E-Mail-Archivierung in Power Automate: Eine Outlook-Nachricht wird mit PDF4me zu einer komprimierten PDF/A-Datei in SharePoint.

PDF4me PDF erstellen Diese Power Automate-Aktion konvertiert PDFs in den ISO-19005-Archivierungsstandard. Sie wird am Ende eines Outlook-Flows platziert, der den Nachrichtentext und alle Anhänge konvertiert und zusammenführt. So wird die E-Mail-Archivierung in eine einzige komprimierte PDF/A-Datei umgewandelt, die SharePoint dauerhaft speichert.

Sucht man nach E-Mail-Archivierung, wird einem auf der ersten Seite Speicherplatz angeboten. Proofpoint, Mimecast, Barracuda, GoDaddy – sie alle beantworten die Frage: „Wo werden die E-Mails gespeichert und wie lange?“ Keiner von ihnen beantwortet jedoch die entscheidende Frage, ob sich ein Archiv überhaupt lohnt. In welchem Format liegt es vor? Ein exportiertes Postfach ist nur so lange lesbar, wie es noch geöffnet werden kann. Dieser Prozess behandelt die Archivierung zunächst als Formatierungsproblem und erst dann als Speicherproblem – genau umgekehrt zu der Vorgehensweise auf der Ergebnisseite.

Warum-basierte Fragen und Antworten​

Was Sie erhalten​

Eingang: eine Outlook-E-Mail mit einem oder mehreren Anhängen. Ausgabe: Eine einzelne komprimierte PDF/A-2b-Datei in SharePoint, die den Nachrichtentext auf der ersten Seite und anschließend alle Anhänge in der richtigen Reihenfolge enthält.

Die Nachricht, die den Ablauf auslöst: ein kurzer Nachrichtentext und ein PDF-Anhang.

EmailArchive.pdf, erstellt vom Flow-Konto, etwa eine Minute nach Eintreffen der E-Mail.

Was Sie benötigen​

Der Flow auf einen Blick​

1. Wenn eine neue E-Mail eintrifft (V3) (Outlook-Trigger) inklusive Anhängen.
2. Variable initialisieren email, vom Typ Array.
3. In PDF konvertieren (PDF4me Connect) im HTML-Nachrichtentext.
4. An Array-Variable anhängen Den umgebauten Aufbau schieben.
5. Auf jedes Element anwenden über den Auslöser AttachmentsDie
6. In PDF konvertieren 2 auf jedem Anhang contentBytesDie
7. Füge der Array-Variablen 2 etwas hinzu. Durch Drücken jedes umgebauten Aufsatzes.
8. Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführen (PDF4me Connect).
9. PDF komprimieren mit Profil optimieren WebDie
10. PDF - PDF erstellen mit Compliance PdfA2bDie
11. Datei erstellen (SharePoint) in /Shared Documents/EmailArchiveDie

Vollständige Ablaufübersicht​

Vier Dokumentenbearbeitungsvorgänge mit jeweils zehn bis elf Sekunden Dauer dominieren den Ablauf. Planen Sie etwa 56 Sekunden für eine Nachricht mit einem Anhang ein und etwa zehn Sekunden mehr für jeden weiteren Anhang.

Schritt 1: Wie löst man einen Flow für eingehende Outlook-E-Mails aus?​

Bisheriger Ablauf: Noch nichts, das ist der Auslöser.

Der Auslöser bestimmt, was archiviert wird, daher ist hier eine sorgfältige Auswahl wichtig. Zwei seiner erweiterten Parameter leisten die eigentliche Arbeit.

1. Erstellen Sie einen Automatisierter Cloud-Flow und wählen Office 365 Outlook > Wenn eine neue E-Mail eintrifft (V3)Die
2. Offen Erweiterte Parameter und konfigurieren:
   • Zu: [email protected]
   • Anhänge beifügen: Yes
   • Bedeutung: Any
   • Nur mit Anhängen: Yes
   • Ordner: Inbox

Outlook-Triggerkonfiguration​

Die Option „Anhänge einbeziehen“ wird oft übersehen. Lässt man sie deaktiviert, läuft die Schleife zwar weiter, aber jeder Anhang ist leer.

