Zum Hauptinhalt springen
PDF4me APIIntegrationenWissensdatenbankErweiterungenAPI-TesterBlog

Neue Datei in Ihrem Dropbox-Ordner? Erstellen Sie einen Serienbrief in Make. Sechs Schritte, vollautomatisch!

· 15 Minuten Lesezeit
Sankalp Mishra
SEO and Content Writer

Lass einen Word-Vorlage (z.B. simple_mail_merge_template.docx) in einen Dropbox-Ordner und behalten Sie einen JSON-Datei (z.B. sample_mail_merge_data.json) am selben Ort. Wenn ein neue Datei erscheint, Machen kann einen Serienbrief automatisch ausführen: JSON finden, aufrufen PDF4me – Dokument erstellen (Vorlagendateityp: Serienbrief), laden Sie dann das Ergebnis hoch als Wort und wieder als PDFSechs Module. Triggerbasiert. Keine manuelle Ausführung.

Die Screenshots in diesem Leitfaden entsprechen der Benutzeroberfläche des Make-Moduls für Neue Datei im Ordner, JSON-Datendatei finden, Dokument erstellen (Vorlage plus Datendatei oder Datentext), und Datei hochladen (Ordnerpfad, Dateiname und Dateierweiterung).

Kurzgesagt: Dropbox – Neue Datei im Ordner (betrachten /Dokument generieren Serienbrief) → Dropbox – JSON-Datendatei finden (derselbe Ordner, sample_mail_merge_data.json, einschließlich Dateiinhalt) → PDF4me – Dokument erstellen (Vorlagendateityp: Serienbrief, Vorlage aus Schritt 1, Daten aus Schritt 2) → Dropbox – Datei hochladen (z.B. Mail_Merge_Zap_deployed.docx) → PDF4me – Dokument erstellen (zweiter Durchlauf, z. B. PDF-Ausgabe) → Dropbox – Datei hochladen (z.B. Mail_Merge_Zap_deployed-2.pdfErgebnis: ein Word-Dokument und eine PDF-Datei. /Dokument generieren Serienbriefausgabe pro Auslöser.

Was Sie erhalten​

Auslösen: Eine neue Datei im überwachten Dropbox-Ordner (z. B. eine neue oder aktualisierte Vorlage). Eingang: Die auslösende Datei als Vorlage und eine feste JSON-Datei (sample_mail_merge_data.json) im selben Ordner. Ausgabe: Ein generiertes Word-Dokument und ein generiertes PDF wurden hochgeladen an /Dokument generieren Serienbriefausgabe mit Namen wie Mail_Merge_Zap_deployed.docx Und Mail_Merge_Zap_deployed-2.pdfÜberschreiben ist auf „Überschreiben“ eingestellt. FALSCH Vorhandene Dateien werden also nicht ersetzt (Make kann neue Namen erstellen).

Was Sie benötigen​

  • Machen - Erstellen Sie ein Make-Konto und ein neues Szenario eröffnen.
  • PDF4me API-Schlüssel - Holen Sie sich Ihren API-SchlüsselVerbinden Sie PDF4me, wenn Sie das Modul „Dokument generieren“ hinzufügen. Siehe Verbinde PDF4me, um zu erstellenDie
  • Dropbox - Mit Modulen: Neue Datei im Ordner, JSON-Datendatei finden, Und Datei hochladen. Speicherplatz: Standard (oder Ihr verbundener Speicherplatz).
  • Word-Serienbriefvorlage - z.B. simple_mail_merge_template.docxMit den Zusammenführungsfeldern, die Ihren JSON-Schlüsseln entsprechen. Platzieren Sie die Datei (oder lösen Sie den Vorgang mit einer neuen Datei aus) im überwachten Ordner.
  • JSON-Datendatei - z.B. sample_mail_merge_data.json, mit Schlüsseln wie Vorname, Nachname, Geschlecht, Mitglied. Beispiel: {"firstname":"John","lastname":"Adams","gender":"Female","member":"Basic"}. Im selben Ordner gespeichert, damit Find Json Data File es finden kann.

