ZUGFeRD E-Rechnung aus einer Airtable Basis: JSON erstellen und Hybrid-PDF per E-Mail Make mit PDF4me

PDF4me Create a ZUGFeRD invoice ist ein Make Modul, das strukturierte Rechnungsdaten in eine hybride PDF/A-3-E-Rechnung umwandelt. Es greift auf eine Airtable Datenbank zu, liest eine Zeile ein, konvertiert sie in EN 16931 XML, gibt eine lesbare und maschinenlesbare Datei zurück und fügt diese dem Datensatz wieder hinzu.

Sucht man nach Software für elektronische Rechnungen, erhält man einen Anbietervergleich: Plattformen, Suiten, Preise pro Dokument. Sucht man hingegen nach der Rechnungsstellungsfunktion Airtable, findet man lange Diskussionen, die dies verneinen. Zwischen diesen beiden Ergebnissen steht ein Team, das bereits mit Airtable arbeitet, nun die Anweisung erhalten hat, maschinenlesbare Rechnungen zu erstellen, und seine Prozesse nicht auf eine andere Rechnungsplattform umstellen möchte, nur um eine Formatvorgabe zu erfüllen. Dieses Szenario ist genau das Richtige für sie.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingabe: Eine Airtable Zeile mit Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer- und Käuferblock, einer Position und den Summen, Status: Neu. Ausgabe: Eine ZUGFeRD PDF/A-3 Datei, die diesem Datensatz beigefügt ist, und eine E-Mail mit derselben Datei an den Käufer.

Eine Zeile pro Rechnung. Jede Spalte hier wird zu einem Schlüssel im JSON-Objekt, das das Szenario erstellt.

Der Käufer sieht eine normale Rechnung. Seine Software liest den darin enthaltenen XML.

Was Sie benötigen​

Das Szenario im Überblick​

1. Watch records (Airtable) erfasst neue Zeilen in ZUGFeRD Requests.
2. Create a ZUGFeRD invoice (PDF4me)“ wird das JSON in ein hybrides PDF umgewandelt.
3. Upload an attachment (Airtable) wird dieser dem Document in derselben Zeile hinzugefügt.
4. Update a record (Airtable) aktualisiert wird, wird das Ergebnis zurückgeschrieben.
5. Send an email (Gmail) wird die elektronische Rechnung an den Käufer übermittelt.

Vollständige Szenarioübersicht​

Die fünfmodulige Struktur entspricht dem Schweizer QR-Code-Szenario. Lediglich das mittlere PDF4me Modul unterscheidet sich.

Schritt 1: Wie löst man ein Szenario aus einer Airtable Zeile aus?​

Bisheriger Ablauf: noch nichts, dies ist der Auslöser.

Eine als „Bereit“ gekennzeichnete Zeile ist die Aufforderung zur Rechnungsstellung.

1. Füge Airtable > Watch records als Auslöser hinzu.
2. Konfigurieren:
   • Base: PDF4me Live Automations
   • Tisch: ZUGFeRD Requests
   • Trigger field: Created
   • Label field: Title
   • Limit: 10
   • Formel: {Status}='New'

Konfiguration Watch records​

Status ist der Schalter. Es wird nichts ausgegeben, bis eine Person eine Zeile auf „Neu“ setzt.

Schritt 2: Wie wandelt man eine Zeile in eine ZUGFeRD Rechnung um?​

Bisheriger Ablauf: der Airtable Trigger.

Dieses Modul erstellt die elektronische Rechnung. Die Einstellungen bestimmen das Format, das JSON den Inhalt.

1. PDF4me hinzufügen > Create a ZUGFeRD invoice.
2. Konfigurieren Sie die Ausgabe:
   • File Name: ZUGFeRD_ plus InvoiceNumber plus .pdf
   • Input Format: JSON
   • Output Mode: XML With PDF
   • ZUGFeRD Version: 2*
   • Conformance Level: EN16931
   • Render Invoice on PDF: Yes
3. Fügen Sie das Rechnungsobjekt in das Invoice JSON Data ein und ordnen Sie die Spalten wie folgt zu:

