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Serienbrief mit Datenzeichenfolgenliste von Dokumenten in Power Automate

PDF4me Serienbrieffunktion mit Datenzeichenfolgenliste von Dokumenten ist ein Power Automate Aktion, die ein Wort oder PDF Vorlage plus ein JSON Datenarrays werden in einem einzigen Aufruf in einen Stapel personalisierter Dokumente umgewandelt. Nutzen Sie diese Funktion, um Angebotsbriefe, Zertifikate oder Kontobenachrichtigungen für eine ganze Empfängerliste zu generieren, ohne die Serienbriefvorlage Datensatz für Datensatz durch den Workflow zu durchlaufen.

Was diese Aktion bewirkt

PDF4me Serienbrieffunktion mit Datenzeichenfolgenliste von Dokumenten bildet ein Wort ab oder PDF Zusammenführungsvorlage plus ein JSON Die Funktion erwartet ein Datenarray und gibt ein Array mit generierten Dokumenten zurück, eines pro Datenzeile. Sowohl Arrays von Arrays als auch Arrays von Objekten werden unterstützt.

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Zu dieser Funktion gibt es noch keinen Blogbeitrag – folgt in Kürze.
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Authentifizierung Ihres API Anfrage​

Um auf die PDF4me Web API durch Power AutomateJede Anfrage muss einen gültigen API Schlüssel. Die Authentifizierung bestätigt Ihre Identität und ermöglicht dem Connector die Verbindung. PDF4meDer Serienbriefdienst von 's aus Ihrem Workflow.

Get your API Key

Wichtige Fakten, die Sie nicht verpassen sollten​

Ein Anruf, ein Dokument pro Datenzeile
Ein einziger Aktionsaufruf gibt das vollständige Ausgabedokumenten-Array zurück; es ist nicht nötig, die Vorlagenzuordnung für jeden Empfänger einzeln zu durchlaufen.
Zwei unterstützte Datenstring-Formen
Verwenden Sie ein Array von Arrays mit einer Kopfzeile oder ein Array von Feld-/Wertobjekten, je nachdem, welches sich einfacher aus der Ausgabe Ihrer vorherigen Aktion erstellen lässt.
Vorlagen können Word- oder PDF
Die Vorlagendatei akzeptiert entweder eine .docx- oder eine .pdf-Datei, sofern diese Seriendruckfelder enthält, die mit den Spalten- oder Feldnamen der Datenzeichenfolge übereinstimmen.
Power Automate PDF4me Serienbrief mit Datenzeichenfolgen-Aktion zeigt die Felder „Vorlagendateidaten“, „Vorlagendateiname“ und „Datenzeichenfolgen“ an.

Ordnen Sie die Daten und den Namen der Vorlagendatei den Vorlagendateien zu und erstellen Sie dann die Datenzeichenfolge als JSON Ein Array mit einem Eintrag pro zu generierendem Dokument.

Parameter​

Erforderlich: Alle drei Felder – Vorlagendateidaten, Vorlagendateiname und Datenzeichenfolge – müssen angegeben werden, damit die Aktion ausgeführt werden kann.

ParameterErforderlichWas es tutBeispiel
Template File DataRequiredContent of the merge template, mapped from a prior action such as SharePoint or OneDrive Get File Content. Must be a .docx or .pdf file containing merge fields.[Template Content]
Template File NameRequiredName of the template file including its extension, used for processing identification.LetterTemplate.docx
Data stringRequiredJSON data to merge into the template. Accepts an array-of-arrays with a header row followed by value rows, or an array of field/value objects. Each row or object after the header generates one document.[["Name","Email"],["John","[email protected]"]]

Was gibt die Funktion „Serienbrief mit Datenzeichenfolge“ zurück?​

FeldTypWas es enthält
Output DocumentsArray of ObjectsOne entry per generated document, directly iterable with Apply to each.
File ContentBinaryBinary content of each generated document, nested inside each Output Documents entry.
File NameStringFile name of each generated document, nested inside each Output Documents entry.
{
  "Output Documents": [
    { "File Content": "[Binary Content]", "File Name": "Letter_001.pdf" },
    { "File Content": "[Binary Content]", "File Name": "Letter_002.pdf" }
  ]
}

Wie richte ich einen Serienbrief mit Datenzeichenfolge ein? Power Automate?​

  1. Hinzufügen PDF4me → Serienbrieffunktion mit Datenzeichenfolgenliste von Dokumenten zu Ihrem Power Automate fließen.
  2. Karte Vorlagendateidaten Und Vorlagendateiname aus einer Vorlage, die in SharePoint oder OneDrive, das Seriendruckfelder enthält, die Ihren Datenspalten entsprechen.
  3. Bauen Datenzeichenfolge als JSON Ein Array, entweder eine Kopfzeile gefolgt von Wertezeilen oder ein Array von Feld-/Wertobjekten, wobei pro Dokument ein Eintrag generiert werden soll.
  4. Führe den Ablauf aus. PDF4me Rückgaben Ausgabedokumente, ein Array mit einem generierten Dokument pro Datenzeile.
  5. Füge einen hinzu Auf jedes Element anwenden Aktionen für Ausgabedokumente: Jedes generierte Dokument einzeln per E-Mail versenden, hochladen oder archivieren.

Welches Datenzeichenfolgenformat sollte ich verwenden?​

Verwenden Sie die Array von Arrays Format, eine Kopfzeile gefolgt von Wertezeilen, wenn die Quelldaten bereits aus dem Format stammen Excel oder einen tabellenförmigen Verbinder als parallele Arrays, da dieser direkt auf Zeilen und Spalten abgebildet wird. Verwenden Sie den Array von Objekten Format, wenn die Quelldaten aus einem System wie einem stammen CRM oder ein Formularverbinder, der automatisch benannte Felder pro Datensatz zurückgibt, da die Schlüssel jedes Objekts bereits mit den Seriendruckfeldnamen der Vorlage übereinstimmen.

