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Neue Datei im Ordner? Make erstellt automatisch eine PDF- und eine Word-Datei. Sechs Schritte, vollautomatisch!

· 15 Minuten Lesezeit
Sankalp Mishra
SEO and Content Writer

Lass einen Datendatei (z. B. JSON) in einen Dropbox-Ordner und speichern Sie dort Google Docs-Vorlage (z.B. Google Docs-Vorlage.docx) am selben Ort. Wenn ein neue Datei erscheint, Machen kann automatisch ausgeführt werden: Vorlagendatei suchen ruft die Vorlage ab, PDF4me, Dokument erstellen läuft zweimal, einmal mit Datentext (inline JSON) → PDF, einmalig mit Datendatei (die ausgelöste Datei) → Word, dann Datei hochladen Speichert beides. Sechs Module. Triggerbasiert. Keine manuelle Ausführung.

Dieser Leitfaden verwendet authentische Screenshots und beschreibende Bildunterschriften, damit Sie jeden Schritt nachvollziehen und die Konfiguration (Ordnerpfade, Vorlagenname, Datenformat und Ausgabedateinamen) in Ihrem eigenen Make-Szenario abgleichen können.

Kurzgesagt: Dropbox, Neue Datei im Ordner (betrachten /Dokument generieren Serienbrief(Dateiinhalt und Freigabelink einschließen) → Dropbox, Vorlagendatei suchen (derselbe Ordner, Google Docs-Vorlage.docx, zuerst, falls mehrere) → PDF4me, Dokument erstellen (Vorlage aus Schritt 2, Vorlagendateityp) Google Docs, Eingabedatenformattyp TextDatentext mit JSON, Ausgabedokumenttyp PDF) → Dropbox, Datei hochladen (Google_Docs_Zap_Deployed.pdf) → PDF4me, Dokument generieren (Vorlage aus Schritt 2, Eingabedatenformat) DateiDatendatei aus Schritt 1, Ausgabedokumenttyp docx) → Dropbox, Datei hochladen (Google_Docs_Zap_Deployed-2.docxErgebnis: ein PDF- und ein Word-Dokument in /Dokument generieren Serienbriefausgabe pro Auslöser.

Was Sie erhalten​

Auslösen: Eine neue Datei im überwachten Dropbox-Ordner (z. B. eine JSON-Datendatei). Eingang: Die auslösende Datei als Daten und eine feste Vorlage (Google Docs-Vorlage.docx) im selben Ordner. Ausgabe: Ein generierter PDF (aus Inline-Datentext, z.B. Google_Docs_Zap_Deployed.pdfund ein generiertes Wort Dokument (aus der ausgelösten Datendatei, z.B. Google_Docs_Zap_Deployed-2.docx) In /Dokument generieren SerienbriefausgabeÜberschreiben ist FALSCH Vorhandene Dateien werden also nicht ersetzt.

Was Sie benötigen​

  • Machen, Erstellen Sie ein Make-Konto und ein neues Szenario eröffnen.
  • PDF4me API-Schlüssel, Holen Sie sich Ihren API-SchlüsselVerbinden Sie PDF4me, wenn Sie die Module zur Dokumentgenerierung hinzufügen. Siehe Verbinde PDF4me, um zu erstellenDie
  • DropboxMit Modulen: Neue Datei im Ordner, Vorlagendatei suchen, Und Datei hochladen. Leerzeichen: Standard.
  • Google Docs-Vorlagez.B. Google Docs-Vorlage.docx, mit Seriendruckfeldern (z.B. {{Name}}, {{Kurs}}, {{Datum}}, {{Lehrer}}). Im überwachten Ordner gespeichert, damit die Suche nach der Vorlagendatei sie finden kann.
  • JSON-DatenAls Datei im selben Ordner (um das Szenario auszulösen) oder als eingebetteter Datentext im ersten Schritt „Dokument generieren“. Die Schlüssel müssen mit den Platzhaltern der Vorlage übereinstimmen (z. B. Name, Kurs, Datum, Lehrer). Beispiel: {"name":"Alice Johnson"","course":"Einführung in die Automatisierung"","date"":"2026-03-10"","instructor"":"Herr Smith"}Die

