Excel-Rechnungsvorlage in Power Automate: Aus einer SharePoint-Liste befüllen und jede Rechnung mit PDF4me als PDF/A archivieren

PDF4me Excel - Populate ist eine Power Automate-Aktion, die eine Excel-Rechnungsvorlage mit JSON-Daten füllt. Hierbei liefert ein neues SharePoint-Listenelement die Daten, Populate schreibt sie in die intelligenten Markierungen der Vorlage, und drei weitere PDF4me-Aktionen wandeln die Arbeitsmappe in eine komprimierte PDF/A-Rechnung um, die SharePoint automatisch speichert.

Sucht man nach einer Excel-Rechnungsvorlage, findet man auf der ersten Seite eine Galerie. Microsoft, Vertex42, QuickBooks und Square bieten alle eine ansprechend gestaltete, leere Arbeitsmappe an, und bei allen endet die Suche nach dem Download. Keine der Vorlagen erklärt, wie man sie ausfüllt. In der Praxis bedeutet das, dass man die Kundendaten in die Zellen kopiert, die Datei als PDF exportiert, sie benennt und in einem Ordner ablegt, Rechnung für Rechnung. Dieser Ablauf hingegen bietet den Vorteil, dass jeder in Excel eine Vorlage erstellen kann, und eliminiert alle weiteren Schritte nach dem Download.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingabe: Eine SharePoint-Listenzeile mit Rechnungskopf, Kundendaten und zwei Positionen. Ausgabe: Eine komprimierte PDF/A-2b-Rechnung (ExcelArchived.pdf) im Ordner /Shared Documents/ArchivedExcel derselben Website.

Die Datenquelle: eine Listenzeile pro Rechnung, 22 Spalten breit. Die letzte Zeile, Morris - INV, ist diejenige, die die Beispielausgabe erzeugt hat.

ExcelArchived.pdf befindet sich im Ordner ArchivedExcel und wurde vom Flow-Konto wenige Sekunden nach dem Hinzufügen der Zeile erstellt.

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

1. When an item is created (SharePoint-Trigger), wird die Liste mit dem Namen Excel Template überwacht.
2. Compose erstellt das RootData JSON aus der neuen Zeile.
3. Get file content using path liest die Vorlage aus dem /Shared Documents/Excel Template.
4. Excel - Populate (PDF4me Excel) fügt das JSON in Arbeitsblatt 1 ein.
5. Convert to PDF (PDF4me Convert) erzeugt die Arbeitsmappe als Invoice.pdf.
6. PDF - Compress (PDF4me PDF) mit Optimize Profile Web.
7. PDF - Create PdfA (PDF4me PDF) mit Compliance PdfA2b.
8. Create file (SharePoint) im Verzeichnis /Shared Documents/ArchivedExcel.

Vollständige Ablaufübersicht​

Der Lauf, der die Beispielrechnung erzeugt hat. Convert, Compress und Create PdfA dauert jeweils zehn bis elf Sekunden, alle anderen Vorgänge sind in weniger als einer Sekunde abgeschlossen, abgesehen vom zweisekündigen Schreibvorgang in SharePoint. Planen Sie etwa 36 Sekunden pro Rechnung ein.

Schritt 1: Wie kann ein Flow ausgelöst werden, wenn ein SharePoint-Listenelement erstellt wird?​

Bisheriger Ablauf: noch nichts, dies ist der Auslöser.

Jede neue Zeile in der Liste entspricht einer Rechnung, der Auslöser ist also die Liste selbst.

1. Erstellen Sie einen Automated cloud flow und wählen Sie SharePoint > When an item is created.
2. Konfigurieren:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • List Name: Excel Template

SharePoint-Triggerkonfiguration​

Eine Liste, ein Auslöser. Die in der Liste integrierte Spalte Title enthält die Rechnungsnummer, weshalb im nächsten Schritt die Nummer dem Title zugeordnet wird.

Schritt 2: Wie wandelt man eine einfache SharePoint-Zeile in JSON für eine Excel-Vorlage um?​

Bisheriger Ablauf: SharePoint-Trigger.

Die Vorlage erwartet eine verschachtelte Struktur: einen Rechnungskopf, einen Firmenblock, einen Kundenblock und eine Artikelliste. Die Listenzeile ist flach. Compose dient als Übersetzungsschicht zwischen den beiden.

1. Data Operation > Compose.
2. Fügen Sie dies in Inputs ein. Jeder Wert ist ein triggerBody()?['<column>']-Ausdruck, der auf eine Listenspalte verweist.

