Zum Hauptinhalt springen
PDF4me APIIntegrationenWissensdatenbankErweiterungenAPI-TesterBlog

Mehrere PDFs in einem Ordner? Automatische Klassifizierung in Power Automate und Weiterleitung nach Dokumenttyp

· 12 Minuten Lesezeit
Sankalp Mishra
SEO and Content Writer

Sie erhalten eine Mischung aus PDFs, Rechnungen, Verträgen und Quittungen und benötigen eine Sortierung nach Typ, damit der richtige Workflow jedes Dokument verarbeiten kann. Eine manuelle Sortierung ist nicht skalierbar.

Die Lösung: Definiere deine Klassifizierungsregeln auf dev.pdf4me.com (unter Verwendung von regulärer Ausdruck oder JavaScript Ausdrücke), dann führen Sie dieselbe Klassifizierung durch. innerhalb von Power Automate: eine PDF-Datei abrufen (z. B. von Dropbox) → PDF4me Dokument klassifizieren → Verwenden Sie die zurückgegebenen Klassenname Zum Weiterleiten oder Organisieren. Die Klassifizierung erfolgt in Ihrem PDF4me-Konto; Power Automate sendet lediglich die Datei und erhält die Klasse zurück.

Dieser Leitfaden besteht aus zwei Teilen. Teil 1 ist an dev.pdf4me.com: Wohin man gehen und wie man seine erste Unterrichtsstunde organisiert (z. B. pdf4me_invoice mit einem regulären Ausdruck wie invoice(.*)). Teil 2 ist an Power AutomateEin Workflow (Dateiinhalt anhand des Pfads abrufen → PDF – Dokument klassifizieren) und eine Anleitung zum Lesen des Ergebnisses. Alle Schritte und Screenshots wurden anhand der Benutzeroberflächen von PDF4me und Power Automate überprüft.

Was Sie benötigen​

  • A PDF4me-Konto: Melden Sie sich bei PDF4me anKlassifizierungsvorlagen werden erstellt und in Ihrem Konto gespeichert unter Dokument klassifizierenSie definieren Ausdrücke in regulären Ausdrücken oder JavaScript (Für KI-basierte Klassifizierung kann ein individuelles Training arrangiert werden; kontaktieren Sie bei Bedarf PDF4me).
  • Power Automate: Power Automate (Ablauf). Erstellen Sie einen automatisierten oder sofortigen Ablauf. Fügen Sie den PDF4me PDF Konnektor für die Aktion „Dokument klassifizieren“.
  • A PDF4me API-Schlüssel: Holen Sie sich Ihren PDF4me-API-SchlüsselIn Power Automate können Sie damit eine PDF4me-Verbindung herstellen. Zum ersten Mal? Siehe Verbinden Sie PDF4me mit Power AutomateDie
  • Eine DateiquelleWir verwenden Dropbox, Dateiinhalte über den Pfad abrufen Die Schritte stimmen also mit unseren Screenshots überein. Sie können verwenden SharePoint, OneDrive, Google Driveoder ein beliebiger Konnektor, der Dateiinhalte (binär) liefert. Der Ablauf bleibt gleich: PDF abrufen → Dokument klassifizieren → verwenden Klassenname im nächsten Schritt.

Teil 1: Klassifizierung auf dev.pdf4me.com einrichten​

Klassifizierung ist definiert und gespeichert auf dev.pdf4me.comDu erschaffst Dokumentklassen und jeder Klasse eine Ausdruck (Regulärer Ausdruck oder JavaScript). Wenn Sie die Funktion „Dokument klassifizieren“ aus Power Automate aufrufen, verwendet PDF4me diese Vorlagen, um ein Dokument zurückzugeben. Klassenname Für die PDF-Datei, die Sie senden. Führen Sie diesen Schritt zuerst aus, damit Ihr Power Automate-Flow etwas hat, worauf er reagieren kann.

