Archivado de correo electrónico en Power Automate: Un mensaje de Outlook se convierte en un archivo PDF/A comprimido en SharePoint con PDF4me.

PDF4me Crear PDF Es una acción de Power Automate que reescribe un PDF según el estándar de archivo ISO 19005. Al colocarla al final de un flujo de Outlook que convierte el cuerpo del mensaje, convierte todos los archivos adjuntos y los combina, convierte el archivado de correo electrónico en un único archivo PDF/A comprimido que SharePoint almacena de forma permanente.

Si buscas archivar correos electrónicos, la primera página te ofrece soluciones de almacenamiento. Proofpoint, Mimecast, Barracuda, GoDaddy, todos responden a la pregunta "¿dónde se almacenarán los correos y durante cuánto tiempo?". Pero ninguno responde a la pregunta que realmente determina si vale la pena conservar un archivo: ¿En qué formato está? Una exportación de buzón solo se puede leer mientras haya algún programa que pueda abrirla. Este enfoque trata el archivado primero como un problema de formato y luego como un problema de almacenamiento, lo cual es el orden opuesto al que se muestra en esa página de resultados.

Preguntas y respuestas basadas en el porqué​

Lo que obtendrás​

Aporte: un correo electrónico de Outlook con uno o más archivos adjuntos. Producción: Un único archivo PDF/A-2b comprimido en SharePoint que contiene el cuerpo del mensaje como página uno, seguido de todos los archivos adjuntos en orden.

El mensaje que activa el flujo: un texto breve y un archivo PDF adjunto.

EmailArchive.pdf, escrito por la cuenta de flujo, aproximadamente un minuto después de que llegara el correo.

Lo que necesitas​

El flujo de un vistazo​

1. Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3) (Disparador de Outlook) con accesorios incluidos.
2. Inicializar variable email, tipo Array.
3. Convertir a PDF (PDF4me Connect) en el cuerpo del mensaje HTML.
4. Agregar a la variable de matriz empujando el cuerpo transformado.
5. Aplicar a cada uno sobre el gatillo Attachments.
6. Convertir a PDF 2 en cada archivo adjunto contentBytes.
7. Agregar a la variable de matriz 2 empujando cada accesorio convertido.
8. Combinar varios archivos PDF en un único archivo PDF. (PDF4me Connect).
9. PDF - Comprimir con Optimizar perfil Web.
10. PDF - Crear PDF con cumplimiento PdfA2b.
11. Crear archivo (SharePoint) en /Shared Documents/EmailArchive.

Descripción general del flujo completo​

Cuatro operaciones con documentos, de entre diez y once segundos cada una, dominan el proceso. Calcula unos cincuenta y seis segundos para un mensaje con un archivo adjunto, y aproximadamente diez segundos más por cada archivo adjunto adicional.

Paso 1: ¿Cómo se activa un flujo en los correos electrónicos entrantes de Outlook?​

Flujo hasta ahora: Nada todavía, este es el detonante.

El disparador decide qué se archiva, por lo que conviene ser cuidadoso en este punto. Dos de sus parámetros avanzados son los que realmente hacen el trabajo.

1. Crear un Flujo de nube automatizado y elegir Office 365 Outlook > Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3).
2. Abierto Parámetros avanzados y configurar:
   • A: [email protected]
   • Incluir archivos adjuntos: Yes
   • Importancia: Any
   • Solo con archivos adjuntos: Yes
   • Carpeta: Inbox

Configuración del desencadenador de Outlook​

La opción "Incluir archivos adjuntos" es la que la gente suele pasar por alto. Si se desactiva, el bucle seguirá funcionando, pero todos los archivos adjuntos llegarán vacíos.

Paso 2: ¿Por qué el flujo necesita una variable de matriz?​

Flujo hasta ahora: Activador de Outlook.

El número de archivos adjuntos no se conoce hasta que llega el mensaje, por lo que el flujo necesita algún lugar donde acumular un número desconocido de archivos PDF, conservando su orden.

