¿Aparece un archivo nuevo en tu carpeta de Dropbox? Realiza una combinación de correspondencia en Make. ¡Seis pasos, totalmente automatizados!
Deja un Plantilla de Word (p.ej. plantilla_de_combinación_de_correo_simple.docx) en una carpeta de Dropbox y mantén una archivo JSON (p.ej. sample_mail_merge_data.json) en el mismo lugar. Cuando un nuevo archivo aparece, Hacer puede ejecutar una combinación de correspondencia automáticamente: encuentra el JSON, llama PDF4me - Generar documento (Tipo de archivo de plantilla: Combinación de correspondencia), luego suba el resultado como Palabra y de nuevo como PDFSeis módulos. Basado en disparadores. No requiere ejecución manual.
Las capturas de pantalla de esta guía coinciden con la interfaz de usuario del módulo Make. Nuevo archivo en la carpeta, Buscar archivo de datos JSON, Generar documento (plantilla más archivo de datos o texto de datos), y Subir archivo (ruta de la carpeta, nombre del archivo y extensión).
En una palabra: Dropbox - Nuevo archivo en la carpeta (mirar Generar documento Combinación de correspondencia) → Dropbox - Buscar archivo de datos JSON (misma carpeta, sample_mail_merge_data.json(incluir el contenido del archivo) → PDF4me - Generar documento (Tipo de archivo de plantilla: Combinación de correspondencia, plantilla del paso 1, datos del paso 2) → Dropbox - Subir archivo (p.ej. Combinación de correos_Zap_implementada.docx) → PDF4me - Generar documento (segunda ejecución, p. ej., salida PDF) → Dropbox - Subir archivo (p.ej. Combinación de correspondencia_Zap_implementada-2.pdf). Resultado: un Word y un PDF en Generar documento Combinación de correspondencia/Salida por disparador.
Lo que obtendrás
Desencadenar: Un nuevo archivo en la carpeta de Dropbox monitorizada (por ejemplo, una plantilla nueva o actualizada). Aporte: El archivo de activación como plantilla y un archivo JSON fijo (sample_mail_merge_data.json) en la misma carpeta. Producción: Un documento de Word generado y un PDF generado cargados en Generar documento Combinación de correspondencia/Salida con nombres como Combinación de correos_Zap_implementada.docx y Combinación de correspondencia_Zap_implementada-2.pdf. La opción Sobrescribir está configurada en FALSO para que los archivos existentes no se reemplacen (Make puede crear nuevos nombres).
Lo que necesitas
- Hacer - Crear una cuenta de Make y abrir un nuevo escenario.
- Clave API de PDF4me - Obtén tu clave API. Conecta PDF4me cuando añadas el módulo Generar documento. Ver Conectar PDF4me para crear.
- Dropbox - Con módulos: Nuevo archivo en la carpeta, Buscar archivo de datos JSON, y Subir archivo. Espacio: Predeterminado (o el espacio conectado).
- Plantilla de combinación de correspondencia de Word - p.ej.
plantilla_de_combinación_de_correo_simple.docx, con campos de combinación que coincidan con sus claves JSON. Colóquelo (o active con un nuevo archivo) en la carpeta supervisada. - archivo de datos JSON - p.ej.
sample_mail_merge_data.json, con claves comonombre de pila,apellido,género,miembro. Ejemplo:{"firstname":"John","lastname":"Adams","gender":"Female","member":"Basic"}. Almacenado en la misma carpeta para que Find Json Data File pueda detectarlo.