Schritt 1: Öffnen Sie das klassifizierte Dokument in PDF4me.​

  1. Melden Sie sich an unter PDF4me (dev.pdf4me.com).
  2. Im Seitenleiste, klicken Dokument klassifizierenDer Seitentitel lautet: Dokument klassifizieren und der Untertitel lautet Klassifizieren Sie Ihre Dokumente anhand von Ausdrücken.Die
PDF4me-Seitenleiste mit der Option „Dokument klassifizieren“ ausgewählt

Schritt 2: Eine Klasse erstellen oder bearbeiten​

  1. Auf dem Dokument klassifizieren Seite, klicken Sie auf das blaue Bearbeiten Schaltfläche (mit dem Stiftsymbol) zum Erstellen einer neuen Klassifizierungsvorlage oder zum Ändern einer bestehenden.
  2. Sie sehen den Bereich für die Klassendefinition, in dem Sie hinzufügen können. Dokumentklassen und definieren, wie jedes einzelne zugeordnet wird.
PDF4me: Dokumentseite mit Bearbeitungsschaltfläche klassifizieren

Schritt 3: Definieren Sie einen Klassennamen und einen Ausdruck​

  1. Unter Klassenname, klicken Sie auf + (Plus-)Schaltfläche zum Hinzufügen einer neuen Klasse, falls erforderlich.
  2. Auf der Klassenkarte:
  • Klassenname: Geben Sie der Klasse einen Namen, der von der API zurückgegeben wird (z. B. pdf4me_invoiceDies ist der Wert, den Sie sehen werden als Klassenname (oder className) in Power Automate.
  • Wählen Sie den Ausdruckstyp aus.: Wählen Regulärer Ausdruck oder JavaScript je nachdem, wie Sie den Dokumentinhalt abgleichen möchten.
  • Regulärer Ausdruck (Falls Sie reguläre Ausdrücke gewählt haben): Geben Sie ein Muster ein, das diesen Dokumenttyp identifiziert. Beispiel: invoice(.*) Dokumente finden, die das Wort „Rechnung“ gefolgt von beliebigen Zeichen enthalten.
  1. Verwenden Testdatei auswählen Um eine Datei auszuwählen, klicken Sie dann auf Testen Klassifizieren um zu sehen, zu welcher Klasse es passt.
  2. Klicken Änderungen speichern Die Kurse werden also in Ihrem PDF4me-Konto gespeichert. Dies sind die Vorlagen, die Power Automate verwendet. Dokument klassifizieren Die Aktion wird verwendet.
PDF4me Dokument klassifizieren: Klasse pdf4me_invoice, Ausdruckstyp Regulärer Ausdruck, regex invoice(.*), Klassifizierung testen, Änderungen speichern

Wichtig: Klassifizierung auf PDF4me verwendet Ausdrücke in regulären Ausdrücken oder JavaScriptDie Richtlinien und die Benutzeroberfläche befinden sich unter Dokument auf PDF4me klassifizierenFür KI-basierte Klassifizierung mit individuellem Training kann PDF4me einen Anruf vereinbaren, um Ihnen zu helfen.

Teil 2: Automatisierte Klassifizierung in Power Automate​

Sobald Ihre Klassen auf dev.pdf4me.com vorhanden sind, können Sie die Klassifizierung von dort aus durchführen. Power AutomateEine PDF-Datei aus einer vorherigen Aktion (z. B. Dropbox) abrufen und senden an PDF4me, Dokumente klassifizierenDie Aktion kehrt zurück Klassenname (z.B. pdf4me_invoice), die Sie für Routing, Umbenennung oder weitere Schritte verwenden können.

Der Flow auf einen Blick​

Ihr Power Automate-Flow hat drei Schritte (siehe Screenshot unten, alle zeigen nach der Ausführung ein grünes Häkchen):

  1. Einen Ablauf manuell auslösenStarten Sie den Ablauf (zum Testen). Verwenden Sie für den Produktivbetrieb Wenn eine Datei erstellt wird (SharePoint, OneDrive) oder Wenn eine neue Datei zu einem Ordner hinzugefügt wird (Dropbox).
  2. Dateiinhalt über den Pfad abrufen (Dropbox): Ruft die PDF-Datei von einem von Ihnen angegebenen Pfad ab (z.B. /pdf4metest/classifydocs/invoice_pdf4me-202503-25041.pdf). Ausgabe: Dateiinhalt (binär).
  3. PDF – Dokument klassifizieren (PDF4me): Sendet die PDF-Datei mithilfe Ihrer gespeicherten Klassifizierungsvorlagen an PDF4me. Ausgabe: Klassenname (z.B. pdf4me_invoiceVollständige Details: Dokumente klassifizieren, Power AutomateDie
Power Automate-Ablauf: Manuell auslösen → Dateiinhalt über Pfad abrufen (Dropbox) → PDF – Dokument klassifizieren
Classify Document on PDF4meOpen Power Automate

Schritt 1: Dateiinhalte über den Pfad abrufen (Dropbox)​

Importieren Sie die PDF-Datei in Power Automate, damit die nächste Aktion sie an PDF4me senden kann.