Das Szenario im Überblick (6 Module)​

  1. Dropbox: Neue Datei im Ordner (1): Auslöser: Uhr /Dokument generieren Serienbrief. Dateiinhalt einschließen: WAHRLink zum Teilen hinzufügen: WAHRDie
  2. Dropbox: Vorlagendatei suchen (2): Derselbe Ordner. Dateiname: Google Docs-Vorlage.docx. Dateiinhalt einschließen: WAHRBei mehreren Suchergebnissen: ErsteDie
  3. PDF4me: Dokument generieren (3): Vorlagendatei aus Schritt 2. Typ der Vorlagendatei: Google DocsEingabedatenformat: TextDatentext: JSON (z. B. Name, Kurs, Datum, Dozent). Eingabedatentyp: JSONAusgabedokumenttyp: PDFPDF bearbeitbar halten: FALSCHDie
  4. Dropbox: Datei hochladen (4): Ordner: /Dokument generieren SerienbriefausgabeDatei: 3. Datei-URL. Überschreiben: FALSCHDateinamen angeben: Google_Docs_Zap_BereitgestelltDateierweiterung angeben: .pdfLink zum Teilen hinzufügen: WAHRDie
  5. PDF4me: Dokument generieren (5): Vorlagendatei aus Schritt 2. Eingabedatenformat: DateiDatendatei aus Schritt 1 (die ausgelöste Datei). Eingabedatentyp: JSONAusgabedokumenttyp: docxDie
  6. Dropbox: Datei hochladen (6): Gleicher Ausgabeordner. Datei: 5. Datei-URL. Überschreiben: FALSCHDateinamen angeben: Google_Docs_Zap_Bereitgestellt-2Dateierweiterung angeben: .docxLink zum Teilen hinzufügen: WAHRDie

Vollständige Szenarioübersicht​

Szenario erstellen: Dropbox 1 Neue Datei im Ordner erstellen, Dropbox 2 Vorlagendatei suchen, PDF4me 3 Dokument generieren, Dropbox 4 Datei hochladen, PDF4me 5 Dokument generieren, Dropbox 6 Datei hochladen. Alle Schritte erfolgreich abgeschlossen (grüne Häkchen).

Sechs Module: Auslöser (Neue Datei im Ordner), Vorlagendatei suchen, Dokument generieren (PDF), Datei hochladen, Dokument generieren (DOCX), Datei hochladen. Jeder Schritt wird als erfolgreich markiert; das Ergebnis ist eine PDF- und eine Word-Datei im Ausgabeverzeichnis pro Durchlauf.

Schritt 1: Neue Datei im Ordner (Auslöser)​

Bisheriges Szenario: Nur Auslöser.

  1. Hinzufügen Dropbox → Neue Datei im Ordner (oder ein gleichwertiger Auslöser, der einen Ordner überwacht).
  2. Raum: Standard.
  3. Ordner: /Dokument generieren SerienbriefDie
  4. Sollen auch Dateien in Unterordnern enthalten sein?: FALSCH (oder nach Bedarf).
  5. Dateiinhalte einbeziehen?: WAHR Der Dateiinhalt steht somit für den Schritt „Dokument generieren (Datendatei)“ zur Verfügung.
  6. Link zum Teilen hinzufügen?: WAHR Falls Sie in späteren Schritten einen Link benötigen.
  7. Speichern. Wenn eine neue Datei im Ordner erscheint, wird das Szenario ausgeführt. Die Ausgabe (z. B. 1. Datei) wird verwendet als Datendatei im zweiten Schritt „Dokument generieren“ (Schritt 5).

Neue Datei im Ordner: Konfiguration​

Dropbox-Datei im Ordner „Standard“ erstellen: Ordner /Seriendruck, Dateien in Unterordnern einbeziehen: Nein, Dateiinhalte einbeziehen: Ja, Freigabelink einbeziehen: Ja, Registerkarte „Konfigurieren“

Neue Datei im Ordner konfiguriert mit Ordner /Dokument-Seriendruck generieren, Dateiinhalte einbeziehen und Freigabelink einbeziehen auf „true“ gesetzt. Der Trigger wird ausgelöst, wenn eine neue Datei zu diesem Ordner hinzugefügt wird.

