PDF in Power Automate in Textdatei konvertieren: Gescannte Verträge mit PDF4me in einen durchsuchbaren SharePoint-Datensatz umwandeln.

PDF4me: Text und Bilder extrahieren ist eine Power Automate-Aktion, die die Textebene eines PDFs als Array zurückgibt. In Kombination mit OCR im vorgelagerten Bereich und einem Compose-Join im nachgelagerten Bereich wandelt dieser Flow jedes in einer SharePoint-Bibliothek abgelegte PDF in ein passendes Dokument um. .txt Datei, bereit für die KI-Suche.

Wenn man nach einer Anleitung sucht, wie das geht, ist das erste Ergebnis Microsofts eigene Anleitung. PDF-Aktionsreferenz, das Power Automate beschreibt Desktop Aktionen existieren in einem Cloud-Flow nicht. Genau deshalb sind die nächsten beiden Ergebnisse ein Reddit-Thread und ein Thread in der Power Platform-Community, in denen dieselbe Frage gestellt, aber keine klare Antwort erhalten wird. Dieser Flow liefert die klare Antwort und läuft vollständig in der Cloud mit Standard-Konnektoren.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: Jede in eine SharePoint-Dokumentbibliothek eingefügte PDF-Datei, ob gescannt oder digital erstellt, erfordert keine Namenskonvention. Ausgabe: Für jedes PDF wird eine separate Textdatei in einer zweiten Bibliothek gespeichert, die den vollständigen lesbaren Inhalt des Dokuments enthält.

RagInput. Ziehen Sie hier eine PDF-Datei hinein, und der Workflow startet.

RagText. Eine einfache Textdatei pro PDF, bereit zur Indexierung.

Hier ist das Ergebnis der anderen Seite des Beispielvertrags, genau so, wie er auf die Festplatte geschrieben wurde:

MASTER SERVICES AGREEMENT
 Between Initech LLC and Umbrella Inc.
Effective  date:  1 January 2026.  Auto-renews annually.
 Liability cap:  USD  100000. Confidentiality: 5 years.
 CLEAN TEST MARKER: PDF4ME-CLEAN-TEST-2026.

Beachten Sie die führenden Leerzeichen. Die OCR-Texterkennung erhält die Layout-Leerzeichen, was für die Suche und die Eingabe in ein Sprachmodell unproblematisch ist. Entfernen Sie diese später, falls ein nachfolgender Parser pingelig ist.

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

1. Wenn eine Datei erstellt wird (nur Eigenschaften) (SharePoint-Trigger) Bereich auf /Shared Documents/RagInputDie
2. Dateiinhalt abrufen unter Verwendung des Auslösers IdentifierDie
3. PDF – PDF mithilfe von OCR in bearbeitbares PDF konvertieren mit Qualität Draft und OCR nur bei Bedarf trueDie
4. PDF – Text und Bilder extrahieren mit Text extrahieren Yes und Bilder extrahieren NoDie
5. Komponieren einen join() über die zurückgegebenen texts Array.
6. Datei erstellen (SharePoint) Schreiben .txt hinein /Shared Documents/RagTextDie

Vollständige Ablaufübersicht​

OCR ist mit 11 Sekunden der einzige langsame Schritt. Die anderen fünf werden jeweils in unter einer halben Sekunde abgeschlossen.

Schritt 1: Wie überwacht man eine SharePoint-Bibliothek auf neue PDFs?​

Bisheriger Ablauf: Noch nichts, das ist der Auslöser.

Verwenden Wenn eine Datei erstellt wird (nur Eigenschaften)Es wird bei neuen Elementen ausgelöst und gibt deren Metadaten zurück. Beschränken Sie es auf einen Ordner, da eine bibliotheksweite Überwachung bei jedem Upload ausgelöst wird, der irgendwo in dieser Bibliothek vorgenommen wird.

1. Erstellen Sie einen Automatisierter Cloud-Flow und wählen Wenn eine Datei erstellt wird (nur Eigenschaften)Die
2. Konfigurieren:
   • Standortadresse: https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Bibliotheksname: wählen Unterlagen aus dem Dropdown-Menü
3. Offen Erweiterte Parameter, hinzufügen Ordnerund stellen Sie es ein auf /Shared Documents/RagInputDie

SharePoint-Triggerkonfiguration​

Der Bibliotheksname ist die Bibliothek selbst, also „Dokumente“. Der darunter stehende Ordnerparameter beschränkt den Auslöser auf einen einzelnen Ordner innerhalb dieser Bibliothek.

Schritt 2: Warum benötigen Sie „Dateiinhalt abrufen“ nach dem Auslöser?​

Bisheriger Ablauf: SharePoint-Trigger.

Der Trigger, der nur die Eigenschaften auslöst, übergibt Metadaten, nicht das Dokument. „Dateiinhalt abrufen“ tauscht die Eigenschaften des Triggers aus. Identifier für die tatsächlichen Bytes, die PDF4me benötigt.