1. Agregar Variables > Inicializar variable.
2. Configurar:
   • Nombre: email
   • Tipo: Array
   • Valor: dejar vacío

Inicializar la configuración de variables​

El valor permanece vacío. El cuerpo se agrega a continuación, antes del bucle, lo que lo coloca en la primera página.

Paso 3: ¿Cómo se convierte el cuerpo de un correo electrónico a PDF?​

Flujo hasta ahora: Disparador de Outlook más variable de inicialización.

El disparador de Outlook entrega el cuerpo del mensaje como HTML. PDF4me Convert to PDF lo renderiza, por eso el nombre del archivo lleva un .html extensión aunque se devuelva un PDF.

1. Agregar Convertir a PDF del PDF4me Connect conexión.
2. Configurar:
   • Contenido: el Body token, que se resuelve en triggerOutputs()?['body/body']
   • Nombre del archivo: email-body.html

Convertir a configuración PDF​

La extensión en el nombre del archivo le indica al convertidor qué tipo de archivo está recibiendo. El archivo de entrada es HTML, por lo que email-body.html es correcto aunque el archivo de salida sea un PDF.

Paso 4: ¿Cómo se coloca el cuerpo del mensaje en la primera página?​

Flujo hasta ahora: Disparador de Outlook, inicializar variable, convertir a PDF.

El orden en el documento combinado es simplemente el orden en que los elementos entran en el array. Agregar el cuerpo aquí, antes del bucle, es todo el mecanismo que lo mantiene en primer lugar.

1. Agregar Variables > Agregar a la variable de matriz.
2. Configurar:
   • Nombre: email
   • Valor: el Contenido del archivo token de Convertir a PDF, que se resuelve en body('Convert_to_PDF')

Agregar a la configuración de la variable de matriz​

El valor debe ser el token de contenido del archivo, que es body('Convert_to_PDF'). Cualquier otro valor aquí es la razón más común por la que la fusión falla posteriormente.

Paso 5: ¿Cómo se convierten todos los archivos adjuntos de correo electrónico a PDF?​

Flujo hasta ahora: Disparador de Outlook, inicializar variable, convertir a PDF, agregar a variable de matriz.

Un bucle que recorre la colección de archivos adjuntos, con dos acciones dentro del mismo. Ese es el patrón completo, y no cambia a medida que aumenta la cantidad de archivos adjuntos.

1. Agregar Control > Aplicar a cada uno.
2. Seleccione una salida de los pasos anteriores.: el Attachments token, que se resuelve en triggerBody()?['Attachments'].

Aplicar a cada configuración​

Dos acciones dentro del bucle, y eso sigue siendo cierto tanto para una conexión como para veinte.

Ahora añade la primera acción dentro del bucle.

3. Agregar Convertir a PDF (PDF4me Connect) dentro del bucle. Power Automate lo nombra así. Convertir a PDF 2.
4. Configurar:
   • Contenido del archivo: la expresión base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Nombre del archivo: el name token del archivo adjunto

Outlook transfiere los archivos adjuntos codificados en base64. base64ToBinary es lo que convierte contentBytes de nuevo en un archivo que el convertidor pueda leer.

Luego, la segunda acción dentro del bucle.

5. Agregar Agregar a la variable de matriz dentro del bucle, llamado Agregar a la variable de matriz 2.
6. Configurar:
   • Nombre: email
   • Valor: el Contenido del archivo token de Convertir a PDF 2, que se resuelve en body('Convert_to_PDF_2')

Mismo arreglo, mismo patrón que en el paso 4. Cada iteración del bucle agrega un rango de páginas más al archivo final.

Las dos expresiones de bucle​

base64ToBinary y items() ambos provienen de la Referencia de funciones del lenguaje de definición de flujo de trabajo, que es la lista autorizada de lo que un campo de expresión aceptará.

Paso 6: ¿Cómo se fusionan varios archivos PDF en uno solo?​

Flujo hasta ahora: todo a través del bucle Aplicar a cada uno.

Para cuando el bucle termine, el email El array contiene el PDF principal seguido de cada PDF adjunto. La función Merge procesa todo el array en una sola llamada.

