Ein Post getaggt mit "email archiving"

E-Mail-Archivierung in Power Automate: Eine Outlook-Nachricht wird mit PDF4me zu einer komprimierten PDF/A-Datei in SharePoint.

10. September 2026 · 33 Minuten Lesezeit

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PDF4me PDF erstellen Diese Power Automate-Aktion konvertiert PDFs in den ISO-19005-Archivierungsstandard. Sie wird am Ende eines Outlook-Flows platziert, der den Nachrichtentext und alle Anhänge konvertiert und zusammenführt. So wird die E-Mail-Archivierung in eine einzige komprimierte PDF/A-Datei umgewandelt, die SharePoint dauerhaft speichert.

Sucht man nach E-Mail-Archivierung, wird einem auf der ersten Seite Speicherplatz angeboten. Proofpoint, Mimecast, Barracuda, GoDaddy – sie alle beantworten die Frage: „Wo werden die E-Mails gespeichert und wie lange?“ Keiner von ihnen beantwortet jedoch die entscheidende Frage, ob sich ein Archiv überhaupt lohnt. In welchem Format liegt es vor? Ein exportiertes Postfach ist nur so lange lesbar, wie es noch geöffnet werden kann. Dieser Prozess behandelt die Archivierung zunächst als Formatierungsproblem und erst dann als Speicherproblem – genau umgekehrt zu der Vorgehensweise auf der Ergebnisseite.

Der Fluss im Überblick

1. When a new email arrives (V3)

Outlook trigger. Include Attachments Yes, Only with Attachments Yes, Folder Inbox.

2. Initialize variable

Name email, Type Array. The buffer every PDF gets appended to, in order.

3. Convert to PDF

PDF4me Connect. Turns the HTML message body into page 1 of the archive.

4. Append to array variable

Pushes the converted body onto the email array before the loop starts.

5. Apply to each

Loops the trigger Attachments collection. Two actions inside.

6. Convert to PDF 2

Converts each attachment using base64ToBinary on contentBytes.

7. Append to array variable 2

Pushes each converted attachment onto the same email array.

8. Merge multiple PDF files

PDF4me Connect. docContent is the whole email array. One PDF out.

9. PDF - Compress

Optimize Profile Web. Runs before the standard is applied, never after.

10. PDF - Create PdfA

Compliance PdfA2b. This is the action that makes it an archive.

11. Create file

SharePoint writes EmailArchive.pdf into /Shared Documents/EmailArchive.