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Mehrere Dokumente generieren – Stapelverarbeitung für Zapier

PDF4me Mehrere Dokumente generieren ist ein Zapier Aktion, die eine Vorlage mit einer zusammenführt JSON oder XML Diese Funktion erstellt ein Array, das pro Array-Element ein personalisiertes Dokument in einem Durchlauf erzeugt. Sie eignet sich für die Stapelverarbeitung von Verträgen, Rechnungen, Zertifikaten oder Briefen. Die Funktion gibt ein Array von Dokumenten für den nächsten Zap-Schritt oder eine Schleife zurück.

Was diese Aktion bewirkt

Benötigt ein Wort, HTML, PDFDie Funktion verwendet eine Serienbrieffunktion oder eine Google Docs-Vorlage und ein Datenarray, in dem jedes Objekt die Feldwerte eines Dokuments repräsentiert. Anschließend wird für jedes Array-Element der gleiche Serienbrief ausgeführt. Das Ergebnis ist ein Array mit generierten Dokumenten, die dieselbe Vorlage und dasselbe Ausgabeformat verwenden und anschließend mit der Funktion „Schleife nach“ durchlaufen werden können. Zapier für Aktionen pro Dokument, wie z. B. E-Mail-Versand oder Archivierung.

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Zu dieser Funktion gibt es noch keinen Blogbeitrag – folgt in Kürze.
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Authentifizierung Ihres API Anfrage​

Um auf die PDF4me Web API durch ZapierJede Anfrage muss die entsprechenden Authentifizierungsdaten enthalten. Die Authentifizierung gewährleistet eine sichere Kommunikation und bestätigt Ihre Identität als autorisierter Benutzer, wodurch eine nahtlose Integration zwischen Ihren Systemen ermöglicht wird. Zapier Arbeitsabläufe und PDF4meDienstleistungen zur Stapeldokumentgenerierung.

Get your API Key

Wichtige Fakten, die Sie nicht verpassen sollten​

Die Ausgabe ist ein Array, keine einzelne Datei.
Verwenden Schleife von Zapier Im Anschluss daran wird jedes generierte Dokument einzeln verarbeitet.
Der Eingabedatenformattyp bestimmt, welches Datenfeld erforderlich ist.
Stellen Sie es auf Text ein, dann wird Datentext für Inline-Text erforderlich. JSON/XML Wenn Sie es auf „Datei“ setzen, wird stattdessen eine Datendatei benötigt, wenn es sich um eine Array-Datendatei handelt, die in einem vorherigen Schritt zugeordnet wurde.
Alle Dokumente im Stapel verwenden dieselbe Vorlage und dasselbe Ausgabeformat.
Dateityp der Vorlage und Ausgabedokumenttyp gelten einmal pro Durchlauf, nicht pro Array-Element. Nur die Feldwerte der einzelnen Array-Objekte unterscheiden sich zwischen den Dokumenten.
PDF4me generiert ein Dokument im Zapier-Aktionsfeld mit folgenden Angaben: Vorlagendatei, Vorlagendateiname, Vorlagendateityp (PDF), Eingabedatenformat (Text), Daten (Text), Eingabedatentyp (JSON) und Metadaten.
Aktionsbereich einrichten: Nur Vorlagendatei, Vorlagendateityp, Eingabedatenformattyp und Eingabedatentyp sind erforderlich; Datentext wird erforderlich, sobald der Eingabedatenformattyp Text ist.

Was sind die wichtigsten Funktionen von „Mehrere Dokumente generieren“?​

  • Stapeldokumentenerstellung: Erstellt in einem einzigen Vorgang ein Dokument pro Array-Element aus einer einzigen Vorlage.
  • Unterstützung für Vorlagen in mehreren Formaten: Wort, HTML, PDFSerienbrieffunktion und Google Docs-Vorlagen
  • Array-Dateneingabe: JSON oder XML Array, das als Inline-Text oder als zugeordnete Datei angegeben wird
  • Konfigurierbarer Ausgang: Wählen Sie den Ausgabedokumenttyp für den gesamten Stapel (PDF, DOCX und andere unterstützte Formate)

Parameter​

Vollständige Liste der Parameter für die Aktion „Mehrere Dokumente generieren“. Die Parameternamen entsprechen den Zapier Die Konfigurations-UI ist im obigen Screenshot dargestellt.

