes?​

Flujo hasta ahora: Solo el disparador.

1. En Power Automate clic Crear, elegir Flujo de nube automatizado.
2. Nombre el flujo (p. ej. Email Archive to PDF), elegir Office 365 Outlook: Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3) como disparador, haga clic Crear.
3. Conectar Tu buzón de Office 365.
4. Expandir Parámetros avanzados y haga clic Mostrar todo para mostrar las opciones de filtrado.
5. Configurar:
   • A: [email protected] (filtrar para que solo el correo dirigido a esta dirección active el flujo)
   • Incluir archivos adjuntos: Yes
   • Solo con archivos adjuntos: Yes

Configuración del disparador​

Paso 2: Inicializar la variable de correo electrónico​

Flujo hasta ahora: Disparador más variable de inicialización.

Abra una matriz vacía para recopilar el PDF del cuerpo y todos los PDF adjuntos.

1. Haga clic + Nuevo paso, elegir Inicializar variable.
2. Configurar:
   • Nombre: email
   • Tipo: Array
   • Valor: dejar en blanco

Inicializar la configuración de variables​

Paso 3: ¿Cómo convierte PDF4me el cuerpo del correo electrónico a PDF?​

Flujo hasta ahora: Disparador más inicializar variable más convertir a cuerpo PDF.

El desencadenador de Outlook emite el cuerpo del mensaje como HTML en body/bodyPDF4me Convert to PDF lee HTML directamente, por lo que toda la conversión se realiza en una sola llamada.

1. Haga clic + Nuevo paso, buscar PDF4me, elegir Convertir a PDF.
2. Rebautizar la acción de Convertir a PDF Cuerpo Así, la acción "Convertir a PDF" del paso 5 tendrá más adelante su propio nombre limpio.
3. Conectar PDF4me Conéctate con tu clave API (solo la primera vez).
4. Configurar:
   • Contenido del archivo (expresión, clic) fx): triggerOutputs()?['body/body']
   • Nombre del archivo: email-body.html

Convertir a PDF Configuración del cuerpo​

El .html La extensión del nombre del archivo le indica a PDF4me qué motor de renderizado usar. Enviar .docx, .xlsx, .png, o .jpg Con la misma facilidad, la misma acción sirve para todos.

Paso 4: Agregar a la variable de matriz (Cuerpo del correo electrónico)​

Flujo hasta ahora: Disparador más Inicializar variable más Convertir a cuerpo PDF más Anexar (cuerpo del correo electrónico).

Empuja el PDF del cuerpo convertido hacia el email matriz como página 1.

1. Haga clic + Nuevo paso, elegir Agregar a la variable de matriz.
2. Rebautizar la acción de Agregar a la variable de matriz (cuerpo del correo electrónico) para mayor claridad.
3. Configurar:
   • Nombre: email
   • Valor (expresión): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF_Body')?['$content'])

Configuración del cuerpo del correo electrónico​

Paso 5: ¿Cómo se recorre cada archivo adjunto y se convierte cada uno de ellos?​

Flujo hasta ahora: Disparador más Inicializar variable más Convertir a cuerpo PDF más Anexar (cuerpo del correo electrónico) más Aplicar a cada uno.

Recorre cada archivo adjunto, conviértelo a PDF y agrégalo uno por uno para que la fusión final respete el orden de los archivos adjuntos.

Paso 5a: Aplicar a cada uno (seleccione la fuente)​

1. Haga clic + Nuevo paso, elegir Aplicar a cada uno.
2. Configurar:
   • Seleccione una salida de los pasos anteriores. (expresión): triggerOutputs()?['body/attachments']

Paso 5b: Convertir a PDF (el archivo adjunto)​

3. Dentro del bucle, haga clic Agregar una acción, elegir PDF4me: Convertir a PDF.
4. Configurar:
   • Contenido del archivo (expresión): base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Nombre del archivo (contenido dinámico): seleccionar nombre Aplicar a cada elemento actual

El nombre El token de contenido dinámico se resuelve en tiempo de ejecución. items('Apply_to_each')?['name']Por lo tanto, cada archivo adjunto se convierte utilizando su nombre de archivo original. PDF4me lee la extensión para seleccionar el motor de renderizado adecuado.

Paso 5c: Agregar a la variable de matriz (el archivo adjunto convertido)​

5. A continuación, convertir a PDF dentro del mismo bucle, Agregar una acción, elegir Agregar a la variable de matriz.
6. Configurar:
   • Nombre: email
   • Valor (expresión): base64ToBinary(body('Convert_to_PDF')?['$content'])

Paso 6: Combinar varios archivos PDF en un único archivo PDF.​

Flujo hasta ahora: Disparador más Inicializar variable más Convertir a cuerpo PDF más Anexar (cuerpo) más Aplicar a cada uno más Combinar varios PDF.

Todo email La matriz (primero el PDF del cuerpo, luego los PDF adjuntos en el orden en que se adjuntan) se introduce en una única llamada a Merge.