Bisheriger Ablauf: Einen Workflow manuell auslösen → Dateiinhalt anhand des Pfads abrufen.

  1. Füge den Auslöser hinzu (z.B. Einen Ablauf manuell auslösen (zum Testen).
  2. Hinzufügen Dropbox → Dateiinhalt über den Pfad abrufenDie
  3. Dateipfad *Geben Sie den vollständigen Pfad zu Ihrer PDF-Datei ein. In unserem Screenshot: /pdf4metest/classifydocs/invoice_pdf4me-202503-25041.pdfDie
  4. Inhaltstyp ableiten: Aufstellen Ja Power Automate erkennt den Dateityp also korrekt.
  5. Stellen Sie sicher, dass der Ablauf Mit Dropbox verbundenDie Aktionsausgaben Dateiinhalt (die PDF-Binärdatei), die Sie an Classify Document übergeben.
Power Automate: Dateiinhalt über Pfad abrufen: Dateipfad /pdf4metest/classifydocs/invoice_pdf4me-202503-25041.pdf, Inhaltstyp ableiten: Ja

Schritt 2: PDF - Dokument klassifizieren (PDF4me)​

Senden Sie die abgerufene PDF-Datei an PDF4me. Die Klassifizierung erfolgt anhand der Vorlagen, die Sie in Teil 1 auf dev.pdf4me.com definiert haben.

Bisheriger Ablauf: Dateiinhalte über den Pfad abrufen → PDF - Dokument klassifizieren.

  1. Hinzufügen PDF4me PDF (oder PDF4me) → Dokument klassifizierenDie
  2. Dateiinhalt *: Karte Dateiinhalt (oder Körper) aus dem Dateiinhalt über den Pfad abrufen Aktion. Verwenden Sie die dynamische Inhaltsauswahl und wählen Sie die Ausgabe aus dem vorherigen Schritt aus.
  3. DateinameOptional. Ordnen Sie den Dateinamen aus dem Trigger zu oder geben Sie einen statischen Wert ein (z. B. Test.pdf) zur Identifizierung.
  4. Stellen Sie sicher, dass die Aktion Verbunden mit PDF4me PDFDie
  5. Speichern und den Ablauf ausführen. Die Aktion gibt zurück. Klassenname (z.B. pdf4me_invoice) im Ausgabekörper. Jede Klassifizierung verwendet 1 KreditDie
Power Automate PDF – Dokumentklassifizierung: Dateiinhalt aus „Dateiinhalt abrufen“, Dateiname „Test.pdf“, verbunden mit PDF4me PDF

Schritt 3: Das Ergebnis verwenden​

Der PDF – Dokument klassifizieren Die Ausgabe umfasst body.className (z.B. pdf4me_invoiceIn nachfolgenden Aktionen können Sie verwenden Klassenname um das Dokument weiterzuleiten (z. B. in verschiedene Ordner oder Workflows), Dateien umzubenennen oder typspezifische Aktionen auszulösen. Die JSON-Antwort zeigt statusCode: 200 Und body.className: "pdf4me_invoice" wenn die Klassifizierung gelingt.

Power Automate-Dokumentklassifizierung: Statuscode 200, body.className pdf4me_invoice

