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¿Documentos PDF mezclados en una misma carpeta? ¡Clasifícalos automáticamente en Zapier y organízalos por tipo usando PDF4me Zap!

· 14 min de lectura
Sankalp Mishra
SEO and Content Writer

Recibes una mezcla de PDF, facturas, contratos y recibos, y necesitas clasificarlos por tipo para que el flujo de trabajo adecuado gestione cada uno. Hacerlo manualmente no es escalable.

La solución: Define tu Reglas de clasificación en dev.pdf4me.com (usando expresiones regulares o JavaScript expresiones), luego ejecute la misma clasificación Dentro de Zapier: cuando un nuevo archivo PDF llega a una carpeta → PDF4me Clasificar documento → utilice el valor devuelto Nombre de la clase para enrutar u organizar. La clasificación reside en tu cuenta de PDF4me; Zapier simplemente envía el archivo y recibe la clasificación de vuelta.

Primero, configura tus clases en dev.pdf4me.com (p.ej. pdf4me_invoice con una expresión regular como invoice(.*)). Entonces, construye el Zap en ZapierNuevo archivo en la carpeta → Clasificar documento. Todos los pasos y capturas de pantalla se han verificado a partir de las interfaces de usuario de PDF4me y Zapier.

¿Qué necesitas?​

  • A Cuenta de PDF4me: Inicia sesión en PDF4meLas plantillas de clasificación se crean y almacenan en su cuenta en Documento clasificadoTú defines. expresiones en regex o JavaScript (Para la clasificación basada en IA, se puede organizar una formación personalizada; póngase en contacto con PDF4me si es necesario).
  • Zapier: Zapier Cuenta. Crea un nuevo Zap con un activador y una acción.
  • A Clave API de PDF4me: Obtén tu clave API de PDF4meConéctalo cuando añadas el Documento clasificado acción. ¿Primera vez? Ver Conecta PDF4me con Zapier.
  • Una fuente de archivo: Usamos Dropbox, Nuevo archivo en la carpeta así que los pasos coinciden con nuestras capturas de pantalla. Puedes usar Google Drive, SharePointo cualquier aplicación que ofrezca "Nuevo archivo en carpeta" como activador. El flujo sigue siendo el mismo: obtener el PDF → Clasificar documento → usar Nombre de la clase en el siguiente paso.

¿Dónde se organizan las clases?​

La clasificación es definido y almacenado en dev.pdf4me.comTú creas clases de documentos y asignar a cada clase un expresión (regex o JavaScript). Cuando llamas a Clasificar documento desde Zapier, PDF4me utiliza estas plantillas para devolver un Nombre de la clase para el PDF que envíes. Haz esta parte primero para que tu Zap tenga algo con lo que trabajar.

¿Dónde se encuentra la opción "Clasificar documento" en PDF4me?​

  1. Iniciar sesión en PDF4me (dev.pdf4me.com).
  2. En el barra lateral, haga clic Documento clasificadoEl título de la página es Documento clasificado y el subtítulo es Clasifique sus documentos según expresiones.
Barra lateral de PDF4me con la opción "Clasificar documento" seleccionada.

¿Cómo se añade o se edita una clase?​

  1. En el Documento clasificado página, haga clic en el azul Editar Botón (con el icono del lápiz) para crear una nueva plantilla de clasificación o modificar una existente.
  2. Verás el área de definición de clase donde puedes agregar clases de documentos y definir cómo se empareja cada uno.
PDF4me Clasificar página de documento con botón Editar

