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PDF-Formulare und JSON-Dateien in Dropbox? Power Automate füllt sie automatisch aus. Vier Aktionen, fertig!

· 15 Minuten Lesezeit
Sankalp Mishra
SEO and Content Writer

Sie haben ein ausfüllbares PDF-Formular und Daten im JSON-Format. Das manuelle Ausfüllen jedes Feldes ist langsam und fehleranfällig. Power Automate plus PDF4me automatisiert es: Vorlage und JSON aus Dropbox (oder SharePoint) abrufen, ausführen Füllen Sie ein PDF-Formular ausErstellen Sie die ausgefüllte Datei. Keine Programmierung erforderlich. Funktioniert mit Microsoft 365. Verbinden Sie Speicher, ordnen Sie die Dateien zu und erhalten Sie ein ausgefülltes Formular.

Kurzgesagt: Vorlagendatei abrufen (z.B. /blog data/fill a pdf/sample_fill_form.pdf) → JSON-Datendatei abrufen (z.B. /blog data/fill a pdf/sample_fill_form_data.json) → PDF4me, PDF-Formular ausfüllen (Vorlagendateidaten aus Schritt 1, Formulardaten aus Schritt 2) → Datei erstellenAusgabe: Ausgefülltes PDF, bereit zum Speichern oder Versenden.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Warum sollte man JSON zum Ausfüllen von PDF-Formularen verwenden? JSON-Schlüssel werden direkt Formularfeldnamen zugeordnet (Kundenname, E-Mail, Rechnungsnummer usw.). Ihre Daten befinden sich in Excel, Dynamics oder Datenbanken; JSON ist die gemeinsame Schnittstelle. Eine Vorlage, viele Ausfüllungen: Verwenden Sie dasselbe Formular mit unterschiedlichen JSON-Daten für die Massenautomatisierung.

Warum zwei Schritte zum Abrufen der Datei? Eine Methode ruft das leere PDF-Formular (Vorlage) ab, die andere die JSON-Daten. Beide Ausgaben fließen in die Prozesse „PDF-Formular ausfüllen: Vorlagendateidaten aus dem ersten Schritt, Formulardaten (Datenstring) aus dem zweiten Schritt“ ein. Vorlage und Daten bleiben getrennt, um flexible Abläufe zu gewährleisten.

Warum PDF4me? PDF-Formular ausfüllen? Die Aktion akzeptiert JSON direkt. Sie stellen die PDF-Vorlage und die Daten bereit; PDF4me ordnet die Schlüssel den Formularfeldern zu und gibt ein ausgefülltes PDF zurück. Die Integration mit Dropbox, SharePoint und Power Automate-Ausdrücken ist möglich.

Was Sie erhalten​

Eingang: Ein ausfüllbares PDF-Formular und eine JSON-Datei (oder JSON-Zeichenkette) mit übereinstimmenden Feldnamen. Ausgabe: Ein vollständig ausgefülltes PDF-Dokument, in dem alle Felder ausgefüllt sind und das nun gespeichert, per E-Mail versendet oder an den nächsten Schritt weitergeleitet werden kann.

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

  1. Einen Ablauf manuell auslösen (oder Wenn eine Datei erstellt wird (für die Automatisierung).
  2. Vorlagendatei abrufen (Dropbox oder SharePoint): Ruft das leere, ausfüllbare PDF-Formular ab.
  3. JSON-Datendatei abrufen (Dropbox oder SharePoint): Ruft die JSON-Daten ab, um das Formular zu füllen.
  4. PDF4me: PDF-Formular ausfüllenKombiniert Vorlage und JSON. Vorlagendateidaten aus Schritt 1, Formulardaten (Datenzeichenfolge) aus Schritt 2.
  5. Datei erstellen (Dropbox oder SharePoint): Speichert die ausgefüllte PDF-Datei in Ihrem Ausgabeverzeichnis.

