KI-Belegparser für Zapier

KI-Belegparser ist ein Zapier Aktion durch PDF4me das maschinelles Lernen nutzt OCR umzudrehen PDFs und Bilder in strukturierte JSONHändlername, Transaktionsdatum, Einzelposten und Summen werden automatisch erfasst. Die Funktion wird bei neuen Gmail-Anhängen, Drive-Uploads oder Formularübermittlungen ausgelöst, um Ausgaben ohne manuelle Dateneingabe zu protokollieren.

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Was diese Aktion bewirkt

Was diese Aktion bewirkt: Der PDF4me KI-Belegparser Die Aktion nutzt maschinelles Lernen OCR umzuwandeln PDFs und Bilder in strukturierte JSON Daten in Ihrem Zap. Senden Sie eine Quittung von Gmail, Google Drive, OneDrive, Dropbox oder einen Formular-Upload und erhalten Sie eine Rückmeldung. Name des Händlers, Transaktionsdatum, Belegnummer, Einzelposten, Zwischensumme, Steuer, Gesamtbetrag und Zahlungsmethode Zusätzlich gibt es typspezifische Felder für Hotel-, Tankstellen-, Gesundheits-, Schulungs- und Abonnementbelege. Die analysierten Daten können anschließend in Google Sheets, QuickBooks, Xero, Airtable oder ein anderes Tool geschrieben werden. Zapier-vernetzte App für freihändiges Ausgabenmanagement.

Authentifizierung Ihres API Anfrage

Jeder PDF4me Aktion in Zapier erfordert eine gültige API Schlüssel. Authentifizieren Sie sich einmalig beim Hinzufügen. PDF4me als verbundenes Konto - Zapier speichert den Schlüssel sicher und verwendet ihn für alle Ihre Geräte wieder. PDF4me Automatische Zaps.

Get your API Key

Wichtige Fakten, die Sie nicht verpassen sollten

Sowohl die Belegdatei als auch der Belegname sind erforderlich.

Die Belegdatei enthält die Binärdaten; der Belegname gibt der KI das erwartete Format an. Fehlt eines der beiden Felder, schlägt die Aktion fehl. Beide Felder müssen immer ab dem Auslöseschritt zugeordnet werden – der Name muss die Dateierweiterung (.pdf, .png, .jpg, .jpeg) enthalten.

Die Angabe der Belegart ist optional, verbessert aber die Genauigkeit.

Wenn Sie das Feld „Belegart“ leer lassen, leitet die KI die Kategorie automatisch ab. Geben Sie die Art explizit an (Hotel, Kraftstoff und Energie, Gesundheitswesen, Verbrauchsmaterialien, Mahlzeit usw.), wenn Sie sie kennen – das Modell priorisiert dann die typspezifischen Felder und gibt Zimmernummer, Kraftstoffmenge, Gesundheitsdienstleister oder Kursname zurück, anstatt diese Felder leer zu lassen.

Drei Schalter steuern, welche Datengruppen extrahiert werden.

Die Funktionen „Artikel analysieren“, „Händlerinformationen extrahieren“ und „Summen berechnen“ sind optional und standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie nur die benötigten Gruppen – dies reduziert die Verarbeitungszeit und sorgt dafür, dass ungenutzte Ausgabefelder leer bleiben, anstatt nur teilweise gefüllt zu werden. Dadurch wird die nachfolgende Zuordnung übersichtlicher.

Notiz: NEIN ZapierFür diese Aktion ist noch kein spezifischer Screenshot verfügbar. Die unten stehenden Feldnamen stimmen überein. ZapierDie Benennung des Aktionspanels erfolgt durch das Unternehmen selbst; das zugrunde liegende Datenschema wird mit dem entsprechenden Schema geteilt und anhand dieses Schemas bestätigt. Power Automate Aktion des KI-Belegparsers.

Parameter

⚠️ Als Erforderlich gekennzeichnete Parameter müssen angegeben werden. Damit die Aktion ausgeführt werden kann. Optionale Parameter erweitern die zurückgegebenen Datengruppen – aktivieren Sie diejenigen, die Ihre nachfolgenden Schritte tatsächlich benötigen.

