KI-Belegparser in Power Automate
KI-Belegparser ist ein Power Automate Aktion durch PDF4me darauf steht eine Quittung PDF oder Bild- und Rückgabeinformationen, Händlerdetails, Einzelposten, Finanzsummen und Zahlungsmethoden als strukturierte Daten. Verwenden Sie es zur automatisierten Spesenabrechnung und Datenfeedback-Erfassung. Excel oder Power BI-Spesenverfolgung, oder Transaktionen direkt buchen in Dynamics 365 ohne manuelle Eingabe.
Was diese Aktion bewirkt
PDF4me KI-Belegparser liest eine Quittung (PDF, PNG, JPG, oder JPEGund gibt zurück Händlerinformationen, Positionen, Finanzsummen, Und Zahlungsmethode wie strukturiert JSONEs erkennt auch spezialisierte Fachgebiete an für Hotel, Brennstoff und Energie, Gesundheitspflege, Und Ausbildung Belege und können zusätzliche Informationen extrahieren benutzerdefinierte Felder über das Standardschema hinaus.
Wie authentifiziere ich mein Konto? Power Automate Fließen?
Zum Anrufen PDF4me durch Power AutomateDer Ablauf benötigt einen gültigen PDF4me API Schlüssel auf dem PDF4me Verbinden Connector. Die Authentifizierung gewährleistet eine sichere Kommunikation und bestätigt Ihre Identität als autorisierter Benutzer.
Wichtige Fakten, die Sie nicht verpassen sollten
Dateiinhalt Und Textkörper/Dokument/Namenicht „Belegdateiinhalt“ oder „Belegname“. Ordnen Sie die Belegbytes folgenden Feldern zu: DateiinhaltDieTextkörper/Belegtyp, Body/analyzeItems, Body/extractMerchantInfo, Body/calculateTotals, Und Body/customFieldKeys sind alle unter den erweiterten Parametern zu finden, was im Screenshot als „5 von 5 werden angezeigt“ bestätigt wird.Erfolg: wahr mit einer bevölkerten Warnungen Array oder fallbackUsed: trueDiese werden dann manuell geprüft, anstatt die Summen automatisch zu buchen.
Im Hauptfenster wird nur angezeigt Dateiinhalt Und Textkörper/Dokument/NameJeder Extraktionsschalter ist ein erweiterter Parameter.
Parameter
Für die Durchführung der Aktion erforderlich: Dateiinhalt Und Textkörper/Dokument/NameAlle anderen Felder sind optionale erweiterte Parameter mit funktionierenden Standardwerten.
| Parameter | Erforderlich | Was es tut | Beispiel |
|---|---|---|---|
| File Content | Required | Binary content of the receipt file, mapped from a previous action (Get file content, SharePoint, OneDrive, email attachment). Supports .pdf, .png, .jpg, .jpeg. | body('Get_file_content') |
| Body/Document/Name | Required | Filename of the receipt including its extension. Used for format detection and processing. | receipt_2026_07_07.pdf |
| Body/receiptType (Advanced) | Optional | Improves parsing accuracy for a known category: meal, supplies, hotel, fuel and energy, transportation, communication, subscriptions, entertainment, training, healthcare, or generic. | hotel |
| Body/analyzeItems (Advanced) | Optional | Yes extracts individual line items with name, quantity, price, category, and item code. No skips line-item detail. | Yes |
| Body/extractMerchantInfo (Advanced) | Optional | Yes extracts merchant name, address, phone, website, store number, and cashier name. | Yes |
| Body/calculateTotals (Advanced) | Optional | Yes extracts and calculates subtotal, tax amount, total amount, and payment method. | Yes |
| Body/customFieldKeys (Advanced) | Optional | Array of additional field names to extract beyond the standard schema. Returned inside additionalInfo. | ['loyaltyNumber'] |
Wie richte ich den AI-Receipt-Parser ein? Power Automate?
- Hinzufügen KI-Belegparser Füge es als neuen Schritt in deinen Arbeitsablauf ein.
- Anmelden PDF4me Verbinden mit Ihrem API Schlüssel.
- Karte Dateiinhalt aus einer vorherigen Aktion (Dateiinhalt abrufen von SharePoint, OneDrive(z. B. per Dropbox oder als E-Mail-Anhang).
- Satz Textkörper/Dokument/Name mit der passenden Erweiterung (
.pdf,.png,.jpg, oder.jpeg). - Unter Erweiterte Parameter, Satz Textkörper/Belegtyp Wenn Sie die Kategorie kennen, können Sie sie umschalten. Body/analyzeItems, Body/extractMerchantInfo, Body/calculateTotals nach Bedarf.
- Führe den Ablauf aus. Prüfe. Erfolg bevor die extrahierten Felder weiterverwendet werden.
- Route Händlername, Analysiere Elemente, Gesamtbetragund verwandte Bereiche Excel, SharePoint, Dynamics 365 oder Power BI.