Schritt 2: Warum benötigt der Ablauf eine Array-Variable?​

Bisheriger Ablauf: Outlook-Trigger.

Da die Anzahl der Anhänge erst beim Eintreffen der Nachricht bekannt ist, benötigt der Datenfluss eine Möglichkeit, eine unbekannte Anzahl von PDFs zu sammeln und dabei deren Reihenfolge beizubehalten.

1. Hinzufügen Variablen > Variable initialisierenDie
2. Konfigurieren:
   • Name: email
   • Typ: Array
   • Wert: leer lassen

Variablenkonfiguration initialisieren​

Der Wert bleibt leer. Anschließend wird der Inhalt vor der Schleife angehängt, wodurch die Seite auf Seite eins landet.

Schritt 3: Wie wandelt man den Text einer E-Mail in eine PDF-Datei um?​

Bisheriger Ablauf: Outlook-Trigger plus Variable initialisieren.

Der Outlook-Trigger übergibt den Nachrichtentext als HTML-Code. PDF4me Convert to PDF rendert ihn, weshalb der Dateiname ein „“ enthält. .html Verlängerung, obwohl eine PDF-Datei zurückgegeben wird.

1. Hinzufügen In PDF konvertieren von PDF4me Connect Verbindung.
2. Konfigurieren:
   • Inhalt: Die Body Token, das sich auflöst zu triggerOutputs()?['body/body']
   • Dateiname: email-body.html

Konfiguration in PDF konvertieren​

Die Dateiendung im Dateinamen teilt dem Konverter mit, um welche Art von Datei es sich handelt. Da es sich um HTML-Code handelt, ist email-body.html korrekt, auch wenn die Ausgabe eine PDF-Datei ist.

Schritt 4: Wie platziert man den Nachrichtentext auf Seite eins?​

Bisheriger Ablauf: Outlook-Trigger, Variable initialisieren, In PDF konvertieren.

Die Reihenfolge im zusammengeführten Dokument entspricht einfach der Reihenfolge, in der die Elemente in das Array eingefügt werden. Das Anhängen des Schleifenkörpers hier, vor der Schleife, ist der gesamte Mechanismus, der dafür sorgt, dass er an erster Stelle steht.

1. Hinzufügen Variablen > An Array-Variable anhängenDie
2. Konfigurieren:
   • Name: email
   • Wert: Die Dateiinhalt Token von In PDF konvertierenworaus sich Folgendes ergibt body('Convert_to_PDF')

An die Array-Variablenkonfiguration anhängen​

Der Wert muss das Dateiinhaltstoken sein, also body('Convert_to_PDF'). Alles andere ist der häufigste Grund dafür, dass der Zusammenführungsprozess später fehlschlägt.

Schritt 5: Wie wandelt man jeden E-Mail-Anhang in eine PDF-Datei um?​

Bisheriger Ablauf: Outlook-Trigger, Variable initialisieren, in PDF konvertieren, an Array-Variable anhängen.

Eine Schleife über die Sammlung von Anhängen, zwei Aktionen innerhalb dieser Schleife. Das ist das gesamte Muster, und es ändert sich nicht, wenn die Anzahl der Anhänge wächst.

1. Hinzufügen Kontrolle > Auf jedes Element anwendenDie
2. Wählen Sie eine Ausgabe aus den vorherigen Schritten aus.: Die Attachments Token, das sich auflöst zu triggerBody()?['Attachments']Die

Für jede Konfiguration anwenden​

Zwei Aktionen innerhalb der Schleife, und das gilt für einen Anhang genauso wie für zwanzig.

Füge nun die erste Aktion innerhalb der Schleife hinzu.