1. Agregar Combinar varios archivos PDF en un único archivo PDF. de PDF4me Connect, después del bucle.
2. Configurar:
   • docContent: @variables('email')
   • Nombre del archivo de salida: EmailArchive.pdf

La vista del código hace que la forma sea inequívoca:

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "body/docContent": "@variables('email')",
      "body/document/Name": "EmailArchive.pdf"
    },
    "host": {
      "apiId": "/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_pdf4meconnect",
      "connection": "shared_pdf4meconnect",
      "operationId": "Merge_V1"
    }
  },
  "runAfter": {
    "Apply_to_each": [
      "Succeeded"
    ]
  }
}

Vista de código de acción de fusión​

runAfter Apply_to_each Succeeded es lo que garantiza que la fusión espere a que cada archivo adjunto termine de convertirse.

Paso 7: ¿Cómo se hace que un archivo de correo electrónico sea compatible con PDF/A?​

Flujo hasta ahora: todo a través de Merge.

Dos acciones, en este orden, de la PDF4me PDF conexión. El pedido no es estético.

1. Agregar PDF - Comprimir.
   • Contenido del archivo: el contenido del archivo fusionado
   • Nombre del archivo: el headers/FileName ficha transferida de la acción anterior
   • Optimizar perfil: Web
2. Agregar PDF - Crear PDF.
   • Contenido del archivo: el contenido del archivo comprimido
   • Nombre del archivo: el headers/FileName token
   • Cumplimiento: PdfA2b
   • Permitir actualización: Yes
   • Permitir degradación: Yes

Comprimir y crear parámetros PDFA​

La función de compresión se ejecuta en el documento fusionado, antes de que se certifique nada.

La acción Crear PDFA es la última que se realiza sobre el documento, que es precisamente donde debe estar.

Paso 8: ¿Dónde se almacena el archivo finalizado?​

Flujo hasta ahora: Todo a través de Create PdfA.

La última acción escribe el archivo certificado en SharePoint.

1. Agregar SharePoint > Crear archivo.
2. Configurar:
   • Dirección del sitio: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Ruta de la carpeta: /Shared Documents/EmailArchive
   • Nombre del archivo: EmailArchive.pdf
   • Contenido del archivo: el Contenido del archivo token de PDF - Crear PDF, que se resuelve en body('PDF_-_Create_PdfA')

Configuración de creación de archivos de SharePoint​

El contenido del archivo se resuelve en body('PDF_-_Create_PdfA'). En su lugar, tómelo de Compress y obtendrá un PDF válido que no es un archivo comprimido.

Ejecuta el flujo y verifica.​

Envía un mensaje de prueba a la dirección monitorizada con al menos un archivo adjunto y, a continuación, comprueba tres cosas en lugar de una.

1. El historial de carreras. Las once acciones están en verde, y la opción Aplicar a cada una muestra el número de iteraciones correcto. La ejecución capturada muestra 1 of 1 para un correo electrónico con un solo archivo adjunto.
2. La carpeta de SharePoint. EmailArchive.pdf presente en /Shared Documents/EmailArchive, con Modificado por mostrando la cuenta del flujo.
3. El archivo en sí. Este es el paso que la gente suele omitir. Abra las propiedades del documento y confirme que la declaración PDF/A esté realmente presente.

El archivo producido por la ejecución capturada tiene un tamaño de 32.088 bytes. dos páginas: el cuerpo del mensaje en la página uno, el archivo adjunto en la página dos. Sus metadatos XMP incrustados declaran pdfaid:part como 2 y pdfaid:conformance como B, que es como se ve PDF/A-2b internamente. Si su propia salida se abre correctamente pero no contiene dicha declaración, es casi seguro que la acción Crear archivo está leyendo de la acción anterior incorrecta.

Variaciones comunes que puedes agregar sin reconstruir​

¿Cómo se compara esto con los enfoques habituales?​

La distinción importante es que las tres primeras opciones indican dónde se encuentra el correo. Solo la última responde si seguirá mostrándose correctamente cuando el software que lo creó ya no esté disponible.