Parameter	Erforderlich	Was es tut	Beispiel
Receipt File	Required	The source receipt file. Map the file output from a Zapier trigger or previous action - Gmail attachment, Google Drive / OneDrive / Dropbox file, or form upload. Accepts PDF, PNG, JPG, and JPEG.	receipt_2024_03_15.pdf (from Gmail trigger)
Receipt Name	Required	File name including the extension. Used by the AI to identify the receipt format and optimise extraction. Can be mapped dynamically from trigger metadata. Must end in .pdf, .png, .jpg, or .jpeg.	office_supplies_receipt.pdf
Receipt Type	Optional	Optional category hint for the AI. Supported values: meal · supplies · hotel · fuel and energy · transportation · communication · subscriptions · entertainment · training · healthcare · generic. Leaving this blank triggers automatic type detection.	hotel
Analyze Items	Optional	Enable line-item extraction. When true, the analyzeItems array is populated with item name, quantity, unit price, total price, category, description, SKU, brand, size, and colour for each line on the receipt.	true
Extract Merchant Info	Optional	Enable merchant information extraction. When true, the output includes merchantName, merchantAddress, merchantPhone, merchantWebsite, storeNumber, and cashierName from the receipt header.	true
Calculate Totals	Optional	Enable financial totals extraction. When true, the output includes subtotal, taxAmount, totalAmount, paymentMethod, and cardLastFour. Disable to skip financial parsing when you only need metadata.	true
Custom Field Keys	Optional	Optional list of extra field names to extract beyond the standard set. Pass as a JSON array. Useful for domain-specific fields printed on internal or industry receipts not covered by standard extraction.	["costCenter","projectCode"]

Welche Felder umfasst die Ausgabe?

Die Aktion liefert strukturierte Belegdaten. Ordnen Sie diese Felder in nachfolgenden Zap-Schritten zu.

Feld	Typ	Was es enthält
receiptType	String	Detected or specified receipt category (e.g. supplies, hotel, fuel, healthcare, generic)
transactionDateStr	String	Transaction date in ISO 8601 format (YYYY-MM-DD)
transactionTime	String	Transaction time (HH:MM:SS) when printed on the receipt
receiptNumber	String	Receipt or transaction identifier extracted from the document
merchantName	String	Name of the merchant - populated when Extract Merchant Info is enabled
merchantAddress	String	Full merchant address - populated when Extract Merchant Info is enabled
merchantPhone / merchantWebsite	String	Contact details extracted from the receipt header
storeNumber / cashierName	String	Store location code and cashier name when visible on the receipt
subtotal / taxAmount / totalAmount	Number	Financial figures extracted when Calculate Totals is enabled
paymentMethod / cardLastFour	String	Payment type (Cash, Credit Card, etc.) and last 4 card digits
analyzeItems[]	Array	Array of line-item objects (name, qty, unitPrice, totalPrice, SKU, brand) - populated when Analyze Items is enabled
roomNumber / checkInDate / checkOutDate	String	Hotel-specific fields - populated when Receipt Type is hotel
fuelType / fuelQuantity / fuelUnit / vehicleNumber	String	Fuel-specific fields - populated when Receipt Type is fuel and energy
healthcareProvider / patientName / insuranceInfo	String	Healthcare-specific fields - populated when Receipt Type is healthcare
trainingProvider / courseName	String	Training-specific fields - populated when Receipt Type is training
warnings[]	Array	Array of extraction warning messages - flag these for manual review in your Zap
fallbackUsed	Boolean	true when a secondary extraction method was used; consider routing to review queue
rawOcrText	String	Full OCR text from the receipt - useful for keyword search or audit logging
jobId / success / message	Mixed	Processing job ID, boolean success flag, and descriptive result message

Wie richte ich den AI-Receipt-Parser ein? Zapier?

1. Erstellen oder öffnen Sie einen Zap und fügen Sie einen Auslöser hinzu, der eine Belegdatei liefert - Gmail neuer Anhang, Google Drive neue Datei im Ordner, OneDrive, Dropbox oder Typeform Datei-Upload.
2. Einen Aktionsschritt hinzufügen → Suche PDF4me → auswählen KI-BelegparserDie
3. Authentifizieren mit Ihrem PDF4me API Schlüssel eingeben, falls noch nicht verbunden (geben Sie ihn ein in der Zapier Kontodialog).
4. Kartenbelegdatei aus der Triggerausgabe (das Binärdateifeld, nicht ein URL).
5. Kartenbelegname - Verwenden Sie das Dateinamenfeld aus dem Trigger, damit die Dateierweiterung immer korrekt ist.
6. Belegart festlegen Wenn Sie die Kategorie kennen; andernfalls lassen Sie das Feld für die automatische Erkennung leer.
7. Elemente analysieren aktivieren Wenn Sie Einzelpostendaten benötigen, aktivieren Sie diese Option. Händlerinformationen extrahieren Und Summen berechnen für Spesenabrechnungsprozesse.
8. Benutzerdefinierte Feldschlüssel hinzufügen als JSON Array, falls Ihre Belege nicht standardmäßige Felder enthalten.
9. Testen Sie den Schritt - Zapier Es wird eine Beispielausführung durchgeführt und alle zurückgegebenen Ausgabefelder angezeigt.
10. Füge nachgelagerte Schritte hinzu. um merchantName, totalAmount, transactionDateStr und andere Felder in Google Sheets, QuickBooks, Xero oder Ihre Datenbank zu schreiben.