Vollständige Ablaufübersicht​

Power Automate-Flow: Einen Flow manuell auslösen, eine Vorlagendatei abrufen, eine JSON-Datendatei abrufen, ein PDF-Formular ausfüllen, eine Datei erstellen

Fünf Schritte: Auslöser, Vorlagendatei abrufen, JSON-Datendatei abrufen, PDF-Formular ausfüllen, Datei erstellen. Jede Aktion wird nach der Konfiguration mit einem grünen Häkchen markiert. Die PDF- und JSON-Daten aus dem Schritt „Datei abrufen“ werden an PDF4me übergeben; das ausgefüllte PDF wird an den Schritt „Datei erstellen“ weitergeleitet.

Schritt 1: Die Vorlagendatei herunterladen​

Bisheriger Ablauf: Nur Trigger und Get Template File.

  1. Hinzufügen Einen Ablauf manuell auslösen (oder Wenn eine Datei erstellt wird (in Dropbox oder SharePoint zur Automatisierung).
  2. Hinzufügen Dropbox (oder SharePoint) → Dateiinhalt über den Pfad abrufen (Sie können es in den Einstellungen „Vorlagendatei abrufen“ nennen).
  3. Dateipfad: Geben Sie den Pfad zu Ihrem ausfüllbaren PDF-Formular ein, z.B. /blog data/fill a pdf/sample_fill_form.pdfDie
  4. Inhaltstyp ableiten: Ja (optional).
  5. Führe die Aktion aus. Die Ausgabe Dateiinhalt wird an "PDF-Formular als Vorlagendatei ausfüllen" übergeben.

Vorlagendatei abrufen: Konfiguration​

Vorlagendatei abrufen: Dateipfad /blog data/fill a pdf/sample_fill_form.pdf

Vorlagendatei abrufen: Der Dateipfad verweist auf das PDF-Formular. Der Inhalt der Ausgabedatei wird als Vorlagendateidaten an die Funktion „PDF-Formular ausfüllen“ übergeben.

Schritt 2: Die JSON-Datendatei abrufen​

Bisheriger Ablauf: Vorlagendatei abrufen → JSON-Datendatei abrufen.

  1. Hinzufügen Dropbox (oder SharePoint) → Dateiinhalt über den Pfad abrufen (Benennen Sie es in den Einstellungen „JSON-Datendatei abrufen“).
  2. DateipfadGeben Sie den Pfad zu Ihrer JSON-Datei ein, z.B. /blog data/fill a pdf/sample_fill_form_data.jsonDie
  3. Inhaltstyp ableiten: Ja (optional).
  4. Führe die Aktion aus. Die Ausgabe Dateiinhalt (oder der dekodierte Text) wird als Formulardaten an „PDF-Formular ausfüllen“ übergeben. Stellen Sie sicher, dass die JSON-Schlüssel mit den Formularfeldnamen übereinstimmen (z. B. Kundenname, E-Mail, Rechnungsnummer).

JSON-Datendatei abrufen: Konfiguration​

JSON-Datendatei abrufen: Dateipfad /blog data/fill a pdf/sample_fill_form_data.json

JSON-Datendatei abrufen: Dateipfad zur JSON-Datei festlegen. Der Dateiinhalt wird als Formulardaten (Datenzeichenfolge) in das Feld „PDF-Formular ausfüllen“ übernommen. Falls der Connector Base64-kodiert zurückgibt, verwenden Sie base64ToString() in einem Ausdruck, um den JSON-Text zu erhalten.

Schritt 3: Füllen Sie das PDF-Formular aus​

Bisheriger Ablauf: Vorlagendatei abrufen → JSON-Datendatei abrufen → PDF-Formular ausfüllen.

