Plantilla de factura de Excel en Power Automate: rellénela desde una lista de SharePoint y archive cada factura como PDF/A con PDF4me

PDF4me Excel - Populate es una acción de Power Automate que rellena una plantilla de factura de Excel con datos JSON. Un nuevo elemento de lista de SharePoint proporciona los datos, Rellenar los escribe en los marcadores inteligentes de la plantilla y tres acciones adicionales de PDF4me convierten el libro de trabajo en una factura PDF/A comprimida que SharePoint almacena automáticamente.

Si buscas una plantilla de factura en Excel, la primera página es una galería. Microsoft, Vertex42, QuickBooks y Square te ofrecen un libro de trabajo en blanco bien diseñado, pero en todos los casos la información se limita a la descarga. Ninguno explica cómo se rellena la plantilla, lo que en la práctica significa copiar los datos del cliente en las celdas, exportar a PDF, nombrar el archivo y guardarlo en una carpeta, factura por factura. Este método conserva la parte que esas páginas sí ofrecen correctamente: una plantilla que cualquiera puede diseñar en Excel, y elimina todos los pasos posteriores a la descarga.

Preguntas y respuestas basadas en el porqué​

Lo que obtendrás​

Entrada: una fila de una lista de SharePoint que contiene el encabezado de la factura, los datos del cliente y dos líneas de partida. Salida: una factura comprimida en formato PDF/A-2b, ExcelArchived.pdf, en la carpeta /Shared Documents/ArchivedExcel del mismo sitio.

La fuente de datos: una fila de lista por factura, de veintidós columnas de ancho. La última fila, Morris - INV, es la que generó el resultado de muestra.

ExcelArchived.pdf se encuentra en la carpeta ArchivedExcel y fue escrito por la cuenta de flujo unos segundos después de que se agregó la fila.

Lo que necesitas​

El flujo de un vistazo​

1. When an item is created (desencadenador de SharePoint), se supervisa la lista denominada Excel Template.
2. Compose construye el JSON RootData a partir de la nueva fila.
3. Get file content using path lee la plantilla desde /Shared Documents/Excel Template.
4. Excel - Populate (PDF4me Excel) combina el JSON en la hoja de cálculo 1.
5. Convert to PDF (PDF4me Convert) genera el libro de trabajo como Invoice.pdf.
6. PDF - Compress (PDF4me PDF) con Optimize Profile Web.
7. PDF - Create PdfA (PDF4me PDF) con Compliance PdfA2b.
8. Create file (SharePoint) en /Shared Documents/ArchivedExcel.

Descripción general del flujo completo​

La ejecución que generó la factura de muestra. Convert, Compress y Create PdfA tardan entre diez y once segundos cada una, y todo lo demás finaliza en menos de un segundo, salvo la escritura en SharePoint, que tarda dos segundos. Calcule unos treinta y seis segundos por factura.

Paso 1: ¿Cómo se activa un flujo cuando se crea un elemento de una lista de SharePoint?​

Flujo hasta ahora: nada todavía, este es el detonante.

Cada nueva fila de la lista representa una factura, por lo que el desencadenante es la propia lista.

1. Cree un Automated cloud flow y seleccione SharePoint > When an item is created.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Excel Template

Configuración del desencadenador de SharePoint​

Una lista, un disparador. La columna Title integrada de la lista contiene el número de factura, por lo que el siguiente paso asigna Número a Title.

Paso 2: ¿Cómo se convierte una fila plana de SharePoint en JSON para una plantilla de Excel?​

Flujo hasta ahora: Disparador de SharePoint.

La plantilla espera una estructura anidada: un encabezado de factura, un bloque de empresa, un bloque de cliente y una lista de artículos. La fila de la lista es plana. Compose actúa como capa de traducción entre ambos.

1. Agregar Data Operation > Compose.
2. Pega esto en Inputs. Cada valor es una expresión triggerBody()?['<column>'] que apunta a una columna de la lista.

{
  "RootData": {
    "Invoice": [
      {
        "Number": "@{triggerBody()?['Title']}",
        "Date": "@{triggerBody()?['Dateandtime']}",
        "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}",
        "PONumber": "@{triggerBody()?['PONumber']}",
        "PaymentTerms": "@{triggerBody()?['PaymentTerms']}"
      }
    ],
    "Company": [
      {
        "Email": "@{triggerBody()?['CompanyEmail']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CompanyAddress']}"
      }
    ],
    "Customer": [
      {
        "Name": "@{triggerBody()?['CustomerName']}",
        "Email": "@{triggerBody()?['CustomerEmail']}",
        "Company": "@{triggerBody()?['CustomerCompany']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CustomerAddress']}",
        "CityStateZIP": "@{triggerBody()?['CustomerCityStateZIP']}"
      }
    ],
    "Items": [
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item1Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item1Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item1UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item1Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item1TaxRate']}"
      },
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item2Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item2Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item2UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item2Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item2TaxRate']}"
      }
    ]
  }
}

Compose: vista de código​

Invoice, Company y Customer son matrices de un solo elemento. Items tiene dos elementos, uno por cada conjunto de columnas de artículos en la lista.