{
  "RootData": {
    "Invoice": [
      {
        "Number": "@{triggerBody()?['Title']}",
        "Date": "@{triggerBody()?['Dateandtime']}",
        "DueDate": "@{triggerBody()?['DueDate']}",
        "PONumber": "@{triggerBody()?['PONumber']}",
        "PaymentTerms": "@{triggerBody()?['PaymentTerms']}"
      }
    ],
    "Company": [
      {
        "Email": "@{triggerBody()?['CompanyEmail']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CompanyAddress']}"
      }
    ],
    "Customer": [
      {
        "Name": "@{triggerBody()?['CustomerName']}",
        "Email": "@{triggerBody()?['CustomerEmail']}",
        "Company": "@{triggerBody()?['CustomerCompany']}",
        "Address": "@{triggerBody()?['CustomerAddress']}",
        "CityStateZIP": "@{triggerBody()?['CustomerCityStateZIP']}"
      }
    ],
    "Items": [
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item1Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item1Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item1UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item1Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item1TaxRate']}"
      },
      {
        "Description": "@{triggerBody()?['Item2Description']}",
        "Qty": "@{triggerBody()?['Item2Qty']}",
        "UnitPrice": "@{triggerBody()?['Item2UnitPrice']}",
        "Discount": "@{triggerBody()?['Item2Discount']}",
        "TaxRate": "@{triggerBody()?['Item2TaxRate']}"
      }
    ]
  }
}

Compose: Codeansicht​

Die Spalten Invoice, Company und Customer sind jeweils ein Element. Die Spalte Items hat zwei Elemente, eines für jede Spalte Artikel in der Liste.

Wie jede Vorlagenzelle ihren Wert erhält​

Der From (B3) ist reiner Text (PDF4me) und daher auf jeder Rechnung identisch. Ersetzen Sie ihn in der Vorlage durch Ihren Firmennamen.

Schritt 3: Woher liest der Workflow die Excel-Vorlage?​

Bisheriger Ablauf: SharePoint-Trigger plus Compose.

Die Vorlage ist eine gewöhnliche Datei in einer Dokumentbibliothek. Der Workflow liest sie bei jeder Ausführung ein, sodass das Layout verwendet wird, das sich zu diesem Zeitpunkt in SharePoint befindet.

1. SharePoint hinzufügen > Get file content using path.
2. Konfigurieren:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • File Path: /Shared Documents/Excel Template/PDF4me_Excel_SharePoint_Template_.xlsx
   • Infer content type (erweitert): Yes

Get file content using path: Konfiguration​

Die Liste und der Vorlagenordner heißen beide Excel Template. Es handelt sich um unterschiedliche Dinge: Das eine ist eine Liste, das andere ein Ordner in Shared Documents.

Schritt 4: Wie füllt die Funktion Excel - Populate eine Excel-Rechnungsvorlage aus?​

Bisheriger Ablauf: SharePoint-Trigger plus Compose plus Get file content using path.

Dieser Schritt erledigt die Arbeit, die Ihnen die Vorlagengalerien überlassen. Excel - Populate nimmt die Arbeitsmappe und das JSON-Objekt, findet alle intelligenten Markierungen und schreibt den entsprechenden Wert in die jeweilige Zelle.

1. Excel - Populate aus der PDF4me Excel Verbindung einfügen.
2. Konfigurieren:
   • File Content: das Body Token von Get file content using path
   • JSON Data: die Ausgabe von Compose (das Token wird als Body angezeigt)
   • File Name: Populate.xlsx
   • Worksheet Indexes: 1
3. Öffnen Sie Advanced parameters und legen Sie drei der vier Optionen fest:
   • Strict JSON Strings: Yes
   • Culture & Language Settings: en-US
   • Calculate Formulas: Yes

Excel - Populate: Konfiguration​

Zwei Eingaben sind für die eigentliche Arbeit notwendig: die Vorlagenbytes von SharePoint und das JSON von Compose. Alles andere betrifft Formatierung und Gültigkeitsbereich.

Die Vorlage verwendet zwei Arten von Markern, und der Unterschied zwischen ihnen ist der ganze Clou:

• Kopfzeilenzellen wie Invoice No. enthalten &=RootData.Invoice.Number(noadd). Der Modifikator (noadd) schreibt den Wert direkt an Ort und Stelle und fügt keine neue Zeile ein.
• Die Elementzeile enthält &=RootData.Items.Description, &=RootData.Items.Qty usw., ohne weitere Angaben. Diese Zeile wird für jedes Element des Items-Arrays einmal geschrieben, sodass zwei Elemente zwei Zeilen erzeugen und ein drittes Element eine dritte Zeile erzeugt.