  1. Hinzufügen PDF4me → Füllen Sie ein PDF-Formular ausDie
  2. Vorlagendateidaten: Karte Dateiinhalt aus der Aktion „Vorlagendatei abrufen“.
  3. Vorlagendateinamez.B. Beispiel-Ausfüllformular.pdf (muss die .pdf-Datei enthalten).
  4. Formulardaten (Datenzeichenfolge): Ordnen Sie den JSON-Inhalt zu. Verwenden Sie Dateiinhalt Aus der JSON-Datendatei abrufen. Falls Binär- oder Base64-Daten zurückgegeben werden, einen Ausdruck wie folgt verwenden: base64ToString(body('Get_JSON_data_file')?['$content']) um den JSON-Text zu erhalten.
  5. PDF-Vorlage bearbeitbar halten: NEIN für ein flaches PDF; Ja um die Felder bearbeitbar zu halten.
  6. Die Aktion ausführen. PDF4me gibt zurück Ausgabedokumente mit Dateiinhalt (das ausgefüllte PDF).

PDF4me: PDF-Formular ausfüllen: Vorlage, Formulardaten und Optionen​

PDF-Formular ausfüllen: Vorlagendateidaten aus „Vorlagendatei abrufen“, Vorlagendateiname, Formulardaten aus „JSON-Datendatei abrufen“, PDF-Vorlage bearbeitbar lassen: Nein

Füllen Sie ein PDF-Formular aus: Vorlagendateidaten aus „Vorlagendatei abrufen“, Vorlagendateiname, Formulardaten (Datenzeichenfolge) aus „JSON-Datendatei abrufen“. Die Option „PDF-Vorlage bearbeitbar lassen“ sollte auf „Nein“ gesetzt sein, um eine vereinfachte Ausgabe zu erhalten. Die Ausgabedokumente enthalten das ausgefüllte PDF.

Schritt 4: Datei erstellen (Ausgefülltes PDF speichern)​

Bisheriger Ablauf: Vorlagendatei abrufen → JSON-Datendatei abrufen → PDF-Formular ausfüllen → Datei erstellen.

  1. Hinzufügen Dropbox (oder SharePoint) → Datei erstellenDie
  2. Ordnerpfadz.B. /Blogdaten/PDF ausfüllen/AusgabeDie
  3. Dateinamez.B. Fill_PDF_PA.pdfDie
  4. Dateiinhalt: Karte Dateiinhalt vom ersten Punkt in Ausgabedokumente der Aktion „PDF-Formular ausfüllen“ (z.B. body('Fill_a_PDF_Form')?['OutputDocuments']?[0]?['FileContent'] oder die dynamische Inhaltsauswahl).
  5. Führen Sie den Workflow aus. Das ausgefüllte PDF wird in Ihrem Ordner gespeichert.

Datei erstellen: Ausgefülltes PDF im Ausgabeverzeichnis speichern​

Datei erstellen: Ordnerpfad /blog data/fill a pdf/output, Dateiname Fill_PDF_PA.pdf, Dateiinhalt aus dem Formular „PDF ausfüllen“

Datei erstellen: Ordnerpfad, Dateiname Fill_PDF_PA.pdf, Dateiinhalt zugeordnet aus Ausgabedokumenten für das Ausfüllen eines PDF-Formulars.

Input und Output: Was hineingeht, was herauskommt​

Hier ist das JSON-Format, das leere Formular und das ausgefüllte Ergebnis.

Beispiel für eine JSON-Eingabe​

Beispielhafte JSON-Daten zum Ausfüllen eines PDF-Formulars: Kundenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Adresse, Betrag

Beispiel-JSON: Die Schlüssel (customerName, email, phone, invoiceNumber, invoiceDate, address, amount) entsprechen den ausfüllbaren Formularfeldern. Die Funktion „JSON-Datendatei abrufen“ ruft diese Daten ab; die Formulardaten werden an „PDF-Formular ausfüllen“ übergeben.

Leeres, ausfüllbares Formular (Eingabe)​

Beispielrechnungsformular (ausfüllbar): Leeres Formular mit Feldern für Kundenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Adresse und Betrag

Leeres, ausfüllbares Rechnungsformular: Die Felder entsprechen den JSON-Schlüsseln. PDF4me füllt jedes Feld mit dem jeweiligen JSON-Wert.