Resumen del escenario (6 módulos)
- Dropbox - Nuevo archivo en la carpeta (1) - Disparador: reloj
Generar documento Combinación de correspondenciaIncluya el contenido del archivo y el enlace para compartirlo, según sea necesario. - Dropbox - Buscar archivo de datos JSON (2) - Misma carpeta, nombre de archivo
sample_mail_merge_data.json. Incluir el contenido del archivo: verdadero. - PDF4me - Generar documento (3) - Archivo de plantilla del paso 1 (p. ej. 1. Archivo), Nombre/Ext del archivo de plantilla del paso 1 (p. ej.
plantilla_simple_mail_merge_template,.docx). Tipo de archivo de plantilla: Combinación de correspondencia. Tipo de formato de datos de entrada: Archivo. Archivo de datos del paso 2 (2. Archivo). Tipo de datos de entrada: Json. - Dropbox - Subir archivo (4) - Carpeta:
/Generar documento Combinación de correspondencia/Salida. Archivo: 3. URL del archivo. Sobrescribir: FALSO. Especifique el nombre del archivo: p. ej.Combinación de correspondencia_Zap_deployedEspecifique la extensión del archivo:.docx. - PDF4me - Generar documento (5) - Misma plantilla y datos; puede utilizar el tipo de formato de datos de entrada. Texto y Texto de datos (por ejemplo, JSON del paso 2) y configure la salida a PDF si su módulo admite Tipo de salida.
- Dropbox - Subir archivo (6) - Carpeta: misma ruta de salida. Archivo: 5. URL del archivo. Sobrescribir: FALSO. Especifique el nombre del archivo: p. ej.
Combinación de correos_Zap_implementado-2Especifique la extensión del archivo:.pdf.
Descripción general completa del escenario
Seis módulos en orden: Activador de nuevo archivo en carpeta, Buscar archivo de datos JSON, Generar documento dos veces (Word y luego PDF) y dos cargas a /Generar documento Combinación de correspondencia/Salida. Se muestra una ejecución exitosa.
Paso 1: Dropbox - Nuevo archivo en la carpeta (Activador)
Escenario hasta el momento: Solo disparador.
- Agregar Dropbox → Nuevo archivo en la carpeta (o un disparador equivalente que supervise una carpeta).
- Espacio - Predeterminado (o tu espacio de Dropbox).
- Carpeta -
Generar documento Combinación de correspondenciaEsta es la carpeta donde usted (u otro proceso) agregará la plantilla o el archivo de activación. - ¿Incluir archivos en subcarpetas? - Establecer según sea necesario (p. ej. FALSO para observar únicamente la carpeta de nivel superior).
- ¿Incluir el contenido del archivo? - verdadero De esta forma, el contenido del archivo está disponible para el módulo Generar documento.
- ¿Incluir enlace para compartir? - verdadero Si necesita un enlace en pasos posteriores; de lo contrario, es opcional.
- Guardar. Cuando aparece un nuevo archivo en la carpeta, se ejecuta el escenario. La salida (p. ej. 1. Archivo, 1. Nombre del archivo, 1. Extensión de archivo) se utilizará como plantilla en PDF4me.
Nuevo archivo en la carpeta: Configuración
Carpeta: /Generar documento Combinación de correspondencia. Incluir contenido del archivo e Incluir enlace para compartir: verdadero. Se activa cuando se agrega un archivo nuevo.
Paso 2: Dropbox - Buscar archivo de datos JSON
Escenario hasta el momento: Activador → Buscar JSON.
- Agregar Dropbox → Buscar archivo de datos JSON (o el módulo que busca un archivo por su nombre en una carpeta).
- Espacio - Por defecto.
- Carpeta -
Generar documento Combinación de correspondencia(igual que el paso 1). - ¿Incluir archivos en subcarpetas? - FALSO De esta forma, solo se busca en la carpeta especificada.
- Nombre del archivo -
sample_mail_merge_data.json. - ¿Incluir el contenido del archivo? - verdadero de esta forma se pasa el contenido JSON a PDF4me.
- Guardar. La salida (p. ej. 2. Archivo o el contenido del archivo) se asignará como Archivo de datos en Generar documento.
Buscar archivo de datos JSON: Configuración
Carpeta: /Generar documento Combinación de correspondencia. Nombre del archivo: sample_mail_merge_data.json. Incluir contenido del archivo: verdadero. Asignar la salida al archivo de datos de PDF4me (2. Archivo).
Paso 3: PDF4me - Generar documento (Plantilla del paso 1, Datos del paso 2)
Escenario hasta el momento: Activador → Buscar JSON → Generar documento.
- Agregar PDF4me → Generar documento.