¿Qué información debe ir en la tarjeta de clase?​

  1. Bajo Nombre de la clase, haga clic en el + Botón (más) para agregar una nueva clase si es necesario.
  2. En la tarjeta de clase:
  • Nombre de la clase: Dale a la clase un nombre que será devuelto por la API (por ejemplo, pdf4me_invoice). Este es el valor que verá como Nombre de la clase (o Nombres de clases) en Zapier.
  • Seleccione el tipo de expresión: Seleccionar Expresión regular o JavaScript dependiendo de cómo quieras que coincida con el contenido del documento.
  • Expresión regular (Si eligió expresiones regulares): Introduzca un patrón que identifique este tipo de documento. Ejemplo: invoice(.*) para encontrar documentos que contengan la palabra "factura" seguida de cualquier carácter.
  1. Usar Seleccione el archivo de prueba. Para seleccionar un archivo, haga clic en Clasificar la prueba para ver a qué clase corresponde.
  2. Haga clic Guardar cambios Así que las clases se guardan en tu cuenta de PDF4me. Estas son las plantillas que Zapier Documento clasificado acción se utilizará.
PDF4me Clasificar documento: clase pdf4me_invoice, tipo de expresión Expresión regular, regex invoice(.*), Probar clasificación, Guardar cambios

Importante: La clasificación en PDF4me utiliza expresiones en regex o JavaScript. Ver Configurar documento clasificado Para consultar la guía completa, o utilice la interfaz de usuario en Clasificar documento en PDF4mePara la clasificación basada en IA con entrenamiento personalizado, PDF4me puede programar una llamada para ayudarle.

¿Cómo se ve el Zap? (2 pasos)​

Una vez que sus clases existan en dev.pdf4me.com, puede ejecutar la clasificación desde Zapier: cuando aparece un nuevo PDF en una carpeta (por ejemplo, Dropbox), enviarlo a PDF4me, Clasificar documentoLa acción regresa Nombres de clases (p.ej. pdf4me_invoice), que puede utilizar para enrutamiento, cambio de nombre o pasos adicionales.

Tu Zap tiene dos pasos (captura de pantalla a continuación; todas muestran una marca de verificación verde cuando están configuradas):

  1. 1. Nuevo archivo en la carpeta (Dropbox): Disparador: cuando aparece un nuevo archivo en una carpeta (por ejemplo, cada 2 minutos). Proporciona 1. Archivo, 1. Nombre del archivo, y 1. Extensión de archivo.
  2. 2. Clasificar documento (PDF4me): Toma 1. Archivo y 1. Nombre del archivo + 1. Extensión de archivo; devuelve Nombres de clases (p.ej. pdf4me_invoice), Identificador de rastreoy metadatos. Detalles completos: Documento clasificado: Zapier.
Zapier Zap: Nuevo archivo en carpeta (Dropbox, 2 min) → Clasificar documento (PDF4me)
Classify Document on PDF4meOpen Zapier

Paso 1: ¿Qué papel juegan tus archivos PDF?​

Configura el activador para que Zap se ejecute cuando aparezca un nuevo archivo en tu carpeta. El activador debe proporcionar contenido del archivo para que el Paso 2 pueda enviar el PDF a PDF4me.

Flujo hasta ahora: 1. Nuevo archivo en la carpeta (desencadenante).

  1. Crear un nuevo Zap: En Zapier, haga clic Crear Zap (o + Crear Zap).
  2. Añade el disparador: En el paso de activación, haga clic Elige la aplicación → buscar Dropbox → seleccionar Dropbox → elegir Nuevo archivo en la carpeta.
  3. Conectar DropboxSi se le solicita, conecte su cuenta de Dropbox. Haga clic aquí. Continuar.
  4. Configurar el disparador (de la captura de pantalla):
  • Espacio: Seleccionar Por defecto (o tu espacio de Dropbox).
  • Carpeta (obligatorio): Introduzca la ruta a la carpeta que desea monitorizar, por ejemplo: /Blog Data/Classify DocumentUtilice el selector de carpetas si está disponible.
  • ¿Incluir archivos en subcarpetas?: Seleccionar FALSO para vigilar solo esa carpeta; Verdadero incluir subcarpetas.
  • ¿Incluir el contenido del archivo?: Seleccionar Sí. Es necesario que los bytes del PDF estén disponibles para clasificar el documento.
  • ¿Incluir enlace para compartir?: Seleccionar Sí o No según sea necesario.
  1. Establezca la frecuencia de disparo: Si se muestra, configure con qué frecuencia Zapier realiza las comprobaciones (por ejemplo, cada 2 minutos).
  2. Prueba el disparador: Haga clic Disparador de prueba para obtener datos de muestra. Asegúrese de tener al menos un PDF en la carpeta (por ejemplo, Pdf4me.pdf). La salida mostrará 1. Archivo, 1. Nombre del archivo, 1. Extensión de archivoy otros campos.
Zapier Nuevo archivo en carpeta: Espacio Predeterminado, Carpeta /Datos del blog /Clasificar documento, Incluir archivos en subcarpetas Falso, Incluir contenido del archivo Sí, Incluir enlace para compartir Sí