Ausgabe
Die Antwort umfasst Kerntransaktionsfelder, verschachtelte Arrays für Artikel/Händler/Finanzen, spezielle Felder pro Belegart und Verarbeitungsmetadaten.
| Feld | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
| receiptType | String | Type of receipt extracted (supplies, retail, restaurant, hotel, fuel, healthcare, training). |
| transactionDateStr | String | Transaction date in ISO 8601 (YYYY-MM-DD). |
| transactionTime | String | Transaction time (HH:MM:SS). |
| receiptNumber | String | Receipt number or transaction identifier. |
| analyzeItems | Array | Line items with name, quantity, unit price, total price, category, description, item code, brand, size, color, SKU. |
| merchantInfoList | Array | Merchant objects with name, address, phone, website, cashier name, store number. |
| financialInfoList | Array | Financial objects with subtotal, tax amount, total amount, payment method, card last four. |
| merchantName / merchantAddress / merchantPhone / merchantWebsite | String | Flattened merchant details for quick access without indexing into merchantInfoList. |
| subtotal / taxAmount / totalAmount | Number | Flattened financial totals with precise decimal handling. |
| paymentMethod / cardLastFour | String | Payment method used and last four digits of the card, if applicable. |
| roomNumber / checkInDate / checkOutDate | String | Hotel-specific fields, populated when receiptType is hotel. |
| fuelType / fuelQuantity / fuelUnit / vehicleNumber | String/Number | Fuel-specific fields, populated when receiptType is fuel and energy. |
| trainingProvider / courseName | String | Training-specific fields, populated when receiptType is training. |
| healthcareProvider / patientName / insuranceInfo | String | Healthcare-specific fields, populated when receiptType is healthcare. |
| additionalInfo | Object | Dictionary containing any Body/customFieldKeys values that were found. |
| warnings | Array | Warning messages for potential data-quality issues encountered during extraction. |
| fallbackUsed | Boolean | True when a fallback extraction method was used, a signal to review manually. |
| success | Boolean | True if extraction succeeded. |
| message | String | Descriptive result message. |
Typische Konfigurationen
- Auslösen, wenn eine Quittung per E-Mail gesendet oder hochgeladen wird an SharePointDie
- Führen Sie den AI-Receipt Parser mit aktiviertem extractMerchantInfo und calculateTotals aus.
- Füge merchantName, totalAmount und transactionDateStr als neues Excel Reihe.
- Archivieren Sie den Originalbeleg mit den verknüpften extrahierten Daten.
- Auslöser beim Beleg-Upload mit aktivierter Analyse der Elemente.
- Wenden Sie die Funktion auf jedes Element in analyzeItems an und kategorisieren Sie es anhand des zurückgegebenen Kategoriefelds.
- Artikel, die einen festgelegten Schwellenwert überschreiten, müssen zur Genehmigung an einen Manager weitergeleitet werden.
- Genehmigte Artikel posten an Dynamics 365 Finance.
- Auslöser beim Hochladen des Belegs; Body/receiptType festlegen, falls die Kategorie bekannt ist.
- Prüfen Sie, ob es sich bei der zurückgegebenen Quittung um eine bestimmte Art und Branche handelt (Hotel, Kraftstoff und Energie oder Gesundheitswesen).
- Senden Sie roomNumber/checkInDate, fuelType/vehicleNumber oder patientName an das entsprechende System.
- Alle Warnungen sollten zur manuellen Überprüfung protokolliert werden.
Praktische Tipps
Ein gefülltes Warnungs-Array oder „fallbackUsed: true“ bedeutet, dass die Extraktion eine geringere Zuverlässigkeit aufwies. Leiten Sie diese zur manuellen Überprüfung weiter, anstatt sie automatisch in ein Spesen- oder Buchhaltungssystem einzutragen.
Wenn man es nicht festlegt, funktioniert es zwar weiterhin über die generische Extraktion, aber ein übereinstimmender receiptType verbessert die Genauigkeit bei kategoriespezifischen Feldern wie roomNumber oder fuelType.
Wenn Sie nur den Gesamtbetrag benötigen, setzen Sie analyzeItems und extractMerchantInfo auf Nein, um die Antwort kleiner zu halten und die Verarbeitung fokussierter zu gestalten.
Eine nicht übereinstimmende Erweiterung (z. B. die Benennung einer JPG Die Datei receipt.pdf kann die Genauigkeit der Formaterkennung und -extraktion beeinträchtigen.
Eine auf dem Beleg abgedruckte Kundennummer, ein Aktionscode oder eine interne Referenz kann über Body/customFieldKeys erfasst werden, ohne auf eine Schema-Aktualisierung warten zu müssen.
Spickzettel
| Ziel | Belegart | Wichtige Ausgabefelder |
|---|---|---|
| General expense capture | generic | merchantName, totalAmount, transactionDateStr |
| Line-item expense report | supplies or retail | analyzeItems (name, category, price) |
| Travel expense reconciliation | hotel | roomNumber, checkInDate, checkOutDate, totalAmount |
| Fleet fuel tracking | fuel and energy | fuelType, fuelQuantity, vehicleNumber |
| Healthcare expense/insurance | healthcare | healthcareProvider, patientName, insuranceInfo |