{
  "InvoiceId": "{{1.InvoiceNumber}}",
  "TypeCode": "380",
  "InvoiceType": "RECHNUNG",
  "IssueDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "DeliveryDate": "{{formatDate(1.InvoiceDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00",
  "IsTest": false,
  "Seller": {
    "Name": "{{1.SellerName}}",
    "VatId": "{{1.SellerVATID}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.SellerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.SellerPostalCode}}",
      "City": "{{1.SellerCity}}",
      "Country": "{{1.SellerCountry}}"
    }
  },
  "Buyer": {
    "Name": "{{1.BuyerName}}",
    "Address": {
      "Street": "{{1.BuyerStreet}}",
      "PostalCode": "{{1.BuyerPostalCode}}",
      "City": "{{1.BuyerCity}}",
      "Country": "{{1.BuyerCountry}}"
    }
  },
  "LineItems": [
    {
      "ProductName": "{{1.ItemDescription}}",
      "Quantity": {{1.Quantity}},
      "UnitCode": "C62",
      "UnitPrice": {{1.UnitPrice}},
      "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}}
    }
  ],
  "Totals": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "LineTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxBasisTotal": {{parseNumber(1.NetTotal; ".")}},
    "TaxPercent": {{1.VATRate}},
    "TaxTotal": {{parseNumber(1.VATAmount; ".")}},
    "GrandTotal": {{parseNumber(1.GrossTotal; ".")}},
    "ChargeTotal": 0,
    "AllowanceTotal": 0
  },
  "Payment": {
    "Currency": "{{1.Currency}}",
    "PaymentReference": "{{1.InvoiceNumber}}",
    "DueDate": "{{formatDate(1.DueDate; "YYYY-MM-DD")}}T00:00:00"
  }
}

Drei Teile dieses Objekts verdienen besondere Beachtung. TypeCode 380 ist der Code für eine Handelsrechnung und ist fest vorgegeben; er wird nicht von den Basisdaten abgeleitet. UnitCode C62 ist der UN/ECE-Code für „ein Stück“, was Sie für Stunden oder Leistungseinheiten benötigen. Der Payment am Ende enthält PaymentReference, den Text, den der Käufer bei der Zahlung angibt; in diesem Fall ist es einfach die Rechnungsnummer.

Create a ZUGFeRD invoice Rechnungskonfiguration​

Das Feld scrollt im Editor, sodass immer nur ein Teil des Objekts sichtbar ist. Der darüber liegende Block zeigt das gesamte Objekt.

Was jede Einstellung entscheidet​

Schritt 3: Wie fügen Sie die elektronische Rechnung wieder dem Datensatz hinzu?​

Bisheriger Ablauf: der Auslöser plus das PDF4me-Modul.

1. Airtable hinzufügen > Upload an attachment.
2. Konfigurieren:
   • Base und Table: wie in Schritt 1
   • Record ID: die id des Auslösers
   • Attachment field: Document
   • File: Ausgabe von PDF4me – Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ plus InvoiceNumber plus .pdf
   • Data: die Document von Modul 2
   • Content type: PDF file

Upload an attachment​

Content type ist hier PDF file. Das entsprechende Szenario mit einem Schweizer QR-Code verwendet im selben Feld ein PNG-Bild.

Schritt 4: Wie tragen Sie das Ergebnis in die Zeile ein?​

Bisheriger Ablauf: Alles bis zum Hochladen von Anhängen.

1. Airtable hinzufügen > Update a record.
2. Konfigurieren:
   • Base und Table: wie in Schritt 1
   • Record ID: die id des Auslösers
   • Record: Geben Sie nur die Informationen ein, die ausgegeben werden sollen, normalerweise Status und ein OutputLink

Update a record​

Alle Spalten der Tabelle werden hier angezeigt. Der Screenshot zeigt sie leer und das Panel gescrollt, daher wurde Status absichtlich gesetzt.

Schritt 5: Wie senden Sie die elektronische Rechnung an den Käufer?​

Bisheriger Ablauf: Alles über die Aktualisierung des Datensatzes.

Eine in der Datenbank hinterlegte elektronische Rechnung wurde nicht ausgestellt.

1. Gmail hinzufügen > Send an email.
2. Konfigurieren:
   • To: die Email Spalte aus dem Auslöser
   • Subject: Your e-invoice plus InvoiceNumber
   • Body type: Raw HTML
   • Content: ein kurzer HTML-Body mit Angabe des Käufers, der Rechnung und des Gesamtbetrags.
3. Fügen Sie den Anhang hinzu:
   • File: PDF4me – Create a ZUGFeRD invoice
   • File name: ZUGFeRD_ plus InvoiceNumber plus .pdf
   • Data: die Document von Modul 2

Send an email​

Der Anhang stammt aus Modul 2, daher wird Airtable für die Datei nie zurückgelesen.