Das Szenario im Überblick (6 Module)​

  1. Dropbox – Neue Datei im Ordner (1) - Auslöser: Uhr /Dokument generieren SerienbriefFügen Sie gegebenenfalls den Dateiinhalt und den Freigabelink hinzu.
  2. Dropbox – JSON-Datendatei finden (2) - Gleicher Ordner, gleicher Dateiname sample_mail_merge_data.json. Dateiinhalt einschließen: WAHRDie
  3. PDF4me – Dokument erstellen (3) - Vorlagendatei aus Schritt 1 (z. B. 1. Datei), Name/Erweiterung der Vorlagendatei aus Schritt 1 (z. B. einfache_E-Mail-Serienvorlage, .docx). Vorlagendateityp: SerienbriefEingabedatenformat: DateiDatendatei aus Schritt 2 (2. Datei). Eingabedatentyp: JSONDie
  4. Dropbox – Datei hochladen (4) - Ordner: /Dokument generieren SerienbriefausgabeDatei: 3. Datei-URL. Überschreiben: FALSCH. Dateinamen angeben: z.B. Mail_Merge_Zap_deployedDateierweiterung angeben: .docxDie
  5. PDF4me – Dokument erstellen (5) – Gleiche Vorlage und Daten; Eingabedatenformattyp kann verwendet werden Text und Datentext (z. B. JSON aus Schritt 2) und stellen Sie die Ausgabe auf PDF ein, falls Ihr Modul den Ausgabetyp unterstützt.
  6. Dropbox – Datei hochladen (6) – Ordner: gleicher Ausgabepfad. Datei: 5. Datei-URL. Überschreiben: FALSCH. Dateinamen angeben: z.B. Mail_Merge_Zap_deployed-2Dateierweiterung angeben: .pdfDie

Vollständige Szenarioübersicht​

Szenario: Dropbox 1: Neue Datei im Ordner erstellen, Dropbox 2: JSON-Datendatei suchen, PDF4me 3: Dokument generieren, Dropbox 4: Datei hochladen, PDF4me 5: Dokument generieren, Dropbox 6: Datei hochladen. Alle Schritte erfolgreich.

Sechs Module in der richtigen Reihenfolge: Auslöser „Neue Datei im Ordner“, Suche nach der JSON-Datendatei, zweimaliges Generieren des Dokuments (Word, dann PDF) und zwei Uploads in den Ordner „Dokument generieren (Seriendruck/Ausgabe)“. Erfolgreicher Durchlauf wird angezeigt.

Schritt 1: Dropbox – Neue Datei im Ordner (Auslöser)​

Bisheriges Szenario: Nur Auslöser.

  1. Hinzufügen Dropbox → Neue Datei im Ordner (oder ein gleichwertiger Auslöser, der einen Ordner überwacht).
  2. Raum - Standard (oder Ihr Dropbox-Speicherplatz).
  3. Ordner - /Dokument generieren SerienbriefDies ist der Ordner, in dem Sie (oder ein anderer Prozess) die Vorlagen- oder Triggerdatei hinzufügen werden.
  4. Sollen auch Dateien in Unterordnern enthalten sein? - Nach Bedarf einstellen (z.B. FALSCH (nur den Ordner der obersten Ebene überwachen).
  5. Dateiinhalte einbeziehen? - WAHR Der Dateiinhalt steht somit dem Modul „Dokument generieren“ zur Verfügung.
  6. Link zum Teilen hinzufügen? - WAHR Falls Sie in späteren Schritten einen Link benötigen; ansonsten optional.
  7. Speichern. Wenn eine neue Datei im Ordner erscheint, wird das Szenario ausgeführt. Die Ausgabe (z. B. 1. Datei, 1. Dateiname, 1. Dateierweiterung) wird als Vorlage in PDF4me verwendet.

Neue Datei im Ordner: Konfiguration​

Dropbox-Neue Datei im Ordner erstellen: Standardbereich, Ordner /Dokument generieren (Serienbrieffunktion), Dateiinhalte einbeziehen: Ja, Freigabelink einbeziehen: Ja

Ordner: /Seriendruckdokument generieren. Dateiinhalte einbeziehen und Freigabelink einbeziehen: true. Wird ausgelöst, wenn eine neue Datei hinzugefügt wird.