- Archivo de plantilla - Mapa del paso 1 (p. ej. 1. Archivo(Existe, pero no se muestra en la interfaz de usuario).
- Nombre del archivo de plantilla - Desde el paso 1: 1. Nombre del archivo: simple_mail_merge_template, 1. Extensión del archivo: .docx.
- Tipo de archivo de plantilla - Combinación de correspondencia.
- Tipo de formato de datos de entrada - Archivo.
- Archivo de datos - Mapa del paso 2 (p. ej. 2. Archivo).
- Tipo de datos de entrada - Json.
- Guardar. El módulo devuelve un archivo (por ejemplo, 3. URL del archivo o Documento) para la primera carga.
Generar documento: plantilla y archivo de datos
Plantilla: 1. Archivo. Nombre del archivo de plantilla: simple_mail_merge_template.docx. Tipo de archivo de plantilla: Combinación de correspondencia. Archivo de datos: 2. Archivo. Tipo de datos de entrada: Json. Pestaña Configurar.
Paso 4: Dropbox - Subir archivo (Word)
Escenario hasta el momento: Activar → Buscar JSON → Generar documento → Cargar.
- Agregar Dropbox → Subir archivo.
- Espacio - Por defecto.
- Carpeta -
/Generar documento Combinación de correspondencia/Salida. - Archivo - Mapa del paso 3 (p. ej. 3. URL del archivo).
- Exagerar - FALSO (Los archivos existentes con el mismo nombre no se reemplazarán; Make podría crear un nuevo nombre).
- Especifique el nombre del archivo. - p.ej.
Combinación de correspondencia_Zap_deployed. - Especificar extensión de archivo -
.docx. - Guardar. El primer documento generado (Word) se guarda en la carpeta de salida.
Cargar archivo: Salida de Word
Carpeta: /Generar documento Combinación de correspondencia/Salida. Archivo: 3. URL del archivo. Sobrescribir: Falso. Nombre del archivo: Mail_Merge_Zap_deployed. Extensión: .docx (como se muestra en la captura de pantalla).
Paso 5: PDF4me - Generar documento (Segunda ejecución, p. ej., PDF)
Escenario hasta el momento: Activar → Buscar JSON → Generar documento → Cargar Word → Generar documento de nuevo.
- Añade un segundo PDF4me → Generar documento.
- Archivo de plantilla - Igual que el paso 3 (del paso 1, p. ej. 1. Archivo).
- Nombre del archivo de plantilla / Extensión - Igual (p. ej.) 1. Nombre del archivo: simple_mail_merge_template, 1. Extensión del archivo: .docx).
- Tipo de archivo de plantilla - Combinación de correspondencia.
- Tipo de formato de datos de entrada - Texto (o Archivo Si prefiere pasar el archivo 2, vuelva a presentarlo.
- Texto de datos - Si utiliza Texto: mapee o pegue el JSON, por ejemplo.
[{"firstname":"John","lastname":"Adams","gender":"Female","member":"Basic"}]. Si se utiliza Archivo, mapear 2. Archivo (o equivalente). - Tipo de datos de entrada - Json.
- Colocar Tipo de salida a PDF si el módulo lo expone, entonces la segunda salida es un PDF.
- Guardar. Salida (p. ej. 5. URL del archivo) va al paso 6.
Generar documento: Texto de datos (segunda ejecución)
Tipo de archivo de plantilla: Combinación de correspondencia. Tipo de formato de datos de entrada: Texto. Texto de datos: Matriz JSON con nombre, apellido, género, miembro. Tipo de datos de entrada: Json. Paso 6 de 5. URL del archivo.
Paso 6: Dropbox - Subir archivo (PDF)
Escenario hasta el momento: Los seis pasos conectados.
- Añade un segundo Dropbox → Subir archivo.
- Espacio - Por defecto.
- Carpeta -
/Generar documento Combinación de correspondencia/Salida. - Archivo - Mapa del paso 5 (p. ej. 5. URL del archivo).
- Exagerar - FALSO.
- Especifique el nombre del archivo. - p.ej.