Checkliste für die schnelle Einrichtung
  1. Karte Vorlagendatei und setzen Vorlagendateityp um dazu zu passen
  2. Satz Eingabedatenformattyp In Text oder Datei umwandeln und dann ausfüllen Datentext oder Datendatei mit einem JSON/XML Array (ein Objekt pro Dokument)
  3. Satz Eingabedatentyp um dem Array-Format zu entsprechen und optional festzulegen Ausgabedokumenttyp
ParameterErforderlichWas es tutBeispiel
Template FileRequiredTemplate file for generating documents. Supports Word (.docx), HTML, PDF, Mail Merge, or GoogleDocs templates.contract_template.docx
Template File NameConditionalName for the output files. If not provided, the name is picked from Template File.contract_template
Template File TypeRequiredFormat of the template: Word, HTML, PDF, Mail Merge, or GoogleDocs.Word
Input Data Format TypeRequiredWhether the data array is supplied as inline text or a file. Text reveals Data Text. File reveals Data File.Text
Data TextConditionalInline JSON or XML array, one object per document to generate. Required when Input Data Format Type is Text.[{"firstname":"John"},{"firstname":"Jane"}]
Data FileConditionalArray data file (JSON or XML) mapped from a previous step. Required when Input Data Format Type is File.customers_data.json
Input Data TypeRequiredStructure of the supplied array, must match Data Text or Data File exactly.Json
Output Document TypeConditionalFormat applied to every generated document in the batch: Pdf, Docx, and other supported formats.Pdf
Meta DataConditionalMetadata to attach to template fields during generation.-

Wichtig: Erforderlich in der Zapier Benutzeroberfläche: Vorlagendatei, Vorlagendateityp, Eingabedatenformattyp, Eingabedatentypund (abhängig vom Eingabedatenformat) entweder Datentext oder Datendatei. Vorlagendateiname, Ausgabedokumenttyp und Metadaten sind optional.

Was gibt „Mehrere Dokumente generieren“ zurück?​

Der PDF4me Mehrere Dokumente generieren Die Aktion gibt ein Array generierter Dokumente zurück, wobei für jedes Element im Eingabedaten-Array ein Eintrag gilt.

FeldTypWas es enthält
File NameStringFile name of each generated document, without extension.
File ExtensionStringExtension of each output document, matching Output Document Type.
Full File NameStringComplete filename including extension for each document.
File URLStringDirect URL to each generated document.
File SizeNumberSize of each generated document in bytes.

Notiz: Die Ausgabe ist ein Dokumentensammlung, eines pro Eingabe-Array-Element. Hinzufügen Schleife von Zapier Nach diesem Schritt wird jedes generierte Dokument durchlaufen.

Beispiel JSON Antwort (Array von Dokumenten):

[
{
"File Name": "document_001",
"File Extension": ".pdf",
"Full File Name": "document_001.pdf",
"File URL": "https://...",
"File Size": 125440
},
{
"File Name": "document_002",
"File Extension": ".pdf",
"Full File Name": "document_002.pdf",
"File URL": "https://...",
"File Size": 127680
}
]