Schritt 2: Vorlagendatei suchen (Dropbox)​

Bisheriges Szenario: Auslöser → Vorlagendatei suchen.

  1. Hinzufügen Dropbox → Vorlagendatei suchen (oder das Modul, das eine Datei anhand ihres Namens in einem Ordner findet).
  2. Raum: Standard. Ordner: /Dokument generieren SerienbriefDie
  3. Sollen auch Dateien in Unterordnern enthalten sein?: FALSCHDie Dateiname: Google Docs-Vorlage.docxDie
  4. Gelöschte Dateien einbeziehen?: FALSCHDie Dateiinhalte einbeziehen?: WAHRDie Link zum Teilen hinzufügen?: WAHR (falls erforderlich).
  5. Erfolgreich, wenn keine Suchergebnisse gefunden werden?: FALSCHDie Wenn mehrere Suchergebnisse gefunden werden: ErsteDie
  6. Speichern. Die Ausgabe (z.B. 2. Datei, 2. Dateiname, 2. Dateierweiterung) wird verwendet als Vorlagendatei in beiden Schritten der Dokumentgenerierung.

Vorlagendatei suchen: Konfiguration​

Dropbox-Suchvorlage erstellen: Ordner /Dokument generieren (Serienbrief), Dateiname: Google Docs-Vorlage.docx, Dateiinhalte einbeziehen: Ja, Bei mehreren Suchergebnissen zuerst die Registerkarte „Konfigurieren“ auswählen

Die mit dem Ordner „/Generate document Mail Merge“ und dem Dateinamen „Google Docs Template.docx“ konfigurierte Vorlagendatei wird als Vorlage in den Modulen zur Dokumentgenerierung verwendet.

Schritt 3: Dokument generieren (PDF): Datentext​

Bisheriges Szenario: Auslöser → Vorlage suchen → Dokument generieren (erster Durchlauf).

  1. Hinzufügen PDF4me → Dokument erstellenDie
  2. Vorlagendatei: Ab Schritt 2 (z.B. 2. Datei). Vorlagendateiname: Ab Schritt 2 (z.B. 2. Dateiname: Google Docs-Vorlage, 2. Dateierweiterung: .docx).
  3. Vorlagendateityp: Google DocsDie
  4. Eingabedatenformattyp: TextDie Datentext: Ihr JSON (z.B. [{"name":"Alice Johnson","course":"Einführung in die Automatisierung","date":"2026-03-10","instructor":"Herr Smith"}]). Eingabedatentyp: JSONDie
  5. Ausgabedokumenttyp: PDFDie PDF bearbeitbar halten: FALSCHDie
  6. Speichern. Das Modul gibt eine Datei-URL zurück (z. B. 3. Datei-URL) für den ersten Upload.

Dokument generieren: Ausführungsdetails (PDF-Ausgabe)​

PDF4me-Dokument erstellen – Schritt 3: Vorlagendatei 2. Datei: Google Docs Template.docx, Dateityp: Google Docs, Eingabedatenformat: Text, Daten: JSON (Name, Kurs, Datum, Dozentin: Alice Johnson), Eingabedatentyp: JSON, Ausgabedokumenttyp: PDF, PDF bearbeitbar lassen: deaktiviert

Dokument erstellen (Schritt 3) mit Vorlage aus „Vorlagendatei suchen“, Dateityp: Google Docs, Daten: Text mit JSON (Name, Kurs, Datum, Dozent), Ausgabedokumenttyp: PDF. Details werden angezeigt.

Schritt 4: Datei hochladen (PDF)​

Bisheriges Szenario: Auslöser → Vorlage suchen → Dokument generieren (PDF) → Hochladen.

  1. Hinzufügen Dropbox → Datei hochladenDie
  2. Raum: Standard. Ordner: /Dokument generieren SerienbriefausgabeDie
  3. Datei: Ab Schritt 3 (z.B. 3. Datei-URL).
  4. Überschreiben: FALSCHDie Dateinamen angeben: Google_Docs_Zap_BereitgestelltDie Dateierweiterung angeben: .pdfDie
  5. Link zum Teilen hinzufügen?: WAHR (optional).
  6. Speichern. Das erste generierte Dokument (PDF) wird im Ausgabeverzeichnis gespeichert.