Paso 2: ¿Cómo se clasifica el PDF?​

Añade el Documento clasificado acción para clasificar el PDF utilizando las plantillas que configuraste en dev.pdf4me.com.

Flujo hasta ahora: 1. Nuevo archivo en la carpeta → 2. Clasificar documento.

  1. Agregar una acción: Haga clic en el + botón debajo del paso de activación.
  2. Elige la aplicación: Buscar PDF4me → seleccionar PDF4me → elegir Documento clasificado.
  3. Conéctate a PDF4me: Si se le solicita, inicie sesión con su cuenta de PDF4me o ingrese su clave APIHaga clic en . Continuar.
  4. Configurar la acción (de la captura de pantalla):
  • Archivo (obligatorio): Haga clic en el campo, abra el Insertar datos panel, seleccione 1. Nuevo archivo en la carpeta de Dropbox → elegir 1. Archivo (Zapier puede mostrar "1. Archivo: (Existe pero no se muestra)").
  • Nombre del archivo: Haga clic en el campo, seleccione 1. Nombre del archivo y añadir 1. Extensión de archivo (p.ej. Pdf4me + .pdf). O mapa 1. Nombre del archivo y 1. Extensión de archivo por separado si la acción tiene campos distintos.
  1. Prueba la acción: Haga clic Paso de prueba (o Continuar entonces Prueba). La salida mostrará Nombres de clases (p.ej. pdf4me_invoice), Identificador de rastreoy otros metadatos. Cada clasificación utiliza 1 crédito.
Zapier Clasificar documento: Archivo del paso 1, Nombre del archivo 1. Nombre del archivo + 1. Extensión del archivo (Pdf4me.pdf)

Resumen: Mapa Archivo de 1. Archivo (activador). Mapa Nombre del archivo de 1. Nombre del archivo + 1. Extensión de archivoLa acción regresa 2. Nombres de las clases: utilice esto en el siguiente paso para enrutar u organizar.

Paso 3: ¿Qué puedes hacer con el nombre de la clase?​

El Documento clasificado La salida incluye Nombres de clases (p.ej. pdf4me_invoice). En los pasos posteriores de Zap puedes:

  • Agregar un filtro: Ejecutar la siguiente acción solo cuando 2. Nombres de las clases es igual a un valor específico (por ejemplo, invoice).
  • Usar rutas: Ramifica tu Zap: si 2. Nombres de las clases = invoice, ejecute una ruta (por ejemplo, Cargar archivo a /Accounting/Invoices/); si contract, ejecutar otro (por ejemplo, Cargar archivo a /Legal/Contracts/).
  • Mapa a otra aplicación: Usar 2. Nombres de las clases en Google Sheets, Airtable o cualquier aplicación que acepte texto.
Salida de Zapier Classify Document: Nombres de clase pdf4me_invoice, ID de seguimiento

¿Atascado? ¿Qué mapas hay?​

Referencia rápida: Mapeo de campos

  • Nuevo archivo en la carpeta suministros 1. Archivo (contenido PDF), 1. Nombre del archivo, y 1. Extensión de archivo. Colocar ¿Incluir el contenido del archivo? Sí.
  • Documento clasificado acepta 1. Archivo (obligatorio) y 1. Nombre del archivo + 1. Extensión de archivoDevoluciones 2. Nombres de las clases (p.ej. pdf4me_factura), 2. Identificador de rastreoy metadatos.
  • Usar 2. Nombres de las clases en Filtros, Rutas o la siguiente acción para enrutar u organizar por tipo de documento.