Die vollständige Grammatik, einschließlich Modifikatoren, verschachtelter Pfade und Formelverarbeitung, finden Sie in der Syntaxübersicht Excel Populate. Informationen zur Aktion Populate mit einer Dropbox-Vorlage und einer eingebetteten JSON-Nutzlast finden Sie unter Füllen einer Excel-Vorlage aus JSON in Power Automate.

Schritt 5: Wie konvertiert man die ausgefüllte Arbeitsmappe in eine PDF-Datei?​

Bisheriger Workflow: SharePoint-Trigger plus Compose plus Get file content using path plus Excel - Populate.

Die gefüllte Arbeitsmappe existiert nur innerhalb des Programmlaufs. Sie wird niemals als .xlsx-Datei gespeichert; sie wird direkt an den Konverter übergeben.

1. Fügen Sie die Verbindung Convert to PDF von PDF4me Convert hinzu.
2. Konfigurieren:
   • File Content: Das Token Output File Content aus Excel - Populate
   • File Name: Invoice.pdf

Convert to PDF: Konfiguration​

Output File Content ist die ausgefüllte Arbeitsmappe. Sie wird niemals als .xlsx-Datei in SharePoint gespeichert.

Schritt 6: Wie komprimiert man die Rechnung und konvertiert sie in das PDF/A-Format?​

Bisheriger Ablauf: Alles über Convert to PDF.

Die PDF4me PDF Verbindung führt zwei Aktionen aus: zuerst komprimieren, dann zertifizieren. Würde man diese Schritte umkehren, könnte die Komprimierung eine bereits konforme Datei überschreiben.

1. PDF - Compress.
   • File Content: das Body Token aus Convert to PDF
   • File Name: die headers/FileName Token, das aus der vorherigen Aktion übernommen wurde
   • Optimize Profile: Web
2. PDF - Create PdfA.
   • File Content: Der Body Token aus PDF - Compress
   • File Name: das Token headers/FileName
   • Compliance: PdfA2b
   • Allow Upgrade: Yes
   • Allow Downgrade: Yes

Compress und Create PdfA: Parameter​

Compress arbeitet mit der konvertierten Rechnung, bevor irgendetwas zertifiziert wird.

Create PdfA ist die letzte Aktion, die das Dokument bearbeitet, und genau dort gehört sie hin.

Das gleiche Paar erledigt die gleiche Aufgabe für Dateien, die sich bereits in SharePoint befinden, bei der PDF-Archivierung in Power Automate mit einem unbeaufsichtigten SharePoint-Ordner.

Schritt 7: Wo wird die fertige Rechnung gespeichert?​

Bisheriger Ablauf: Alles über Create PdfA.

Im letzten Schritt wird die zertifizierte Rechnung wieder in dieselbe SharePoint-Site geschrieben.

1. SharePoint hinzufügen > Create file.
2. Konfigurieren:
   • Site Address: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Folder Path: /Shared Documents/ArchivedExcel
   • File Name: ExcelArchived.pdf
   • File Content: Der Body Token aus PDF - Create PdfA

SharePoint Create file: Konfiguration​

Jede PDF4me-Aktion erzeugt ein Token namens Body. Die Bezeichnung allein verrät Ihnen also nicht, welche Aktion Sie ausgewählt haben. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber oder überprüfen Sie den Code für body('PDF_-_Create_PdfA').

Führen Sie den Flow aus und überprüfen Sie ihn​

1. Save den Ablauf oben rechts.
2. Fügen Sie der Liste einen neuen Eintrag mit dem Namen Excel Template hinzu und füllen Sie alle Spalten aus, die die Vorlage verwendet.
3. Öffnen Sie den Ausführungsverlauf. Alle acht Aktionen sollten grün sein, wobei Convert, Compress und Create PdfA die meiste Zeit in Anspruch nehmen.
4. Öffnen Sie /Shared Documents/ArchivedExcel und prüfen Sie, ob die PDF-Datei vorhanden ist und ob unter Modified By das Konto des Flows angezeigt wird.
5. Öffnen Sie die Datei selbst und vergleichen Sie sie mit der Listezeile. Überprüfen Sie anschließend die Dokumenteigenschaften auf die PDF/A-Deklaration.