Datei hochladen: PDF-Ausgabe​

Dropbox-Upload-Datei erstellen, Schritt 4: Ordner /Dokument generieren (Seriendruck/Ausgabe), Datei 3. Datei-URL, Überschreiben: false, Dateinamen angeben: Google_Docs_Zap_Deployed, Erweiterung: .pdf, Freigabelink einfügen: true

Datei hochladen (Schritt 4) mit Ordner /Dokument generieren Serienbrief/Ausgabe, Datei aus Schritt 3 (3. Datei-URL), Dateiname Google_Docs_Zap_Deployed, Erweiterung .pdf, Überschreiben false.

Schritt 5: Dokument generieren (DOCX): Datendatei​

Bisheriges Szenario: Auslöser → Vorlage suchen → PDF generieren → PDF hochladen → Dokument generieren (zweiter Durchlauf).

  1. Füge eine Sekunde hinzu PDF4me → Dokument erstellenDie
  2. Vorlagendatei: Ab Schritt 2 (z.B. 2. Datei). Vorlagendateiname: Ab Schritt 2 (z.B. 2. Dateiname: Google Docs-Vorlage, 2. Dateierweiterung: .docx).
  3. Vorlagendateityp: Google DocsDie
  4. Eingabedatenformattyp: DateiDie Datendatei: Ab Schritt 1 (z.B. 1. Datei), die Datei, die das Szenario ausgelöst hat. Eingabedatentyp: JSONDie
  5. Ausgabedokumenttyp: docxDie PDF bearbeitbar halten: FALSCH (oder N/A für docx).
  6. Speichern. Das Modul gibt eine Datei-URL zurück (z. B. 5. Datei-URL) für den zweiten Upload.

Dokument generieren: Konfigurieren (DOCX-Ausgabe)​

PDF4me-Dokumentgenerierung Schritt 5: Vorlagendatei 2. Datei, Vorlagendateiname: Google Docs Template.docx, Vorlagendateityp: Google Docs, Eingabedatenformat: Datei, Datendatei 1. Datei aus dem Trigger, Eingabedatentyp: JSON, Ausgabedokumenttyp: DOCX

Dokument generieren (Schritt 5) mit Vorlage aus Schritt 2, Eingabedatenformat: Datei, Datendatei aus Schritt 1 (ausgelöste Datei), Ausgabedokumenttyp: docx. Verwenden Sie die URL der 5. Datei im nächsten Upload-Schritt.

Schritt 6: Datei hochladen (DOCX)​

Bisheriges Szenario: Alle sechs Schritte sind miteinander verbunden.

  1. Füge eine Sekunde hinzu Dropbox → Datei hochladenDie
  2. Raum: Standard. Ordner: /Dokument generieren SerienbriefausgabeDie
  3. Datei: Ab Schritt 5 (z. B. 5. Datei-URL).
  4. Überschreiben: FALSCHDie Dateinamen angeben: Google_Docs_Zap_Bereitgestellt-2Die Dateierweiterung angeben: .docxDie
  5. Link zum Teilen hinzufügen?: WAHR (optional).
  6. Speichern und ausführen. Das Szenario erzeugt jedes Mal, wenn der Trigger ausgelöst wird, sowohl ein PDF- als auch ein Word-Dokument im Ausgabeverzeichnis.

Datei hochladen: DOCX-Ausgabe​

Dropbox-Upload-Datei erstellen, Schritt 6: Ordner /Dokument generieren (Seriendruck/Ausgabe), Datei 5. Datei-URL, Überschreiben: false, Dateinamen angeben: Google_Docs_Zap_Deployed-2, Erweiterung: .docx, Freigabelink einfügen: true

Datei hochladen (Schritt 6) mit Ordner /Dokument generieren Serienbrief/Ausgabe, Datei aus Schritt 5 (5. Datei-URL), Dateiname Google_Docs_Zap_Deployed-2, Erweiterung .docx, Überschreiben false.

Anwendungsfälle​

Doppeltes Format am Abzug: Wenn eine neue JSON-Datei (oder Datendatei) im Ordner landet, erhalten Sie sowohl ein PDF (aus den Inline- oder Fixdaten) als auch ein Word-Dokument (aus der ausgelösten Datei), sodass Sie ein fixiertes PDF und ein bearbeitbares DOCX-Dokument haben, ohne das Szenario manuell ausführen zu müssen.