¡Puntos clave!​

Cómo funciona

  • La clasificación se define en dev.pdf4me.com. Ir a Documento clasificado en la barra lateral de PDF4me, utilice Editary agregar clases con expresiones regulares o JavaScript expresiones. Guarda los cambios para que Zapier pueda usar estas plantillas.
  • Zapier solo ejecuta la clasificación. Cuando un nuevo PDF llega a una carpeta (por ejemplo, Dropbox), pase 1. Archivo y 1. Nombre del archivo + 1. Extensión de archivo a PDF4me: Clasificar documentoLa acción regresa Nombres de clases (p.ej. pdf4me_invoice) para que puedas enrutar u organizar en pasos posteriores.
  • Un crédito por clasificación. Cada operación de clasificar documento utiliza 1 crédito. Utilice el Nombres de clases Salida en filtros, rutas o acciones de seguimiento.
  • Para la clasificación basada en IA con entrenamiento personalizado, PDF4me puede ayudarle; póngase en contacto para programar una llamada. Para la configuración de expresiones regulares/JavaScript, utilice el Documento clasificado página y esta guía.

¿Dónde puedes usar esto?​

Agregue plantillas de clasificación en su Cuenta de PDF4meLuego, úselos en Zapier para enrutar, renombrar o activar flujos de trabajo específicos de cada tipo:

Gestionar facturas y contratos en carpetas diferentes.

Problema: Los archivos PDF de diferentes tipos se guardan en una misma carpeta de Dropbox; las facturas van al departamento de contabilidad y los contratos al departamento legal.

Solución: Defina clases en PDF4me (por ejemplo, invoice, contract). En Zapier, añade un Filtrar o Caminos después de clasificar el documento: si Nombres de clases = invoice, Subir archivo a /Accounting/Invoices/; si contract, Subir archivo a /Legal/Contracts/.

Analizar por tipo de documento (diferentes plantillas por clase)

Problema: Las facturas necesitan una plantilla de análisis; los recibos necesitan otra. No sabrás cuál usar hasta que conozcas el tipo.

Solución: Clasifique primero, luego analice. Agregue clases en PDF4me (por ejemplo, invoice, receipt). En Zapier: Nuevo archivo en carpeta, Clasificar documento, Caminos sobre los nombres de las clases. Para invoice, agregar Analizar documento con la plantilla de factura; para receipt, agregue Analizar documento con la plantilla de recibo.

Renombrar archivos por clase para búsqueda y archivo

Problema: Nombres de archivo genéricos como document.pdf; quieres anteponer la clase (por ejemplo, invoice_document.pdf, contract_document.pdf).

Solución: Agregue clases en PDF4me, luego en Zapier: Nuevo archivo en carpeta, Clasificar documento, Subir archivo. Colocar Especifique el nombre del archivo. Utilizando nombres de clase + guion bajo + nombre de archivo original. 1. Archivo a partir del desencadenante del contenido del archivo.

¿Qué hacer a continuación?​

  1. Configurar clases en PDF4me: Abierto Documento clasificado, haga clic Editar, agregar una clase (por ejemplo, pdf4me_invoice) con un Expresión regular o JavaScript expresión, entonces Guardar cambios.
  2. Obtén una clave API: Panel de control de claves API de PDF4meÚsalo en Zapier para crear tu conexión con PDF4me.
  3. ¿Eres nuevo en PDF4me + Zapier?: Conecta PDF4me con Zapier muestra cómo crear la conexión.
  4. Construye el Zap: Nuevo archivo en carpeta (Dropbox) → Clasificar documento (PDF4me). Mapa Archivo de 1. Archivo y Nombre del archivo de 1. Nombre del archivo + 1. Extensión de archivo; usar Nombres de clases en el siguiente paso.
  5. Referencia de acción completa: Documento clasificado: Zapier para todos los parámetros y campos de salida.
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