Schritt 2: Dropbox – JSON-Datendatei suchen​

Bisheriges Szenario: Auslöser → JSON suchen.

  1. Hinzufügen Dropbox → JSON-Datendatei finden (oder das Modul, das eine Datei anhand ihres Namens in einem Ordner findet).
  2. Raum - Standard.
  3. Ordner - /Dokument generieren Serienbrief (dasselbe wie Schritt 1).
  4. Sollen auch Dateien in Unterordnern enthalten sein? - FALSCH Es wird also nur der angegebene Ordner durchsucht.
  5. Dateiname - sample_mail_merge_data.jsonDie
  6. Dateiinhalte einbeziehen? - WAHR Der JSON-Inhalt wird also an PDF4me übergeben.
  7. Speichern. Die Ausgabe (z.B. 2. Datei oder Dateiinhalt) wird zugeordnet als Datendatei in Dokument generieren.

JSON-Datendatei suchen: Konfiguration​

Dropbox-Suche nach JSON-Datendatei: Ordner /Dokument generieren (Serienbrief), Dateiname: sample_mail_merge_data.json, Dateiinhalt einbeziehen: true

Ordner: /Seriendruckdokument generieren. Dateiname: sample_mail_merge_data.json. Dateiinhalt einbeziehen: true. Ausgabe der PDF4me-Datendatei zuordnen (2. Datei).

Schritt 3: PDF4me - Dokument generieren (Vorlage aus 1, Daten aus 2)​

Bisheriges Szenario: Auslöser → JSON suchen → Dokument generieren.

  1. Hinzufügen PDF4me → Dokument erstellenDie
  2. Vorlagendatei - Karte aus Schritt 1 (z.B. 1. Datei(Existiert, wird aber in der Benutzeroberfläche nicht angezeigt.)
  3. Vorlagendateiname - Ab Schritt 1: 1. Dateiname: simple_mail_merge_template, 1. Dateierweiterung: .docxDie
  4. Vorlagendateityp - SerienbriefDie
  5. Eingabedatenformattyp - DateiDie
  6. Datendatei - Karte aus Schritt 2 (z.B. 2. Datei).
  7. Eingabedatentyp - JSONDie
  8. Speichern. Das Modul gibt eine Datei zurück (z.B. 3. Datei-URL oder Dokumentieren) für den ersten Upload.

Dokument generieren: Vorlage und Datendatei​

PDF4me-Dokument generieren: Vorlagendatei 1, Dateiname: simple_mail_merge_template.docx, Dateityp: Serienbrief, Eingabedatenformat: Datei, Datendatei 2, Eingabedatentyp: JSON

Vorlage: 1. Datei. Vorlagendateiname: simple_mail_merge_template.docx. Vorlagendateityp: Serienbrief. Datendatei: 2. Datei. Eingabedatentyp: JSON. Registerkarte „Konfigurieren“.

Schritt 4: Dropbox – Datei hochladen (Word)​

Bisheriges Szenario: Auslöser → JSON suchen → Dokument generieren → Hochladen.

  1. Hinzufügen Dropbox → Datei hochladenDie
  2. Raum - Standard.
  3. Ordner - /Dokument generieren SerienbriefausgabeDie
  4. Datei - Karte aus Schritt 3 (z.B. 3. Datei-URL).
  5. Überschreiben - FALSCH (Eine bereits vorhandene Datei mit demselben Namen wird nicht ersetzt; Make kann einen neuen Namen erstellen).
  6. Dateinamen angeben - z.B. Mail_Merge_Zap_deployedDie
  7. Dateierweiterung angeben - .docxDie
  8. Speichern. Das erste generierte Dokument (Word) wird im Ausgabeverzeichnis gespeichert.

Datei hochladen: Word-Ausgabe​

Dropbox-Upload-Datei erstellen: Ordner /Dokument generieren (Seriendruck/Ausgabe), Datei 3. Datei-URL, Überschreiben: Nein, Dateiname: Mail_Merge_Zap_deployed, Erweiterung: .docx

Ordner: /Dokument generieren (Seriendruck/Ausgabe). Datei: 3. Datei-URL. Überschreiben: Nein. Dateiname: Mail_Merge_Zap_deployed. Erweiterung: .docx (wie im Screenshot dargestellt).

