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Dokument einzeln generieren Zapier

Dokument einzeln generieren ist ein Zapier Aktion durch PDF4me das ein Wort zusammenführt, HTML, Serienbrieffunktion oder Google Docs-Vorlage mit JSON oder XML Daten, um ein vollständiges Dokument zu erstellen. Verwenden Sie es, um CRM Datensätze in Verträge, Bestelldaten in Rechnungen oder Formulareingaben in Zertifikate umwandeln – alles innerhalb eines Zaps.

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Zapier + Dropbox + PDF4me: Sobald eine neue Datei in einem Ordner landet, wird die Google Docs-Vorlage gesucht, die Funktion „Dokument generieren“ zweimal ausgeführt (PDF aus dem Datentext, DOCX aus der Triggerdatei) und beide Dateien werden hochgeladen. Ein Workflow ohne Programmierung.
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Was diese Aktion bewirkt

PDF4me Dokument einzeln generieren Nimmt eine Vorlagendatei und einen Datensatz entgegen und gibt ein zusammengeführtes Dokument innerhalb eines Zaps zurück. Map a Wort, HTML, PDFSerienbrieffunktion oder Google Docs Vorlage, Daten bereitstellen als Inline-Text oder ein DatendateiWählen Sie das Ausgabeformat. Ideal für die Vertragserstellung, Rechnungserstellung, Zertifikatsausstellung, Angebotsbriefe und jeden Workflow, der einen Datensatz in ein Dokument umwandelt, ohne dass Seriendruckcode geschrieben werden muss.

Authentifizierung Ihres API Anfrage​

Um auf die PDF4me Web APIJede Anfrage muss die entsprechenden Authentifizierungsdaten enthalten. Verbinden Sie Ihr PDF4me Konto einmalig Zapier und jeder einzelne Schritt „Dokument generieren“ in Ihren Zaps verwendet ihn wieder.

Get your API Key

Wichtige Fakten, die Sie nicht verpassen sollten​

Der Eingabedatenformattyp bestimmt, welches Datenfeld erforderlich ist.
Stellen Sie es ein auf Text Und Datentext wird zum Pflichtfeld für Inline-Code JSON/XMLStellen Sie es ein auf Datei Und Datendatei Für eine Datendatei, die in einem vorherigen Schritt zugeordnet wurde, wird stattdessen ein Feld benötigt. Das andere Feld bleibt ausgeblendet, bis Sie den Schalter umlegen.
Der Vorlagendateityp ist nicht auf Word beschränkt/HTML/PDF
Das Dropdown-Menü enthält außerdem: Serienbrief (eine Word-Vorlage für Serienbrieffelder) und Google Docs (Ein als Zusammenführungsvorlage verwendeter Google Docs-Export), bestätigt in Live-Zap-Konfigurationen. Dieser Wert muss der tatsächlichen Erstellung der Vorlagendatei entsprechen.
Führen Sie den Befehl zweimal aus, um zwei Ausgabeformate zu erhalten.
Eine Vorlage kann zwei Schritte zur Generierung einzelner Dokumente mit unterschiedlichen Ausgabedokumenttyp Werte (zum Beispiel) PDF Dann Docx) um sowohl eine gesperrte Kopie als auch eine bearbeitbare Kopie durch einen einzigen Auslöser zu erzeugen.
Im PDF4me-Aktionsfeld von Zapier wird ein Dokument generiert, das die Felder „Vorlagendatei“, „Vorlagendateiname“, „Vorlagendateityp“ (PDF), „Eingabedatenformat“ (Text), „Datentext“, „Eingabedatentyp“ (JSON) und „Metadaten“ anzeigt.

Richten Sie ein Aktionsfeld ein, dessen Eingabedatenformattyp auf „Text“ eingestellt ist, wodurch das Datentextfeld angezeigt wird.

Parameter​

Erforderlich in der Zapier Benutzeroberfläche: Vorlagendatei, Vorlagendateityp, Eingabedatenformat, Eingabedatentyp und (abhängig vom Eingabedatenformat) entweder Datentext oder Datendatei. Vorlagendateiname, Ausgabedokumenttyp, PDF bearbeitbar halten und Metadaten sind optional.