Ausgefülltes Formular (Ausgabe)​

Demo-Rechnungsformular ausgefüllt von John Doe, john.doe@email.com, INV-2026-001, 221B Baker Street, 1250 USD

Ausgefülltes Rechnungsformular: Alle Felder werden aus JSON-Daten befüllt. Die Ausgabe wird über „Datei erstellen“ gespeichert oder an die nächste Aktion im Workflow übergeben.

Anwendungsfälle: Wann sollte man PDF-Formulare in Power Automate ausfüllen?​

Rechnungen und Angebote: Daten aus Excel-, Dynamics- oder SharePoint-Listen abrufen. JSON generieren und die Vorlage ausfüllen. Automatische Speicherung in einem Ordner oder E-Mail-Versand.

Verträge und Vereinbarungen: CRM- oder Formularantworten erzeugen JSON-Daten. Diese werden einer Vertragsvorlage zugeordnet und für jede Partei ausgefüllte PDFs generiert.

Zertifikate und Abzeichen: Veranstaltungs- oder Schulungsdaten im JSON-Format. Zertifikatsformulare in großen Mengen ausfüllen und in SharePoint speichern oder über Outlook versenden.

Kurzübersicht: Wichtige Einstellungen​

AktionEinstellungBeispiel
1. Vorlagendatei abrufenDateipfad/blog data/fill a pdf/sample_fill_form.pdf
2. JSON-Datendatei abrufenDateipfad/blog data/fill a pdf/sample_fill_form_data.json
3. Füllen Sie ein PDF-Formular aus.VorlagendateidatenAus „Vorlagendatei abrufen“
3. Füllen Sie ein PDF-Formular aus.FormulardatenAus der JSON-Datendatei (JSON-Text)
4. Datei erstellenDateiinhaltAusgabedokumente [0] aus dem Ausfüllen eines PDF-Formulars

Die vollständigen Parameterdetails finden Sie unter PDF-Formular ausfüllen, Power AutomateDie

Fehlerbehebung​

Formularfelder nicht ausgefüllt oder falsche Werte

Die JSON-Schlüssel müssen exakt mit den Feldnamen des PDF-Formulars übereinstimmen (Groß-/Kleinschreibung beachten). Überprüfen Sie die Feldnamen in Acrobat oder einem PDF-Editor.

Formulardaten: ungültig oder leer

Formulardaten erwarten JSON-Text. Wenn der Dateiinhalt Base64-kodiert zurückgibt, verwenden Sie base64ToString(body('Get_JSON_data_file')?['$content']) in einem Ausdruck.

Datei erstellen: Dateiinhalt aus dem Ausfüllen eines PDF-Formulars zuordnen

Karte von Ausgabedokumente Verwenden Sie die Funktion „PDF-Formular ausfüllen“, nicht die Funktion „Vorlagendatei abrufen“. Verwenden Sie das erste Element im Array: body('Fill_a_PDF_Form')?['OutputDocuments']?[0]?['FileContent']Die

401, 402 oder andere API-Fehler

PDF4me-Fehlerbehebung Beinhaltet 401 (API-Schlüssel), 402 (Credits) und mehr.

Wie geht es weiter?​

  • Ersetzen Sie den manuellen Auslöser durch Wenn eine Datei erstellt wird in Dropbox oder SharePoint, um neue Vorlagen- und JSON-Paare automatisch zu verarbeiten.
  • JSON aus Excel oder einer SharePoint-Liste generieren (z. B. Auf jedes Element anwenden) mehrere Formulare in einem Durchgang auszufüllen.
  • Hinzufügen Senden Sie eine E-Mail Anschließend wird eine Datei erstellt, um die ausgefüllte PDF-Datei per E-Mail an die Empfänger zu senden.
  • Gleiches Strömungsmuster in Machen falls Sie diese Plattform bevorzugen.

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