3. Hinzufügen In PDF konvertieren (PDF4me Connect) innerhalb der Schleife. Power Automate benennt es. In PDF konvertieren 2Die
4. Konfigurieren:
   • Dateiinhalt: der Ausdruck base64ToBinary(items('Apply_to_each')?['contentBytes'])
   • Dateiname: Die name Token aus dem Anhang

Outlook übergibt Anhänge Base64-kodiert. Die Funktion base64ToBinary wandelt contentBytes wieder in eine Datei um, die der Konverter lesen kann.

Dann die zweite Aktion innerhalb der Schleife.

5. Hinzufügen An Array-Variable anhängen innerhalb der Schleife, benannt Füge der Array-Variablen 2 etwas hinzu.Die
6. Konfigurieren:
   • Name: email
   • Wert: Die Dateiinhalt Token von In PDF konvertieren 2woraus sich Folgendes ergibt body('Convert_to_PDF_2')

Gleiches Array, gleiches Muster wie in Schritt 4. Jeder Durchlauf der Schleife fügt dem endgültigen Archiv einen weiteren Seitenbereich hinzu.

Die beiden Schleifenausdrücke​

base64ToBinary Und items() beide stammen aus dem Funktionsreferenz der Workflow Definition Language, das ist die maßgebliche Liste dessen, was ein Ausdrucksfeld akzeptiert.

Schritt 6: Wie kann man eine unbekannte Anzahl von PDFs zu einer einzigen zusammenführen?​

Bisheriger Ablauf: alles durch die Apply-to-each-Schleife.

Wenn die Schleife beendet ist, email Das Array enthält die PDF-Datei des Hauptteils, gefolgt von allen angehängten PDFs. Die Funktion `Merge` verarbeitet das gesamte Array in einem einzigen Aufruf.

1. Hinzufügen Mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführen aus PDF4me Connect, nach der Schleife.
2. Konfigurieren:
   • docContent: @variables('email')
   • Name der Ausgabedatei: EmailArchive.pdf

Die Codeansicht macht die Struktur eindeutig:

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "body/docContent": "@variables('email')",
      "body/document/Name": "EmailArchive.pdf"
    },
    "host": {
      "apiId": "/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_pdf4meconnect",
      "connection": "shared_pdf4meconnect",
      "operationId": "Merge_V1"
    }
  },
  "runAfter": {
    "Apply_to_each": [
      "Succeeded"
    ]
  }
}

Ansicht des Zusammenführungsaktionscodes​

runAfter Apply_to_each Succeeded garantiert, dass der Merge-Vorgang wartet, bis die Konvertierung jedes Anhangs abgeschlossen ist.

Schritt 7: Wie macht man ein E-Mail-Archiv PDF/A-konform?​

Bisheriger Ablauf: Alles über Merge.

Zwei Aktionen, in dieser Reihenfolge, von der PDF4me PDF Verbindung. Die Ordnung ist nicht kosmetischer Natur.

1. Hinzufügen PDF komprimierenDie
   • Dateiinhalt: der Inhalt der zusammengeführten Datei
   • Dateiname: Die headers/FileName Das Token wurde aus der vorherigen Aktion übernommen.
   • Profil optimieren: Web
2. Hinzufügen PDF - PDF erstellenDie
   • Dateiinhalt: der Inhalt der komprimierten Datei
   • Dateiname: Die headers/FileName Token
   • Einhaltung: PdfA2b
   • Upgrade zulassen: Yes
   • Herabstufung zulassen: Yes

Parameter zum Komprimieren und Erstellen von PDFs​

Compress wird auf dem zusammengeführten Dokument ausgeführt, bevor irgendetwas zertifiziert wird.

Die Erstellung einer PDF-Datei ist die letzte Aktion, die das Dokument bearbeitet, und genau dort gehört sie hin.

Schritt 8: Wo wird das fertige Archiv gespeichert?​

Bisheriger Ablauf: Alles über Create PdfA.

Im letzten Schritt wird die zertifizierte Datei in SharePoint gespeichert.