ParameterErforderlichWas es tutBeispiel
Template FileRequiredTemplate file to populate. Map it from a previous step (Dropbox, Google Drive, Upload File).template.docx
Template File NameOptionalName for the output file. If left blank, the name is picked from Template File's own filename.contract_template
Template File TypeRequiredFormat of the template: Word, HTML, PDF, Mail Merge (Word built for mail-merge fields), or GoogleDocs (Google Docs export).Mail Merge
Input Data Format TypeRequiredWhether data is supplied as inline text or a file. Text reveals Data Text. File reveals Data File.Text
Data TextConditionalInline JSON or XML string to merge into the template. Required when Input Data Format Type is Text.[{"firstname":"John","lastname":"Adams"}]
Data FileConditionalData file (JSON or XML) mapped from a previous step. Required when Input Data Format Type is File.data.json
Input Data TypeRequiredStructure of the supplied data, must match Data Text or Data File exactly.Json
Output Document TypeOptionalFormat of the generated document: Pdf, Docx, and other supported formats.Pdf
Keep Pdf EditableOptionalWhen the output is a PDF from a fillable template, keeps its form fields interactive instead of flattening them.false
Meta DataOptionalMetadata to attach to template fields during generation.-

Ausgabe​

FeldTypWas es enthält
File NameStringFile name of the generated document, without extension.
File ExtensionStringExtension of the output document, matching Output Document Type.
Full File NameStringComplete filename including extension.
File URLStringDirect URL to the generated document, map this into an Upload File, email, or storage step.
File SizeNumberSize of the generated document in bytes.

Wie richte ich die Option "Dokument einzeln generieren" ein? Zapier?​

  1. Hinzufügen PDF4me als Aktions-App in Ihrem Zap auswählen Dokument erstellenDie
  2. Verbinden Sie Ihr PDF4me Konto erstellen oder eine bestehende Verbindung auswählen.
  3. Karte Vorlagendatei aus einem vorherigen Schritt und setzen Vorlagendateityp um es anzupassen (Wort, HTML, PDF, Serienbrieffunktion oder Google Docs).
  4. Satz Eingabedatenformattyp Zu Text und füllen Datentext mit Inline JSON/XMLoder stellen Sie es auf Datei und Karte Datendatei aus einem vorherigen Schritt.
  5. Satz Eingabedatentyp Zu JSON oder XML um dem tatsächlichen Format Ihrer Daten zu entsprechen.
  6. Optional einstellbar Ausgabedokumenttyp Und PDF bearbeitbar haltenTeste anschließend den Schritt.
  7. Ordnen Sie die zurückgegebenen Daten zu. Datei-URL in eine Upload-Datei-, Gmail- oder Speicheraktion, um das generierte Dokument zuzustellen.

Typische Konfigurationen​

Workflow-BeispieleCommon Zapier patterns using Generate Document Single.
Serienbriefvorlage mit einem JSON Datendatei
  1. Eine neue Datei (die Word-Vorlage) landet in einem überwachten Dropbox-Ordner.
  2. Der Schritt „Datei suchen“ findet die passende Datei. JSON Datendatei im selben Ordner.
  3. Generieren Sie Dokument-Einzelläufe mit der Vorlagendatei vom Typ Serienbrief, dem Eingabedatenformat vom Typ Datei, der Datendatei aus dem Suchschritt und dem Eingabedatentyp JSON.
  4. Beim Schritt „Datei hochladen“ wird das generierte Dokument wieder in Dropbox gespeichert.
Google Docs-Vorlage, Inline JSON, Doppelausgang
  1. Der Schritt „Datei suchen“ lokalisiert eine als .docx exportierte Google Docs-Vorlage.
  2. Dokument generieren (Einzeldurchläufe) mit der Vorlage „Dateityp: Google Docs“, dem Eingabedatenformat „Text“ und den Daten als Inline-Text. JSON Array, Ausgabedokumenttyp: PDF.
  3. Ein zweiter Schritt zur Dokumentenerstellung verwendet dieselbe Vorlage mit dem Eingabedatenformat „Datei“ und dem Ausgabedokumenttyp „Docx“ und erzeugt neben der bearbeitbaren Kopie auch die Originaldatei. PDFDie
CRM Datensatz in Vertrag übertragen, ausgelöst durch einen Webhook
  1. Ein Webhooks von Zapier Trigger empfängt eine neue Vertragsnutzlast von einem CRMDie
  2. Ein Formatierungsschritt formt die Nutzlast in die JSON Strukturieren Sie die Vertragsvorlage, die dies erfordert.
  3. Generieren Sie einen einzelnen Dokumentlauf mit der Vorlagendatei vom Typ Word, dem Eingabedatenformat vom Typ Text, den Daten vom Formatierungsschritt Text, dem Eingabedatentyp JSON und dem Ausgabedokumenttyp PDF.
  4. In einem Gmail-Schritt wird der generierte Vertrag per E-Mail an den Kunden gesendet.
HTML Vorlage für ein leichtgewichtiges Zertifikat
  1. Ein Trigger zur Kursabschlussmeldung wird durch einen Webhook des Lernmanagementsystems ausgelöst.
  2. Dokument generieren – Einzelläufe mit Vorlagendateityp HTMLEingabedatenformat: Text, Daten: Text mit dem Namen des Lernenden, dem Kurs und dem Datum, Ausgabedokumenttyp: PDF.
  3. Beim Schritt „Datei hochladen“ wird das Zertifikat für den Lernenden in einem freigegebenen Laufwerksordner gespeichert.