Schritt 5: PDF4me – Dokument generieren (Zweiter Durchlauf, z. B. PDF)​

Bisheriges Szenario: Auslöser → JSON suchen → Dokument generieren → Word hochladen → Dokument erneut generieren.

  1. Füge eine zweite hinzu PDF4me → Dokument erstellenDie
  2. Vorlagendatei - Dasselbe wie Schritt 3 (aus Schritt 1, z. B. 1. Datei).
  3. Vorlagendateiname / Erweiterung - Dasselbe (z.B.) 1. Dateiname: simple_mail_merge_template, 1. Dateierweiterung: .docx).
  4. Vorlagendateityp - SerienbriefDie
  5. Eingabedatenformattyp - Text (oder Datei (Falls Sie es vorziehen, 2. Datei erneut einzureichen).
  6. Datentext - Bei Verwendung von Text: JSON-Daten per Mapping oder Einfügen hinzufügen, z. B. [{"firstname":"John","lastname":"Adams","gender":"Female","member":"Basic"}]Bei Verwendung von „Datei“: Zuordnung 2. Datei (oder ein gleichwertiges Äquivalent).
  7. Eingabedatentyp - JSONDie
  8. Satz Ausgabetyp Zu PDF Wenn das Modul es bereitstellt, ist die zweite Ausgabe ein PDF.
  9. Speichern. Ausgabe (z.B. 5. Datei-URL) geht zu Schritt 6.

Dokument generieren: Datentext (zweiter Durchlauf)​

PDF4me-Dokument erstellen, Schritt 5: Vorlage aus 1. Datei, Vorlagendateiname: simple_mail_merge_template.docx, Vorlagendateityp: Serienbrief, Eingabedatenformat: Text, Daten: Text-JSON-Array: Vorname, Nachname, Geschlecht, Mitglied, Eingabedatentyp: JSON

Vorlagendateityp: Serienbrief. Eingabedatenformat: Text. Datentext: JSON-Array mit Vorname, Nachname, Geschlecht und Mitglied. Eingabedatentyp: JSON. Schritt 6 aus Schritt 5 übernehmen. Datei-URL.

Schritt 6: Dropbox – Datei hochladen (PDF)​

Bisheriges Szenario: Alle sechs Schritte sind miteinander verbunden.

  1. Füge eine Sekunde hinzu Dropbox → Datei hochladenDie
  2. Raum - Standard.
  3. Ordner - /Dokument generieren SerienbriefausgabeDie
  4. Datei - Karte aus Schritt 5 (z.B. 5. Datei-URL).
  5. Überschreiben - FALSCHDie
  6. Dateinamen angeben - z.B. Mail_Merge_Zap_deployed-2Die
  7. Dateierweiterung angeben - .pdfDie
  8. Speichern und ausführen. Das Szenario erzeugt jedes Mal, wenn der Trigger ausgelöst wird, sowohl eine Word-Datei als auch eine PDF-Datei im Ausgabeverzeichnis.

Datei hochladen: PDF-Ausgabe​

Schritt 6: Dropbox-Upload-Datei erstellen: Ordner /Dokument generieren (Seriendruck/Ausgabe), Datei 5. Datei-URL, Überschreiben: Nein, Dateiname: Mail_Merge_Zap_deployed-2, Erweiterung: .pdf

Ordner: /Dokument generieren (Seriendruck/Ausgabe). Datei: 5. Datei-URL. Überschreiben: Nein. Dateiname: Mail_Merge_Zap_deployed-2. Erweiterung: .pdf (wie im Screenshot dargestellt).

Anwendungsfälle aus der Praxis​

Vorlage per Drag & Drop ausführen: Das Team legt eine neue Word-Vorlage im Ordner ab; das Szenario findet die freigegebene JSON-Datei, generiert Word- und PDF-Dokumente und speichert beide im Ausgabeverzeichnis. Ein manuelles Ausführen ist nicht erforderlich.

