ZUGFeRD E-Rechnung aus Airtable in Zapier: Zeilen filtern, JSON erstellen, hybrides PDF per E-Mail versenden

PDF4me Create ZUGFeRD Invoice ist eine Zapier Aktion, die strukturierte Rechnungsdaten in eine hybride PDF/A-3-E-Rechnung umwandelt. Sie liest eine Airtable Zeile, wandelt ein JSON-Objekt in EN 16931-konformes XML um, das in ein lesbares PDF eingebettet ist, speichert die Datei im Datensatz und sendet sie per E-Mail an den Käufer.

Die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung führen zu einem Dateiformatproblem und werden als Beschaffungsproblem gelöst: Plattform auswählen, pro Dokument bezahlen, Daten migrieren. Diese Lösung ist bei großem Umfang sinnvoll, aber absurd für ein Team, das monatlich zwanzig Rechnungen aus einer bereits bestehenden Datenbank erstellt. Die Alternative ist nicht das manuelle Schreiben von XML-Dateien. Stattdessen wird die Rechnung als JSON beschrieben und die konforme Datei automatisch generiert.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingabe: Eine Airtable Zeile mit Rechnungsnummer, Datum, Verkäuferblock mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Käuferblock, einer Position und den Summen, Status: New. Ausgabe: Ein ZUGFeRD PDF/A-3 für diesen Datensatz und im Posteingang des Käufers.

Eine Zeile pro Rechnung. Jede Spalte hier wird zu einem Schlüssel im JSON, den der Zap sendet.

Der Käufer sieht eine Rechnung. Sein Buchhaltungssystem sieht den darin enthaltenen XML.

Was Sie benötigen​

Der Zap auf einen Blick​

1. New Record (Airtable) wird bei jeder neuen Zeile in ZUGFeRD Requests ausgelöst.
2. Filter conditions (Filter by Zapier) werden nur dann fortgesetzt, wenn Status genau New ist.
3. Create ZUGFeRD Invoice (PDF4me) konvertiert das JSON in ein hybrides PDF.
4. Update Record (Airtable) schreibt die Datei, den Status und einen Link zurück zur Zeile.
5. Send Email (Gmail) übermittelt die elektronische Rechnung an den Käufer.

Vollständige Zap-Übersicht​

Die fünfstufige Struktur entspricht der des Schweizer QR-Codes Zap. Lediglich der mittlere Schritt PDF4me unterscheidet sich.

Schritt 1: Wie löst man einen Zap aus einer neuen Airtable Zeile aus?​

Bisheriger Ablauf: noch nichts, dies ist der Auslöser.

1. Erstellen Sie einen Zap und wählen Sie Airtable > New Record.
2. Wählen Sie die Base PDF4me Live Automations und die Table ZUGFeRD Requests.
3. Test. Zapier meldet: „1 neuer Datensatz in Airtable gefunden“, und die Spalten stehen nachgelagert zur Verfügung.

Auf dem Abstimmungssymbol steht 2 min, was aus dem Plan und nicht aus diesem Schritt stammt.

Schritt 2: Wie kann man verhindern, dass Zap eine unvollständige Zeile in Rechnung stellt?​

Bisheriger Ablauf: der Airtable Trigger.

1. Filter by Zapier hinzufügen > Only continue if....
2. Erstellen Sie eine Regel: 1. Status / (Text) Exactly matches / New.
3. Teste es.

Konfiguration Filter conditions​

Das grüne Feld kennzeichnet das Feld, das den Datensatz durchgelassen hat. Das entsprechende gelbe Feld kennzeichnet das Feld, das ihn blockiert hat.

Schritt 3: Wie wandelt man die Zeile in eine ZUGFeRD Rechnung um?​

Bisheriger Ablauf: der Auslöser und der Filter.