1. Hinzufügen SharePoint > Datei erstellenDie
2. Konfigurieren:
   • Standortadresse: PDF4me Sharepoints - https://ynoox1.sharepoint.com/sites/PDF4meSharepoints
   • Ordnerpfad: /Shared Documents/EmailArchive
   • Dateiname: EmailArchive.pdf
   • Dateiinhalt: Die Dateiinhalt Token von PDF - PDF erstellenworaus sich Folgendes ergibt body('PDF_-_Create_PdfA')

SharePoint Dateikonfiguration erstellen​

Der Dateiinhalt wird zu body('PDF_-_Create_PdfA') aufgelöst. Verwenden Sie stattdessen die Funktion „Komprimieren“, um eine gültige PDF-Datei zu erhalten, die kein Archiv ist.

Führen Sie den Ablauf aus und überprüfen Sie ihn.​

Senden Sie eine Testnachricht mit mindestens einem Anhang an die überwachte Adresse und überprüfen Sie dann drei Dinge anstatt nur eines.

1. Die Laufhistorie. Alle elf Aktionen sind grün, wobei die Schaltfläche „Auf jede anwenden“ die korrekte Iterationsanzahl anzeigt. Der aufgezeichnete Ablauf zeigt Folgendes: 1 of 1 für eine E-Mail mit einem einzigen Anhang.
2. Der SharePoint-Ordner. EmailArchive.pdf vorhanden in /Shared Documents/EmailArchive, wobei "Geändert von" das Konto des Datenflusses anzeigt.
3. Die Datei selbst. Diesen Schritt lassen viele aus. Öffnen Sie die Dokumenteigenschaften und überprüfen Sie, ob die PDF/A-Deklaration tatsächlich vorhanden ist.

Das vom aufgezeichneten Lauf erzeugte Archiv umfasst 32.088 Bytes. zwei SeitenDer Nachrichtentext befindet sich auf Seite eins, der Anhang auf Seite zwei. Die eingebetteten XMP-Metadaten deklarieren Folgendes: pdfaid:part als 2 Und pdfaid:conformance als BSo sieht PDF/A-2b von innen aus. Wenn Ihre eigene Ausgabedatei zwar problemlos geöffnet werden kann, aber keine solche Deklaration enthält, liest die Aktion „Datei erstellen“ mit hoher Wahrscheinlichkeit die falsche vorgelagerte Aktion.

Häufige Variationen, die Sie hinzufügen können, ohne den Aufbau zu wiederholen​

Wie sich dies im Vergleich zu den üblichen Ansätzen verhält​

Der entscheidende Unterschied: Die ersten drei Fragen beantworten den Speicherort der E-Mail. Nur die letzte Frage beantwortet die Frage, ob die E-Mail auch dann noch korrekt angezeigt wird, wenn die Software, die sie erstellt hat, nicht mehr vorhanden ist.

Häufig gestellte Fragen​

Was ist E-Mail-Archivierung?​

E-Mail-Archivierung bezeichnet das Speichern von Nachrichten in einem separaten, dauerhaften Speicher, sodass sie auch nach dem Aufräumen des Postfachs, dem Ausscheiden von Mitarbeitern und dem Überschreiten von Aufbewahrungsfristen erhalten bleiben. Die meisten Anbieter definieren es als Speicherproblem: Die E-Mails werden an einem sicheren Ort gespeichert und indexiert, um die Suche zu ermöglichen.

Diese Definition ist unvollständig. Ein Archiv ist nur dann nützlich, wenn es sich noch öffnen lässt, und eine E-Mail ist an das System gebunden, in dem sie gespeichert ist. Erst die Konvertierung der Nachricht und ihrer Anhänge in ein festes Dokumentformat macht aus einer Kopie einen Datensatz.

Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung?​

Traditionell befindet sich ein Journaling-Gerät neben dem Mailserver und empfängt eine Kopie aller E-Mails, die in einem proprietären Repository mit eigener Suchoberfläche gespeichert wird.