Praktische Tipps​

Match Template File Type to how the template was built
Word for a plain merge-field .docx, Mail Merge for a template designed around the mail-merge field pattern, GoogleDocs for a Google Docs export. Picking the wrong type can leave placeholders unfilled.
Toggle Input Data Format Type before filling in data
Data Text and Data File are mutually exclusive: only the field matching your Input Data Format Type selection is required. The other stays out of the way.
Input Data Type must match your data exactly
Json for JSON data, Xml for XML data. A mismatch causes template fields to bind incorrectly or come back empty.
Run twice for two formats from one template
Set Output Document Type to Pdf in one step and Docx in a second step using the same template and data to get both a locked and an editable copy.
Use Keep Pdf Editable only for fillable-PDF templates
This toggle only matters when the template is itself a fillable PDF and the output is Pdf. It has no effect on Word, HTML, or Mail Merge templates.
Batch runs need Generate Documents Multiple, not this action
This action produces one document per run. To generate many personalized documents from one template and a list of records in a single step, use Generate Documents Multiple instead.

Spickzettel​

FeldWert
ActionGenerate Document
Template FileFrom a previous step
Template File TypeWord / HTML / PDF / Mail Merge / GoogleDocs
Input Data Format TypeText or File
Data TextRequired when Input Data Format Type is Text
Data FileRequired when Input Data Format Type is File
Input Data TypeJson or Xml
Output Document TypePdf, Docx, and other supported formats
Keep Pdf Editablefalse (default behavior in documented workflows)

Was sollte ich anstelle von „Dokument einzeln generieren“ verwenden?​

Wenn Ihr Workflow viele personalisierte Dokumente aus einer Vorlage und eine Liste von Datensätzen in einem einzigen Durchlauf benötigt, anstatt ein Dokument pro Zap-Durchlauf, verwenden Sie Mehrere Dokumente generierenWenn Ihre Vorlage ausfüllbar ist PDF Verwenden Sie ein Formular anstelle einer Vorlage für einen Zeichensatz/eine Serienbrieffunktion. Füllen Sie ein PDF Bilden Die Felder des AcroForm werden direkt befüllt, anstatt sie über die Template-Engine zu verarbeiten.

Häufig gestellte Fragen​

What is the difference between Data Text and Data File?+
Input Data Format Type controls which field is required. Text reveals Data Text for inline JSON or XML, useful when a prior step already exposes the data as text such as a webhook body or a Formatter step output. File reveals Data File for a data file mapped from a previous step, such as a downloaded JSON file. Only the field matching your selection is required at a time. See <a href="https://zapier.com/blog/create-documents-from-templates/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Zapier's own guide on building documents from templates</a> for background on template-merge workflows.
What template types does Generate Document Single support?+
Template File Type accepts Word (.docx with mustache or merge-field placeholders), HTML (.html with template placeholders), PDF (a PDF layout template), Mail Merge (a Word template built around the mail-merge field pattern), and GoogleDocs (a Google Docs export used as a merge template). Match this value to how the template file was actually authored.
What does Keep Pdf Editable do?+
Keep Pdf Editable applies only when the output is a PDF generated from a fillable-PDF template. Left off, the generated PDF is a static, completed document. Turned on, it preserves interactive form fields in the output so a recipient can still edit values after the document is generated.
What output formats can Generate Document Single produce?+
Output Document Type sets the generated file's format independently of the template format, options include Pdf and Docx among other supported formats. Running the same template through the action twice with different Output Document Type values produces both a PDF and a Word copy from one source, a pattern documented in PDF4me's own Zapier trigger workflows.
Do I need to specify Input Data Type as Json or Xml?+
Yes. Input Data Type is required and must match the actual structure of the data supplied in Data Text or Data File. A mismatch, such as selecting Json for XML-formatted data, causes the template engine to fail to bind fields and the generated document returns with placeholders unfilled. For background on JSON structure basics, see <a href="https://developer.mozilla.org/en-US/docs/Web/JavaScript/Reference/Global_Objects/JSON" target="_blank" rel="noopener noreferrer">MDN's JSON reference</a>.

Verwandte Aktionen​

Dieselbe Aufgabe auf anderen Plattformen​

Branchenspezifische Anwendungsfälle und Anwendungen​

  • VertragserstellungErstellen Sie personalisierte Verträge aus Vorlagen mit Kundendaten
  • Erstellung von Rechtsdokumenten: Erstellung von Rechtsdokumenten mit fallbezogenen Informationen
  • VertragsabwicklungAutomatisierte Vertragserstellung durch dynamische Datenintegration
  • DokumentenautomatisierungOptimieren Sie die Arbeitsabläufe für juristische Dokumente durch die Verarbeitung von Vorlagen.

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