Zertifikate und Schreiben: Aktualisieren sample_mail_merge_data.json mit neuen Daten; Vorlage im Ordner ablegen oder aktualisieren, um ein neues Word- und PDF-Dokument zu erstellen.

Lieferung in zwei Formaten: Erhalten Sie in einem Durchlauf sowohl die bearbeitbare .docx-Datei als auch die korrigierte .pdf-Datei. Die Option „Überschreiben: Falsch“ behält vorherige Durchläufe bei; verwenden Sie eindeutige Dateinamen oder Zeitstempel, wenn Sie mehrere Versionen benötigen.

Kurzübersicht​

ModulSchlüsseleinstellungBeispiel / Ausgabe
Dropbox Neue Datei im Ordner (1)Ordner/Dokument generieren Serienbrief; Dateiinhalte einbeziehen: true
Dropbox: JSON-Datendatei finden (2)Ordner, DateinameDerselbe Ordner; sample_mail_merge_data.json; Dateiinhalte einbeziehen: true
PDF4me Dokument generieren (3)Vorlagendatei, Vorlagendateityp, Datendatei1. Datei; Serienbrieffunktion; 2. Datei; Eingabedatentyp: JSON
Dropbox-Datei hochladen (4)Ordner, Datei, Dateiname, Dateierweiterung/Dokument generieren Serienbriefausgabe3. Datei-URL; Mail_Merge_Zap_deployed; .docx
PDF4me Dokument generieren (5)Gleiche Vorlage; Datentext oder DatendateiSerienbrieffunktion; JSON-Ausgabe für PDF
Dropbox-Datei hochladen (6)Ordner, Datei, Dateiname, DateierweiterungGleicher Ausgabeordner; 5. Datei-URL; Mail_Merge_Zap_deployed-2; .pdf

Die vollständigen Parameterdetails finden Sie unter Dokument einzeln erstellenEine manuelle 4-Schritte-Anleitung (Vorlage herunterladen + JSON herunterladen + Generieren + Hochladen) finden Sie hier. Serienbrieferstellung in Make (vier Schritte)Die

Fehlerbehebung​

Die Suche nach der JSON-Datendatei liefert kein Ergebnis.

Sicherstellen sample_mail_merge_data.json existiert in /Dokument generieren Serienbrief und dass der Dateiname exakt übereinstimmt. „Dateien in Unterordnern einbeziehen = false“ bedeutet, dass nur dieser Ordner durchsucht wird.

Vorlagendatei oder Datendatei "nicht angezeigt"

Ordnen Sie die korrekten Schrittausgaben zu (1. Datei für die Vorlage, 2. Datei für die Daten). Wählen Sie im Zuordnungsbereich das Modul und das Ausgabefeld aus. „Vorhanden, aber nicht angezeigt“ bedeutet, dass die Zuordnung zwar festgelegt ist, der Wert aber nicht in der Konfigurationsübersicht angezeigt wird.

401, 402 oder andere API-Fehler

Überprüfen PDF4me-Fehlerbehebung für API-Schlüssel, Guthaben und Verbindungsprobleme.

Was kommt als Nächstes?​

  1. Einmal ausführen - Fügen Sie eine Datei hinzu zu /Dokument generieren Serienbrief und bestätigen Sie, dass sowohl Word- als auch PDF-Dateien im Ausgabefenster angezeigt werden.
  2. Zeitplan - Verwenden Sie den Szenario-Scheduler, damit der Trigger in dem gewünschten Intervall ausgeführt wird (z. B. alle 15 Minuten für neue Dateien).
  3. Einzelausgang - Falls Sie nur Word- oder nur PDF-Dokumente benötigen, entfernen Sie den zweiten Schritt „Dokument generieren“ und den dazugehörigen Upload-Schritt.
  4. Manueller Ablauf - Für eine feste Vorlage und einen festen JSON-Pfad ohne Auslöser verwenden Sie die 4-stufiger Serienbrief in Make Führung.
PDF4me on MakeGet API KeyGenerate Document Single (Make docs)Mail Merge in Make (4 steps)