Die Rechnung aus dem erfassten Lauf ist 37.876 Byte groß. Sie enthält die Zeile Morris - INV: Kunde Morris Luma bei Invoicing.co, datiert auf den 01.09.2026 und fällig am 20.09.2026, mit zwei Positionen: PDF to Excel (Menge 60) und PDFA (Menge 45). Die XMP-Metadaten deklarieren pdfaid:part als 2 und pdfaid:conformance als B, was intern PDF/A-2b entspricht. Die Rechnung besteht aus zwei Seiten anstatt einer, da die Seiteneinrichtung in Schritt 5 erläutert wird.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Wie sich dies im Vergleich zu anderen Methoden der Rechnungserstellung verhält​

Jede Zeile beschreibt die Alternative. Die letzte Zeile stellt diesen Ablauf dar.

Der entscheidende Unterschied: Die ersten beiden Varianten behalten das Layout in Excel bei, binden aber weiterhin eine Person in den Prozess ein, während die dritte Variante die Person entfernt, das Layout aber in den Code verlagert. Nur dieser Ablauf vereint beides.

Häufig gestellte Fragen​

Gibt es eine Rechnungsvorlage in Excel?​

Ja. Excel enthält Rechnungsvorlagen: In der Desktop-App wählen Sie File > New und suchen nach Rechnung. Weitere Vorlagen finden Sie in der Online-Vorlagengalerie von Microsoft. Diese Vorlagen sind für die manuelle Bearbeitung vorgesehen.

Die in diesem Beitrag verwendete Vorlage ist für einen anderen Zweck konzipiert. Ihre Wertzellen enthalten intelligente Markierungen anstelle von Beispieltext, sodass sie von einem Workflow ausgefüllt werden können. Sie können jede beliebige Rechnungsvorlage auf dieselbe Weise konvertieren: Behalten Sie das Design bei und ersetzen Sie jeden Wert durch eine Markierung wie z. B. &=RootData.Invoice.Number(noadd).

Wie erstellt man eine Rechnung aus Excel-Daten?​

Die Daten werden in Zeilen angeordnet, das Layout in einer Vorlage gespeichert, und die Zusammenführung erfolgt automatisch. In Excel selbst ist das beispielsweise ein Word-Serienbrief oder ein VBA-Makro, die beide auf dem Rechner eines Benutzers ausgeführt werden.

In diesem Ablauf befinden sich die Zeilen in einer SharePoint-Liste. Compose wandelt eine Zeile in JSON um, und Excel - Populate fügt sie in die Vorlage ein. Wenn Ihre Daten bereits als Excel-Tabelle in OneDrive oder SharePoint vorliegen, kann die Aktion List rows present in a table des Excel Online (Business)-Connectors dieselbe Compose innerhalb einer Apply to each-Schleife verwenden, wobei items('Apply_to_each') anstelle von triggerBody() verwendet wird. Alles ab Schritt 3 bleibt unverändert.

Wie kann man Rechnungen in Excel automatisieren?​

Die Automatisierung einer Rechnung bedeutet, dass jeder einzelne Arbeitsschritt entfällt: Eingabe der Werte, Export als PDF, Benennung der Datei und Ablage. Die Vorlage selbst bleibt eine normale Excel-Datei.

Dieser Workflow entfernt alle vier Eingaben. Die Listenzeile ist die einzige Eingabe. Die Vorlage wird mit Excel - Populate befüllt, mit Convert to PDF exportiert, mit PDF - Create PdfA archiviert und mit Create file abgelegt. Sobald der Dateiname aus der Zeile generiert wurde (siehe Schritt 7), sind keine manuellen Schritte mehr erforderlich.

Kann Power Automate Excel-Tabellen in PDF konvertieren?​

Ja. In einem Cloud-Flow wandelt die Aktion Convert file des OneDrive for Business Connectors eine .xlsx-Datei in eine PDF-Datei um, jedoch nur für Dateien, die in OneDrive gespeichert sind. Daher kopieren SharePoint-Flows die Arbeitsmappe oft zuerst dorthin und löschen sie anschließend.

PDF4me Convert to PDF übernimmt den Dateiinhalt direkt aus vorherigen Aktionen. Daher wird die befüllte Arbeitsmappe in diesem Workflow nirgendwo gespeichert: Sie wird direkt von Excel - Populate, und die einzige Datei, die in SharePoint landet, ist die fertige PDF/A-Rechnung.

Fehlerbehebung​

Nächste Schritte​

Das gleiche achtstufige Muster (Zeilen auflisten, in JSON umwandeln, Vorlage abrufen, Daten einfügen, konvertieren, komprimieren, zertifizieren, speichern) verarbeitet jedes Dokument, das als Tabellenkalkulation beginnt: Angebote, Lieferscheine, Kontoauszüge und Zertifikate.