Cómo cada celda de la plantilla obtiene su valor​

El bloque From (B3) es texto plano, PDF4me, por lo que es el mismo en todas las facturas. Reemplácelo con el nombre de su empresa en la plantilla.

Paso 3: ¿De dónde lee el flujo la plantilla de Excel?​

Flujo hasta ahora: Disparador de SharePoint más Compose.

La plantilla es un archivo común en una biblioteca de documentos. El flujo la lee en cada ejecución, por lo que se utiliza el diseño que haya en SharePoint en ese momento.

1. Agregar SharePoint > Get file content using path.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Path: /Shared Documents/Excel Template/PDF4me_Excel_SharePoint_Template_.xlsx
   • Infer content type (avanzado): Yes

Get file content using path: configuración​

Tanto la lista como la carpeta de plantillas se llaman Excel Template. Son cosas diferentes: una es una lista y la otra es una carpeta en Shared Documents.

Paso 4: ¿Cómo rellena Excel - Populate Rellenar de Excel una plantilla de factura?​

Flujo hasta ahora: Disparador de SharePoint más Compose más Get file content using path.

Este paso realiza el trabajo que las galerías de plantillas dejan pendiente. Excel - Populate toma el libro de trabajo y el JSON, encuentra cada marcador inteligente y escribe el valor correspondiente en su celda.

1. Agregar Excel - Populate desde la conexión PDF4me Excel.
2. Configurar:
   • File Content: el token Body de Get file content using path
   • JSON Data: la salida de Compose (el token se muestra como Body)
   • File Name: Populate.xlsx
   • Worksheet Indexes: 1
3. Abra Advanced parameters y configure tres de las cuatro opciones:
   • Strict JSON Strings: Yes
   • Culture & Language Settings: en-US
   • Calculate Formulas: Yes

Excel - Populate: configuración​

El trabajo se realiza a partir de dos entradas: los bytes de la plantilla de SharePoint y el JSON de Compose. Todo lo demás es formato y ámbito.

La plantilla utiliza dos tipos de marcadores, y la diferencia entre ellos es precisamente el truco:

• Las celdas de encabezado, como Invoice No. contienen &=RootData.Invoice.Number(noadd). El modificador (noadd) escribe el valor en su lugar y nunca inserta una fila.
• La fila de elementos contiene &=RootData.Items.Description, &=RootData.Items.Qty, etc., sin ningún modificador. Esa fila se escribe una vez por cada elemento del array Items, por lo que dos elementos producen dos filas, y un tercer elemento produciría una tercera.

La gramática completa, incluidos los modificadores, las rutas anidadas y el manejo de fórmulas, se encuentra en la descripción general de la sintaxis Excel Populate. Para la acción Rellenar por sí sola, con una plantilla de Dropbox y una carga útil JSON en línea, consulte Rellenar una plantilla de Excel desde JSON en Power Automate.

Paso 5: ¿Cómo se convierte el libro de trabajo con datos a formato PDF?​

Flujo hasta ahora: Disparador de SharePoint más Compose más Get file content using path más Excel - Populate.

El libro de trabajo con datos solo existe dentro de la ejecución. Nunca se guarda como un archivo .xlsx; se introduce directamente en el convertidor.

1. Agregue la Convert to PDF desde la conexión PDF4me Convert.
2. Configurar:
   • File Content: el token Output File Content de Excel - Populate
   • File Name: Invoice.pdf

Convert to PDF: configuración​

Output File Content es el libro de trabajo con los datos completados. Nunca se almacena en SharePoint como un archivo .xlsx.

Paso 6: ¿Cómo se comprime la factura y se convierte a PDF/A?​

Flujo hasta ahora: todo a través de Convert to PDF.

La conexión PDF4me PDF realiza dos acciones: primero, comprimir y, segundo, certificar. Si se invirtieran, la compresión sobrescribiría un archivo que ya cumpliera con los requisitos.

1. Agregar PDF - Compress.
   • File Content: el token Body de Convert to PDF
   • File Name: el token headers/FileName que se conserva de la acción anterior
   • Optimize Profile: Web
2. Agregar PDF - Create PdfA.
   • File Content: el token Body del PDF - Compress
   • File Name: el token headers/FileName
   • Compliance: PdfA2b
   • Allow Upgrade: Yes
   • Allow Downgrade: Yes

Compress y Create PdfA: parámetros​

Compress trabaja sobre la factura convertida, antes de que se certifique nada.

La acción Create PdfA es la última que se realiza sobre el documento, que es precisamente donde debe estar.

El mismo par realiza la misma tarea en archivos que ya están en SharePoint en el archivado de PDF en Power Automate con una carpeta de SharePoint desatendida.

Paso 7: ¿Dónde se guarda la factura finalizada?​

Flujo hasta ahora: todo a través Create PdfA.

La última acción consiste en volver a guardar la factura certificada en el mismo sitio de SharePoint.