Zertifikate und Berichte: Verwenden Sie dieselbe Google Docs-Vorlage; lösen Sie den Vorgang mit einer neuen Datendatei pro Person oder Bericht aus. Beim ersten Erstellen eines Dokuments wird statischer oder zugeordneter Datentext für ein Standard-PDF verwendet; beim zweiten Erstellen wird die neue Datei für ein personalisiertes DOCX-Dokument verwendet.

Geplant oder ereignisgesteuert: Kombinieren Sie dies mit der Make-Planung oder Webhooks, sodass die "neue Datei" von einem anderen Prozess erstellt wird; das Szenario läuft automatisch ab und füllt den Ausgabeordner mit PDF- und Word-Dateien.

Kurzübersicht​

ModulSchlüsseleinstellungBeispiel
Dropbox Neue Datei im Ordner (1)Ordner, Dateiinhalte einschließen/Dokument generieren Serienbrief; WAHR
Dropbox-Suchvorlagedatei (2)Ordner, Dateiname, falls mehrereDerselbe Ordner; Google Docs-Vorlage.docx; Erste
PDF4me Dokument generieren (3)Vorlage, Vorlagendateityp, Datentext, Ausgabe2. Datei; Google Docs; JSON; PDF
Dropbox-Datei hochladen (4)Ordner, Datei, Dateiname, Dateierweiterung.../Ausgabe3. Datei-URL; Google_Docs_Zap_Bereitgestellt; .pdf
PDF4me Dokument generieren (5)Vorlage, Datendatei, Ausgabe2. Datei; 1. Datei; docx
Dropbox-Datei hochladen (6)Ordner, Datei, Dateiname, Dateierweiterung.../Ausgabe5. Datei-URL; Google_Docs_Zap_Bereitgestellt-2; .docx

Die vollständigen Parameterdetails finden Sie unter Dokument einzeln erstellen, erstellenEine manuelle 4-Schritte-Anleitung (Vorlage herunterladen + JSON herunterladen + Generieren + Hochladen) finden Sie hier. Google Docs-Vorlage in Make erstellen (vier Schritte)Die

Fehlerbehebung​

Die Suche nach der Vorlagendatei liefert kein Ergebnis.

Sicherstellen Google Docs-Vorlage.docx existiert in /Dokument generieren Serienbrief und der Dateiname exakt übereinstimmt. Bei mehreren Suchergebnissen: Zuerst wird das erste Ergebnis verwendet; Ordner oder Name gegebenenfalls anpassen.

Platzhalter wurden nicht ersetzt oder es wurde falsche Ausgabe ausgegeben

Die JSON-Schlüssel müssen mit den Platzhaltern der Vorlage übereinstimmen (z. B. Name, Kurs, Datum, LehrerFür Schritt 5 muss die ausgelöste Datei (1. Datei) gültiges JSON mit den entsprechenden Schlüsseln enthalten. Für Schritt 3 muss der Datentext gültiges JSON sein (z. B. ein Array mit einem Objekt).

401-, 402- oder API-Fehler

Sehen PDF4me-Fehlerbehebung für API-Schlüssel, Guthaben und Verbindungsprobleme.

Was kommt als Nächstes?​

  1. Führe das Szenario aus: Fügen Sie eine Datei hinzu zu /Dokument generieren Serienbrief und bestätigen Sie beides Google_Docs_Zap_Deployed.pdf Und Google_Docs_Zap_Deployed-2.docx erscheinen in der Ausgabe.
  2. Einzelausgang: Wenn Sie nur PDF oder nur Word benötigen, entfernen Sie den Schritt "Dokument generieren" und den dazugehörigen Upload-Schritt.
  3. Manueller AblaufFür eine feste Vorlage und einen festen JSON-Pfad ohne Auslöser verwenden Sie die 4-Schritte-Anleitung für Google Docs in Make Führung.
  4. Kartendaten: Verwenden Sie Ausdrücke oder ein vorheriges Modul, um den Datentext-JSON dynamisch anstelle von Inline-Text zu erstellen.
PDF4me on MakeGet API KeyGenerate Document Single (Make docs)Google Docs in Make (4 steps)