1. Hinzufügen SharePoint > Dateiinhalt abrufenDie
2. Konfigurieren:
   • Standortadresse: derselbe Ort wie der Auslöser
   • Dateikennung: Identifier vom Auslöser
3. Offen Erweiterte Parameter und setzen Inhaltstyp ableiten Zu YesDie

Dateiinhaltskonfiguration abrufen​

Der Inhaltstyp „Ja“ wird abgeleitet, wodurch der nächsten Aktion echte PDF-Bytes anstelle eines generischen Blobs übergeben werden.

Schritt 3: Warum sollte man die OCR-Texterkennung vor der Textextraktion durchführen?​

Bisheriger Ablauf: SharePoint-Trigger plus Dateiinhalte abrufen.

Eine gescannte Seite ist ein Bild. Erst durch die OCR-Texterkennung, die eine Textebene hinzufügt, kann Text extrahiert werden. Dieser Vorgang erledigt das, und er ist intelligent genug, bereits lesbare PDFs unverändert zu lassen.

1. Hinzufügen PDF – PDF mithilfe von OCR in bearbeitbares PDF konvertierenDie
2. Konfigurieren:
   • Dateiinhalt: File Content aus Dateiinhalt abrufen
   • Dateiname: der Dateinamenstoken des Triggers
   • Qualitätstyp: Draft
   • OCR nur bei Bedarf: true
   • SpracheBitte lassen Sie dieses Feld leer, es sei denn, Ihre Dokumente sind nicht in englischer Sprache.
   • Ist asynchron: No

OCR-Parameter​

Der Qualitätstyp ist hier auf „Entwurf“ eingestellt. Bei einem sauberen Scan ist die Lesbarkeit genauso gut wie bei „Hoch“ und der Zeitaufwand geringer.

Schritt 4: Wie gibt die Funktion „Text und Bilder extrahieren“ den Text zurück?​

Bisheriger Ablauf: SharePoint-Trigger plus Dateiinhalte abrufen plus OCR.

Diese Aktion liest die Textebene und gibt sie als Array namens zurück. textsRichten Sie es auf die OCR-Ausgabe, nicht auf „Dateiinhalt abrufen“, sonst werden gescannte Seiten als leer zurückgegeben.

1. Hinzufügen PDF – Text und Bilder extrahierenDie
2. Konfigurieren:
   • Dateiinhalt: File Content von OCR-Maßnahme
   • Dateiname: der Dateinamenstoken des Triggers
   • Text aus dem Text extrahieren: Yes
   • Bilder extrahieren: No

Parameter zum Extrahieren von Text und Bildern​

Schauen Sie sich die Symbole an. Der Dateiinhalt trägt das PDF4me-Symbol, da er per OCR generiert wurde. Der Dateiname trägt das SharePoint-Symbol, da er vom Auslöser stammt.

Schritt 5: Wie wandelt man das Text-Array in einen einzigen String um?​

Bisheriger Ablauf: SharePoint-Trigger plus Dateiinhalte abrufen plus OCR plus Text und Bilder extrahieren.

texts ist ein Array. Eine Datei benötigt eine Zeichenkette. Join-Ausdruck schlägt die Brücke zwischen den beiden.

1. Füge ein Komponieren Aktion.
2. In EingabenWechseln Sie zum Ausdruckseditor und fügen Sie Folgendes ein:

join(body('PDF_-_Extract_Text_and_Images')?['texts'], decodeUriComponent('%0A'))

3. Klicken AktualisierenDie

Der decodeUriComponent('%0A') So schreibt man einen Zeilenumbruch in einem Power Automate-Ausdruck. Es gibt keine Escape-Sequenz dafür, daher ist dies die gängige Schreibweise.

Compose-Konfiguration​

Der Aktionsname innerhalb von body() verwendet Unterstriche anstelle von Leerzeichen und Bindestrichen. Wenn Sie die Aktion umbenennen, funktioniert dieser Ausdruck nicht mehr.

Schritt 6: Wie speichert man den Text als .txt-Datei in SharePoint?​

Bisheriger Ablauf: SharePoint-Trigger plus Dateiinhalte abrufen plus OCR plus Text und Bilder extrahieren plus Verfassen.

Im letzten Schritt wird die zusammengefügte Zeichenkette in eine zweite Bibliothek geschrieben.

1. Hinzufügen SharePoint > Datei erstellenDie
2. Konfigurieren:
   • Standortadresse: dieselbe Stelle wie der Auslöser
   • Ordnerpfad: /Shared Documents/RagText
   • Dateiname: der Dateinamen des Triggers, gefolgt vom Literaltext .txt
   • Dateiinhalt: Die Komponieren Ausgabetoken

SharePoint Dateikonfiguration erstellen​

Der Dateiinhalt ist die Ausgabe des Compose-Modus mit dem violetten Datenoperationssymbol und stammt nicht von PDF4me. Der Text wurde zu diesem Zeitpunkt bereits zusammengestellt.