Combinación de correos_Zap_implementado-2. - Especificar extensión de archivo -
.pdf. - Guarda y ejecuta. El escenario genera un archivo Word y un PDF en la carpeta de salida cada vez que se activa el disparador.
Cargar archivo: salida PDF
Carpeta: /Generar documento Combinación de correspondencia/Salida. Archivo: 5. URL del archivo. Sobrescribir: Falso. Nombre del archivo: Mail_Merge_Zap_deployed-2. Extensión: .pdf (como se muestra en la captura de pantalla).
Casos de uso en el mundo real
Arrastrar y ejecutar la plantilla: El equipo coloca una nueva plantilla de Word en la carpeta; el sistema encuentra el archivo JSON compartido, genera un documento de Word y un PDF, y los guarda en la carpeta de Salida. No es necesario ejecutar el programa manualmente.
Certificados y cartas: Actualizar sample_mail_merge_data.json Con datos nuevos, arrastre o actualice la plantilla en la carpeta para generar un nuevo documento de Word y PDF.
Entrega en formato dual: Obtén archivos .docx (editables) y .pdf (con formato fijo) en una sola ejecución. La opción "Sobrescribir" (false) conserva las ejecuciones anteriores; usa nombres de archivo o marcas de tiempo únicos si necesitas varias versiones.
Referencia rápida
| Módulo | Configuración de teclas | Ejemplo / salida |
|---|---|---|
| Dropbox Nuevo archivo en carpeta (1) | Carpeta | Generar documento Combinación de correspondencia; Incluir contenido del archivo verdadero |
| Dropbox Buscar archivo de datos JSON (2) | Carpeta, Nombre del archivo | Misma carpeta; sample_mail_merge_data.json; Incluir contenido del archivo verdadero |
| PDF4me Generar documento (3) | Archivo de plantilla, tipo de archivo de plantilla, archivo de datos | 1. Archivo; Combinación de correspondencia; 2. Archivo; Tipo de datos de entrada JSON |
| Subir archivo a Dropbox (4) | Carpeta, Archivo, Nombre del archivo, Extensión | /Generar documento Combinación de correspondencia/Salida; 3. URL del archivo; Combinación de correspondencia_Zap_deployed; .docx |
| PDF4me Generar documento (5) | Misma plantilla; texto de datos o archivo de datos | Combinación de correspondencia; JSON; salida para PDF |
| Subir archivo a Dropbox (6) | Carpeta, Archivo, Nombre del archivo, Extensión | Misma carpeta de salida; 5. URL del archivo; Combinación de correos_Zap_implementado-2; .pdf |
Para obtener detalles completos de los parámetros, consulte Generar documento único - HacerPara un flujo manual de 4 pasos (Descargar plantilla + Descargar JSON + Generar + Cargar), consulte Combinar correspondencia en Make (cuatro pasos).
Solución de problemas
Asegurar sample_mail_merge_data.json existe en Generar documento Combinación de correspondencia y que el nombre del archivo coincida exactamente. Incluir archivos en subcarpetas = falso significa que solo se buscará en esa carpeta.
Asigne las salidas correctas de los pasos (1. Archivo para la plantilla, 2. Archivo para los datos). Utilice el panel de asignación para seleccionar el módulo y el campo de salida; "Existe pero no se muestra" significa que la asignación está configurada, pero el valor no se muestra en el resumen de configuración.
Controlar Solución de problemas de PDF4me para claves API, créditos y problemas de conexión.
¿Qué sigue?
- Correr una vez - Agregar un archivo a
Generar documento Combinación de correspondenciay confirme que tanto Word como el PDF aparecen en la salida. - Cronograma - Utilice el programador de escenarios para que el activador se ejecute en el intervalo que desee (por ejemplo, cada 15 minutos para archivos nuevos).
- Salida única - Si solo necesita Word o solo PDF, elimine el segundo paso de Generar documento y el paso de Cargar correspondiente.
- Flujo manual - Para una plantilla fija y una ruta JSON sin un activador, utilice el Combinación de correspondencia en 4 pasos en Make guía.