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Jede eingehende E-Mail in Power Automate in ein revisionssicheres PDF-Archiv umwandeln: Ein 7-stufiger Outlook-Workflow

22. Juni 2026 · 28 Minuten Lesezeit

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E-Mail-zu-PDF-Archiv ist ein Power Automate-Flow, der bei jeder neuen eingehenden Outlook-E-Mail ausgelöst wird, den Nachrichtentext und alle Anhänge in PDFs konvertiert, diese zu einer einzigen, mit einem Zeitstempel versehenen PDF-Datei zusammenführt und das Ergebnis zur langfristigen Aufbewahrung in Dropbox speichert. Sieben Aktionen. Kein Code erforderlich. Eine Datei pro E-Mail: zuerst der Nachrichtentext, dann die Anhänge in der richtigen Reihenfolge. Die Ausgabedatei heißt merge-YYYYMMDD-HHmmss.pdf somit ist jeder Archiveintrag eindeutig sortierbar.

Auditteams, Verantwortliche für die Dokumentenverwaltung und Compliance-Beauftragte benötigen E-Mail-Beweise in einem manipulationssicheren, durchsuchbaren Format, das den Aufbewahrungsrichtlinien von Exchange standhält. Der standardmäßige Outlook-Export erfolgt manuell, Datei für Datei, und Anhänge werden in separate Dateien ausgelagert. Diese Anleitung zeigt die Alternative ohne Programmierung: Jede eingehende E-Mail wird automatisch in eine einzige, konsolidierte PDF-Datei umgewandelt, die das Original enthält. .eml und Anhänge, die aufgrund der rechtlichen Aufbewahrungspflicht noch in Outlook gespeichert sind, aber die Archiv-PDF-Datei als maßgebliche Kopie der Aufzeichnungen.

Der Fluss im Überblick

1. When a new email arrives (V3)

Outlook trigger filtered by To address. Include Attachments Yes, Only with Attachments Yes.

2. Initialize variable

Name email, Type Array. Holds every PDF binary in order.

3. Convert to PDF Body

PDF4me action. Reads triggerOutputs body/body (the HTML body), returns the body as a PDF page 1.

4. Append to array (email body)

Pushes base64ToBinary on the converted body PDF onto the email array. Becomes page 1 of the final archive.

5. Apply to each attachment

Loops triggerOutputs body/attachments. Inside, Convert to PDF then Append to array with base64ToBinary on $content.

6. Merge multiple PDFs

PDF4me action. Body/docContent is the email array. Output File Name Email Attachment Merge Output.pdf.

7. Create file

Dropbox /blog data/merge blog template/output. File Name concat(merge-, formatDateTime(utcNow(), yyyyMMdd-HHmmss), .pdf).