Typische Konfigurationen​

Workflow-BeispieleCommon Power Automate flow patterns using Mail Merge with Data String List of Docs.
Massenzertifikatserstellung
  1. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn ein Schulungskurs im LMS als abgeschlossen markiert wird.
  2. Die Teilnehmerliste ruft alle Kursabsolventen mit Namen und Abschlussdatum ab.
  3. Eine Compose-Aktion erstellt die Datenzeichenfolge als Array von Name/Kurs/Datum-Objekten.
  4. Die Serienbrieffunktion mit Datenzeichenfolge erzeugt in einem einzigen Anruf für jeden Teilnehmer ein Zertifikat, und eine Schleife „Auf jeden anwenden“ sendet jedes Zertifikat per E-Mail an den jeweiligen Empfänger.
Personalisierte Angebotsbriefe
  1. Ein Personalverantwortlicher genehmigt eine Gruppe von Kandidaten im Bewerbermanagementsystem (ATS) und löst damit den Bewerbungsprozess aus.
  2. Die Funktion „Kandidatendaten abrufen“ ruft Name, Funktion und Gehalt für jeden zugelassenen Kandidaten ab.
  3. Die Serienbrieffunktion mit Datenzeichenfolge ordnet die Vorlage für das Angebotsschreiben zu und generiert für jeden Kandidaten ein Schreiben.
  4. Das Array der Ausgabedokumente wird vor der individuellen Zustellung zur Überprüfung an die Personalabteilung gesendet.
Geplante Kontobenachrichtigungen
  1. Ein Wiederholungstrigger löst einen monatlichen Abrechnungs- und Benachrichtigungsprozess aus.
  2. Die Abfrage von Kundendaten im Abrechnungssystem zeigt für jedes Konto, für das in diesem Monat eine Mahnung fällig ist, an, wie viele Konten betroffen sind.
  3. Die Serienbrieffunktion mit Datenzeichenfolge generiert aus einer einzigen Benachrichtigungsvorlage eine personalisierte Benachrichtigung pro Konto.
  4. Die Funktion „Auf jede Schleife anwenden“ lädt jede Benachrichtigung an den Kunden hoch. SharePoint Der Ordner wird erstellt und eine zusammenfassende E-Mail versendet.

Praktische Tipps​

Match merge field names to Data string keys exactly
The template's merge fields must line up with the Data string's column headers or object keys, character for character, or those fields render blank in the output.
Pick one Data string shape and stick with it
Mixing array-of-arrays and array-of-objects rows in the same request is not supported. Choose whichever shape your upstream data source already produces to avoid an extra transform step.
Use Compose to build the Data string before the action
Building the JSON array in a Compose action makes it easy to inspect and debug the exact payload before it reaches Mail Merge with Data String.
Always follow with Apply to each
Output Documents is an array by design, so downstream email, SharePoint, or archive steps need an Apply to each loop rather than a single-item reference.
Keep the template in the same PDF4me account you authenticate with
A template that renders correctly when tested manually can still fail from a flow if the connection used to run the flow points at a different PDF4me account than the one that owns the template file.

Spickzettel​

FeldWert
ActionMail Merge with Data String List of Docs
Template File Data.docx or .pdf, mapped from a prior action
Template File Namee.g. LetterTemplate.docx
Data stringArray-of-arrays (header + rows) or array-of-objects
Documents generatedOne per data row/object
OutputOutput Documents array, each with File Content + File Name
Next stepApply to each over Output Documents

Häufig gestellte Fragen​

How do I generate multiple documents from one template in Power Automate?+
Add the PDF4me Mail Merge with Data String List of Docs action, map Template File Data and Template File Name from a Word or PDF template containing merge fields, then build the Data string as a JSON array with one entry per document. The action returns Output Documents, an array ready for an Apply to each loop.
What format does the Data string need?+
Data string accepts two JSON shapes: an array-of-arrays with a header row followed by value rows, for example [["Name","Email"],["John","[email protected]"]], or an array of field/value objects. Each additional row or object after the header produces one generated document.
Can the template be a PDF instead of a Word document?+
Yes. Template File Data accepts both .docx and .pdf templates, as long as the template contains the merge fields referenced by the Data string's column or field names.
How do I process each generated document afterward?+
Feed the action's Output Documents array into an Apply to each control. Inside the loop, each item exposes its own File Content and File Name, which can be emailed, uploaded to SharePoint, or zipped into an archive. See <a href="https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/apply-to-each" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Microsoft's Apply to each documentation</a> for loop configuration details.
Is there a single-document version of this action?+
Yes. For a one-template, one-record merge, use the PDF4me Generate Document Single action, linked under Related Actions below. See <a href="https://learn.microsoft.com/en-us/connectors/pdf4meconnect/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">the PDF4me Power Automate connector reference</a> for the full action list.

Branchenspezifische Anwendungsfälle und Anwendungen​

Anwendungsfälle im Bereich Personalwesen & Gehaltsabrechnung

  • Angebotsbriefe: Erstellen Sie personalisierte Stellenangebote für alle Bewerbergruppen in einem einzigen Anruf
  • Onboarding-Dokumente: Erstellen Sie gleichzeitig die Einstellungsunterlagen für alle neuen Mitarbeiter.
  • Leistungsbeurteilungen: Erstellung von Bewertungsdokumenten für alle Mitarbeiter aus einem einzigen Bewertungszyklus
  • Leistungsübersichten: Erstellen Sie personalisierte Leistungsübersichten für die offene Anmeldephase

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Dieselbe Aufgabe auf anderen Plattformen​

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