Preguntas frecuentes​

¿Qué es el archivado de correo electrónico?​

El archivado de correo electrónico consiste en guardar los mensajes en un almacenamiento independiente y duradero para que sobrevivan a la limpieza de buzones, la salida de personal y los plazos de retención. La mayoría de los productos lo definen como un problema de almacenamiento: copiar el correo en un lugar seguro e indexarlo para poder buscarlo.

Esa definición es incompleta. Un archivo solo es útil si aún se puede abrir, y un mensaje está vinculado al sistema que lo almacena. Convertir el mensaje y sus archivos adjuntos a un formato de documento fijo es lo que transforma una copia en un registro.

¿Cómo funciona el archivado de correo electrónico?​

Tradicionalmente, un dispositivo de registro se ubica junto al servidor de correo y recibe una copia de todo, almacenándola en un repositorio propietario con su propia interfaz de búsqueda.

Este flujo funciona de manera diferente. Al recibir el mensaje, se activa un disparador, el cuerpo del documento y los archivos adjuntos se convierten a PDF, se combinan en un solo documento en el orden correcto, se comprimen y se convierten a PDF/A-2b antes de escribirse en SharePoint. No se requiere ningún dispositivo ni almacenamiento propietario, y el resultado es un archivo que cualquiera puede abrir sin su software.

¿Cómo archivar correos electrónicos en SharePoint?​

Señala un Office 365 Outlook activar en el buzón, realizar el trabajo del documento en el flujo y finalizar con SharePoint Crear archivo Apuntando a la carpeta de destino. Esa es su forma.

Lo que vale la pena hacer bien es lo que escribes. Guardar un .msg o .eml Archivar un documento en una biblioteca de documentos es técnicamente archivarlo en SharePoint, pero el resultado es un correo electrónico que requiere un cliente de correo. Un archivo PDF/A es un documento que SharePoint puede indexar, previsualizar y al que puede aplicar una etiqueta de retención como a cualquier otro.

¿Se pueden guardar correos electrónicos en SharePoint?​

Sí, de varias maneras, y no son equivalentes. Puedes arrastrar un mensaje de Outlook a una biblioteca sincronizada, usar la opción "Guardar en OneDrive" en un correo individual o automatizarlo con Power Automate, como se muestra en este flujo.

Las rutas manuales guardan el mensaje en su formato original, por lo que los archivos adjuntos permanecen integrados en un archivo que solo un cliente de correo puede abrir. La ruta automatizada permite elegir el formato de salida, razón por la cual se prefiere cuando el objetivo es la conservación del mensaje más que la comodidad.

¿Cuáles son las mejores prácticas para el archivado de correo electrónico?​

Cuatro pasos son fundamentales independientemente de la herramienta. Archiva al recibir el archivo en lugar de hacerlo según un cronograma, para que nada dependa de que alguien lo recuerde. Mantén el cuerpo del mensaje y sus archivos adjuntos juntos, ya que separarlos destruye el contexto que lo convierte en evidencia. Usa un formato con especificaciones, que en la práctica significa PDF/A. Y asigna un nombre único a cada elemento archivado, ya que un archivo que sobrescribe el archivo de ayer es un solo documento con pasos adicionales.

El flujo aquí sigue los tres primeros por diseño. El cuarto es el único cambio que debes hacer en la configuración capturada antes de la puesta en marcha.

Solución de problemas​

Lecturas relacionadas​

Esta publicación trata sobre el formato de archivo en la automatización del correo electrónico. Tres tutoriales complementarios cubren los siguientes pasos:

• Convierta el cuerpo del correo electrónico y todos los archivos adjuntos en un único PDF consolidado. Describe con más detalle el patrón de fusión y el almacenamiento en Dropbox.
• Convierta cada correo electrónico entrante en un archivo PDF listo para auditoría. Toma las mismas siete acciones desde el punto de vista de la gestión de registros.
• Archivado de PDF en Power Automate con una carpeta de SharePoint desatendida Aplica la compresión y el par PDF/A a los documentos que ya se encuentran en SharePoint, sin que intervenga el correo electrónico.

Próximos pasos​

El almacenamiento decide dónde se guarda tu correo electrónico. El formato decide si alguien puede leerlo. Este proceso resuelve la segunda pregunta, que es la que nadie se plantea en la primera página de resultados.