1. Agregar SharePoint > Create file.
2. Configurar:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/ArchivedExcel
   • File Name: ExcelArchived.pdf
   • File Content: el token Body del PDF - Create PdfA

SharePoint Create file: configuración​

Cada acción de PDF4me genera un token llamado Body, por lo que la etiqueta por sí sola no indica cuál se seleccionó. Pase el cursor sobre él o consulte la vista de código para encontrar body('PDF_-_Create_PdfA').

Ejecuta el flujo y verifica​

1. Save el flujo en la parte superior derecha.
2. Agregue un nuevo elemento a la lista llamado Excel Template y complete todas las columnas que utiliza la plantilla.
3. Abre el historial de ejecución. Las ocho acciones deberían aparecer en verde, siendo Convert, Compress y Create PdfA las que consumen más tiempo.
4. Abra /Shared Documents/ArchivedExcel y compruebe que el PDF esté allí, con la cuenta Modified By mostrándose esta.
5. Abra el archivo y compárelo con la fila de la lista; luego, verifique las propiedades del documento para la declaración PDF/A.

La factura de la ejecución capturada tiene 37.876 bytes. Muestra la fila Morris - INV: cliente Morris Luma en Invoicing.co, con fecha 1 de septiembre de 2026 y vencimiento 20 de septiembre de 2026, con dos partidas, PDF to Excel (cantidad 60) y PDFA (cantidad 45). Sus metadatos XMP declaran pdfaid:part como 2 y pdfaid:conformance como B, que es PDF/A-2b visto desde dentro. Son dos páginas en lugar de una, por el motivo de configuración de página que se explica en el paso 5.

Variaciones comunes que puedes agregar sin reconstruir​

¿Cómo se compara esto con otras formas de generar facturas?​

Cada fila describe la alternativa. La última fila muestra este flujo.

La diferencia clave es la siguiente: los dos primeros métodos conservan el diseño en Excel, pero mantienen a una persona involucrada, mientras que el tercero elimina a la persona, pero traslada el diseño al código. Solo este método logra ambas cosas.

Preguntas frecuentes​

¿Existe alguna plantilla de factura en Excel?​

Sí. Excel incluye plantillas de factura: en la aplicación de escritorio, seleccione File > New y busque factura. Microsoft también publica más plantillas en su galería en línea. Están diseñadas para rellenarse a mano.

La plantilla utilizada en esta publicación está diseñada para una tarea diferente. Sus celdas de valor contienen marcadores inteligentes en lugar de texto de ejemplo, de modo que un flujo puede rellenarlas. Puedes convertir cualquier plantilla de factura que ya te guste de la misma manera: conserva el diseño y reemplaza cada valor con un marcador como &=RootData.Invoice.Number(noadd).

¿Cómo generar una factura a partir de datos de Excel?​

Mantén los datos en filas, el diseño en una plantilla y deja que algo combine ambos. Dentro de Excel, ese algo es una combinación de correspondencia de Word o una macro VBA, y ambas se ejecutan en el ordenador de alguien.

En este flujo, las filas se encuentran en una lista de SharePoint, Compose convierte una fila en JSON y Excel - Populate Rellenar la integra en la plantilla. Si sus datos ya son una tabla de Excel en OneDrive o SharePoint, la acción List rows present in a table del conector Excel Online (Business) puede alimentar la misma Compose dentro de un bucle Apply to each elemento, con items('Apply_to_each') en lugar de triggerBody(). Todo lo demás, a partir del paso 3, permanece sin cambios.

¿Cómo automatizar las facturas en Excel?​

Automatizar una factura significa eliminar todos los pasos que una persona realiza por cada factura: ingresar los valores, exportar a PDF, nombrar el archivo y archivarlo. La plantilla en sí sigue siendo un archivo de Excel normal.

Este flujo elimina los cuatro elementos. La única entrada es la fila de la lista. La plantilla se rellena con Excel - Populate, se exporta con Convert to PDF, se archiva con PDF - Create PdfA y se archiva con Create file. Una vez que se genera el nombre del archivo a partir de la fila, como se describe en el paso 7, no queda nada más que hacer manualmente.

¿Puede Power Automate convertir archivos Excel a PDF?​

Sí. En un flujo en la nube, la acción Convert file del conector de OneDrive for Business convierte un archivo .xlsx en un PDF, pero solo para un archivo almacenado en OneDrive, por lo que los flujos de SharePoint a menudo copian primero el libro de trabajo allí y luego lo eliminan.

PDF4me Convert to PDF toma el contenido del archivo directamente de cualquier acción anterior. Por eso, el libro de trabajo completado en este proceso nunca se guarda en ningún lugar: pasa directamente de Excel - Populate al convertidor, y el único archivo que llega a SharePoint es la factura PDF/A finalizada.

Solución de problemas​

Próximos pasos​

El mismo patrón de ocho pasos (listar filas, reformatear a JSON, obtener la plantilla, rellenar, convertir, comprimir, certificar, guardar) se aplica a cualquier documento que comience como una hoja de cálculo: presupuestos, albaranes, extractos y certificados.