Szenario ausführen und überprüfen​

1. Save das Szenario und führen Sie es einmal aus.
2. Füge der ZUGFeRD Requests eine Zeile mit Verkäufer, Käufer, einem Artikel, beiden Datumsangaben und Status New hinzu.
3. Alle fünf Module sollten jeweils einen Vorgang melden.
4. Öffnen Sie die Zeile: Das Feld Document sollte eine PDF-Datei enthalten, die nach der Rechnungsnummer benannt ist.
5. Öffnen Sie den Anhang. Sie sollten eine lesbare Rechnungsseite sehen, und ein ZUGFeRD Validator sollte EN 16931 XML in derselben Datei finden.
6. Prüfen Sie den Posteingang des Käufers auf die Nachricht und deren Anhang.

In dem erfassten Lauf wurde in Zeile RE-2026-0009 eine Rechnung der Muster GmbH in Berlin mit der USt-IdNr. DE123456789 an Test Kunde AG in Muenchen über zehn Einheiten Consulting zu je 100,50 Euro ausgestellt. In der E-Mail wurde ein Gesamtbetrag von 1195,95 EUR ausgewiesen.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Wie sich dies im Vergleich zu anderen Methoden zur Erstellung einer elektronischen Rechnung verhält.​

Jede Zeile beschreibt die Alternative. Die letzte Zeile stellt dieses Szenario dar.

Häufig gestellte Fragen​

Was versteht man unter der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?​

Auf der Empfängerseite bedeutet dies, dass eine Rechnung eintrifft, ihre Felder automatisch ausgelesen werden, die Beträge geprüft und das Ergebnis entweder verbucht oder zur Genehmigung weitergeleitet wird. Eine hybride E-Rechnung gewährleistet die Zuverlässigkeit dieses Lesevorgangs, da die Daten eingebettet und nicht aus einem Seitenabbild extrahiert werden.

Dieses Szenario stellt den sendenden Teil dieser Vereinbarung dar. Die Erstellung einer Datei, die das System des Käufers verarbeiten kann, ermöglicht es dessen Kreditorenbuchhaltung, vollautomatisch zu funktionieren.

Kann Airtable Rechnungen erstellen?​

Nicht konforme Lösungen. Airtable kann zwar Rechnungsdaten speichern und in einer Benutzeroberfläche oder einer druckbaren Ansicht darstellen, aber es kann kein PDF/A-3-Dokument mit konformem EN 16931 XML erstellen, und genau das wird von einem E-Rechnungs-Mandat gefordert.

Die in diesem Szenario verwendete Aufteilung ist die praktische: Airtable ist der Datensatz, PDF4me erzeugt das Dokument, und das Dokument wird dem Datensatz als Anhang wieder hinzugefügt.

Wie funktioniert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?​

Der Prozess besteht aus drei Schritten: Erfassung, Extraktion und Buchung. Bei der Erfassung werden Dokumente an einem zentralen Ort gesammelt; die Extraktion wandelt sie in Felder um; die Buchung schreibt diese Felder in das Hauptbuch, üblicherweise mit einer vorgeschalteten Vertrauens- oder Genehmigungsprüfung.

Hybride E-Rechnungen umgehen den mittleren Schritt. Wenn das XML bereits in der Datei enthalten ist, erfolgt die Extraktion durch Parsen statt durch Erkennen, weshalb die Vorgaben immer weiter in diese Richtung gehen.

Was ist Airtable Automatisierung?​

Airtable bietet einen eigenen Automatisierungs-Builder für Trigger und Aktionen innerhalb einer Basiskonfiguration, der bereits viele interne Aufgaben abdeckt. Er kann jedoch keine Dokumenten-API aufrufen und eine Datei für ein Anhangsfeld zurückgeben, was in diesem Szenario aber erforderlich ist.

Make ist genau aus diesem Grund daneben platziert. Der Trigger überwacht weiterhin eine Airtable Tabelle, aber im mittleren Teil des Szenarios können Dienste erreicht werden, die von Airtable eigenen Automatisierungen nicht abgedeckt werden.

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Ein Mandat kommt üblicherweise aufgrund eines Dateiformatproblems zustande. Im Grunde geht es um die Frage, wo Ihre Rechnungsdaten bereits gespeichert sind und ob sie von irgendeinem Programm gelesen werden können.