Führen Sie den Flow aus und überprüfen Sie ihn.​

1. Speichern der Fluss oben rechts.
2. Hochladen contract-sample.pdf in den Eingabeordner. Der Trigger fragt ab, also warten Sie eine Minute.
3. Öffne den Flow Laufverlauf Prüfen Sie, ob alle sechs Aktionen ein grünes Häkchen haben. Die Texterkennung (OCR) wird am langsamsten sein.
4. Offen /Shared Documents/RagText. A .txt Die Datei sollte dort vorhanden sein. Öffnen Sie sie und suchen Sie nach PDF4ME-CLEAN-TEST-2026Wenn dieser Marker vorhanden ist, funktionierten OCR und Extraktion einwandfrei.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Häufig gestellte Fragen​

Kann Power Automate Text aus PDFs extrahieren?​

Nicht allein in einem Cloud-Flow. Die PDF-Aktionen in der Microsoft-Dokumentation gehören zu Power Automate Desktop und sind in Cloud-Flows nicht verfügbar. Deshalb bleiben so viele Community-Threads zu dieser Frage ungelöst. Durch Hinzufügen des PDF4me-Connectors erhält ein Cloud-Flow eine echte Funktionalität. Text und Bilder extrahieren Eine Aktion, die den Text des Dokuments als Array zurückgibt.

Der gesamte Extraktionsvorgang ist ein einziger Vorgang. Die fünf umliegenden Schritte bestehen lediglich darin, die Datei hinein- und den Text herauszubewegen.

Wie extrahiert man Text aus einer PDF-Datei mithilfe von Power Automate?​

Beim Erstellen der neuen Datei werden deren Bytes abgerufen. Dateiinhalt abrufen, laufen PDF mithilfe von OCR in bearbeitbares PDF konvertieren Gescannte Seiten erhalten also eine Textebene und werden dann ausgeführt Text und Bilder extrahieren mit der Einstellung "Text extrahieren" YesDas gibt ein Ergebnis zurück texts Array. Verbinden Sie es mit einem Compose-Ausdruck, wenn Sie Fließtext anstelle eines Arrays wünschen.

Richten Sie den Extraktionsschritt auf die Ausgabedatei der OCR-Aktion und nicht auf die heruntergeladene Datei. Die Wiederverwendung der heruntergeladenen Kopie ist der Grund dafür, dass gescannte Dokumente leer zurückkommen.

Kann Power Automate OCR durchführen?​

Ein Cloud-Workflow verfügt über keine native OCR-Funktion. AI Builder bietet eine solche Funktion mit einer Premium-Lizenz mit nutzungsbasierter Abrechnung an, und Power Automate Desktop besitzt eine eigene, an einen Rechner gebundene OCR-Engine. PDF4me PDF mithilfe von OCR in bearbeitbares PDF konvertieren Die Aktion wird in einem Cloud-Workflow der Standard-Stufe ohne Beteiligung einer Maschine ausgeführt.

Es ist OCR nur bei Bedarf Diese Einstellung ist es wert, beachtet zu werden. Einstellen auf trueEs prüft jede Datei und überspringt die OCR, wenn bereits eine Textebene vorhanden ist, sodass eine gemischte Bibliothek die Kosten nicht für jedes Dokument bezahlen muss.

Warum funktioniert das Extrahieren von Text aus PDFs mit Power Automate nicht?​

Drei Ursachen decken nahezu alle Fälle ab. Entweder handelt es sich um einen Scan, der nie per OCR verarbeitet wurde, sodass tatsächlich kein Text vorhanden ist. Oder der Extraktionsschritt liest die heruntergeladene Datei anstatt der OCR-Ausgabe, was bei gescannten Eingaben zum gleichen leeren Ergebnis führt. Oder der Text ist zwar korrekt angekommen, wurde aber als unformatiertes Array in die Datei geschrieben und sieht daher eher wie JSON als wie ein Dokument aus.

Öffnen Sie den Ausführungsverlauf und überprüfen Sie die Ausgabe „Text und Bilder extrahieren“ direkt. Wenn texts Der Inhalt ist vorhanden, das Problem liegt weiter unten beim Komponieren oder Erstellen der Datei.

Wie kann man kostenlos eine PDF-Datei in eine Textdatei umwandeln?​

Für ein einzelnes Dokument reicht jeder Online-Konverter aus. Der Grund für diesen Workflow liegt im hohen Datenvolumen und der häufigen Wiederholung: Er läuft automatisch für jede Datei im Ordner, verarbeitet Scans und benötigt keine manuelle Eingabe. Die kostenlose Version von PDF4me deckt eine beträchtliche Anzahl von Dokumenten pro Monat ab, und alle verwendeten Konnektoren sind Standardlizenzen, sodass keine Premium-Lizenz für Power Automate erforderlich ist.

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Das gleiche sechsstufige Muster (Ordner überwachen, abrufen, OCR, extrahieren, vereinfachen, speichern) verwandelt jede Dokumentenbibliothek in einen maschinenlesbaren Korpus.