1. Debajo de Aplicar a cada bucle, haga clic en + Nuevo paso, buscar PDF4me, elegir Combinar varios archivos PDF en un único archivo PDF..
2. Configurar:
   • Cuerpo/Contenido del documento: elige el email token variable
   • Nombre del archivo de salida: Email Attachment Merge Output.pdf

Configuración de acción de fusión​

Paso 7: ¿Por qué usar un nombre de archivo con marca de tiempo para el archivo comprimido?​

Flujo hasta ahora: Disparador más Inicializar variable más Convertir a cuerpo PDF más Anexar más Aplicar a cada uno más Combinar más Crear archivo.

Guarda el PDF consolidado en Dropbox con un nombre de archivo con marca de tiempo UTC para que cada entrada del archivo sea un archivo nuevo y ordenable. El envío de dos correos electrónicos a la misma dirección en el mismo segundo es tan poco frecuente que esto garantiza una unicidad efectiva sin necesidad de incluir identificadores de mensaje.

1. Haga clic + Nuevo paso, elegir Dropbox: Crear archivo.
2. Configurar:
   • Ruta de la carpeta: /blog data/merge blog template/output
   • Nombre del archivo (expresión, clic) fx): concat('merge-', formatDateTime(utcNow(), 'yyyyMMdd-HHmmss'), '.pdf')
   • Contenido del archivo: elige el Contenido del archivo token de la acción Combinar varios PDF

expresión de nombre de archivo​

Acción final con el contenido del archivo asignado.​

Ejecuta el flujo y verifica.​

1. Ahorrar el flujo en la parte superior derecha.
2. Envíe un mensaje con uno o más archivos adjuntos a la dirección de correo electrónico monitorizada.
3. Abierto Historial de ejecuciónEl gatillo debería dispararse en cuestión de segundos.
4. Abrir Dropbox en /blog data/merge blog template/output/. Un archivo llamado merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf está ahí.
5. Abra el PDF. La página 1 contiene el texto principal. A partir de la página 2, se muestran todos los archivos adjuntos, en su totalidad y en el orden en que aparecen.

Variaciones comunes que puedes agregar sin reconstruir​

Archivo de correo electrónico: PDF vs EML​

Preguntas frecuentes​

¿Cómo puedo activar este flujo en un buzón compartido en lugar de en una bandeja de entrada personal?​

Reemplazar el Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3) disparador con Cuando llega un nuevo correo electrónico a un buzón compartido (V2). Pase la dirección del buzón como la Dirección original del buzón campo. El resto del flujo permanece idéntico, cada referencia de adjunto y expresión de cuerpo se resuelve de la misma manera.

¿Qué ocurre si un correo electrónico no tiene archivos adjuntos?​

El disparador Solo con archivos adjuntos Sí El filtro impide que el flujo se active en correos electrónicos que solo contienen el cuerpo. Si también desea archivar correos electrónicos que solo contienen el cuerpo, configure ese filtro en No y envuelva el bucle Aplicar a cada uno en una Condición: ejecutarlo solo cuando length(triggerOutputs()?['body/attachments']) es mayor que cero. La acción de fusión seguirá funcionando con un solo PDF del cuerpo en la matriz, produciendo un archivo de una sola página.

¿Cómo incluyo el remitente, el asunto y la fecha de recepción en la página 1 del archivo?​

Antes del paso 3, agregue un Componer acción con un preámbulo HTML:

<h2>From: @{triggerOutputs()?['body/from']}</h2>
<h2>Subject: @{triggerOutputs()?['body/subject']}</h2>
<p>Received: @{triggerOutputs()?['body/receivedDateTime']}</p>
<hr>
@{triggerOutputs()?['body/body']}

A continuación, en el paso 3, configure el contenido del archivo para que apunte a la salida de Compose. La página 1 ahora contiene metadatos de encabezado que se pueden buscar.

¿Funcionará esto con correos electrónicos HTML que contengan imágenes insertadas?​

Sí. PDF4me Convert to PDF genera HTML con inline <img src="cid:..."> Referencias e imágenes base64 incrustadas. Outlook body/body Incluye el código HTML completo con contenido incrustado, por lo que el PDF resultante conserva la fidelidad visual de lo que vio el destinatario.

¿Cuánto tiempo tarda en ejecutarse el flujo?​

Aproximadamente de 10 a 15 segundos por archivo adjunto en un DOCX de una página, más de 5 a 10 segundos para el activador y la carga final. Un correo electrónico típico con 2 archivos adjuntos se completa en 35 a 45 segundos de principio a fin. La función Aplicar a cada elemento de Power Automate se ejecuta secuencialmente de forma predeterminada para obtener una salida ordenada; si el orden no importa y necesita velocidad, configure Control de concurrencia a 20 en la configuración del bucle.

Solución de problemas​

Próximos pasos​

El mismo patrón de siete pasos (activar, inicializar la matriz, convertir el cuerpo, volver a convertir y añadir, fusionar y guardar con una marca de tiempo) funciona para cualquier automatización de "correo electrónico y archivos adjuntos en un PDF". Al enviar uno, cada mensaje entrante se convierte automáticamente en una entrada de archivo con capacidad de búsqueda, ordenación y lista para auditoría.