Dieser Workflow funktioniert anders. Beim Eintreffen der E-Mail wird ein Trigger ausgelöst, der Textkörper und die Anhänge werden in PDF konvertiert, der Reihe nach zu einem Dokument zusammengeführt, komprimiert und vor dem Speichern in SharePoint in PDF/A-2b konvertiert. Es wird keine Appliance und kein proprietärer Speicher benötigt, und die Ausgabedatei kann von jedem ohne Ihre Software geöffnet werden.

Wie kann ich E-Mails in SharePoint archivieren?​

Punkt an Office 365 Outlook Auslöser im Postfach, Dokumentenbearbeitung im Workflow durchführen und abschließen mit SharePoint-Datei erstellen Er zeigte auf den Zielordner. So sieht er aus.

Das Wichtigste ist, was Sie schreiben. Speichern .msg oder .eml Das Speichern in einer Dokumentbibliothek entspricht technisch gesehen der Archivierung in SharePoint, das Ergebnis ist jedoch ein E-Mail-Element, für das ein E-Mail-Client benötigt wird. Eine PDF/A-Datei ist ein Dokument, das SharePoint wie jedes andere indizieren, in der Vorschau anzeigen und mit einer Aufbewahrungsbezeichnung versehen kann.

Kann man E-Mails in SharePoint speichern?​

Ja, auf verschiedene Arten, und sie sind nicht gleichwertig. Sie können eine Nachricht aus Outlook in eine synchronisierte Bibliothek ziehen, die Funktion „In OneDrive speichern“ für eine einzelne E-Mail verwenden oder den Vorgang mit Power Automate automatisieren, wie es dieser Flow tut.

Die manuelle Speicherung bewahrt die Nachricht in ihrem Originalformat auf, sodass Anhänge in einer Datei eingebettet bleiben, die nur ein E-Mail-Client öffnen kann. Die automatische Speicherung ermöglicht die Wahl des Ausgabeformats und ist daher vorzuziehen, wenn die Archivierung wichtiger ist als die Benutzerfreundlichkeit.

Was sind die Best Practices für die E-Mail-Archivierung?​

Vier dieser Punkte gelten unabhängig vom verwendeten Tool. Archivieren Sie Dokumente sofort nach Eingang, nicht nach einem Zeitplan, damit nichts davon abhängt, ob sich jemand daran erinnert. Bewahren Sie den Nachrichtentext und seine Anhänge zusammen auf, da eine Trennung den Kontext zerstört, der die Nachricht beweisrelevant macht. Verwenden Sie ein Format mit einer entsprechenden Spezifikation, in der Praxis also PDF/A. Geben Sie jedem archivierten Element einen eindeutigen Namen, da ein Archiv, das die Datei von gestern überschreibt, ein einzelnes Dokument mit zusätzlichen Arbeitsschritten darstellt.

Der Ablauf hier entspricht den ersten drei Schritten konstruktionsbedingt. Der vierte Schritt ist derjenige, den Sie vor der Live-Schaltung gegenüber der erfassten Konfiguration ändern müssen.

Fehlerbehebung​

Weiterführende Lektüre​

Dieser Beitrag behandelt das Archivierungsformat der E-Mail-Automatisierung. Drei weitere Anleitungen behandeln die angrenzenden Aspekte:

• Konvertieren Sie den E-Mail-Text und alle Anhänge in eine einzige PDF-Datei. behandelt das Zusammenführungsmuster selbst detaillierter und speichert die Daten in Dropbox.
• Wandeln Sie jede eingehende E-Mail in ein revisionssicheres PDF-Archiv um. werden aus Sicht der Aktenverwaltung die gleichen sieben Schritte ausgeführt.
• PDF-Archivierung in Power Automate mit einem unbeaufsichtigten SharePoint-Ordner wendet das Komprimierungs- und PDF/A-Paar auf Dokumente an, die sich bereits in SharePoint befinden, ohne dass E-Mails involviert sind.

Nächste Schritte​

Der Speicherort bestimmt, wo Ihre E-Mails abgelegt werden. Das Format entscheidet darüber, ob sie noch lesbar sind. Dieser Ablauf beantwortet die zweite Frage, die auf der ersten Ergebnisseite niemand stellt.