Wichtigste Erkenntnisse​

So funktioniert es

  • Die Klassifizierung ist auf dev.pdf4me.com definiert. Gehe zu Dokument klassifizieren in der PDF4me-Seitenleiste verwenden Bearbeitenund fügen Sie Klassen hinzu mit regulärer Ausdruck oder JavaScript Ausdrücke. Speichern Sie Ihre Änderungen, damit Power Automate diese Vorlagen verwenden kann.
  • Power Automate führt lediglich die Klassifizierung aus. Laden Sie eine PDF-Datei herunter (z. B. von Dropbox) und übergeben Sie deren Dateiinhalt Zu PDF – Dokument klassifizierenDie Aktion kehrt zurück Klassenname (z.B. pdf4me_invoice) damit Sie in späteren Schritten den Ablauf planen oder organisieren können.
  • Ein Kreditpunkt pro Klassifizierung. Jeder Vorgang zum Klassifizieren von Dokumenten verbraucht 1 Kreditpunkt. Verwenden Sie die Klassenname Ausgabe in Bedingungen, Schaltern oder Folgeaktionen.
  • Für KI-basierte Klassifizierung mit individuellem Training kann PDF4me helfen. Kontaktieren Sie uns, um einen Beratungstermin zu vereinbaren. Für die Einrichtung von regulären Ausdrücken/JavaScript verwenden Sie bitte [Name des Anbieters/der Plattform einfügen]. Dokument klassifizieren Seite und dieser Leitfaden.

Anwendungsfälle aus der Praxis​

Fügen Sie Klassifizierungsvorlagen in Ihrem hinzu PDF4me-KontoVerwenden Sie sie anschließend in Power Automate, um typspezifische Workflows zu routen, umzubenennen oder auszulösen:

Rechnungen und Verträge in unterschiedliche Ordner verschieben.

Problem: Gemischte PDFs landen in einem Dropbox-Ordner; Rechnungen gehen an die Buchhaltung, Verträge an die Rechtsabteilung.

Lösung: Definiere Klassen auf PDF4me (z.B. invoice, contractIn Power Automate fügen Sie Folgendes hinzu: Zustand nach der Klassifizierung des Dokuments: wenn Klassenname = invoice, Datei erstellen in /Accounting/Invoices/; Wenn contract, Datei erstellen in /Legal/Contracts/Die

Nach Dokumenttyp analysieren (unterschiedliche Vorlagen pro Klasse)

Problem: Rechnungen benötigen eine bestimmte Analysevorlage, Quittungen eine andere. Welche, weiß man erst, wenn man den Typ kennt.

Lösung: Erst klassifizieren, dann parsen. Klassen in PDF4me hinzufügen (z. B. invoice, receiptIn Power Automate: Dateiinhalte abrufen, Dokument klassifizieren, Zustand oder Schalten zum Klassennamen. Für invoice, hinzufügen Dokument analysieren mit der Rechnungsvorlage; für receiptFügen Sie das Dokument mit der Belegvorlage zum Parsen hinzu.

Dateien nach Klasse umbenennen, um die Suche und Ablage zu erleichtern

Problem: Generische Dateinamen wie document.pdf; Sie möchten der Klasse ein Präfix voranstellen (z.B. invoice_document.pdf, contract_document.pdf).

Lösung: Fügen Sie Klassen in PDF4me hinzu und gehen Sie dann in Power Automate wie folgt vor: Dateiinhalt abrufen, Dokument klassifizieren, Datei erstellen (oder Datei hochladen). Satz Dateiname unter Verwendung eines Ausdrucks: Klassenname + Unterstrich + ursprünglicher Dateiname + .pdf. Verwenden Dateiinhalt Get file content for the file bytes.

Nächste Schritte​

  1. Kurse auf PDF4me einrichten: Offen Dokument klassifizieren, klicken Bearbeiten, fügen Sie eine Klasse hinzu (z.B. pdf4me_invoice) mit einem Regulärer Ausdruck oder JavaScript Ausdruck, dann Änderungen speichernDie
  2. Einen API-Schlüssel anfordern: PDF4me API-Schlüssel-DashboardVerwenden Sie es in Power Automate, um Ihre PDF4me-Verbindung herzustellen.
  3. Neu bei PDF4me + Power Automate?: Verbinden Sie PDF4me mit Power Automate zeigt, wie die Verbindung hergestellt wird.
  4. Den Ablauf gestaltenDateiinhalte über Pfad abrufen (Dropbox) → PDF – Dokument klassifizieren. Karte Dateiinhalt zur Ausgabe des Dateiinhalts; verwenden Klassenname im nächsten Schritt.
  5. Vollständige Aktionsreferenz: Dokument klassifizieren: Power Automate für alle Parameter und Ausgabefelder.
Classify Document on PDF4meGet your API keyConnect to Power AutomateClassify Document (Power Automate docs)