Workflow-Beispiele

Workflow-BeispieleCommon Zapier patterns using AI-Receipt Parser.

E-Mail-Belege → Google Tabellen-Ausgabenprotokoll

Beleganhänge aus Gmail erfassen und die analysierten Ausgabenzeilen automatisch in ein Google Sheet schreiben.

1. Gmail: Neuer Anhang – Filter nach Betreff mit „Receipt“ oder Absenderdomäne.
2. PDF4me: KI-Belegparser - Datei und Dateiname zuordnen; Händlerinformationen extrahieren + Summen berechnen aktivieren.
3. Google Sheets: Zeile anhängen - Zuordnung von merchantName, transactionDateStr, totalAmount, paymentMethod, receiptType.
4. Gmail: E-Mail senden – Finanzteam mit einer Zusammenfassungszeile für jeden verarbeiteten Beleg benachrichtigen.

Google Drive-Upload → QuickBooks-Ausgabenaufzeichnung

Wenn ein Mitarbeiter einen Beleg in einem freigegebenen Drive-Ordner ablegt, wird dieser analysiert und automatisch eine QuickBooks-Ausgabe erstellt.

1. Google Drive: Neue Datei im Ordner – behalten Sie den freigegebenen Ordner „Belege“ im Auge.
2. PDF4me: KI-Belegparser - Artikel analysieren + Summen berechnen + Händlerinformationen extrahieren.
3. Zapier Filter: Nur fortfahren, wenn success = true und totalAmount > 0.
4. QuickBooks: Ausgabe erstellen - Lieferant (merchantName), Datum (transactionDateStr), Gesamtbetrag (totalAmount) zuordnen.
5. Google Drive: Verschieben Sie die Datei in den Unterordner „Verarbeitet“, um doppeltes Parsen zu vermeiden.

Hotel- und Tankbeleg-Router

Spezielle Belegarten erkennen und Hotel- und Tankbelege automatisch auf separate Erfassungsblätter weiterleiten.

1. Dropbox: Neue Datei im Ordner – Ordner „Reisekostenabrechnungen des Teams“.
2. PDF4me: KI-Belegparser - Belegtyp für automatische Erkennung leer lassen; alle drei Schalter aktivieren.
3. Zapier Pfade: Zweig A → Hotel → Google Sheets Registerkarte „Reisen“ (Zimmernummer, Anreisedatum, Gesamtbetrag); Zweig B → Kraftstoff → Registerkarte „Fuhrpark“ (Kraftstoffart, Kraftstoffmenge, Fahrzeugnummer); Zweig C → alle anderen → Registerkarte „Allgemeine Ausgaben“.
4. Slack: Poste eine Nachricht im Kanal #expenses, die die Art des Belegs, den Händler und den Gesamtbetrag zusammenfasst.

Häufig gestellte Fragen

What file formats does the AI-Receipt Parser accept in Zapier?+

The action accepts PDF, PNG, JPG, and JPEG receipt files. Always include the file extension in the Receipt Name field (e.g. receipt.pdf, scan.jpg) so the AI can apply format-specific OCR optimisation.

Is Receipt Type required for every Zap?+

No - Receipt Type is optional. Leave it blank and the model auto-detects the category. Providing it explicitly (e.g. hotel, fuel and energy, healthcare) tells the AI to prioritise type-specific fields and improves accuracy for structured receipt formats. See the <a href="https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/recordkeeping" target="_blank" rel="noopener noreferrer">IRS recordkeeping guidance</a> for what expense documentation should typically capture.

What happens when Analyze Items is disabled?+

The analyzeItems array in the output will be empty. Line-item details - names, quantities, unit prices, SKUs, brands - are only extracted when Analyze Items is enabled. Disable it when you only need totals or merchant data to reduce processing overhead.

How do I extract hotel or fuel receipt-specific fields?+

Set Receipt Type to hotel to populate roomNumber, checkInDate, and checkOutDate. Set it to fuel and energy to receive fuelType, fuelQuantity, fuelUnit, and vehicleNumber. These specialized fields remain empty for other receipt types regardless of the receipt content.

What does fallbackUsed: true mean in the output?+

fallbackUsed: true means the AI switched to a secondary extraction method because primary model confidence was below threshold. The output data is still valid, but you may want to add a Zapier filter to branch these receipts to a manual review queue or a Slack alert for a human check. See the <a href="https://www.consumerfinance.gov/consumer-tools/educator-tools/your-money-your-goals/expense-tracking/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">CFPB's expense-tracking guidance</a> for what a healthy manual-review process should confirm.

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