1. PDF4me hinzufügen > Create ZUGFeRD Invoice.
2. Legen Sie die Ausgabeoptionen fest:
   • File Name: ZUGFeRD_ plus Invoice Number plus .pdf
   • Input Format: JSON
   • Output Mode: XmlWithPdf
   • Zugferd Version: 2+
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice On Pdf: True
   • Lassen Sie File leer, es sei denn, Sie stellen Ihr eigenes Briefkopfblatt zur Verfügung.
3. Fügen Sie das Objekt in das Invoice Json Data ein und ordnen Sie jedes Airtable Feld diesem Feld zu:

{
  "InvoiceId": "{{Invoice Number}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{Invoice Date}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{Invoice Date}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{Seller Name}}",
    "VatId": "{{Seller VATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{Seller Street}}",
      "PostalCode": "{{Seller Postal Code}}",
      "City": "{{Seller City}}",
      "Country": "{{Seller Country}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{Buyer Name}}",
    "Address": {
      "Street": "{{Buyer Street}}",
      "PostalCode": "{{Buyer Postal Code}}",
      "City": "{{Buyer City}}",
      "Country": "{{Buyer Country}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{Item Description}}",
      "Quantity": {{Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{Unit Price}},
      "LineTotal": {{Net Total}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{Currency}}",
    "LineTotal": {{Net Total}},
    "TaxBasisTotal": {{Net Total}},
    "TaxPercent": {{VAT Rate}},
    "TaxTotal": {{VAT Amount}},
    "GrandTotal": {{Gross Total}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{Currency}}",
    "PaymentReference": "{{Invoice Number}}",
    "DueDate": "{{Due Date}}T00:00:00"
  }
}

Drei Punkte verdienen besondere Beachtung. TypeCode 380 ist der Code für eine Handelsrechnung und ist fest vorgegeben. UnitCode C62 ist der UN/ECE-Code für „ein Stück“, der für Stunden oder Leistungseinheiten verwendet wird. PaymentReference im Payment ist der Text, den der Käufer bei der Zahlung angibt, hier also die Rechnungsnummer.

Create ZUGFeRD Invoice​

Jeder Wert entspricht einem Airtable-Token. Beachten Sie VAT Amount von 190,95 und Gross Total 1195,95, obwohl diese in der Tabelle als 191 und 1196 angezeigt werden.

Was jede Einstellung entscheidet​

Schritt 4: Wie wird die Rechnung wieder in den Datensatz eingetragen?​

Bisheriger Ablauf: Alles bis zum PDF4me Schritt.

1. Airtable hinzufügen > Update Record.
2. Konfigurieren:
   • Base PDF4me Live Automations, Tisch ZUGFeRD Requests
   • Record: die ID des Auslösers
   • Append attachments: False
   • Document: die File Url aus Schritt 3
   • Status: Generated
3. Lassen Sie alle anderen Felder leer, damit nichts überschrieben wird.

Update Record​

Die Warnung ganz oben ist diejenige, die es wert ist, gelesen zu werden. Alles darunter ist absichtlich leer.

Schritt 5: Wie senden Sie die elektronische Rechnung an den Käufer?​

Bisheriger Ablauf: Alles über die Aktualisierung des Datensatzes.

1. Gmail hinzufügen > Send Email.
2. Konfigurieren:
   • To: die Email Spalte aus dem Auslöser
   • Subject: Your e-invoice plus Invoice Number
   • Body type: Html
   • Body: Eine kurze Begrüßung mit Angabe des Käufers, der Rechnungsnummer und des Gesamtbetrags
   • Attachments: die File Url aus Schritt 3

Send Email​

Der Anhang ist die gleiche File Url die in Schritt 4 in Airtable geschrieben wurde, sodass der Datensatz und die E-Mail immer die gleiche Datei enthalten.

Führen Sie den Zap aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Publish den Zap.
2. Füge der ZUGFeRD Requests eine Zeile mit Verkäufer, Käufer, einem Artikel, beiden Datumsangaben und Status New hinzu.
3. Warten Sie das Ergebnis der Umfrage ab. Alle fünf Schritte sollten grün sein.
4. Öffnen Sie die Zeile: Document sollte eine PDF-Datei enthalten, die nach der Rechnungsnummer benannt ist, und Status sollte Generated lauten.
5. Öffnen Sie den Anhang. Sie sollten eine lesbare Rechnungsseite sehen, und ein ZUGFeRD Validator sollte EN 16931 XML in derselben Datei finden.
6. Fügen Sie eine Zeile mit Status Generated hinzu und bestätigen Sie, dass der Zap bei Schritt 2 stoppt.