Typische Konfigurationen​

Workflow-BeispieleCommon Zapier workflow patterns using Generate Documents Multiple.
Stapelvertragsgenerierung
  1. Ein Trigger wird ausgelöst, wenn ein Stapel von Kundendatensätzen zur Vertragserstellung bereit ist.
  2. Ein Formatierungsschritt erstellt ein JSON Array mit einem Objekt pro Vertragsvariable des Clients.
  3. PDF4me Die Funktion „Generate Documents Multiple“ ordnet die Vertragsvorlage und das Array dem Datentext zu, wobei der Ausgabedokumenttyp auf PDF eingestellt ist.
  4. Schleife von Zapier iteriert über das zurückgegebene Array und sendet jedem Kunden seinen eigenen Vertrag per E-Mail.
Massenrechnungslauf
  1. Ein Auslöser für den Abrechnungszyklus wird am Ende des Abrechnungszeitraums aktiviert.
  2. Ein Buchhaltungs- oder E-Commerce-Schritt exportiert die Rechnungsdaten jedes Kunden als ein Array-Element.
  3. PDF4me Der Befehl „Dokumente generieren“ wendet die Rechnungsvorlage mehrfach auf das Array an und erzeugt ein Dokument. PDF pro Kunde.
  4. Schleife von Zapier Fügt jeder Rechnung einen E-Mail-Schritt hinzu, der an den jeweiligen Kunden adressiert ist.
Zertifikatssatz für einen Kursjahrgang
  1. Ein Auslöser wird betätigt, wenn ein Trainingsprogramm eine Kohorte als abgeschlossen markiert.
  2. Das Array wird aus dem Namen jedes Teilnehmers und dem Abschlussdatum erstellt.
  3. PDF4me Generate Documents Multiple führt eine Zertifikatvorlage mit dem Vorlagendateityp Mail Merge für das Array aus.
  4. Schleife von Zapier speichert jedes Zertifikat in einem Lernmanagement- oder Archivierungsschritt.

Praktische Tipps​

The output is an array, plan for a loop
Map "File URL" through Looping by Zapier rather than expecting a single downloadable file directly from this step.
Only one of Data Text or Data File is required
Set Input Data Format Type first, it determines which of the two fields becomes required and hides the other.
Input Data Type must match your actual array format
Selecting Json for an XML array, or the reverse, causes the template engine to fail to bind fields correctly across the whole batch.
Output Document Type applies to the whole batch
You cannot mix output formats within one run, every document in the array uses the same Output Document Type.
Large arrays mean more Zap tasks
Each generated document and each loop iteration counts toward your Zapier task usage, factor batch size into plan limits.

Spickzettel​

FeldWert
ActionGenerate Documents Multiple
Template File[Mapped from previous step]
Template File TypeWord / HTML / PDF / Mail Merge / GoogleDocs
Input Data Format TypeText (or File)
Data Text[{"firstname":"John"},{"firstname":"Jane"}]
Input Data TypeJson
Output Document TypePdf

Häufig gestellte Fragen​

How do I generate multiple documents from one template in Zapier?+
Add the PDF4me Generate Documents Multiple action to a Zap, map a Template File and set Template File Type, then provide a JSON or XML array with one object per document in Data Text or Data File. The action returns one generated document per array item.
What is the difference between Generate Documents Multiple and Generate Document Single?+
Generate Document Single merges a template with one JSON or XML object and returns one document. Generate Documents Multiple merges the same template with an array of objects and returns an array of documents, one per array item. See Generate Document Single for the one-document version.
How do I process each generated document separately?+
The action returns an array, not a single file. Add Looping by Zapier after this step to iterate through the array and run one or more actions, such as sending an email or uploading a file, once per generated document.
Do I need to supply Data Text or Data File?+
Only one, depending on Input Data Format Type. Set it to Text to make Data Text required for an inline JSON or XML array, or to File to make Data File required for an array data file mapped from a previous step.
Can I control the output format of the generated documents?+
Yes. Output Document Type sets the format, such as Pdf or Docx, applied to every document in the batch. All documents in one run share the same output format.

Verwandte Aktionen​

Dieselbe Aufgabe auf anderen Plattformen​

Branchenspezifische Anwendungsfälle und Anwendungen​

  • Massenvertragserstellung: Erstellung mehrerer personalisierter Verträge für das Kunden-Onboarding
  • Verteilung der Rechtsmitteilung: Erstellung individueller Rechtshinweise für mehrere Empfänger
  • Vertragsabwicklung: Automatisierte Massenvertragserstellung mit kundenspezifischen Bedingungen
  • Dokumentenautomatisierung: Optimierung der Arbeitsabläufe für juristische Dokumente durch Stapelverarbeitung

Hilfe erhalten​

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