Im aufgezeichneten Lauf wurde Version 1 am 24. Oktober 2026 um 00:09:01 Uhr erfolgreich abgeschlossen und die Datei ZUGFeRD_RE-2026-0011.pdf für eine Rechnung der Muster GmbH in Berlin an Test Kunde AG in Muenchen, zehn Einheiten Consulting zu je 100,50, mit einem Gesamtbetrag von 1195,95 EUR, erstellt.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Wie sich dies im Vergleich zu anderen Methoden zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung verhält.​

Jede Zeile beschreibt die Alternative. Die letzte Zeile ist dieser Zap.

Wir haben auch gebautthe identical flow in Make Die Unterschiede sind gering, aber real: Make filtert innerhalb des Triggers kostenlos, während Zapier einen Schritt benötigt; Make benötigt parseNumber um jeden Geldwert, während Zapier sie direkt durchleitet; und Make lädt die Datei als Bytes hoch, während Zapier Airtable eine URL übergibt.

Häufig gestellte Fragen​

Was ist elektronische Rechnungsstellung?​

E-Rechnung bedeutet, eine Rechnung als strukturierte, maschinenlesbare Daten auszustellen, anstatt als Bild einer Seite. Das Buchhaltungssystem des Käufers verarbeitet diese Daten und bucht sie, ohne dass jemand sie erneut eingeben muss. Genau das ist der Vorteil: Die Ersparnis liegt beim Empfänger, nicht bei Ihnen.

Eine wachsende Zahl von Rechtsordnungen verlangt es mittlerweile für den Geschäfts- und öffentlichen Handel.European standard EN 16931 definiert den Kernsatz an Feldern, und Formate wie ZUGFeRD implementieren ihn.

Was ist elektronische Rechnungsstellung?​

Dasselbe. In der Gesetzgebung wird eher der Begriff „elektronische Rechnungsstellung“ verwendet, im Produktmarketing hingegen „E-Rechnung“. Beide Begriffe bezeichnen strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten und nicht etwa eine PDF-Datei im E-Mail-Anhang.

Um Missverständnisse zu vermeiden: Eine eingescannte Papierrechnung ist keine elektronische Rechnung, ebenso wenig wie ein gewöhnliches PDF. Ohne eingebettete strukturierte Daten muss der Empfänger die Rechnung immer noch lesen.

Kann Airtable Rechnungen erstellen?​

Nicht konforme Formate. Airtable speichert die Daten und kann sie in einer Benutzeroberfläche oder einer druckbaren Ansicht darstellen, kann aber kein PDF/A-3-Dokument mit konformem EN 16931 XML erstellen, was jedoch in einer Vorgabe gefordert wird.

Die von diesem Zap verwendete Aufteilung ist die praktische: Airtable ist der Datensatz, PDF4me erzeugt das Artefakt, und das Artefakt wird dem Datensatz als Anhang zurückgesendet.

Wie funktioniert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?​

Drei Schritte: Erfassung, Extraktion und Buchung. Bei der Erfassung werden Dokumente an einem Ort gesammelt, die Extraktion wandelt sie in Felder um, und die Buchung schreibt diese Felder mit einer vorgeschalteten Genehmigungsprüfung in das Hauptbuch.

Hybride E-Rechnungen eliminieren den Zwischenschritt. Wenn die XML-Daten bereits in der Datei enthalten sind, erfolgt die Extraktion durch Parsen statt durch Erkennen, weshalb die Vorgaben zunehmend in diese Richtung tendieren. Dieser Zap stellt die sendende Komponente dieser Lösung dar.

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Ein Mandat sieht aus wie ein Formatproblem, ist aber eigentlich ein Datenproblem. Wenn die Rechnung bereits als Zeilen vorliegt, ist der größte Teil der Arbeit erledigt.